公文管理规定

管理文件青岛品品好粮油集团1受控文件公文管理制度第一章总则第一条目的：公文是行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。为了使集团公文行文规范化、制度化、科学化，在结合国家公文格式和集团实际情况下，本着既符合公文格式的要求又节约纸张的原则，特制定本制度。第二条适用范围：青岛品品好粮油集团所有公文。第三条权责部门：集团行政部负责本制度的制定和修改，并监督执行。并统一管理所有公文类资料。第四条此制度文件包括：文件管理，公文行文格式，行文程序，各种文件基本模板。第二章文件管理第五条集团所有红头文件的打印、编号、存档、发文、销毁统一由集团行政部管理。各子公司保留复印件。非红头文件原件由各子公司存档，根据实际情况集团行政部可存档复印件或电子文档。第六条集团所有文件均属机密文件，未经董事长许可，任何部门和个人不得私自外传。第三章行文格式第一节红头文件基本行文格式第七条公文用纸一律使用国际标准A4型（210mm×297mm）公文纸。管理文件青岛品品好粮油集团2受控文件第八条公文页边距设置：上下设置为：2.5cm//左右设置为：2.5cm非红头文件：上下设置为：2cm//左右设置为2cm第九条公文必备项目有：1、发文部门。由发文部门全称或规范化简称后加“文件”组成，字体为华文中宋初号字，除书名号外不能有标点符号；2、发文字号。字体为宋体12号字，它由发文部门的代字、发文年份和发文序号组成。例如：“青品粮通[2010]08号”即代表品品好粮油通知类2010年第8号文件。文号中的年份用全称，用“[]”括起。位置标在文件版头发文的下面，居中排列。3、公文标题：2号加粗黑体字，文字居中。“发文部门”与“发文字号”的行距为1.5倍。4、正文：3号仿宋体字，文中如有小标题可用3号黑体字加以醒目，行距为单倍或1.25倍为宜。公文正文一律从左至右横写、横排；装订应左侧装订。层次的标识法为：第一层用一、二、三、四……；第二层用（一）、（二）、（三）、四）……；第三层用１.、２.、３.、４.、……；第四层用（１）、（２）、（３）、（４）……。“插入页码”设置为“页面底端右侧”，阿拉伯数字标识。5、结束语：是正文的结尾，宋体4号字。管理文件青岛品品好粮油集团3受控文件6、公文如有附件，在正文下空l行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标冒号和名称。标法如：附件：１．××××××××××２．××××××××××7、成文日期：正文下落4行，用汉字将年、月、日标全，置为右边界空出4个字符为宜。如：二O一O年八月八日，红头文落款不必标识“发文部门”。8、署印：盖发文部门的印章。应盖在“发文部门或成文日期”上。9、主题词、抄送、印发部门及日期：1）主题词：用4号黑体字，居左顶格标识，后标冒号；词目用4号宋体字，一行打印不开可以使用“字符缩放”功能；词目之间空1字。2）抄送：在主题词下l行，用4号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送部门间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送部门对齐；在最后一个抄送部门后标句号。3）部门和印发日期：只能占一行。位于抄送部门之下(无抄送部门在主题词之下)占l行位置；用3号仿宋体字。印发部门左空l字，印发日期右空1字。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。如“青岛品品好粮油集团公司总经理办公室2010-7-7日印发共印6份”之间间隔一个汉字距离。“主题词”、“抄送”、“印发部门和日期”内容用“下划线”加以醒目。管理文件青岛品品好粮油集团4受控文件公文简称：集团公司，集团公司总部，粮油公司，制粉公司营销公司第二节红头文件分类说明第十条通知1、分类：指示性通知、告知性通知、发布性通知、会议通知、任免聘用通知。2、标题：拟写时，“通知”前要写明发文部门和事由。根据工作需要和行文目的，有的标题要写明紧急通知、重要通知或补充通知。1、正文：要写清楚行文的原因、意图和目的，通知什么事情，有哪些具体要求和意见，受文单位应如何办理等。4、落款：需在正文后右下角注明发文部门和成文时间。第十一条通报1、分类：表彰性通报、批评性通报、情况通报。2、标题：通常由发文部门、事由和文种组成。3、正文：写进正文的材料和事件，务求真实、准确，实事求是，必须典型而具有普遍意义，具有针对性、指导性和教育作用。管理文件青岛品品好粮油集团5受控文件4、落款：需在正文后右下角注明发文部门和成文时间。第十二条请示1、分类：请求指示的请示、请求批准的请示、请求批转的请示。2、标题：通常由发文部门、事由和文种组成。不能把“请示”误为“请示报告”、“报告”或者“申请”。3、正文：要简明扼要而充分的陈述请示的原因、依据，然后请求上级部门给予指示、批复、答复的具体事项，常用“妥否，请批示”、“特此请示，请予批示”、“请批准”、“请示”等惯用语。4、落款：需在正文后，右下角注明发文部门和成文时间。第十三条函1、分类：1）公函：格式较为正规，按一般公文格式写上标题、主送部门、正文、落款，还要编上发文号。2）便函：内容多涉及事务性的具体事项，格式灵活、简便、写法自由，可不写标题、不编文号。2、标题：由发文部门名称、事由和文种组成。3、正文：即开头说明发函的目的理由，要交代的清楚明白、合情合理；主体部分对发函要办理的公务，要说的明确、具体、实在。4、落款：需在正文后右下角注明发文部门和成文时间。重要或比较重要的函邀加盖印章。商务公函的具体格式，各公司根管理文件青岛品品好粮油集团6受控文件据具体情况统一制定。第三节非红头文件第十四条会议纪要1、分类：周例会《会议纪要》、月度会《会议纪要》、专题会《会议纪要》。