第六章计划及其制定

第六章计划及其制定第一节计划及其作用第二节计划的制定和审定第三节计划制定方法第四节时间管理：个人计划实践一、计划的概念计划是指用文字和指标等形式所表述的、组织以及组织内不同部门和不同成员在未来一定时期内关于行动方向、内容和方式安排的管理文件。计划工作：是指对现在及过去有关信息进行分析，对可能的未来发展进行评估，以确定使组织能达到其目标的行为方针的全过程。计划既是决策所确定的组织在未来一定时期内的行动目标和方式在时间和空间的进一步展开，又是组织、领导、控制和创新等管理活动的基础。第一节计划及其作用何为“5W1H”？What——做什么?目标与内容。Why——为什么做?原因。Who——谁去做?人员。Where——何地做?地点。When--何时做?时间。How——怎样做?方式、手段。计划的内容二、计划与决策的关系三、计划的性质决策计划是关于组织活动方向、内容以及方式的选择。是对组织内部不同部门和不同成员在一定时期内行动任务的具体安排。决策是计划的前提，计划是决策的逻辑延续，在实际工作中是相互渗透、交织在一起的。(一)计划工作是为实现组织目标服务(二)计划工作是管理活动的桥梁，是组织、领导和控制等活动的基础(三)计划工作具有普遍性和秩序性(四)计划工作要追求效率四、计划的内容与要素要素所回答的问题内容前提计划在什么条件下有效预测、假设、实施条件目标做什么最终结果、工作要求目的为什么要做理由、意义、重要性战略如何做途径、基本方法、主要战术责任谁做、绩效人选、奖罚措施时间表何时做起止时间、进度安排范围涉及部门与地点组织层次与地理范围预算需投入多少资源费用、代价应变措施实际与前提不符怎么办最坏情况的应对五、计划的类型1、按计划期不同分：长期、中期、短期计划；2、按业务职能分类：经营计划、人事计划、财务计划、新产品研制开发计划等；3、按制定者的层次分：战略计划、行动计划；4、按计划的性质分：指令性和指导性计划；5、按对象划分：综合计划、部门计划、项目计划6、按计划的表现形式分：宗旨、目标、策略、政策、程序、规则、规划、预算等。7、按计划的重复性分：程序性计划与非程序性计划六、计划的层次体系或计划的表现形式七、计划的作用1、提供方向：计划工作是为实现组织目标服务的，为组织成员指明方向，协调组织活动，为组织活动的分工提供依据；2、有效配置资源：为组织活动的资源筹措提供依据，减少重叠和浪费性的活动；3、适应变化，防患于未然：为组织的未来预测变化，减少冲击；4、提高效率，调动积极性：计划工作要追求效率；5、为控制提供标准：为组织活动的检查与控制提供依据，有利于进行控制。第二节计划的制定和审定一、确定目标二、认清现在三、研究过去四、预测并有效地确定计划的重要前提条件五、拟定和选择可行的行动计划六、制定主要计划七、制定派生计划八、制定预算，用预算使计划数字化1）适用性用于编制和调整长期计划的一种十分有效的方法。2）基本思路采用“近具体、远概略”的方法，在每次编制和修订计划时，要根据前期计划执行情况和客观条件的变化，将计划期向未来延伸一段时间，使计划不断向前滚动。具体步骤：对近期计划制定得尽量具体，对远期计划只规定大概要求。再根据近期计划在实施过程中的差异和问题，去修订远期计划，使远期计划在实施过程中逐渐予以具体化。这种随时根据近期执行情况及时调整组织计划的方法，既增大了计划弹性，又增强了计划的适应性和准确性。第三节计划制定方法一、滚动计划法二、网络计划法1）适用性用于任何行业的任何复杂项目的具体性管理计划。2）基本思路该方法是从开始和生产大型、高费用、进度要求严的复杂系统的需要中发展起来的，是以网络图形式表表达整个项目计划，据以选择最佳方案，以便对项目所需时间、费用和物资技术资源进行有效规划、协调、监督和控制。网络计划技术亦称计划评审技术或计划协调技术，它是一种组织生产和进行计划管理的科学方法。1、网络计划技术的基本原理通过绘制网络图，明确且直观地反映出企业计划任务中各项工作的进度安排、先后顺序和相互关系；通过网络分析和网络时间值的计算，找出计划中的关键工序和关键路线，以确定管理的重点；通过网络计划的优化，求得任务、时间、人、财、物诸因素的平衡和合理利用；通过网络计划的实施，对工作过程实行监督和控制，以保证达到预定的计划目标。2、网络计划技术的基础知识（1）网络图由活动、事项、路线三要素组成。●活动也称为作业、工作、工序等，用箭线“→”表示；虚活动虚用箭线“┈→”表示；●事项也称为结点，代表某项活动的开始或结束，用圆圈“○”表示；●路线指从始点，顺着箭线方向连续不断地达到终点的一条通道。