如何建立规范的营销会报管理系统(营业部)

营业部会报系统太原分公司：陈国正课程内容•会报管理的意义•营业部会议系统介绍1、营业部月KPI检讨会2、营业组周例会3、二次早会•如何召开成功的会议？•主管主持会议十精要•营业部报表管理•会报管理是营销的基础管理•会议是营销管理中控制的主要手段•营销专业化运作依赖于会报系统的制式化和规范化•营销管理就是会报管理•报表是营销专业化运作的前提和依据•报表是预警的窗口会报管理的意义课程内容•会报管理的意义•营业部会议系统介绍1、营业部月KPI检讨会2、营业组周例会3、二次早会•如何召开成功的会议？•主管主持会议十精要•营业部报表管理营业部会报系统项目•主管早会（7：30-7：55）•营业部晨会（8：00-8：40）•营业组二次早会（8：40-9：10）•每日电话夕会•每周主任例会•每周全体人员夕会•每周小组例会•每月营业部KPI经营研讨会部经理部全体主任推广人员参加人员部经理通报本区经营状况•营业部所属业务主任汇报重要问题探讨部经理总结主要议程主要内容本部上月KPI总体经营状况其他部上月经营状况上月关键业绩指标上月问题差距分析下月目标设定下月具体措施•确立重要议题讨论并明确责任人、时间、成果要求部经理讲评-讲评各组会议准备情况-评价各组上月业绩-公布上月措施追踪结果-评价本月计划、措施通报本月工作目标、工作重点发言人投影机白板白板笔KPI排名表资源需求部经理•主任•与会者部经理KPI月汇报会的召开（续）---营业部KPI月汇报会业务主任就活动率、有效人均件数、件均保费、业务员有效增员率、脱落率向营业部经理汇报横线部分为会议中的重点环节，要做好追踪。营业部月度KPI检讨会要点¶各级主管在进行KPI指标分析时，要能够看出数字背后的问题和引申的问题¶充分发挥主任的作用，调动他们参与营业部经营的积极性，重大问题每人发言（方式可采用头脑风暴会、曼佗罗表分析等）¶会议召开前要充分准备，让主任感到会议的重要性。重要议题要提前通知各级主任提前做好准备。¶在固定时间召开，并形成习惯。¶有会议记录，以备后查。¶严格按照会议程序进行，不要省略。全组业务员参加人员主要议程主要内容发言人资源需求•业务员主任营业组周检讨会的召开投影机白板白板笔工作汇报会议总结检讨上期计划的达成-上周会议设定指标的达成情况-目标达成与否的原因分析-重点措施完成情况及效果评估计划下期活动-设定下期指标-制定的实施及效果评估-管理工具使用情况汇报检查工作重点是否明确，并检讨效果业务主任布置本周重点工作确定本周辅导对象及内容确定本组工作重点措施的落实及时间业务员就周保费收入、保单件数、活动量等指标进行检讨与目标设定横线部分为会议中的重点环节，要做好追踪。营业组周检讨会要点：¶周检讨会不能流于形式，会议程序必须到位¶每周必须固定时间召开（星期五下午），使队员养成习惯¶会议要能够找出问题，分析原因，拟订对策¶不要开成批评会，要能够帮助队员解决问题二次早会的理由团体的管理与建设锻炼及辅导组员二次早会的主要问题主管对基本流程不熟悉事前缺乏规划，事后缺乏回馈、评估和整理形式单调，内容乏味缺乏对二次早会的目标管理和控制谁来主持二次早会要根据早会内容来确定要根据组员的成熟度来确定要根据营业组内部的角色、功能划分来确定二次早会的内容小组业绩报告及计划宣导经验分享与交流问题及个案研讨学习心得报告角色扮演话术演练检查工作日志辅导激励二次早会的形式及创新小组研讨式个人心得经验分享式讲授培训早餐早茶式申请支援客串式抽奖娱乐式生活常识及艺术讲座式二次早会的一般流程内容安排时间安排职场安排人员角色分工程序设计一.事前业绩讲评心得分享训练研讨辅导追踪总结前期业绩状况表扬出单人员鞭策倒数人员以团队为荣统计当日工作状况业绩拜访量出勤保险理念分享积极心态自信心、毅力爱心、事业双赢策略统计业务员经验谈成功经验失败原因技能传授保险市场需求分析个案研讨商品组合训练话术演练昨日拜访状况的诊断与辅导活动管理工具的检查个案研讨主要内容会议时间：30分钟主持：主任、组员与会人员：小组成员会议频度：每天二次早会的一般流程时间比重15%35%50%二、事中三.