教学档案管理

2020/1/181教学档案管理乌鲁木齐市档案局继续教育培训专门档案参考资料2020/1/182１．教学档案的定义教学档案是各级各类学校及教职工个人从事教学实践活动和教学管理活动直接形成的，有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。2020/1/1832．教学档案的特点（一）文件来源分散。教学档案是由教学文件材料转化而来的。教学文件材料的少部分来源于教务管理等部门，如高等学校的教务处、学生工作部等。2020/1/184（二）年度划分特殊。教学档案一般不采用公元年度，而采用教学年度或学制年度。2020/1/185（三）内容丰富、形式复杂。教学内容涉及到人类知识的各个领域，因而，教学文件材料的内容必然十分丰富。2020/1/186（四）材料、格式多样。教学档案的材料，除纸张外，还有照片、幻灯片、录音带、录像带、磁盘等。2020/1/187教学档案管理，必须实行统一领导、分级管理的原则。管理的形式一般有两种：一是由学校各部门担任教务工作的有关人员，对教学文件材料进行收集、积累、立卷，然后按归档制度移交给学校的综合档案室集中统一保管。3．教学档案管理的基本原则2020/1/188二是统一制度，分别保管。由学校分工主管档案工作的负责人统一领导，制定统一的制度，采取统一的做法，使用统一的目录，由本校的档案处（馆）、科或综合档案室监督、指导各部门，做好教学文件材料的收集、积累、立卷工作。在一定时期内，档案可由各部门自己保存，只向学校档案馆（室）移交一份档案目录。2020/1/1894．教学档案的作用（一）为决策提供依据。各级政府和教育行政部门的领导者，在教育工作的决策过程中，都要以教学档案为依据。2020/1/1810（二）为教育研究提供素材。教学档案是教学实践活动的真实记录。这些材料又是教育研究中不可缺少的素材。2020/1/1811（三）为科学管理提供依据。教学档案是记录了教学实践活动的第一手材料，可以为制定学校的管理制度提供可靠的依据，也是检查管理制度执行情况的主要依据。2020/1/1812（四）为提高教学质量提供参考。教学质量之提高，是领导和师生都十分关心的事，但无论是总结教学经验、研究教学内容、改革教学方法，还是考察教学成绩，都离不开教学档案。2020/1/1813（五）为查考有关个人材料提供凭证。教学档案是学校教学工作过程的真实记录，是历史的见证。2020/1/18145．教学文件材料的归档范围根据国家教育局和国家档案局的有关规定，凡是在教学管理和教学实践活动中形成的具有查考价值的教学文件材料，都应立卷归档。其具体范围可以分为１6个大类：2020/1/1815（一）上级教育主管机关下达的指令性、指导性文件，教育改革、教学计划、专业和课程设置、招生、毕业生分配等方面的计划、指示、规定、办法等；（二）综合性教学文件材料：学校制定的各种教学制度、办法、规定、条例，教学工作的各种统计表；（三）招生工作的材料：招生计划、简章，专业介绍，新生名册，代培计划，合同，招生工作总结等；。2020/1/1816（四）学籍管理材料：新生登记表，学生学籍卡片、成绩卡，在校学生名册，学生学籍变动（升级、留级、休学、转学、复学、退学）的材料；（五）学生奖惩材料；（六）教学计划总结材料：教学计划、方案和教学大纲，教学改革方案、总结等；（七）教材方面的材料：自编、主编教材的正本，各专业教材使用目录；（八）实习方面的材料：教学实习、生产实习的计划、大纲、总结，实习指导书，实习讲义，实习结果鉴定，有代表性的实习报告等；2020/1/1817（九）课堂教学材料：课程安排表，课程进度表，教师任课安排，典型讲义、教案，各专业的考试题等；（十）毕业论文材料：优秀的、典型的毕业论文、毕业设计及评审意见等；（十一）研究生材料：研究生及硕士、博士学位获得者的名册、学仕论文及有关审批文件等；（十二）毕业生分配材料：毕业生分配计划、方案、报告、总结，分配名单，毕业证书存根，供需见面的计划、合同等；2020/1/1818（十三）毕业生质量调查材料：学校对毕业生质量调查的计划、总结、调查表。（十四）师资管理材料；师资培训的计划、考核和总结、出国进修等文件；（十五）教研室管理材料：教研室的教学总结，教师教学经验总结，教师教学质量奖励材料，教学情况调查表；（十六）教师工作量材料：教师工作量的规定及执行情况；中等专业学校、中小学、幼儿园可根据学校具体情况指定归档教学文件材料及范围2020/1/18196．教学文件材料的归档时间教学文件材料的归档时间，与教学档案年度的划分有严格的对应关系。教学文件材料的形成，是以教学年度或学制年度为周期的。因此，教学文件材料的立卷归档时间，以选在每年１１月前后为宜。2020/1/18207、教学文件材料的收集（一）争取领导重视。各级领导对教学档案管理工作重视与否，是教学文件材料收集工作成效如何的关键。（二）广泛宣传动员。全面收集教师个人保存的教学文件材料，需做好宣传动员工作。档案管理部门应利用各种形式广泛宣传教学档案的作用，宣传教学文件材料归档的意义，动员广大教师配合档案部门的工作。