第四章 会展项目管理

第四章会展项目管理在当今社会中，一切都是项目，一切都将成为项目。—美国项目管理专业资质认证委员会主席PaulGrace主要知识点会展项目管理概述会展项目经理与项目组织管理会展项目计划一二三会展项目时间管理四为什么要启动项目？•实现某一目标•完成某一任务•便于统一组织•例：世博会广西馆策划方案项目是长久的or临时的？哪些任务是长久的？•发展规划、年度计划、日常工作哪些任务是一次性的？•项目攻关、临时活动项目是临时的，有时限的•每一个项目都在一个明确的时间段内开始和结束•完成项目的人员组织是临时的项目是唯一的•任何一个项目的产品或服务都有些方面与其他项目不同的“个性”，否则项目就没有存在的必要。项目有无限制因素？哪些因素对项目产生限制？时间、财力、人力、技术等其他因素会展预算和花费知多少？•1970年日本大阪万国博览会场地和会馆建设费折合5.55亿美元,公共投资折合30.5亿美元。•东京奥运会包括建新干线高速铁路在内只花了26亿美元左右。•1998年里斯本世博会政府投资5.6亿欧元。•2000年汉诺威世博会，政府总投资60多亿欧元。•2005年爱知世博会预算为不到17亿美元。什么是项目•项目是一项为了创作某种唯一的产品或服务的时限性工作。•换言之：•项目是指在总体上符合如下条件的唯一性任务：•具有一定的目标;•具有时间、财务、人力和其他限制条件;•具有专门的组织练习•下面哪些是项目？1.开发一个新产品2.管理一个IT企业3.实施一个新的信息系统4.出去旅游的同时做点兼职5.生产一瓶可口可乐6.主办一场生日宴会7.举办一次技术交流会8.癌症研究9.APOLLO登月√√√√√√√为什么需要项目管理•项目人员是有期望和需求的•资源是有限的•管理创造新的价值项目管理的主要工作项目管理是为了满足甚至超越项目涉及人员对项目的需求和期望而把各种资源应用于项目，以实现项目的目标的活动过程。•满足和超过项目涉及人员对项目的需求和期望；•在范围、时间、成本、风险和质量的矛盾之间寻求平衡；•实现既定的需求目标。项目管理给会展企业带来的益处•缩短项目周期：一般都能够缩短10%以上•降低成本，大约可以降低10%－20%以上•减少风险、增加价值•提高企业的应变能力项目管理的要素质量时间成本范围项目管理的范围（1）项目的管理时间，是为了确保项目最终的按时完成的一系列管理过程。（2）项目管理的质量，是为了确保项目达到客户所规定的质量要求所实施的一系列管理过程。（3）项目管理的成本，是为了保证完成项目的实际成本、费用不超过预算成本、费用的管理过程。二、项目管理的要素会展项目有哪些？按项目性质分为：贸易类项目和消费类项目按项目内容分为：综合类项目和专业类项目•标准是观众组成而不是展品，即观众是贸易商还是一般消费者三、会展项目管理项目管理过程是指项目生命周期中产生某种结果的行动序列，基本管理过程可归为如下五组：项目启动阶段项目规划阶段项目执行阶段项目结束阶段项目控制阶段项目管理过程项目阶段中过程的重叠和活动强度在一个阶段中过程分组的重叠时间活动进展程度启动过程计划过程执行过程控制过程收尾过程开始结束执行活动强度最大，控制活动跨时最长会展项目启动阶段会展项目规划阶段会展项目执行阶段会展项目结束阶段会展项目控制阶段1.会展项目调研1.1参展市场调研1.2观展市场调研2.会展项目构思2.1确定会展项目主题2.2构思项目相关内容2.3实施可行性研究3.会展项目立项相关立项政策法规1.制定项目计划1.1明确项目目标1.2确定项目范围1.3估算项目时间1.4编制项目分解计划2.实施项目分解计划2.1招展项目设计2.2观展项目设计2.3服务项目设计1.会展项目调整1.1人员调整1.2预算调整1.3目标调整1.会展结束总结2.会展效益评估3.会展信息反馈1.会展项目控制1.1任务监控1.2成本控制会展项目各阶段要完成的工作（1）策划阶段（2）筹备阶段（3）招展阶段（4）展前准备阶段（5）现场阶段（6）项目结束阶段会展项目过程简言之：1、以5人为一个团队，自由组队，分工明确，要有项目经理；2、项目主题可自由选择，要充分体现策划的创意性、盈利性、可行性。