第十一章会议组织技巧

://://://第十一章商务人员会议组织技巧://://://一、教学内容。第一节会议概述第二节会议准备第三节会议的组织领导第四节会议组织技巧二、基本要求。1、了解会议组织的基本程序。2、掌握会议的协调组织技巧。三、教学重点和难点。会议组织技巧://://://第一节会议概述一.会议:聚而又议会议是一种围绕特定目标开展的,组织有序的,以口头交流为主要方式的群体性活动,也是为了发挥特定功能进行的一种多项沟通方式二.特征:普遍性集体性目的性(有效性)—集体智慧更科学,全面,有效解决问题组织性(约束性)—民主集中制,少数服从多数,遵守会议决议耗时费力—议而不决.策划,组织,召开,收尾等工作需要牵涉大量人,财,物力从众行为://://://三.功能:1.传播教育—传递信息:财务,生产,营销等2.满足情感需要—联谊会,茶话会,招待会3.提高决策的可接受性与可执行性—使受决策影响者与决策执行者参与决策,可提高决策的可接受性与可执行性4.解决问题与障碍—集思广益5.产生新的创意—促使业务成长与发展6.培育与训练—员工培训://://://四.会议的类型1.根据会议的目的分谈判会议报告会议:单向,不允许讨论解决问题会议：协调制定决策会议收集交换意见会议:民主。用于发表意见,发布消息,了解情况的会议咨询判定表彰纪念示威://://://2.根据与会人数分大型会议:成百上千.告知信息,选举,表决.组织难度大有会标,会徽,会旗等中型会议:几十人.多为例会.有严格秩序,时间限制.一般是主导人发言,其余人补充。易沉闷，易“开小会”小型会议:十人左右(以内)。沟通方便，气氛活跃便于控制，调控，易达到最佳会议效果。://://://3.根据会议召开的方式分现场会:有助于说明会议的主题,强化会议效果观摩会:演示会.通过观摩操作演示,相互切磋交流电话会:利用电话系统连接各个分会场而召开的会议电视会:分单向传播(电视实况转播,与会者无法参与主会场)和双向传播电视电话会(通过电视电话系统连接主会场和分会场,可互动)广播会:通过有线或无线广播召开网络会:以计算机和通讯网络为技术手段的会议座谈会:以围坐交谈的方式召开的会议茶话会:略备饮料,水果,茶点的会议招待会:以宴请的方式招待客人,商谈工作或发表演说的会议.如欢迎宴会,早餐会等普通会议:会议中专门设有主席台的会议://://://第二节会议准备5W1H:Why----目的和目标:为什么开会?What-----议题:议题是什么？Who-----参加者:谁参加会议?Where----确定会议场所:在什么地方开会？When----选定时间:什么时间开会?How----如何进行:会议怎么开?://://://Why----目的和目标:为什么开会?这个会议是为什么开的？是为了说明什么情况，还是为解决问题而获得结论呢？是为了交换情报，还是为了出谋划策？明确会议目的是使一些为突发情况而召开的会议获得成功的必要条件。符合两个条件:A.具体可衡量:比较：会议目标—“如何降低产品的不良率”和“如何在10月底之前将产品的不良率由目前的5%降低至3%”B.兼顾挑战性和可实现性：经过努力可实现建议：书面确认会议目标—有助于澄清会议目标；不容易被遗忘；便于调和多目标之间的矛盾://://://What-----议题:议题是什么？会议的议题是什么，并获得最简洁，最明确的表述，这是确定会议进行的方式和出席会议人员的基础。A.议题明确B.议题有联系,注意议题顺序C.注意各议题讨论时间://://://第二节会议准备Who-----参加者:谁参加会议?会议由谁主持？要有哪些人参加？其中关键的、尤其不可缺少的人是哪些？有因故不能到会的是否可找人代理？1.会议人数2.参与会议人员的角色3.对参与者的筛选://://://1.会议人数最佳原则:少而精.了解情况又对解决问题有意义的人.一般来说,不同性质会议的人数构成如下:信息研讨:30人正式报告:不限研讨培训:15人问题识别:10人关键问题解决和决策制定:5人://://://2.参与会议人员的角色会议组织者:确定目标,议题,议程,选择与会者,发放会议通知,布置会场,主题介绍总结评估等会议主持人:“主席”。行为包括主持，制约，仲裁，控制以及领导。主要作用：促进讨论，引导会议，控制会议，应付隐密议程，以及作出决策等与会者:四种资格—正式成员(有表决权,选举权和发言权),—列席成员(有发言权,无选举权和表决权),—特邀成员(根据会议需要专门邀请),—旁听成员(无发言权,选举权和表决权).记录人员：记录与会者，会议时间，地点，参与者意见，最终决议等服务人员：分发文件，水果，传接电话等://://://3.对参与者的筛选与会者标准：对会议目标及成果起关键作用的人有帮助的人—了解情况，对要解决的问题有兴趣，能够从不同角度看问题有沟通意愿的人—可自由表达事实，观点和看法有时间参与谦虚谨慎邀请对会议目标有冲突的人-----只找需要开会的人,及时通知,让其有备而来适当分散同一单位人员://://://第二节会议准备Where----确定会议场所:在什么地方开会？会场安排在哪里？对会场有什么特别的要求？是否需要安装特别的视听设备？保证会议使用大小合适使与会各方方便有必要设施安静不受干扰租借费合理身份牌,吸烟室,会议室布置,相关文件资料准备等://://://第二节会议准备When----选定时间:什么时间开会?会议什么时间开始？预计什么时间结束？充足准备时间考虑与会者时间协调早上及周二,周三会议时间二小时明确规定会议起止时间并在会议上说明最短时间://://://第二节会议准备How----如何进行:会议怎么开?会议采取什么方式进行？是否要求与会者在前来参加会议时携带什么特别的资料？有什么需要特别注意的事项？会议程序1.开始:介绍技巧:自我介绍;互相;主席;名片2.进行(讨论或报告):作报告,讨论;提问;不同意见的处理(避免冲突,靠近议题)P3103.总结:作结论或表决4.结束:确定结论,感谢P310://://://第三节会议的组织领导1.明确会议的组织领导:正式会议设主席团非正式会议设领导小组日常事务由秘书长负责2.集中活动的组织:开幕,闭幕,工作报告,传达文件.汇报交流3.分散活动的组织人数,时间,召集人,议题,要求,记录,联系人://://://会议活动的组织协调原则1.明确的目的地:会务工作,秘书工作,生活管理及保密工作2.及时的应变:地点,时间,议程改变3.决策的果断4.适当的灵活性:非原则性问题5.事实求是的思想协调方法1.调查研究2.分析论证3.作出结论:查明事实,分清责任,立即裁决4.请示报告://://://第四节会议组织技巧一.主持的技巧二.参与者的技巧三.会议记录的技巧://://://一.主持的技巧1.主持人的陈述技巧作用:吸引听众注意确保听众了解所传达的信息说服听众进行沟通://://://主持人的主要行为与任务相关与维护相关总结提问激励促进信息交流协调断定评估指挥营造良好气氛积极聆听创造和谐鼓励参与创造信任气氛确定标准应用幽默消除私人矛盾促进沟通