XXXX煤炭建设项目文件收集整理办法

煤炭建设项目文件的收集整理保管工作陈晓峰山西省档案局经科处[e-mail]煤炭建设项目文件收集整理保管工作•一、煤炭建设项目文件与档案的关系•二、煤炭建设项目档案案卷的构成•三、做好煤炭建设项目文件收集整理工作需要具备的条件•四、煤炭建设项目文件的收集•五、煤炭建设项目文件的整理•六、煤炭建设项目文件的归档与审查•七、煤炭建设项目项目档案的整理•八、煤炭建设项目项目文件档案的安全保管工作一、煤炭建设项目文件与档案的关系一、煤炭建设项目文件与档案的关系•（一）煤炭建设项目文件与档案的关系•（二）煤炭建设项目档案的作用•（三）煤炭建设项目档案是工程质量的组成部分（一）煤炭建设项目文件与档案的关系•1、煤炭建设项目文件大于煤炭建设项目档案2、煤炭建设项目档案是煤炭建设项目文件转化而来的。•煤炭建设项目文件：是煤炭建设项目从项目的提出、立项、审批、招投标、筹备、勘测、设计、施工到试运转、监理、竣工验收等过程中形成的文字、图表、声像等各种形式、载体的文件的总和。•煤炭建设项目档案：是指经过鉴定、整理、归档的煤炭建设项目文件。•3、煤炭建设项目文件转化为煤炭建设项目档案的过程：项目文件经过收集、积累、分类、整理、填写卷内目录、在案卷皮上填写案卷题名、编制档号、编写页号、填写备考表、装订，编制案卷目录，装入档案盒，在档案盒上填写档号，形成完整的煤炭建设项目档案。（二）煤炭建设项目档案的作用•煤炭建设项目档案的作用：•a是对煤炭建设项目合法身份与合格质量的证明；•b是工程交付使用必备的条件；•c也是对工程进行检查、验收、维修、改建和扩建、查找事故原因明确责任的原始依据。•d企业与员工权益保护的依据。（三）煤炭建设项目档案是工程质量的组成部分•煤炭建设项目档案是工程质量的组成部分二、煤炭建设项目档案案卷二、煤矿建设项目档案案卷•（一）什么是案卷•（二）案卷的构成•（三）卷盒、表格规格及其制成材料（一）什么是案卷•案卷：是对煤矿建设项目文件进行收集、整理的成果.•是项目档案保管的最小单位.•案卷的构成：案卷由卷皮、卷内目录、卷内文件（煤矿建设项目文件）及备考表组成•卷皮：由封面、封底构成（二）案卷的构成（三）卷盒、表格规格要求•卷盒样式•卷盒规格和制成材料卷盒外表面规格为：310mmX220mm.脊背厚度可根据需要设定卷盒宜采用220g以上的单层无酸牛皮纸板双裱压制。•表格规格和制成材料案卷目录、卷内目录、卷内备考表表格规格为：297mmX210mm。表格宜采用70g以上白色书写纸制作。•表格字迹应清晰端正三、做好煤炭建设项目文件收集整理工作需要具备的条件三、做好煤炭建设项目文件收集整理工作需要具备的条件•做好煤炭建设项目文件收集整理工作需要具备的二个条件：•（一）必要的设施设备，•（二）档案工作人员与工作环境。（一）必要的设施设备•1、办公场所、设备•2、档案用品:柜架、装具（二）档案工作人员与工作环境•一是档案工作人员要有一定的煤矿建设项目档案工作所需的知识与能力：•1、掌握相关法规、标准,煤炭建设项目的相关知识,有一定的档案专业知识。•2、要有运用知识的能力，要有组织协调沟通能力，要有一定的文字表达能力。•二是档案工作人员要有职业道德。（二）档案工作人员与工作环境•三是要有一个档案工作的良好环境。•要有一个开展档案工作的氛围，人人都有煤矿建设项目档案工作意识，人人都是档案员，人人都能支持配合档案工作人员开展工作四、煤炭建设项目文件的收集四、煤炭建设项目文件的收集•收集就是积累的过程！•（一）煤炭建设项目文件收集归档的范围、时间和质量要求•（二）收集归档的责任要明确•（三）收集归档过程控制要到位（一）文件材料的收集归档范围、时间和质量要求•1、文件收集的范围•2、文件收集归档的时间与份数•3、文件收集归档的质量要求1、文件收集归档的范围•按照《煤矿建设项目文件归档范围和保管期限表》制定适合本单位的煤炭建设项目文件归档范围。