第二章 公文文体的写作(一)

第二章公文文体的写作（一）2020/1/19《应用写作》第二章行政公文2第一节公文的概念和作用一、公文的概念行政机关的公文，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。（引自《国家行政机关公文处理办法》）2020/1/19《应用写作》第二章行政公文3二、公文的作用（一）领导与指导作用（二）传达与教育作用（三）桥梁与纽带作用（四）凭证与依据作用（教材第14-15页）2020/1/19《应用写作》第二章行政公文4第二节公文的分类和格式一、公文的分类（一）按适用范围分（党政不同，有交叉）行政机关：按《国家行政机关公文处理办法》规定，共计13种：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函和会议纪要。党委系统：无上述的红色字体的种类，有“决议”、“指示”、“公报”、“条例”、“规定”2020/1/19《应用写作》第二章行政公文5公文的分类（2）（二）按行文方向分——上行、下行、平行（公文的运行方向、发文机关与收文机关的关系）上行——请示、报告下行——命令（令）、决定、通知、通报、批复平行——函、议案（个别的通知、通报、纪要）2020/1/19《应用写作》第二章行政公文6公文的分类（3）（三）按保密级别分分为秘密公文和非秘密公文•没有密级的公文可在报刊上公布以实现宣传教育等功用；•秘密公文的等级又分为三级：绝密、机密、秘密；•不同的密级，传达范围、保密期限不同；•绝密、机密级公文，须在版头标注密级与份数序号。（秘密可不注明份数序号）2020/1/19《应用写作》第二章行政公文7公文的分类（4）（四）根据使用范围分通用公文和专用公文：“通用”——各行业系统均可使用，如通知、报告等；“专用”——各行业内部常用，如，司法、金融、军事等（五）按缓急程度分（补充教材）特急（办理时限：1日内）、急（办理时限：3日内）、一般；2020/1/19《应用写作》第二章行政公文8公文的分类（5）•这里的分类只是按不同的标准进行的，而任何一份公文都是兼类的！•例如：《国务院关于授予巴金“人民作家”荣誉称号的决定》•按行文关系（公文运行方向），这是下行文；按使用范围，这是通用公文；按适用范围，这是行政公文而非党委公文┄┄这就兼有三类性质。2020/1/19《应用写作》第二章行政公文9补充：行政公文的特点（一）法定作者（依法成立、依法行使权利和承担责任、义务的机关、组织）（二）制发的程序性（制作、发出都有规定的程序）（三）公文的法定效力（权威性、约束性）（四）公文的规范体式（1.现代汉语语体；2.文件的格式。）（教材无）2020/1/19《应用写作》第二章行政公文10二、公文的格式行政公文的格式体现了国家机关行政公文的权威性。拟制和发布公文必须遵守格式规定。公文的书面格式是指公文的数据项目在公文文面上所处的位置和书写的形式。（各部分的字号、字体使用规定）组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。眉首又称文头、版头；版记又称文尾。2020/1/19《应用写作》第二章行政公文11(一)眉首部分包括公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识（zhì）（又称公文名称）、发文字号、签发人等项。注意：各部分有自己的具备条件；各部分有自己的位置和要素。要求掌握，能根据行文要求来拟制。（图见下页）2020/1/19《应用写作》第二章行政公文12眉首（文头）部份图示：No.001机密★××年急件××市人民政府文件×政发〔××××〕××号————————★—————————2020/1/19《应用写作》第二章行政公文131.公文份数序号（1）作用：便于清退、查找公文，对公文进行统计和管理。（2）使用规则：主要用于机密、绝密级公文。（3）标注位置：版心（版头）左上角第1行。（4）标注方法：顶格直接写；用英文№带上份数序码。