3、项目策划书应围绕活动的主题内容、宣传推广、招展招商、赞助活动、预期效果等内容。4、以小组为单位提交文字版和电子版策划书各一份，并以ppt的形式进行讲解。实训：制作会展项目策划书第二节会展项目经理与组织管理•上节课的实训任务中扮演项目经理的是哪些同学？•你认为项目经理扮演什么样的角色？承担什么样的责任？•其他同学应该扮演什么角色？承担什么任务？会展项目经理•角色定位•领导者•协调者•资源分配者•谈判者•危机管理者优秀领导者的标准？•自我修炼，懂得做人•求真务实，脚踏实地•善于创新，追求卓越•审时度势，科学决策•明确目标，充满热忱唐僧的领导艺术•用人之长•宽人之错•勇于改错•坚定执著协调者•全局意识——《亮见》中赵刚•统筹兼顾——毛主席的“弹钢琴”论•协调各方——“润滑剂”•常用语：“我听到你说的话了。”“还有人对这个问题进行补充吗？”“让我们关注主要目标。”“我们总是希望达成一致。”同学们课后在网上搜索会展项目经理职位的招聘信息，汇总后提炼出该职位的能力素质要求。如何成为项目经理？汉诺威米兰展览（上海）有限公司会展项目经理职位描述:制订招展计划并带领团队完成展览会销售目标；制订市场宣传计划及实施策略；管理项目团队，根据项目预算控制成本；开发、维护和服务重要展商；维护与各行业协会及合作伙伴良好合作关系；展会现场的协调和质量控制；其他由项目总监安排的工作。如何成为项目经理？汉诺威米兰展览（上海）有限公司会展项目经理职位要求：5年以上展会主办方项目管理经验，熟悉展会运作；流利的英语口语和书面语；有团队管理经验，对工作压力的承受能力强，可接受出差；优秀的沟通技能和谈判技巧；计算机应用熟练。如何成为项目经理？成长路径：会展策划专员——会展项目主管——会展项目经理如何成为项目经理？1.全体人员先蹲下作为鸡蛋，而后相互找同伴进行猜拳，赢者进化为鸡仔，鸡仔可以弯曲半蹲。2.鸡子找鸡仔同伴再猜拳，赢者进化为鸡，输者退化为鸡蛋，鸡可以站着。3.鸡再找鸡同伴再猜拳，赢着进化为凤凰，梳着退化到前一阶段，凤凰可以坐着。一直进行，直到大部分的人都进化为凤凰为止。鸡蛋——鸡仔——鸡——凤凰二、会展项目团队进化论游戏由一组个体成员为实现一个具体项目的目标而组建的协同工作队伍。什么是项目团队？团队不是一群人工作群体工作团队团队与群体请同学们分析“旅游团”与“探险队”的区别？练习：以下哪些是团队？家庭公司社交军队群体无处不在当某只雁生病时，会有两只雁飞出队伍，跟在后边，帮助并保护它。启示：如果我们如雁一样，团结互助，就会再困境中彼此支持。为什么需要项目团队？•创造团结精神（集体精神）•使管理层有时间进行战略性思考•提高决策速度•促进员工队伍多元化•提高绩效明星队？OR冠军队？我们需要什么样的团队？•有位年轻的女性向你问路，而她要去的地方与你要去的地方恰好方向相同，你会如何呢？•A、告诉她方向相同，可以一起走；•B、很详细地告诉她怎么走，再从后面跟去；•C、默默地带她到目的地；•D、告诉她走法，自己另走一条路。•你的选择：（）•心理测试——团队中你扮演什么角色？•选A：“人生何处不相逢”，这是一种缘份，你能籍此同行，可说是个善于利用机会并且能更快融入到团队的人。你做事负责，也能有涵养地为对方着想，懂得尊重人。•选B：你把自己的事和别人的事分得清清楚楚，但不会只告诉人家方法，而自己摆脱。因此在团队中你扮演的是一个经纬分明的角色。•选C：只顾自己，自求满足，你无视于对方的困难，而一味强求，因此会制造敌人，很难融入到团队。但因为你的态度强硬，也有不少人会跟你走，是属于政治家型的人。•选D：意志软弱，讨厌人家误解，或低估他。一旦被人请，也觉得是一种负担，而感到厌烦。你没有意气相投的朋友，也没有敌人，在团队中更应该改进自己的工作作风，避免与团队协作背道而驰。