（2）网络图的绘制规则：●各项活动之间的衔接必须按程序进行；●网络图中不允许出现封闭的循环线路；●两个结点之间只能有一条箭线；●一张网络图中只允许有一个始点和一个终点；●网络图中的所有结点均需按从小到大的原则进行统一编号。3、网络时间值的计算（1）作业时间的计算●单一时间估计法●三点时间估计法（2）作业开始时间和结束时间●作业最早开始时间和最早结束时间；●作业最迟开始时间和最迟结束时间；●时差；●总工期。4、网络图举例作业名称ABCDEFGHIJ紧前作业—AABBCCE、FDG紧后作业B、CD、EF、GIHHJ———作业时间(天)48235681546三、投入产出法投入产出分析是运用现代数学方法和电子计算机，综合进行分析一个系统内部经济预测和平衡的数量经济学理论和方法。1）适用性常用于编制国民经济计划和行业及部门等计划。2）基本思路该方法是通过编制投入产出表，并建立投入产出模型，研究各种经济活动的投入产出之间的数量依存关系，尤其研究和分析国民经济各个部门和各种产品的生产和消耗之间的数量依存关系的经济数学方法。第四节时间管理：个人计划实践什么是时间？1、时间是主管最宝贵的资源，也是最大的敌人2、做好时间管理，就能享受工作和生活3、能掌握每一天，就能掌握一生时机观念时机观念就是要抓住时机的意思。任何一项工作，在一定的时机内在做就会产生非常好的效果，错过时机就会适得其反。管理者只有抓住时机，才能取得良好的时间效益。一、时间管理的重要性1、时间有限，而工作无限2、努力工作却并不快乐3、能主导自己的生命4、能实现自己的理想5、能兼顾自己和别人的要求6、做到忙而不盲二、浪费时间*由于记忆欠佳，需要重新阅读同一材料*对每天规定的目标只完成一半，却不知为何*每天的大量时间用于对凡事大惊小怪上*漠视自己的行动计划变得越拖越长*当需要时，无法找到重要的文件*由于随手乱放，不得不耗费时间四处寻找如何找到原因1、我做了什么根本不需要做的事？2、我做了什么能够由别人，并且应该由别人做的事？3、我做了什么耗时过长的事？4、我做了什么会浪费别人时间的事？自我检查1、我是否难以说清一天里干了些什么？2、我是否碰到了一个无法再拖延的问题？3、我是否做了实际上不需要做的事？4、我是否常常越权处理？5、我是否往往对某些任务要花费更多的时间？6、我是否难以按时赴约？7、我是否经常会忘记接下去准备做的事？三、时间管理三步曲1、记录自己的时间，追踪流向，诊断并分析时间运用的状况2、订定目标并拟订计划，使时间的应用更具效用3、切实执行计划，研究造成时间浪费的因素及因应之道改掉浪费时间的习惯，成为掌握时间的主人每日活动记录表姓名年月日活动时间起止时间使用计划/中途插进重要及紧急性评语时间清单紧急及重要性主要活动使用的时间占总时间的百分比1234时间管理自行诊断表1、今天作了哪些有意义的事？2、今天有哪些事情是适当的时间内做的？3、今天有哪些事情是在不适当的时间内做的？为什么在不适当的时间做了这些事情？4、今天在哪一段时间着手进行最重要的工作？为什么在这段时间做这份工作？这工作是否可以提早进行做？5、今天最有效率的是哪段时间？为什么这段时间最有效率？6、今天最没有效率的是哪一段时间？为什么这段时间最没有效率？7、今天工作中最大干扰是什么？为什么产生过干扰？这干扰是否可以控制或排除？8、今天最严重的三个时间陷阱是什么？以后有无可能遗址这些陷阱？如何跨越他们？9、今天做了哪些不必要的事？10、今天做了哪些不需要亲自动手的事？11、今天花费了多少时间做重要的事？12、今天花费了多少时间做不重要的事？13、今天有哪些事情本来应花费更多的时间去做？14、今天有哪些事情本来可以花费较少的时间去做而不至于减低效果？15、从明天开始，应该怎样做才能改进时间的效果？时间计划表工作起止时间使用时间优先顺序备注四、良好计划的好处1、充分利用企业的有限资源，发挥最大的效能2、预测问题，防范事端于未然3、事情推展前，做有效沟通，让其他部门了解我们需要的协助，也同时了解我们能为他们做些什么4、协助评估目标的可行性5、避免不必要的重复，减少无谓的浪费6、建立优先顺序，按部就班，不赶工，不加班五、完全时间管理1、事先周详的计划2、排定工作的优先顺序3、设定长短程目标4、订定每日工作计划5、挑战效率最高点6、学习分配工作7、今日事今日毕8、避免分散注意力9、将阻碍减到最低10、培养说“不”的能力11、应付突发状况12、随时检视