第四章会展项目管理分析

第四章会展项目管理第一节概述一、项目和项目管理的含义1、项目项目是一项为了创造某种唯一性的产品或服务的时限性工作。2、项目管理在特定的组织环境中，为有效实现项目的特定目标而制定的一整套原则、方法、辅助手段和技巧。启动计划执行控制收尾二、项目管理的要素1、范围2、时间3、成本4、质量三、会展项目管理会展项目管理者根据项目运营客观规律要求，运用系统观点、理论和方法，对项目各阶段工作进行计划、组织、控制、沟通和激励，以实现目标的各项活动总称。（1）、顾客导向性（2）、项目连带性（3）、客户广泛性（4）、效益整合性第二节会展项目的特征与类型一、会展项目的特征1、目标性2、独特性3、约束性4、对象性5、风险性二、会展项目的类型及其特点1、按性质分类贸易类会展项目和消费类会展项目2、按内容分类综合类会展项目和专业类会展项目会议洽谈型会展项目（国际会议及大型论坛）第三节会展项目管理的过程一、会展项目的启动1、会展项目调研阶段2、会展项目构思阶段3、会展项目立项阶段二、会展项目规划阶段1、制定会展项目计划（1）明确会展项目目标（2）确定会展项目范围（3）估算会展项目时间（4）编制会展项目预算2、进行会展项目分解计划（1）招展会展项目设计（2）观展鲜项目设计（3）服务会展项目设计三、会展项目执行阶段1、会展项目控制（1）会展项目任务监控（2）会展项目成本控制2、会展项目调整（1）会展项目人员的调整（2）会展项目预算的调整四、会展项目结束阶段1、会展结束总结2、会展效益评估3、会展信息反馈第四节会议项目管理会前管理会中管理会后管理一、会前管理1、会议策划将成功会议的所有要素组合在一起的过程。（1）策划委员会一个对会议负有某些责任的团队，通常由组办组织内部成员构成。制定目标确定人选运作程序（2）会议市场调查市场环境分析：宏观（经济、技术、政治法律、社会文化）和微观（机构内部、目标客户、服务商、社会公众）目标市场需求分析公司与协会会议的差异公司会议协会会议时间周期按需求，无固定时间固定时间准备时间短，3－6月年会1－4年，大型会议3－5月地理位置适合公司业务和需要有独特之处，吸引人饭店类型市区、度假、郊区饭店取决于规模、性质和期限出席情况必须自愿会议期限1－2天3－5天其他会议厅要求、设备、展览价格（3）策划方案会议主题：宁简勿繁，可加副标题会议规模：以参会总人数为主要依据会议时间和议程会议地点需注意问题会议时间包括召开时间、时间长短召开时间要避开关键日期、节假日、重要运动会及特殊活动、季节性因素议程：一次会议所要讨论的问题及进展程序日期时间内容主题发言人主持人Χ年Χ月Χ日8:30~9:30开幕式领导致辞ΧΧΧΧ9:30~10:45学术交流ΧΧ论文ΧΧΧΧ10:45~11:00茶歇11:00~12:00学术交流ΧΧ论文ΧΧΧΧ12:00~13:30午餐13:30~15:15学术交流ΧΧ论文ΧΧΧΧ15:15~15:30茶歇15:30~17:30学术交流ΧΧ论文ΧΧΧΧ17:30~18:30晚餐ΧΧ会议举办城市：距离和交通情况、举办会议历史、食宿及配套设施、费用、安全、景点等会议场所：会议目标、形态、需求、与会者的期望、会议地点的设施与环境饭店、会议中心、大学、轮船、疗养地、主题公园、公共建筑、公司内部会议地点等会议地点选择好关键讲演者计划好会议活动类型提供相关城市观光或商业参观合理安排时间需注意的问题2、会议预算（1）预算步骤确认是盈利还是保证收支平衡理清费用：固定、变动费用编制预算（2）预算内容交通费：往返交通、会中交通费会议室/厅费用：会议场地租金、设施租赁、布置等杂费视听设备住宿费餐饮费餐费早餐：自助餐中餐及晚餐：正餐，按人数，自助餐酒水及服务费：会场茶歇：按人数，分西式、中式联谊酒会/舞会：演员及节目：上海国际会议中心会议08年包价1、全天会议室租金：免费提供会议布置及会议用品（矿泉水、纸、笔、糖果、签到台、讲台及免费鲜花布置）2、上、下午各一次茶歇：（咖啡、红茶、2种糕点、水果）3、中西自助午餐或盒式套餐（含软饮一杯，可乐、雪碧或果汁）4、基本会议及视听设备（多媒体投影仪及屏幕、话筒（有线、无线各2支）、白板、挂纸板、笔、激光笔）5、提供免费停车位（2~10个，根据会议人数而定）6、专业服务人员随时提供服务上述包价最低保证人数20人起；会议包价上海厅、国际厅、华夏厅不适用；长江、世纪、浦江、黄河厅会议包价120人起；明珠厅150人起。