南大之星档案管理系统使用方法说明

南大之星档案管理系统使用方法说明一、系统登录及密码修改1、在ie地址栏中输入网址，进入上海大学档案馆主页，在左侧“档案系统登录”模块中键入用户名称和密码，用户名为教师姓名拼音的首字母，密码默认为1234，输入完毕后单击“登录”：2、密码修改为保证数据安全，在登陆后请及时修改并记住密码，单击“系统设置”进行密码修改在“修改密码”的“旧密码”项中输入原密码，在“新密码”中输入修改后的密码，输入完毕单击确定：二、案卷及文件的著录1、创建新档案表在如下界面单击“创建新档案”弹出“添加新档案表”窗体说明：“档案代码”指的是用户输入供系统识别的代码，一般可用部门名称的西文来表示，如档案馆为“danganguan”即可；“档案表名称”一般以部门名称来命名，如图输入“档案馆”；一般其他项目中都保持默认状态，无需修改，输入完毕后，单击左下“新建”按钮，系统提示新建成功后返回管理系统主界面：主界面“未分类档案表”中即会显示所建立的档案表名称2、添加案卷单击所新建的档案表名称进入如下界面后单击“添加案卷”进入案卷著录界面，如下说明：1、一级类目中输入年度，二级类目中输入分类号如“KY12”“JX16”等，三级类目流水号，系统自动生成，不必填写；2、信息分类号、馆室代号、全总号、缩微号、室编件号不必填写；3、实体分类号为一级类目（年度号）-二级类目（分类号）；4、第一责任者为归档人本人；归档单位为归档部门。输入完毕后单击“添加”系统将弹出窗口提示，单击“确认”即完成案卷的添加单击“确认”后，系统自动返回著录界面，可继续进行下一案卷的添加，此时将发现“案卷/盒号”自动延后一个号码，变为“2”，此时，如果责任者、时间等项目不发生改变，则可以直接在正题命中修改，直接保存，即生成一个新的案卷。返回档案表，即可看到新添加的案卷文件的著录方法与案卷相同，在一下界面单击“添加文件”文件著录界面与案卷著录界面基本相同区别仅在以下标示部分注意：案卷级条目与文件及条目的色彩表示是有轻微差别的，如下图所示三、案卷及文件的修改和删除1、案卷的修改单击所要修改案卷所在的档案表，如“档案馆”进入档案表后，依次点击折叠窗口，找到需要修改的案卷条目，如测试2依次点击“2008”、“DA11”在所需修改的条目中找到编辑的符号并单击进入与案卷著录界面相同的编辑界面，修改对应项目后单击保存即可2、案卷的删除与修改案卷相同，首先进入档案表，依次打开并找到需要删除的案卷条目，如“2008-DA11-3”在所要删除的条目中找到删除的符号并单击系统将弹出确认对话框如确定将删除所选条目则单击“确定”，否则则单击“取消”保留徐哦选项目注意：此“删除”操作仅是将所选案卷移入“回收站”内，单击左侧“回收站”图标将看到所删除的案卷，如下图：文件的修改和删除与案卷基本相同，确定所需修改或删除的文件，单击“编辑”或“删除”图标，则可进行对应的操作。一、系统登录一、系统登录