英文商务信函写作的基本知识.

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1.4AddressingEnvelopes(信封的写法)在寄往国外信函的信封上,收信人和收信人地址以及寄信人和寄信人地址的书写位置,都不同于国内信封的写法,见图1-1。图1-1寄往国外信函的信封写法GeneralTradingCo.28NorthRoadBeijing100020P.R.ChinaOverseasTradingCo.52HooigrachtStreetAmsterdam,theNetherlandsSTAMP注意事项:(1)寄信人姓名和地址应写在信封的左上角,且务必与封内地址在形式和标点上一致。(2)收信人姓名和地址写在信封中下偏右的位置,收信人的姓名和国名须分行书写。(3)寄信人和收信人的姓名和地址的书写顺序是:先写姓名后写地址。地址的书写应由小至大,先写机构名称,再依次写门牌、街道、城市、州/省及邮政编码,最后书写国名。(4)关于信件类别、投递方式及其他事项说明,写在信封左边寄信人地址下,或写在左下角。如怀疑信件能否送交收信人,可在信封最下边标明:IFUNDELIVEREDPLEASERETURNTOXXX,即:如无法投递,请退交XXX。1.5PartsofEnglishBusinessLetters(英文商务信函的组成部分)1.信头(Letterhead)信头也称为信笺抬头,由寄信人公司名称、地址、电话号码、E-mail地址和传真构成。信头通常位于信纸的最上端。2.日期(Date)日期顶边写在信纸的左边或右边,距离信头三到四行。注意事项:(1)年份必须全部写出。(2)月份最好用英文全拼,不提倡用缩略式。(3)日期可以用序数词或基数词。(4)年份前要加逗号。(5)日期切忌全部用数字表示。3.信函编号(Referencenumber)给信函编号是为了便于往来书信的存挡和查阅,一般采用YourRef.(你方编号)或OurRef.(我方编号)。信函编号通常放在日期的上方或与日期平齐靠左的位置,打上如下字样:YourRef.:OurRef.:4.信内地址(Insideaddress)信内地址包括收信人的姓名、头衔、单位名称、营业地址以及城市、国家名称和邮政编码。收信人的姓名和地址应和信封上的内容相同。信内地址一般在信纸左上角低于日期的地方。书写顺序是由小单位到大单位。每项内容单独成行:Mr.FrancisLawrenceVicePresidentSwintonCo.87UnicoAvenueToronto,ST9878Canada5.称呼(Salutation)称呼写在信内地址下面空两行处。常见的正式称呼有:DearMr.Smith,DearMrs.Smith,DearMissBrown,DearMs.White。如果称呼多个男性,则在姓名前用Mr.的复数形式Messrs。Mrs.没有复数形式,如果称呼多个女性,则在姓名前用Mmes.,如Mmes.WhiteandGray。写信给一家公司时,通常用DearSirs,也可以用Gentlemen。6.事由(Subject)事由是为对方在阅读信的正文以前对信的主题、内容有一个了解,也便于登记归档和查卷。写在称呼下面、信的中间位置。事由下面可以划线,也可以不划线,有时可全部用大写字体。例如:Subject:Men’sBicyclesRe:SalesConfirmationNo.2536YourOrderNo.:Reference:7.信函正文(Bodyoftheletter)信函正文是商务信函中最重要的部分,要遵循“7C原则”。正文一般遵循三段式的格式。第一段一般是引入主题,第二段详细讨论,第三段以总结或建议来结束全文。需两页或更多的信纸时,在前一页最后一行的右边写上tobecontinued。续页应采用不带信头的信纸,并注明收信人名称、页数和日期。如:Mr.JohnSmith,Page2,June3,20058.信尾客套语(Complimentaryclose)信尾客套语是一种礼貌,是结束信函的正式方式,类似中文信函中的“此致,敬礼”等。常用的有:Sincerely,Sincerelyyours,Yourssincerely,Bestregards;更亲切一点的有:Cordially,Cordiallyyours;再正式一些的有:Yourstruly,Respectfullyyours,Yoursfaithfully。注意,只有第一个字母大写。一般打印在正文下面空一行处。9.签名(Signature)签名通常在信尾客套语下空三行的位置。签名可采用不同写法,一般包括:公司名称、写信人的手写签名、写信人的打印签名、写信人的头衔。有时,也可以不写公司名称。例如:Yourstruly,GeneralTradingCo.(Signature)JohnSmithSalesManager10.经办人代号(Referencenotation)经办人代号是提供信件产生的信息资料,便于必要时查对之用。经办人代号是由信件口授者和秘书的姓名首字母组成,用冒号或斜线号分开,可用以下方式书写:FCM/HL,FCM:HL,FCM/hl,fcm:hl11.附件(Enclosure)假如信封内除信纸外,尚附有其他文件,可以在信中说明附件份数和内容。当附件只有一件时,注明Enclosure或Encl.即可;一件以上时,要加上编码,以便收信人识别,用Enclosures.说明。例如:Enclosures3:1.BirthCertificate2.Visa3.LetterofReference12.抄送(Carboncopy/C.C.)发信人若需把此信抄送给有关单位,可在附件下方即信左下端打上C.C.,然后打上抄送单位的名称,例如:C.C.:TheBankofChinaCopiesto:directorsCcto:CEOCopyto:SalesManager13.附笔(Postscript/P.S.)若写完信后还须附加项目时,就需补述,这类似于中文信中的附言。