•A项目准备阶段；•B项目施工阶段；•C项目试运行阶段；•D项目竣工验收阶段。A准备阶段•工程开工以前，在立项、审批、征地、勘测、设计、招投标等准备阶段形成的文件。•这一阶段，有的项目可能时间跨度比较长，单位、机构、人员变动大，制度不健全，管理不完善，容易造成文件的缺失。B项目施工阶段•项目施工阶段，从项目开工到交工整个施工过程形成的施工文件、监理文件（设备监造文件）、建设单位管理文件、设计变更文件等。•施工文件•包括开工报审文件、开工报告、施工组织设计（施工方案）、图纸会审记录、人员设备的报验、原材料出厂的质量合格证及进场试验报告，测量放线记录、施工现场质量管理检查记录、洽商记录、施工试验记录和报告、工程质量验收文件、隐蔽工程验收记录、施工日志、施工总结、质量事故处理记录、工程质量保证书、竣工图等。•监理文件（设备监造文件）•是在建设工程监理实施过程中形成的并由监理单位收集、整理的文件。•由监理大纲、监理规划、监理实施细则、监理会议记要、监理通知单、监理日志、旁站记录、监理月报、工程质量评估报告、监理工作总结、工程停复工令、监理抽检记录、投资控制文件。•建设单位管理文件•有关工程的通知、规定、办法、要求等，建设工程与各参建单位的往来文件•设计变更文件•主要是工程施工过程中变更的有关文件C项目试运行阶段•试生产技术准备文件•试生产技术文件•联合试转申请和验收批复文件D项目竣工验收阶段•项目竣工验收文件是指在工程项目竣工验收活动中形成的文件。包括工程总结、工程验收报告、专项验收文件、竣工验收会议文件、竣工审计决算文件。2、文件收集归档的时间与份数–文件材料的收集要与文件材料的形成同步–文件材料的份数根据项目的情况确定3、文件收集归档的质量要求•（1）规范性•（2）准确性•（3）完整性•（4）系统性•竣工图（1）规范性•项目文件必须符合国家有关标准；•格式应符合要求；•项目文件填写的内容必须完整，名称要填写全称；•载体应符合要求；•签字盖章手续完备；•字迹清楚、图样清晰、图表整洁；•照片及声像档案应图像清晰、声音清楚、文字说明或内容准确。（2）准确性•项目文件是工程实际情况的真实反映，内容必须真实、准确，与工程相符；•项目文件应收集归档原件；•竣工图变更准确到位；•按要求及时记录，工程名称、结构类型、工程地点、建设单位、施工单位、计划开工日期与实际开工日期、计划竣工日期与实际竣工日期，施工程序没有逻辑错误。•材料试验的试验报告必须具有相应的资质，不具备相应资质的试验室出具的报告无效。（3）完整性•项目文件齐全有序，全面反映项目的情况；•合格证、试验报告不得缺失；•一份文件应完整，如有试验报告必须有取样记录；•有附件的文件，正件与附件必须都有。（4）系统性归档的项目文件按照一定秩序和内在联系，经过分类整理，组成符合案卷的质量要求的统一体。竣工图•竣工图编制要求•竣工图更改方法•竣工图章的使用•竣工图的审核（二）收集归档的责任要明确•煤炭建设项目文件的形成收集整理归档和工程实体一样是参与建设各方的共同责任。要求：•项目文件的形成要符合相关的法律、法规、技术规范、质量验收标准、合同和设计等的规定和要求。•项目文件形成收集整理归档要纳入建设管理的各个环节和全过程，同步形成、收集、整理，按时归档。•明确相关人员的责任，建设过程文件的形成收集整理归档要有专人负责。•各参建单位要确保形成的文件完整、准确、系统。•单位之间文件收集整理的职责分工要明确。不能出现同一份文件都收集或都不收的现象；•内部机构及人员对文件的收集整理归档职责分工也要明确。每份文件的流转过程，必须是可控的，在每个环节上，必须有明确的责任人。（三）收集归档过程控制要到位•1、做到文件材料的形成与工程进展同步•2、注意平时积累和保管•3、开展预立卷•4、严格过程控制•5、影响过程控制的因素1、做到文件材料的形成与工程进展同步–施工单位随时记录，及时报审；–监理要按规定程序审批；–业主、设计单位要及时答复。