搜索
时间管理小实验道具：——瓷罐一只，拳头大的石头一块，砂砾若干，细沙一堆，水一罐。方法：把以上物品装进铁桶。提问：如果请你做这个实验，你将会按怎样的顺序把以上物品装进铁桶？时间测试下面用最简单的办法测试你是否能掌握时间，你只需回答“Yes”Or“No”。1.你通常工作很长时间吗？2.你通常把工作带回家吗？3.你感到很少花时间去做你想做的事吗？4.如果你没有完成你所希望做的工作，你是否有负罪感？5.即使没有出现严重问题或危机，你也经常感到工作有很多压力？6.你的案头有许多并不重要但长时间未处理的文件？7.你时常在做重要工作时被打断吗？8.你在办公室用餐吗？9.在上个月里，你是否忘记一些重要的约会？10.你时常把工作拖到最后一分钟，然后很努力地去做完它们？11.你觉得找借口推延你不喜欢做的事容易吗？12.你总是感到需要做一些事情而保持繁忙吗？13.当你长休了一段时间，你是否有负罪感？14.你常无暇阅读与工作有关的书籍？15.你是否太忙于解决一些琐碎的事而没有去做与公司目标一致的大事？16.你是否有沉醉于过去的成功或失败之中而没有着眼于未来？12-16“yes”救命！你在时间管理上需改进8-12“yes”当心！你需要重新审视你的时间行动指南4-8“yes”可以！方向正确，但需要提高冲劲0-4“yes”恭喜！坚持并保留你的方法总结你的时间掌控（表一）因为我不知道究竟什么对我最重要，所以每件事好像都很重要。因为每件事好像都很重要所以我不得不每件事都做。有些人看到我每件事都做，所以，他们期望我什么都做。每件事都做让我非常忙碌，所以我没有时间去考虑，究竟什么对我最重要。忙人的告白时间管理的内涵“时间管理”所探索的是如何克服时间浪费，以便有效地完成既定目标。特别提醒管理者注意的是，“时间管理”并不是指以时间为对象而进行的管理。由于时间总是按着一定的速率光临，并且按照同一速率消失，所以时间本身是无管理的。“时间管理”的正确涵义应该是面对时间而进行“自管理者管理”。浪费时间*由于记忆欠佳，需要重新阅读同一材料*对每天规定的目标只完成一半，却不知为何*每天的大量时间用于对凡事大惊小怪上*漠视自己的行动计划变得越拖越长*当需要时，无法找到重要的文件*由于随手乱放，不得不耗费时间四处寻找如何找到原因1、我做了什么根本不需要做的事？2、我做了什么能够由别人，并且应该由别人做的事？3、我做了什么耗时过长的事？4、我做了什么会浪费别人时间的事？有碍时间管理的四种观念(1)视时间为主宰：重形式而不重实质(2)视时间为敌人：重效率而不重效能(3)视时间为神秘物：囿于时间所加以的限制(4)视时间为奴隶：长时间沉溺于工作长时间工作原因及对策(1)传统上的“业精于勤而荒于嬉”的观念(2)缺少安全感(3)欠缺时间管理的技能(4)潜意识里希望受到工作压制你是一个工作狂吗?(1)不论你多晚才就寝，你是否经常坚持早起?是()；否()(2)假如你单独用餐，你是否边吃边阅读或是边吃边工作?是()；否()(3)你是否每天都编排当天的工作项目表?是()；否((4)你是否觉得“无所事事”是一件难以忍受的事?是()；否(）(5)你是否精神饱满且富有竞争力?是()；否()(6)你是否在周末或假日加班工作?是()；否()(7)你能否随时随地工作?是()；否()(8)你是否担心退休日期的到来?是()；否()(9)你是否感到无暇享有假期?是()；否()(10)你是否真正喜爱你的工作?是()；否()管理人员正确的时间观念许多时间管理专家都指出：时间是与生俱来的，它象空气那样地支持人们的生存，又象手或手指头那样地供管理者作多种不同的用途。因此，只要管理者不对时间抱任何成见，或加诸任何价值判断，而视之为中性资源，则可能对它作出比较有效的运用。XIASH•昨天是一张已被注销的支票；•明天是一张尚未到期的本票；•今天则是随时可运用的现金。请善用它！