有时并非真正将忘了写的事情补上,而是故意引起对方的注意。附笔被放在抄送下方。在写完P.S.之后,有时也把签字人姓名的首字母缩写附在最后。Example:YoursfaithfullyTheOVERSEACO.LTD(Signature)JacksonBrownSalesAgentEnc.asstatedc.c.Mr.HenryBrown-EIECo.(SalesManager)P.S.I’mgoingtoseeyouattheChineseExportCorporation.J.B.1.6TheOpeningandConclusionofEnglishBusinessLetters(英文商务信函的开头和结尾)信函的开头应该直入主题,要避免空洞。根据书写商务信函的目的不同,开头一般分为两大类:一是回复信件;二是主动与对方联系。对于回复信件,可采用以下方式开头。1.英文商务信函的开头(1)感谢对方的来信Wethankyouforyourletter(inquiry,telex,e-mail,faxetc.)of…ThankyouforWeappreciateWewerepleasedtoreceivePleaseacceptourthanksfor(2)对来信进行回复Wearepleasedtoreplytoyourletter(inquiry,telex,e-mail,faxetc.)of…InanswertoInresponsetoInreplyto(3)回复来信中的有关问题Withreferencetoyourletter(inquiry,telex,e-mail,faxetc.)of…InreferencetoReferringtoWereferto(4)回复来信中提出的要求或指示Asrequestedinyourletterof…AsrequiredAsinstructedAccordingtotherequest/instructionInaccordancewithIncompliancewithInconformitywith(5)表达满意和欣喜Weweregratifiedtolearnfromyourletterof…thatWeweregladItwasapleasure(6)表达遗憾和惊讶Weregrettolearnfromyourletterof…thatWeweresorryWeweresurprised对于主动和对方联系的商务信函,可以用以下方式开头。Yourcompanyhasbeenrecommendedtousby…Wehavelearntfrom…that…Thenameofyourreputablefirmhascometousthrough…Wehavehadyournameandaddressgiventousby…(1)通过别人的介绍了解到对方(2)对以前信函的补充或确认Furthertoourletterof…对我方某月某日的信函补充如下Withfurtherreferencetoourletterof…Confirmingourletter/conversationof…我方确认某月某日的信函/会谈Weconfirmthatoutletterof…and…我方确认某日信函并……Withfurtherreferenceto…对……进一步补充如下(3)通知对方一些情况Thisletteristoinformyouthat…WearepleasedWehavethehonorWehavethepleasureinformingyouthat…兹荣幸地通知贵方…Weregrettoinformyouthat…我们遗憾地通知贵方…2.英文商务信函的结尾商务信函的结尾应该简洁、中肯,与写信的主旨相符。根据是否需要对方回复可把结尾分为两类。对于期待对方回复的信件,可以用以下的方式结尾。Weshallbegladtohavea/an/yourreply(answer,favorablenews,commentetc.)WehopetobefavoredwithWeshallbeobligedforWearewaitingforWeshallappreciateWelookforwardto对于期待对方回复的信件,可以用以下的方式结尾。Wetrusttohearfromyouabout/concerning/inthisrespect/inthismatter.WehopetohearWeshallbegladtohearPleaseletushearWillyouletushear对于无须对方答复的信函,可以用以下两种方式结尾:(1)表达感谢或希望继续合作的意愿Wethankyoufortheservicesyourenderedinthismatter.Thankyouforyourattentiontothismatter.Weappreciateyourpatronageandhopethatthepleasantrelationshipestablishedbetweenuswillcontinue.Yourfavorablecooperationwillbegreatlyappreciated.(2)表达歉意Weapologizeforthedelayinreplyingtoyourletter.Weregretthetroublewearecausingyou.Pleaseacceptourapologyfortheinconveniencewehavecausedyou.Weregretthatweareunabletobeofassistancetoyou.Weregretthatwecan’tmeetyourrequirements.1.8FormatsofEnglishBusinessLetters(英文商务信函的格式)商务信函要达到良好的沟通效果,一方面要撰写恰如其分的句子和段落,另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