（注意与“发文字号”的区别）2020/1/19《应用写作》第二章行政公文142.秘密等级和保密期限（1）秘密等级：绝密、机密、秘密三级（2）标注位置与方式：版心右上角（最后一字对齐右边沿）；两字之间空一字距；与保密期限之间用“★”隔开；3号黑体字。（保密期限为：标期限和不标明期限；不标明的则执行*）2020/1/19《应用写作》第二章行政公文153.紧急程度（1）紧急程度分级：公文类：特急、急（标注时“急”标为“急件”）电报类：特提、特急、加急、平急（2）标注位置与方式：版心右上角（最后一字对齐边沿，两字之间空一字距；如已标注秘密等级，标在秘密等级的下一行。）3号黑体字。2020/1/19《应用写作》第二章行政公文164.发文机关标识（1）（1）组成内容和标注方式：大版头：发文机关全称╫文件发文机关的规范简称╫文件中版头：发文机关全称（文种）发文机关的规范简称（文种）小版头：发文机关全称发文机关的规范简称2020/1/19《应用写作》第二章行政公文174.发文机关标识（2）（2）作用：文件归属；显示权威性和庄重性；表明公文性质和行文方向。（3）联合行文的标注方式*主办机关的名字在第一排；*党政联合行文，党委机关的名字在前；*只用一个“文件”字样，放在上下排列的机关名称右侧；*保证首页显示正文！4.发文机关标识（1）2020/1/19《应用写作》第二章行政公文18联合行文的眉首标示图：四川大学西南财经大学文件西南交通大学川大〔2005〕╳号——————————————————关于┄┅┄┅的┄┅2020/1/19《应用写作》第二章行政公文195.发文字号（1）组成要素：三要素（除命令外，缺一不可）——机关代字、年份、序号（2）位置：发文机关标志下空两行，一般居中，如有签发人一项，则靠左。（3）作用：为检索和引用公文提供专指性代号，便于统计和管理。（4）联合行文：只标注主办机关的发文字号。2020/1/19《应用写作》第二章行政公文206.签发人（1）标注的条件：上行公文（2）标注的位置：发文字号的右侧（3）联合行文的签发人标注法：发文字号的右侧；多个签发人上下行排列，主办单位签发人排在第一排；（4）标注签发人的作用：担负责任；易于联系。2020/1/19《应用写作》第二章行政公文21（二）主体部分包括公文标题、主送机关、公文正文、附件、成文时间、印章、附注等项。注意：各项目的组成要素、书写位置（图见下页）2020/1/19《应用写作》第二章行政公文22主体部分的图示（1）：××市人民政府关于×××××的通知各区、县人民政府、市政府各委、办、各市属机构：×××××××××××××××××××××××××××××××××。附件：1.×××××××××2.×××××××2020/1/19《应用写作》第二章行政公文23主体部分的图示（2）：（说明：特殊情况下，如果正文结束后该页的空白不够盖章和署成文时间，要通过调整行距来保证印章与正文结尾文字在同一页，不得标注“此页无正文”）××市人民政府（印）二〇〇四年十月二十日（此件可登报）2020/1/19《应用写作》第二章行政公文241.公文标题（1）组成要素：*三要素式标题：发文机关、（关于）事由、文种*两要素式标题：（关于）事由、文种（2）标点符号问题公文标题中提到一部法规规章文书的标题时，法规规章文书的标题加书名号!一般情况下不使用标点符号！2020/1/19《应用写作》第二章行政公文25公文标题中的书名号问题：•教材例文：•第42页：中共中央关于印发《中国共产党纪律处分条例》的通知•（此例为党委系统文件！“条例”既是法规类文书，也是党委系统的公文。易混淆！）•第43页：国务院批转环保总局关于三峡库区水面漂浮物清理方案的通知•（方案是计划类事务文书！）2020/1/19《应用写作》第二章行政公文26公文标题的书写问题：•同一般文章的标题要求，如：居中；回行（一行排不下需排两到三行时）注意词义完整，排列对称，间距适当。•使用2号小标仿宋体字。