事后二次早会的一般流程经常请学员作回馈每月月底做下个月二次早会计划前与营业组骨干一起作全面检讨并提出具体改善措施•不要开成批评会•每个人都参与•善于寻找激励点、经常赞美•多一些掌声•善于抓住问题的结症•控制负面情绪•避免争论•个别队员留下进行重点辅导二次早会召开要点案例分析：王小明是你直辖小组的一名队员，入司时间已经3个月了。昨天你在与他的电话沟通中，了解到这样一个情况：王小明接触了一个客户，已经接触了3次，客户已有投保意向，昨天王小明再次去拜访这位客户并准备签单，客户突然对王小明说“再考虑考虑”，对王小明打击挺大。试问做为主管的你准备怎样在二次早会中来帮王小明来解决这个问题？主要内容•会报系统的意义•营业部会报系统介绍1、营业部月KPI检讨会2、营业组周例会3、二次早会•如何召开成功的会议？•主管主持会议十要•营业部报表管理如何有效地组织会议•会议开始时简要地说明问题所在，然后询问大家对问题是否已了解了？•询问造成问题的原因有哪些？•时常作结论。•征询解决办法，以及解决办法的依据。•当解决办法已足够多时，作一个结论，然后进行表决。•指定一个人或一个委员会来监督实施。•等大家先表达完意见后，你才表达你个人的意见（你的主要工作是指导与主持，而非热烈地参与讨论）•持续的推动议程，不偏离主题，会议进行的速度和发言的重点要控制好。发言次数过多或过长的人要制止他，说到题外话的人也发要制止。•设法让每个人都参与，但绝对不要顺着会议桌要每个人发表意见。•按照预计的时间控制进度，不要超时。如何参与会议•不要起立发言，一般坐着发言就行了；•发言要有重点，要谈题内的话；•注意你的讲话的声调的语气，用轻松的谈话语气；•每次针对该问题只提一个解决办法；•用证据来支持你所提的每一个解决办法，这样才能得到共鸣。如：事件、统计数字、专家的证词、示范、展示、类比等。会议要避免的言辞：•当然行的通；•我说行不通就行不通；•你的想法不对；•没有什么不对的；•别人用起来都很好；•也许吧，但我从来没有听说过；•怎么可能，到处都是；•你恐怕神智不清；•我不记得是谁了；但我知道他用这个方法做的很好。主持人要注意：•聆听所有人的发言；•不可打断别人发言；•不要做直接的断言，应该用发问的方式；•鼓励所有人的发表自己的意见；•提前和重点人物就会议的主要议题进行沟通并征询他们的意见，赢得支持和赞同；•要擅于控制会场的气氛，调动大家发言的积极性，不要让会议冷场；•要避免在会场中发生争论；会议中有效解决问题的“问题”：1、问题是什么？发生了什么事？具体把问题写下来2、找出原因？造成这种状况的原因有哪些？3、解决办法？全部写出来。4、选择解决办法，选择最好的。5、写出行动纲领和方案。事：要怎么做谁：什么人负责时：完成事件主要内容•会报系统的意义•营业部会报系统介绍1、营业部月KPI检讨会2、营业组周例会3、二次早会•如何召开成功的会议？•主管主持会议十要•营业部报表管理精要一：声音要洪亮，带动士气声音洪亮，中气十足，这代表一种朝气，可以影响到业务人员，使他们也感染到一种蓬勃的气息。绝对不可因暂时的业绩低迷或其它原因影响你的语气，如同千百次上演的哈姆莱特永远锐气不减。此外讲话的时候，避免咬着香烟，手不要托着腮帮子，无论在多小范围的会议上，这些小节都会影响你的“领军”形象。主管主持会议十精要精要二：不要夸耀自己的业绩业务人员早已知道主管一定比他们能干，过去一定有相当辉煌的业绩，才会有今天的地位，因此大可不必在会议上大肆吹嘘自己的当年勇；他们想知道的只是主管为什么能创下这种业绩，用什么方法,有什么特殊的路径或推销技巧他们要怎么做才能跟你做的一样好甚至做得更好总而言之，他们要听的是如何才能做好，而不是听吹嘘做得多好。