团队的建设与发展寻找方向出现不满需要协调高效高能建立高效的团队•具有技术专长的人•具有发现、解决问题和决策技能的人•具有较强人际关系的人高效团队需要三种不同技能类型的成员：45•一个坚强的团队，基本上要有四种人：•德者+能者+智者+劳者高效团队的组建－－－职能型组织总经理职能部门经理直线部门经理职能部门经理员工员工员工员工员工员工员工员工员工项目协调涂色框代表了参加项目活动的员工三、项目组织结构－－－项目型组织总经理项目经理项目经理项目经理员工员工员工员工员工员工员工员工员工项目协调涂色框代表了参加项目活动的员工－－－矩阵型组织总经理职能部门经理员工员工员工员工员工员工员工员工员工项目协调涂色框代表了参加项目活动的员工职能部门经理职能部门经理项目经理的经理项目经理项目经理项目经理何事（项目目标）如何（工作分解结构图）何人（人员使用计划）何时（进度表）多少（预算）会展项目计划要解决的问题：第三节会展项目计划会展项目总体方案项目工作计划项目人员组织计划项目进度计划项目资源计划会展项目计划的内容何事（项目目标）如何（工作分解结构图）何人（人员使用计划）何时（进度表）多少（预算）展览观众组织计划•会展项目目标：简单的说就是通过展会所要达到的期望结果。•请观看2010上海世博会宣传片，讨论世博会的办会目标是什么项目目标•建立维护展会形象•向市场推出新产品和服务•赢得媒体和大众关注•建立新的客户关系•销售和成交•增强口碑常见的展会目标如何进行工作分解项目人员组织计划时间管理的重要性•时间就是金钱•任何项目都有时间限制•时间进度是项目进行的重要保证第四节会展项目时间管理项目进度计划的编制•第一步：确定内容•第二步：任务分解•第三步：时间估计•第四步：安排进度•第五步：进度控制第一步：确定内容•内容：用表格的形式列出项目目标、项目的范围、项目如何执行，项目完成计划等。•目的：对项目的总体要求作一个概要性的说明。•用途：项目描述是制作项目计划和绘制工作分解结构图的依据。•依据：项目的立项规划书、已经通过的初步设计方案和批准后的可行性报告。•制作者：项目管理办公室或项目主管人员项目名称某国际会议展览中心场馆改装工程项目目标30天内完成场馆的改造与装修，总投资50万元装修一新的场馆交付物交付物完成准则水、电、墙面、地面、室内、室外装修的要求室内改装、地面处理、厕所改造、窗户改造工作描述工作规范依据国家建设装修规范人力、材料、设备的需求预计所需资源估计重大里程碑开工日期7月25日、室内装修完成日期8月10日、总体完工日期8月24日项目负责人审核意见签名：日期：第二步：任务分解目的：明确项目所包含的各项工作内容：项目分解就是先把复杂的项目逐步分解成一层一层的要素（工作），直到具体明确为止．责任分配表(▲负责〇审批●辅助△承包□通知)责任者WBS项目经理土建总工机电总工总会计师工管处财务处计划合同处机电设备合同处设计院咨询专家电力局水电部中技公司十四局大成设计●●●●▲●□〇□□□招标●●●●●●▲●〇□□□□施工准备▲●□□〇□□▲□采购〇□●□□●●▲□●●施工▲●□●●●●●●▲▲项目管理▲●●●●●●●●●□□活动排序•概念：任何工作的执行必须依赖于一定工作的完成，也就是说它的执行必须在某些工作完成之后才能执行，这就是工作的先后依赖关系。•分类：工作的先后依赖关系有两种：一种是工作之间本身存在的、无法改变的逻辑关系；另一种是人为组织确定的，两项工作可先可后的组织关系。•原则：逻辑关系组织关系设计生产生产A产品生产B产品确定活动顺序的方法•前驱图法•箭头图法前驱图法•这是一种使用节点表示工作、箭线表示工作关系的项目网络图。开始ABCDEF结束工作之间的先后关系类型•工作之间的关系分为四种类型：·结束到开始的关系：某活动必须结束，另一活动才能开始；·结束到结束的关系：某活动结束前，另一活动必须结束；·开始到开始的关系：某活动必须在另一活动开始前开始；·开始到结束的关系：某活动结束前另一活动必须开始。箭头图法这是一种用箭