2、注意文件平时的积累和保管–要确定专人–配置专用的库房、装具–平时收发文件都要有登记3、开展预立卷预立卷工作是项目文件材料随时收集积累最有效的形式。立卷人员，随时将办理完毕的文件材料按照所编的组卷条款，归入相应的卷盒（袋）或卷夹明确预立卷的部门及人员。工程项目在实施之前，就应由项目负责人指定专人或兼管人员负责本范围内文件材料进行收集、积累、做好平时立卷工作。待项目告一段落或结束后，在档案部门或档案人员的指导下，调整立卷后归档。4、严格过程控制•建设单位、施工单位、监理要采取有效的控制措施：–健全制度–宣传教育–督促检查–行政处分–经济惩罚5、影响过程控制的因素–借口–缺乏责任心–能力不足–制度不完善–忽略过程控制–缺乏监督五、文件材料的整理五、文件材料的整理•整理就是分类的过程！•（一）文件整理的目的•（二）文件形成单位负责整理•（三）文件材料的整理（一）整理整理的目的•存放有序•底数清楚•利用方便（二）文件形成单位负责整理•谁形成谁负责（三）文件材料的整理•案卷组织•案卷和案卷内科技文件排列•案卷编目•案卷装订•声像材料整理案卷组织•组卷原则•组卷要求•组卷准备•组卷方法•组卷应注意的几个问题组卷原则–遵循科技文件的形成规律，保持案卷内科技文件的有机联系和案卷的成套、系统，便于档案的保管和利用。•反映项目及其管理活动的真实情况•卷内文件材料应完整、准确•卷内文件材料的载体和书写材料要符合耐久性要求•卷内文件有一个相对数量界限•卷内文件不得重份组卷要求组卷准备•正确判断项目文件（记载和反应项目活动的、各种类型的文件）—项目文件与行政文件的区分•明确整理范围（根据职责范围、合同约定、归档范围的要求确定）•按照归档范围全部收集并进行了预立卷•确定整理方法项目文件与行政文件的区分：•项目文件是在工程建设活动中产生、全面记录和反映工程立项审批、工程准备、设计、设计施工及竣工验收各基本建设程序的工作内容、对建成后的工程管理、维护及改扩建具有重要查考价值的各种不同载体形式文件的总称。•行政文件是指在工程建设过程中反映各参建单位在日程行政和党务活动中产生的文件，这些文件按文书档案整理要求进行整理，不需要向建设单位及运营管理单位移交。组卷步骤与方法•组卷就是分类的过程，就是将建设项目文件不断分类组合的过程。•组卷的步骤:第一步按时间（阶段）分类;第二步不同阶段采用不同的分类方法组卷。•组卷通常采用的方法：按结构、程序、专业、子项、区域、问题、时间、作者、名称组卷。第一步按时间（阶段）分类•1、准备阶段类，•2、项目施工阶段类，•3、项目试运行阶段类，•4、项目竣工验收阶段类。第二步不同阶段采用不同的分类方法1、准备阶段类再按问题分类组卷2、项目施工阶段类：(施工文件、监理文件),再按项目划分分类组卷——依据工程划分整理3、项目试运行阶段类再按问题分类组卷4、项目竣工验收阶段类再按专业或问题分类组卷。•组卷应注意的几个问题依据工程划分整理：•(1)分清工程内容—依据单项、单位、分部、分项工程划分标准作为施工阶段文件分类组卷的依据。•(2)同一单项工程先分清单位工程；同一单位工程再进一步分清分部工程；同一分部工程再进一步分清分项工程；同一分项工程中再按不同工序和专业进行划分。依据工程划分整理：•(3)综合性文件的组卷要求：开工报告、施工组织设计、方案、图纸会审及技术交底、设计变更、交工验收及工程总结以单位工程为单位集中组卷。•(4)原材料及产品合格证明文件：如是合同段共用的，可集中组卷。•(5)整个单位工程和分部工程质量评定表集中组卷。依据工程划分整理：•(6)不同分部分项的施工记录组卷时不能交叉，不同分部分项的施工记录文件不能交叉。•(7)试验文件材料：放在针对的项目、单位、分部或分项工程形成的文件里。组卷应注意的几个问题•施工单位与监理单位重复归档问题•计量支付文件的归档•不同阶段形成的文件材料不能交叉组卷•施工单位与业主、监理的往来文件•其他载体文件的整理施工单位与监理单位重复归档问题•监理与施工单位同时形成的同一内容的重份文件，以施工