财务软件应用―系统管理

财务软件应用—系统管理主讲：柏宏伟内容提纲一．概述1.综述2.应用角色3.术语说明4.基本流程二．账套管理1.建立账套2.修改账套3.引入输出账套内容提纲三．账套库管理1.建立及初始化账套库2.清空账套库数据3.引入输出账套库4.数据卸出5.平台数据处理规则四.权限管理1.角色管理2.用户管理3.功能权限内容提纲五．系统功能1.初始化数据库2.升级数据库3.备份计划4.安全策略5.数据清除与还原六.其他功能1.清除任务2.清退站点3.上机日志一、概述1.综述2.应用角色3.术语说明4.基本流程1.1综述用友ERP-U8软件产品是由多个产品组成，以便对企业的资金流、物流、信息流进行统一管理和实时反映。对于多个产品的操作，系统需要对账套的建立、修改、删除和备份，操作员的建立、角色的划分和权限的分配，任务的查看管理等功能，需要一个平台来进行集中管理，系统管理模块就是提供这样的一个操作平台。综述-功能概况系统：初始化数据库、升级、数据清除与还原、设置备份计划、安全策略账套：建立、修改、输出、引入账套库：建立、账套库初始化、清空、数据卸出、输出、引入、语言扩展权限：角色、用户、权限视图：清除单据锁定、清除任务、清退站点、上机日志1.2应用角色角色（或岗位）岗位职责一线实施顾问协助客户建立账套、启用产品、建立基础档案及期初、维护用户权限体系等客户公司IT管理人员对应admin，建立及维护账套、设置备份计划、维护用户权限体系等客户公司安全管理人员设置安全策略、清除/还原日志数据客户公司账套负责人对应账套主管，建立及维护账套库、建立基础档案及期初、解决日常使用问题等客户公司账套分管人员对应管理员类型的用户，协助IT管理人员设置账套库备份计划、维护用户权限体系等1.3术语说明术语定义账套公司账套（一个独立会计实体），一个账套可以包含多个账套库一个企业能够根据管理需要，开立多个账套进行业务管理。既可以分开应用不同的信息系统，也可以多个分厂、分部分别开账套应用信息系统账套库一个账套库包含多年度或单年度的数据。（一个账套库一个物理数据库），每次卸载都形成一个新的备份库交易库一个账套中最新的账套库视为当前操作库，即交易库历史库一个账套中除了交易库以外的所有账套库，存放的是以往数据，是历史库新建账套创建一个新的公司账套(账套号不同)新建账套库在同一个账套下，建立一个新的交易库(账套号相同)数据卸出卸载当前在用账套库内一年或者多年会计期间的数据。取消年结处理以前版本的U8每个年度一个数据库，要求每年进行年度结转，给用户带来不便，也使我们年末支持服务的压力很大10.0支持在一个数据库中存放处理多年数据，免去用户每年年结的麻烦。但由此可能因数据量过大而影响业务处理性能，系统提供2种方式截断数据减小数据量，从而提高当前库的运行性能，同时也支持更多应用场景：数据卸出新建及初始化账套库1.4基本流程系统管理企业门户系统管理企业门户二、账套管理1.建立账套新建空白账套参照建账2.修改账套3.引入输出账套2.1建立账套新建账套新建完全空白的新账套选择一个来源账套，新建完全空白的新账套之后，将来源账套的基础档案、基础设置，期初等信息导入空白账套2.1建立账套-新建空白账套2.1建立账套-参照建账参照建账：在业务发生重大变化，或者在多个业务公司需要进行多账套分离应用情况下，建账并进行账套基础数据复制及选择性结转期初，以支持复制应用、简化操作。2007200820092010NowUFDATA_001_20072.1建立账套-参照建账基本特性选择一个已有账套的某会计年，新建一个空白账套后，把来源账套库的基础数据和一些业务数据导入新建的账套（如现有账套有2007、2008、2009和2010四年的连续数据，可参照新建2008、2009、2010、2011年的账套库）可以选择结转来源年的12月期末作为新账套的期初。结转期初的必要条件：上年相关产品(结转产品及其依赖产品)必须全部12月份。