次序的决定假如管理者仔细地自我反省，就不难发现，管理者大概都依据下列各种准则决定事情的优先次序：(1)(2)(3)(4)先做只需花费少量时间即可做好的事，然后再做需要花费大量时(5)(6)(7)(8)(9)(10)(11)先做易于完成的整件事或易于告一段落的事，然后再做难以完成的整件事或难以告一段落的事。(12)先做自己所尊敬的人或与自己有密切的利害关系的人所拜托的事，然后再做自己所不尊敬的人或与自己没有密切的利害关系的人所拜托(13)以上各种准则，大致上都不符合有效的时间管理的要求。管理者不应全面否定按事情的“缓急程度”办事的习惯。在此需要强调的是，在编列行事次序时应先考虑事情的“轻重”，然后再考虑事情的“缓急”。根据这个见解，各级管理者值得考虑采取的办事次序应该是：(1)(2)重要但不紧迫的事；(3)紧迫但不重要的事；(4)不紧迫也不重要的事。重要程度宏观微观从微观到宏观较重要次重要从次重要到较重要注：所谓“重要程度”，即指对实现目标的贡献大小工作时间紧迫性分析时间性强时间性弱时间性从弱到强优先次优先优先度从小到大注：紧急程度：是指需要立即处理４、工作优先级综合分析——四象限坐标图重要度紧迫性A重要而且紧迫Ｃ紧迫但不重要D不重要不紧迫Ｂ重要但不紧迫紧急不紧急重要Ⅰ.●危机●急迫的问题Ⅱ.●防患未然●改进产能●建立人际关系●发掘新机会●规划、休闲不重要Ⅲ.●不速之客●某些电话●某些信件与报告●某些会议●必要而不重要的问题●受欢迎的活动Ⅳ.●繁琐的工作●某些信件●某些电话●浪费时间之事●有趣的活动时间管理通则把每天要做的事列一份清单确定优先顺序，从最重要的事情做起每天都这么做——世界最大的钢铁制造公司伯利恒钢铁公司管理顾问李爱菲80/20法则•按事情的“重要程度”编排行事优先次序的准则是建立在“重要的少数与琐碎的多数”原理的基础上。•在任何特定群体中，重要的因子通常只占少数，而不重要的因子则占多数，因此只要能控制具有重要性的少数因子即能控制全局。•“关键少数”—80/20法则主张，应该努力发现那些关键的少数，在那上面投入更多的时间和精力，就可以取得事关功倍的效果。80/20法则举例(1)80%的销售额是源自20%(2)80%的病假是由20%(3)80%的看电视时间都花在20%(4)80%的看报时间都花在20%的版面；(5)80％的财富为20％的人所拥有(6)20%的人身上集中了80%的智慧帕累托法则示意图80%时间20%时间80%成效20%成效重要的少数事物琐碎的多数事物“80/20”法则启示避免将时间花在琐碎的多数问题上，因为就算你花了80%的时间，你也只能取得20%的成效：你应该将时间花于重要的少数问题上，因为掌握了这些重要的少数问题，你只花20%的时间，即可取得80%的成效。XIASH紧迫的事不紧迫的事重要的事1st急2nd重不重要的事3rd輕4th緩四“要事第一”法则????ABCDXIASH紧迫的事不紧迫的事重要的事1st急2nd重不重要的事3rd轻4th缓正确的行事顺序ABC法则不太重要、不重要数量占65%价值占15%授权、删除重要性一般数量占20%价值占20%策略性规划，规定期限极其重要数量占15%价值占65%自己干，不授权C级任务B级任务A级任务——请运用“80、20”法则，找出自己日常工作任务中重要的20%。个人模式：自发回忆法团队模式：头脑风暴法现场思考：时间管理的六项基本原则：1、明确目标2、有计划、有组织地进行工作3、分清工作的轻重缓急4、合理地分配时间5、与别人的时间取得协作6、制定规则、遵守纪律各时段工作状态表注意力时间81012131516188：00—10：00：10：00—12：00：13：00—15：00：15；00—16：00：16：00—18：00：。生物钟调节当你精神抖擞时，安排：大型复杂的项目工程。至关重要的、有压力的工作。