2、标题：“什么性质的会议”加“会议纪要”组成。3、副正文：会议地点、会议性质，会议主题，参会人员组成。4、正文：参会人员发言，议题、决议、寻求解决的问题和解决方案等。5、落款：无需落款。第十五条制度1、标题：2号黑体。2、发文字号：“什么类型前面的字母”加“年份“加”编排号“。例如：XZ[2010]08号，5号黑体字。3、章节：用4号加深黑体。4、正文：黑体，5号字体。每单项以第一条第二条标注。其层次标注为：1）第一层：第一条第二条2）第二层：1、2、33）第三层：1）、2）、3）4）第四层：①、②、③管理文件青岛品品好粮油集团7受控文件5、落款：需在正文后右下角注明发文部门和成文时间。6、编制、审核、审批：此三项放在落款下面，正中间。字体为黑体。第十六条决定1、分类：1）部署指挥重要工作的决定；2）处理具体事项的决定；3）表彰或处分的决定。2、标题：由“发文机关名称、事由、文种”组成。3、正文：需写明发布决定的原因、目的、根据、背景或意义；写明决定事项的具体内容；简要提出希望或号召。4、落款：需在正文后右下角注明发文部门和成文时间。第十七条报告1、分类：1）按性质、内容分为工作报告、情况报告、答询报告；2）按汇报内容的范围分为综合报告、专题报告。2、标题：通常由发文部门、事由和文种组成。3、正文：即成绩或损失（加以分析）、经验或教训、今后努力方向或对问题处理意见，最后以惯用结束语作结。4、落款：需在正文后右下角注明发文部门和成文时间。第十八条流程1、分类：管理文件青岛品品好粮油集团8受控文件生产流程、作业流程。2、标题：标明哪方面的流程。3、正文：四部分组成。第一部分为整体流程图；第二部分为对每个流程的详细说明。第三部分为过程中所使用的表格；第四部分为过程中引用文件。4、落款：无需落款。第十九条岗位说明书1、分类：每个企业所设立的岗位不同，实际的岗位按企业所设立的岗位为准。2、标题：由“什么岗位”加“岗位说明书”组成。3、正文：由岗位职责、工作内容、权责、任职要求等组成。4、落款：无需落款。第二十条作业指导书1、分类：作业指导书一般是针对生产，研发，品质检验等环节的书面作业指导。2、标题：由“什么岗位”加“作业指导书”组成。3、正文：由6部分组成。包括：目的、使用范围、职责、工作程序、相关文件、相关记录。4、落款：不需要落款。第四章行文程序第二十一条行文程序：草拟公文——核、复稿——签发——登记、编号——印制、校对管理文件青岛品品好粮油集团9受控文件第二十二条草拟公文1、各子公司根据实际运营情况，拟定公文。2．核、复稿1）各部门拟稿后，由本部门专员或指定人员发送到集团行政部。由集团行政部负责人核稿。2）行政负责人核稿后，交集团分管领导复稿，重要文件需董事长最后审稿。3）核、复稿人员认为需退请拟稿部门修改或补办会签手续的文稿，由集团行政部统一办理。4）核、复稿后，由集团行政部送请集团董事长签署。3．签发：以集团名义印发的公文需经集团董事长签发。以子公司名义印发的公文需经子公司总经理签发。4．登记、编号：经相关负责人签发的公文，由集团企管部登记、编号。5．印制、校对：集团行政部按规范的公文格式校对、打印、发送、第五章各类文件基本模板管理文件青岛品品好粮油集团10受控文件附件1：公文统一模板附件2：《决定》模板附件3：《通知》模板附件4：《通报》模板附件5：《请示》模板附件6：《报告》模板附件7：《公函》模板附件8：《会议纪要》模板附件9：《制度》模板附件10：《流程》模板附件11：《岗位说明书》模板附件12：《作业指导书》模板附件1：公文模板管理文件青岛品品好粮油集团11受控文件机密程度：×××××文件品管发[2010]X号文件正标题××××××××：×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。×××××××××××。附件：1.××××××××××××2.××××××××××××二O一O年X月X日主题词：呈：发：抄送：附件2：决定模板管理文件青岛品品好粮油集团12受控文件×××××决定书Xz[2010]08号××××××××：×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。×××××××××××。××××年×月×日附件3：通知模板机密★一年管理文件青岛品品好粮油集团13受控文件特急×××××文件×××〔2010〕×号关于×××××××的通知××××××××：×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。×××××××××××。附件：1.××××××××××××2.××××××××××××二O一O年×月×日（×××××）主题词：呈：发：抄送：附件4：通告模板管理文件青岛品品好粮油集团14受控文件××部关于××的通告（经××××批准）为了××××××××××××××××，经批准，决定自×年×月×日起，在××范围内实行××××，特将有关事项通告如下：一、……二、……三、……四、……特此通告。××××年×月×日附件5：请示模板管理文件青岛品品好粮油集团15受控文件××部(请示)[××]××号××部关于××的请示××公司:我部门在××××××××××××××下，××××方面有了很大的发展。目前，由于××资源缺乏，……鉴于上述情况，我们认为，我部门急需……。因此，拟将向公司请示……。具体意见如下：一、……二、……三、……四、……以上报告妥否，请批示。××××公司××××部××××年×月×日附件6：报告模板管理文件青岛品品好粮油集团16受控文件××部关于××的整改报告（时间-时间）正文：××公司××部××年××月××日附件7：公函模板管理文件青岛品品好粮油集团17受控文件×××××文件关于××的公函××××：××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。特此公函，并致敬礼！公司名称时间