两个账套库使用不同账套号，相互独立2.1建立账套-参照建账处理流程2.1建立账套-参照建账建账过程2.1建立账套-参照建账基本规则如果只结转档案，新账套的启用会计期可调整；如果需要结转期初，新账套的启用会计期为【来源账套所选会计年+1】年的一月，不可修改，相关产品的启用日期自动为第一个会计月的第一天；建库后基础数据自动一次性导入；结转期初时列出源账套已启用的、可以结转业务档案或期初的产品，在非年末执行，只能结转业务档案；在年末执行可以选择某些产品结转期初(但只能结一次，不支持分次选择或重复结转)；所选结转期初的产品要求所选年本产品及其依赖产品已12月月结；各产品结转条件、结转内容、能否重复结转等由各产品各自决定；2.1建立账套-参照建账结转的条件、结转的内容等规则：详见各个产品规则举例：网上报销结转规则一、结转条件：本年单据全部制单；下一年度的借款期初没有数据。二、结转数据基础数据：选项、业务类型、收支项目、报销标准、职员档案（账户信息、内部信用）、出差地区、凭证设置、信用设置业务数据：结转未结清的借款单，将未结清的尚欠余额作为新年度的期初借款。单据日期为新年度会计日历的第一天，并将借款单上预算项目字段清空。2.1建立账套-参照建账其他规则账套级互斥任务；系统管理员admin才可执行；建账参数可改控制：2.2修改账套在未使用相关信息的基础上，如果需要对某些信息进行调整、以便使信息更真实准确的反映企业的相关内容，可以对账套进行适当的调整只有账套主管才能修改账套可修改的内容：账套信息：账套名称单位信息：所有信息核算信息：企业类型允许将商业类型修改成医药流通类型，其他不允许修改基础设置信息：不允许修改。对于账套分类信息和数据精度信息：可以修改尚未使用的信息2.3引入输出账套将企业数据备份出来存储到不同的介质上，后续可以再还原如果企业由于不可预知的原因(如地震、火灾、计算机病毒、人为的误操作等等)，需要对数据进行恢复，此时还原备份数据就可以将企业的损失降到最小对于异地管理的公司，此种方法还可以解决审计和数据汇总的问题输出引入系统管理员admin才能引入输出账套三、账套库管理1.建立及初始化账套库2.清空账套库数据3.引入输出账套库4.数据卸出5.平台数据处理规则3.1建立及初始化账套库新建及初始化账套库：当公司发生部分变化、在一个库中无法调整，或者账套库过大影响效率时，支持新建账套库，并结转基础档案和产品期初。3.1建立及初始化账套库基本特性在一个账套中按年度新建一个账套库，作为将使用的交易库（如现有账套有2007、2008、2009和2010四年的连续数据，新建2011年的账套库）初始化(结转期初)的必要条件：上年相关产品(结转产品及其依赖产品)必须全部12月份、本年未月结。结转上年的12月期末数据作为当前交易库的期初数据。两个账套库使用同一账套号，根据登录时间自动判别历史库登录后给出标识（对历史库的操作不控制）2007200820092010NowUFDATA_001_20073.1建立及初始化账套库处理流程2007200820092010NowUFDATA_001_20073.1建立及初始化账套库新建账套库过程新建库的起始年度：有月结标志的产品中最大月结月所在年+13.1建立及初始化账套库账套库初始化过程3.1建立及初始化账套库基本规则大于本账套最新账套库中的最小年度的前提下，默认【最大月结月所在年+1】为新建帐套库的年份；建库后基础数据自动一次性导入；初始化账套库时列出已启用的可以结转业务档案或期初的产品，在非年末执行，只能结转业务档案；在年末执行可以分次选择某些产品结转期初；所选结转产品要求上年本产品及其依赖产品已12月月结；选中结转的模块在对应的新账套库中如果没有业务发生，可以重复导入，覆盖式的导入；选中结转的模块在对应的新账套库中如果有新业务发生，如果和期初有关，则不允许重复导入；如果和期初无关，可以重复导入，覆盖上次导入的期初，并能够保留新年度发生的新业务；各产品结转条件、结转内容、重复结转标准等由各产品各自决定；3.1建立及初始化账套库结转的条件、结转的内容等规则：详见各个产品规则举例：网上报销结转规则一、结转条件：本年单据全部制单且下一年度的借款期初没有数据。