主管主持会议十精要精要三：发挥属员个性一般主管所常犯的大毛病之一，就是强求别人也跟自己一样，他们总是希望自己的部属跟自己有相同的个性、看法和思想。事实上这是不可能的，每一个人都有自己独特的个性，例如说主管不可因为自己是个长于滔滔雄辩的人，就要求部属也变成好辩之士，也不可以因为自己个性稳重就要求部属也跟自己一样不苟言笑。每一个人有他自己的个性，让他们发挥自己的个性，并使其个性上的特质有助于工作。主管主持会议十精要精要四：批评要有建设性批评别人一定要有技巧，其基本原则是：先夸奖他，使他成为你的朋友，然后他才能听得进忠言。此外，批评一定要有建设性，让被批评的人了解不是在“刮他的胡子”，而是在帮助他把事情做得更好。主管主持会议十精要精要五：正确引导，不要误伤属员士气在群体讨论时，总难免产生一些小冲突。身为主管要引导与会者就事论事，如必须拿某一位业务人员的错误来讨论，最好不要使大家都知道当事人是谁，以免伤及自尊。主管主持会议十精要精要六：温习基本推销技巧不要以为业务人员都是经验丰富的老手，根本不需要再讲授推销技巧一类的东西。事实上刚好相反，越是经验丰富的业务人员，越可能忽略基本推销法则。换句话说，他们干了一段时间之后，难免会“老油条”，想走捷径，于是乎就养成许多不良习惯，例如忽略小节、不重视推销前准备、对客户没有耐心等等，这些都是推销工作上的致命伤。但是当事人本身却不会注意到自己已经养成这么多坏习惯。要避免使他们造成这种坏习惯，或是要矫正他们这些坏习惯，惟有时常在会议上耳提面命，把一些基本的推销技巧拿出来演习，以帮助他们重新认识自己，重新教育自己。让资深的部属学会虚心是你帮助团队克服业绩瓶颈的要义之一。主管主持会议十精要精要七：利用专业器械，不要敷衍自己主管作为会议的主持者，千万不能投机取巧，每次开会总是草草应付一番了事，这种会议不但不能达成会议的目的，还会使部属感到太厌烦，影响业务人员的士气，你的丝毫松懈都别想瞒过你的属员。如果必须宣读通告时，应该摘要宣布，其余详细内容以书面方式发给业务人员自行阅读。非要演讲不可时，也应该尽量用视听设备或其他辅助教具来辅佐，使演讲生动。当然，这种会议必须花很多时间来准备，而要求主管也要有相当的技巧。主管主持会议十精要精要八：举止态度要适当不适当的说话态度会分散别人对说话内容的注意力。因此，在主持会议当中切勿有太多夸张的动作。主管主持会议十精要精要九：预留会议时间在会议结束后，要留些时间让某些业务人员有单独交谈的机会。因为有些业务人员可能有些问题不宜在会中提出，想私下讨论；也可能有些话不宜当众说明，想私下表白。“会后时间”可以让这些人有机会跟主管做最好的沟通，从属员的立场把问题想细。主管主持会议十精要精要十：点滴细节要周到在举行以会代训的时候，会议场地要有足够的空间，但也不要空荡荡，灯光要适度，视听设备事先检查，图表上的字体必须大得让坐在最后一排的人也能看清楚。如果会议时间较长，每一小时至少应有10分钟休息。会议经营、点点滴滴，专业就是“学了并做，绝不敷衍自己”。主管主持会议十精要也许未来展示板上飚升的业绩正是你会议专业经营创出的奇迹主要内容•会报系统的意义•营业部会报系统介绍1、营业部月KPI检讨会2、营业组周例会3、二次早会•如何召开成功的会议？•主管主持会议十要•营业部报表管理建立营业部报表体系的意义•通过计划报表分解目标，落实责任。•通过追踪每日、每周的进度，及时找出经营中的不足。•为早会、夕会、周例会等会报管理提供数据资料。•为建立激励系统提供资料。•通过对月度各项主要业绩和人力指标的分析，分析当月经营中的薄弱环节，发现潜在的问题，为制定下一阶段经营目标，确定工作措施，调整经营策略提供科学翔实的数据。•是营业部各类系统运作的基础。•使营业部的经营和管理步入科学、规范、理性的轨道。业务报表体系竞赛追踪报表绩优人员追踪每日业绩速报考核预警报表周追踪报表月度报表KPI报告营销业务追踪报表体系的内容及报表格式月份：单位第一周（25%）第二周（3