阅读重要的文件资料处理可能有些沉闷的资料和上司会面参加你处于被动角色的会议或接听此类电话，大部分时间你都在听别人说话任何要求你扮演被动角色而非主动角色的工作任何不能被打断的工作生物钟调节当你清醒时，安排：与数字相关的工作（例如：准备一份财务报告）与你的同事或下属开会吃饭有趣程度一般的阅读创造性的工作需要集中注意力完成的体力活动（例如：驾驶汽车）任何不会因为简短、重要事情的打断而受到影响的工作绝大多数写文章、打字、计算机操作方面的工作生物钟调节当你感到无精打采时，安排：短期的项目工程各种各样的小型工作更多要求体力运动而不强调注意力的活动（例如：步行到大楼的另一层或去一家商店）跟你喜欢的人打电话或会面互动性的电脑程序（例如：看一张培训的光盘）你觉得特别有兴趣的事情时间管理效率篇制定规则、遵守纪律•1.在进行工作的时候，一定要念念不忘这个工作应于何时截止。•2.即使外部没有规定截止的日期，自己也要树立一个何时完成的目标。•3.由于不得已原因而不能按期完成时，一定要提前和相关部门取得联系，将影响缩小在最小范围内。养成良好的工作习惯•这件事令人感到为难,但是它非做不可,因此我将立即做完它,以便尽早忘掉它；•养成速战速决的习惯；•将事情切成好几块小块任务,快速地完成每一块的任务；•完成最关键的部份,让事情看起来像做完80%一般。缩短会议时间的规则10.限定发言时间，不得超时9.不打断他人的发言8.讨论而不争论7.与会者对会议的成功都有不可推卸的责任6.准时开会和结束会议5.超过1小时会议要有书面通知、日程安排表和相关资料4.与会者将每日或者每的工作表单提交安排人，找出合适开会时间3.会议期间不得大声喧哗、私下聊天、当众接听手机，外出办事2.守时。无论何时必须准时参加会议1.事先将会议的通知（目的、内容、时间）发给与会者提高Email的处理效率•一进信箱第一个动作就是把所有信件的主题浏览一遍,然后做分类的动作；•养成习惯,一天只有三个时段看Email；•除了急件以外,集中时段回信。电话沟通省时法•事先的约定与准备；•保持简短而明确的开场白；•控制通话时间、保持通话主题；•过滤电话。分身术—授权通过别人来完成工作目标只是授予权力适当的权限授予决策权余暇时间管理4.使用节省时间的工具3.娱乐2.学习1.睡眠●打扰（电话或没有预约客人）●重要性次序无所调整●没有目标、次序和计划●叫人同一时间完成多项工作却不懂得拒绝●个人缺乏组织能力●缺乏自律●会议●资料不完整或有所延误●文书工作及繁文缛节●分不清责任和权力时间大盗问题是：怎么办？→建立目标→每天作时间计划→编排优先次序，定下限期→运用时间管理原则（找出最重要之事并先完成它）→改善技巧，排除打扰→凭借组织安排打电话→利用“QuietAnHour”（清净一小时），学习说“不”→一次性时间处理文件→跟随会议议程，控制会议时间→请别人帮忙→克服人性弱点，走出时间陷阱自我检查1、我是否难以说清一天里干了些什么？2、我是否碰到了一个无法再拖延的问题？3、我是否做了实际上不需要做的事？4、我是否常常越权处理？5、我是否往往对某些任务要花费更多的时间？6、我是否难以按时赴约？7、我是否经常会忘记接下去准备做的事？节约时间的方法1、列清单2、处理文书工作（归档、执行、传阅、废弃）3、个人记事4、有序排列、摆放物品及文件5、采用便捷方法文件如何进一步细分编排？4种主要的方式：按字母顺序按主题顺序按数字顺序按日期顺序每一种都有其显著的优点和缺点，你可以靠本能来指导自己选择更适合的工作或家庭管理风格。要记住的是：结合其中两种方式的混合方式通常会最有效。一个最典型的例子是杜威（Dewey）十进制法——一种图书馆的目录管理系统，即先根据主题对对图书分类，再按作者姓氏字母排序。美国国会图书馆就采用此相同的基本原理来管理员工系统。突发状况的处理•主管应该懂得说不•拒绝时的艺术处理•必须要处理的事情，安排在后来的时间计划中如何说不？步骤一：说明原因步骤二：讲求技巧步骤