二、结转数据：基础数据：选项、业务类型、收支项目、报销标准、职员档案（账户信息、内部信用）、出差地区、凭证设置、信用设置业务数据：结转未结清的借款单，将未结清的尚欠余额作为新年度的期初借款。单据日期为新年度会计日历的第一天，并将借款单上预算项目字段清空。在本年库录入的下年单据，结转时不结转到下年库三、结转前下年度账可处理业务：新年度可处理所有网上报销业务，范围没有限制；四、结转时如何处理下年度账中的数据：有期初不可结转，有业务数据可结转。五、重复结转的规则：没有期初借款单时，重复结转时覆盖上次结转；有期初借款单时，清空账套库后可再次结转；六、数据核对对于结转的借款单期初余额，根据每一单据号，可与上年未完全核销的借款单进行一一对应。注意：由于结转的是差额。对应公式为：期初余额=借款单借款金额-借款单已核销金额3.1建立及初始化账套库其他规则账套库初始化为账套级互斥任务；新建及初始化账套库都只有账套主管才可执行；需要有效加密狗才能新建账套库；3.2清空账套库数据账套库中错误太多，或不希望将上年度的某些余额或其他信息转到下一年度，此时可清空账套库“清空”指清除业务数据，基础信息还要保留，清空的结果与“新建账套库”的状态相同注意：清空前请一定做好备份！！！3.3引入输出账套库作用与“引入输出账套”相同，只是处理对象为账套中的一个账套库好处：传输的数据量小，便于传输提高效率和降低费用适合：一个账套多个账套库的情况，比如分公司需要定期上传给总公司、用户账套数据传给用友总部等引入前需要先建立同账套号的账套，然后才能引入账套库；账套主管才能引入输出账套库；3.4数据卸出数据卸出一个账套库中包含过多年份数据体积过于庞大而影响业务处理性能时，可以通过数据卸出功能把一些历史年度的历史数据卸出，减小本账套库的体积，提高运行效率3.4数据卸出基本特性在一个账套库中支持从连续年度中按年截断（如现有账套有2007、2008、2009和2010四年的连续数据，卸载2007和2008的数据）必要条件：卸载截止年必须12月份已经全部月结、总账在下年已开账、出纳管理下年结转。卸载年度的未完业务数据继续留在当前交易库。两个账套库使用同一账套号，根据登录时间自动判别历史库登录后给出标识（对历史库的操作不控制）2007200820092010NowUFDATA_001_20072007200820092010UFDATA_001_2007Now20092010UFDATA_001_2009200820073.4数据卸出处理流程2007200820092010NowUFDATA_001_20072007200820092010UFDATA_001_2007Now2007200820092010Step1进行2007，2008年数据卸载，备份全部交易库Step2数据库更名2007200820092010UFDATA_001_2007Now2007200820092010UFDATA_001_2009Step3删除UFDATA_001_2009中2007和2008已完业务资料2007200820092010UFDATA_001_2007Now20092010UFDATA_001_2009200820073.4数据卸出卸出过程3.4数据卸出基本规则只能在本帐套的最新账套库中卸载某些年度的数据；卸载年度必须大于等于【本库最小年度】，且小于【本库最大年度】，即至少卸出1年、至少保留当前年度数据；卸载截止点对应的自然日期需要早于服务器当前系统日期；如果账套中存在有月结功能的产品，必须所有产品都已12月月结的年度才能卸载；如果账套中没有启用需月结的产品，不进行判断；必须同时卸载指定年度的所有产品数据数据卸载时列出已启用的所有产品，显示卸载进度，已卸载的模块不能重复卸载