2020/1/1821（三）积极提供利用。收集与利用，是建立和完善教学档案工作的两个重要环节，二者是相辅相成的。（四）重点复制。对重点教学文件材料，可采取复印或缩微的办法解决归档和利用问题。2020/1/18228．教学文件材料的立卷部门按照有关文件的规定，教学文件材料应由文件材料的处理部门立卷。注：在教务部门立卷的过程中档案管理部门要积极进行业务监督和指导。在新建立教学档案的单位，尤应如此。2020/1/18239.教学文件材料的立卷原则教学文件材料的立卷原则是：按照教学活动的规律，保持教学文件之间的历史联系，反映教学活动的历史面貌，便于保管和检索利用。2020/1/182410．教学文件材料的分类立卷教学文件材料，一般按机构——年度——问题分类立卷。即先将教学文件材料按形成的单位、年度分开，再根据教学文件材料的内容所反映的问题立卷。机构中小学指教务处、学科组等。年度主要指教学文件材料的形成年度和教学文件材料的内容所针对的年度。问题亦指教学文件材料的内容。2020/1/1825（一）教务类１上级指令；２本校制度；３大纲教材；4课堂教学；5实验教学；6教学总结；7质量分析；8教学材料；9思想政治教育；１0课外活动；11课外活动；１２师生健康（二）教师类１综合情况；２师资培训；３专业技术职务评审；４创造发明；５著作论文；6外语；７其他有关考核材料（三）学生类１招生；２新生；３学籍；４学籍变更；５毕业；６毕业生质量调查；７其他有关学生的材料。（四）其他类包括学校办的夜大学及函授部、各类培训班、进修班形成的文件和材料，以及其他有关教学方面的材料。2020/1/182611、教学档案检索工具的编制教学档案的检索工具，分通用与专用两大类。通用检索工具是基本的检索工具，如综合性的案卷目录、卷内文件目录或卡片等。专用检索工具适用范围较小，编制工作量大。如专题文件目录索引、专题文件材料等。教学档案的检索工具，无论是书本式或卡片式，其格式与制法，与一般档案的检索工具基本相同。可参照文书档案、科技档案编制检索工具的要求进行编制。将检索工具输入电子计算机，实现现代化检索。2020/1/182712．教学档案保管期限表的编制教学档案的保管期限分为永久、定期两种。定期分为３０年、１０年两种。凡是反映本校教学活动真实历史面貌的，在今后教学、科研活动中需要长远利用的档案，列为永久保管。凡在相当长的时间内，本校需要查考利用的档案，列为30年。凡在一定时期内，本校需要利用的档案，列为10年。2020/1/182813.教学档案的鉴定对收集来的教学档案，学校档案管理部门应进一步鉴定，决定取舍。对需要保管的，应确定其保管期限。2020/1/1829在教学档案的鉴定工作中，应坚持以下基本观点；（一）全面的观点分析教学档案的价值和作用，必须采取全面的、历史的、发展的观点，不可片面。（二）历史的观点教学档案是在一定的社会条件下形成的同时，社会是历史地发展的，因而，必须以历史的观点对教学档案进行鉴定，即根据教学档案产生的历史条件和时代背景，并结合现实情况，判定其价值。（三）发展的观点判定教学档案的价值，要有发展的观点。随着时间的推移，形势的变化，现在有用的档案，将来可能无用，现在看来价值不大的档案，将来可能有很大的价值。2020/1/1830在教学档案的鉴定工作中，应注意：（一）鉴定工作的基本目的，不是减少档案的数量，而是判定档案的价值，通过剔除无保存价值的档案来提高库存质量。（二）教学档案的收集、保管工作，应以本单位产生的教学档案为主要对象。但是，上级或有关学校、有关单位形成的、与本校教学活动密切相关的文件材料，也应在一定时期内予以保管。否则，势必破坏本校教学档案的完整性，影响查找利用。2020/1/183114、教学档案利用的方式（一）原件提供查阅。教学档案的原件，多为孤体，一般不外借，只能在档案阅览室中查阅。（二）提供复制件。教学档案的复制件，有两种类型：一为副本，二是摘录。（三）提供证明。教学档案中所记载的内容，具有原始性、权威性、利用人员如要提供与档案内容相符的证明时，应予提供，并由档案管理部门注明出处，加盖公章。2020/1/183215、教学档案的编研工作凡从事教学档案编研工作的人，都必须具备下列条件：第一，熟悉馆（室）藏，了解教学情况；第二，有较高的政治素养和本专业的业务能力；第三，了解校内外对教学档案的需要情况；第四，有与其他业务部门合作的能力2020/1/1833开展教学档案的编研工作，可从以下几方面做起：（一）编纂参考资料。参考资料即非档案原件或复印件的简单集合，也非专门的著述，它是一种对教学档案进行初步加工的半成品。如，历年重要教学、科研成果汇编。（二）编写档案利用指南。对馆（藏）全部或部分教学档案进行系统的评价，介绍馆（室）藏档案的来龙去脉，历史背景，基本内容，利用价值等。这是水平较高的编研成果，要求评价中肯、准确。2020/1/1834（三）编制教学档案文摘汇编。以专题、作者、时间、文种等特征为中心，摘录档案原文并汇编成册的档案资料。（四）参加与外单位的编研活动。