2020/1/19《应用写作》第二章行政公文27公文标题书写示例（见教材相应处）：•教材第42-43页的公文均采用上下两行，上长下短或者上短下长，居中匀称；•教材第42页的公文标题采用二行标题，上大下小，呈倒金字塔形；•教材第43页的两份公文标题采用上下两行，上小下大，上面一行居于下面一行的中间位置；2020/1/19《应用写作》第二章行政公文282.主送机关（1）公文的受理机关（2）书写位置及要求：标题下空一行；顶格书写，回行仍顶格（如果一行排不下）；3号仿宋体字；最后一个字后加冒号。2020/1/19《应用写作》第二章行政公文293.公文正文（1）书写位置：主送机关下面一行，空两字距开始正文写作；（2）书写要求：每一自然段左空两字距，回行顶格；数字、年份不回行。（3）作用：公文的核心，写作意图的载体。2020/1/19《应用写作》第二章行政公文304.附件说明（1）什么是公文的附件关于附件的认识，有两种：一种认为，被发布被批转的文件是附件；一种认识为被发布被批转的文件不是附件，而是与发布批转的文件一起是正件；附件只能是对正件起补充作用的。2020/1/19《应用写作》第二章行政公文31（2）如何标注附件说明*位置：正文下一行，左空两字距，*书写要求：3号仿宋字，直接写：附件：************附件如有多份，列出序号*附件名称（附件的标题）后不加标点符号*附件首页左上角注明“附件”*附件与正件装订在一起。2020/1/19《应用写作》第二章行政公文325.印章（1）作用：公文生效的标志，除会议纪要和电报形式的公文外，都应加盖公章。（2）要求：两个以下的印章，骑年盖月，成文时间拉开；不要盖住正文（距正文2—4cm）。三个以上的印章，盖在正文之下，成文时间之上；署名问题：单一机关发文，标题中已有发文机关，可只在成文时间上加盖公章；两个以上机关行文应一一排列署名；章与章不交切。2020/1/19《应用写作》第二章行政公文336.成文时间（1）标注时间的依据：负责人签发的时间；联合行文以最后签发机关的签发人签字的时间为准；电报以发出日期为准。（2）成文时间的写作要求：行政公文用汉字序码；年月日要写全；“零”写作“〇”；距右边边缘4字距。2020/1/19《应用写作》第二章行政公文347.附注（1）附注的内容：正文需要说明的地方，对文件的说明，如，请示这一文种，需要注明联系人姓名、电话等，再如，说明文件的发送范围、方式等：此件可登报、此件发至县团级。（2）书写位置及要求：成文时间下一行，左侧空两字距，加圆括号，3号仿宋字体。2020/1/19《应用写作》第二章行政公文35（三）版记包括主题词、抄送单位、印发机关和印发时间等项。注意：各项目书写位置和要素要求。2020/1/19《应用写作》第二章行政公文36版记（文尾）部分的图示：主题词：××××××通知————————————————————抄送：××××××，×××××。————————————————————××市人民政府办公厅2007年9月28日印发————————————————————共印××份2020/1/19《应用写作》第二章行政公文371.主题词（1）主题词表上行文依照各类主题词表来标注（2）主题词的写作要求*数量：2---5个*性质：词、词组*写法：左顶格3号小标宋体字写“主题词：”，后面的词（词组）与词（词组）之间空一字距。2020/1/19《应用写作》第二章行政公文382.抄送机关（抄送栏）（1）抄送机关哪些机关需要设置成抄送机关（2）书写要求：左空一字距直接书写—抄送：后面写上需要抄送的机关的全称或规范简称。如需回行，与冒号后的抄送机关名称对齐。在最后一个抄送机关后加句号。2020/1/19《应用写作》第二章行政公文393.印发机关和印发时间（印发说明栏）（1）位置：主题词下，或抄送栏下一行，占一行。（2）写法：*印发机关：公文的印制机关，一般文发文机关的办公厅（室），左空一字距，3号仿宋体；*印发时间：公文的实际付印时间，用阿拉伯数字标注，写全年月日。右空一字距。（印发说明栏下可用圆括号注明：“共印**份”