商务电子邮件的规范使用

商务电子邮件的规范使用目录需要发送电子邮件的情况电子邮件的格式电子邮件的发送电子邮件基本礼仪需要发送电子邮件的情况正式工作报告/汇报/申请/请示及上级批复/指示/安排部门之间事务往来通知、通告、通报、公告、周知事项、建议性意见、文件发布知识推荐和信息传递没有见面交流条件的其他交流内容难以简单用口头表达说明清楚的事项电子邮件的格式一、注明邮件主题○主题是接收者了解邮件的第一信息，通常人们会根据主题判断邮件的重要性。○主题应尽量简明、扼要，能反映文章的内容和重要性。○一封邮件尽可能只针对一个主题。○可适当使用大写字母或特殊字符来突出主题，引起收件人注意，但不要随便使用“紧急”之类的字眼。○回复对方邮件时，应当根据回复内容需要更改主题。○主题千万不要出现错别字。？这些主题恰当吗1、无主题2、**关于您*年*月*日提出的**问题的回复3、王先生收4、答复：关于**和**等相关问题的回复5、RE：RE：RE：……二、邮件开头应写上称呼、开头结尾最好要有问候语三、正文内容四、附件五、结尾签名○对方可以清楚的知道发件人的信息○签名信息不宜行数过多，可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息XX广西三原高新科技有限公司(www.sysokean.com）总工程师办公室地址：广西南宁高新技术产业开发区科园东十三路6号电话号码：[phone]邮件地址：[e-mail]○对内、对私、对熟悉的客户等群体，签名档应简化；对外、对公、对不熟悉的客户群体，签名档则应详细些。○签名档文字字体应与正文文字字体匹配，字号一般应选择比正文的小一些。为免出现乱码，字体要匹配，统一选用：简体、繁体或英文可在邮箱中设置多个签名档，灵活调用。？这样的邮件恰当吗1、直呼收信人全名2、“前一封邮件有遗漏，请以此次发送邮件为准”3、邮件中文字拼写错误电子邮件的发送一、区分收件人（TO）和抄送人（CC）还有密送人（BCC）二、如何确定主送人和抄送人寻求跨部门支持的邮件一般主送给寻求支持的人，抄送给本部门的主管和对方部门的主管。（如有必要应该抄送给主管的主管，一般情况下，不要抄送给主管的主管，可以由主管判断是否需要上报。如果不清楚是否要抄送给某一个相关者，应该向主管咨询。）项目通报类的邮件主送：项目小组成员抄送：项目小组成员的直接上级、项目主要领导工作计划类的邮件主送：工作计划下达对象抄送：直接上级、间接上级、部门内部相关经理人三、邮件发送的时候应避免以下现象非重要的一般性的沟通，避免为了知会的需要将邮件抄送给包括直接和间接经理避免将细节性的讨论意见发送给公司高级管理人员，特别是可以判断高级管理人员不能深入了解的业务细节避免将同一个主题的讨论内容多次反复发给全部收件人、抄送人，用见面直接交流代替对发件人的提出的问题不清楚、或有不同意见，应该与发件人单独沟通，不要当着所有人的面，不停交互邮件与发件人讨论不能随便向群体邮箱发送不必要消息四、邮件的回复五、邮件发送的总体原则慎选“群发”慎选“抄送人”慎选“全部答复”请为对方节省时间不要在邮件里讨论问题把邮件信息发给最需要它的人有条件的话，抛开邮件，强调“面谈”六、发送邮件之前要依次确认主题已添加收件人、抄送人无误附件已添加邮件内容无误个人签名档无误电子邮件的基本礼仪？电子邮件的基本礼仪大家都懂1、一定不要空白标题，这是最失礼的。2、必须要有称谓，称谓要得当。3、正文内容要措辞得当，多用敬语——您好！谢谢！请！…4、开头结尾都要有问候语5、行文通畅，不要出现错别字。6、邮件有附件的要注意礼貌提示。7、收到邮件应尽快回复，一般不超过24小时，特别是紧急邮件需2小时内回复，暂时无法确切回复的可先确认一下收到。8、若无必要，轻易不要向他人乱发电子邮件。9、电子邮件不要过于花哨。10、结尾最好有问候语。•邮件是解决问题，处理事情的工具•精心构思、认真撰写•不要带着脾气发邮件态度友好•文明礼貌，多用敬语•语言流畅、内容简洁•减少使用感叹号“！”措辞得当•主题明确•描述清晰有条理•基本要素要完整信息齐全你写信时愤怒么？请先存为草稿，一小时后重新打开再决定是否发出~？这些电子邮件正确吗例一：例二：例三：例四：？您在使用电子邮件时做到了吗经过这一系列的交流，大家对商务电子邮件的规范使用应该有初步的认识了。归结到底，两句话：○只发有必要的邮件!○让邮件为你的工作带来价值!谢谢！