价格有效期:2008年3月4日-2008年12月31日备注：有10间客房以上需求的会议可享受此特别优惠价；若无客房需求，会议包价价格则为每位人民币460+15%服务费；此外，另加人民币100元+15%/位，可同时享受具有老上海风情的color1930总会自助晚餐及爵士表演。3、会议营销（1）营销对象营销对象营销目的主要营销内容营销重点与会者吸引参会举办地、会议地点的设施和服务、会议主题和议程安排、演讲、人际关系网络、会后旅游学习和体验赞助商获得赞助形象效应和新闻效应回报方案政府、协会及公众求得支持和赞助会议对举办地的经济、社会效应等效应媒体扩大影响会议对举办地的效应、媒体的价值新闻价值演讲人嘉宾吸引参会举办地、会议地点的服务、会议主题、人际关系网络、会后旅游服务、安全和报酬会议产品的吸引力要素（2）宣传资料的设计与制作会议基本情况：主题、时间、地点、议程等会议带给与会者的利益会议创新配套服务项目注册信息：优惠措施、联系方式等（3）销售渠道直接销售会议业和所涉及的行业协会目的地营销组织通过代理和中介机构其他：咨询机构等（4）促销手段广告宣传：刊物、电视、户外广告等直接邮寄网络促销：电子邮件、会展网站电话营销：会前两月左右，注重技巧公共关系4、会场布置（1）会议室上下相对式：主席台和代表席上下面对全围式：不设专门主席台半围式：主席台正面和两侧安排代表席分散式：若干个会议桌组成并列式：纵向或横向并列常见座椅安排U字形课堂型剧院型（礼堂型）会议型（2）主席台和讲台讲台位于主席台的中心或右边（3）会场装饰会标、标语和国旗花卉或绿色植物（4）设施音响：麦克风、音箱等放映设备：投影和屏幕灯光：录像：同声翻译系统其他设备：挂图、黑板等二、会中管理1、接站2、报到：发放资料、礼品、分配房间等3、入场：4、现场接待：会议记录、拍照、录音等5、特殊事件处理：记者会、紧急医疗、卫生问题、火灾、盗窃等6、送站三、会后总结与评估1、会议总结从筹备到开会中的各项工作总结效益分析和成本核算本项目市场调查2、会议评估（1）内容主办者和承办者、会议主题相关性、目标明确性和整体策划、会议地点、市场宣传、公共关系、会议预算、发言人、会议交通（2）程序：确立评估目标、择规范的评估标准、策划评估方案、实施评估、评估数据分析、后续工作第五节展览项目管理展前管理展中管理展后管理一、展前管理1、项目策划（1）市场调研产业环境、市场需求、同类展会、相关法律法规（2）题材选择确定展览行业：选择展览题材：新立、分列、拓展、合并（3）展会立项名称：基本（性质）、限定（时间、地点、范围）、核心（行业）标识：标准字和LOGO举办地点：城市和场馆举办时间和频率展会规模和定位办展机构：主办、承办、协办、支持、合作单位等展会名称和标识选择展馆的因素保证大规模人流的畅通、方便和安全展馆形象展馆性质配套设施展馆的规定举办时间和频率举办时间包括开展、筹展和撤展及公众开放日期行业产品生命周期决定办展频率展会规模和定位展会规模：净展出面积、参展商和观众数量展会定位：2、招展管理（1）建立目标参展商的数据库现有参展商、行业企业名录、商会和行业协会、同类展会、专业报纸杂志和网站、政府主管部门、电话黄页等（2）展区和展位划分充分利用场地，做好指示系统利于展会现场管理和服务合理安排功能服务区域以大客户为中心（3）价格制定按展位：标准展位和光地价格按场地：室内和室外价格2008春季西安住博会（4月26日—5月3日）展区划分及收费标准展馆划分：B1、B2、B3房产展区、B4建筑科技、家居、家装展区房地产交易会展区：室内光地：RMB880元/平方米、国际标准展位：RMB8000元/展位、家居、家装及建筑科技展区：室内光地：RMB500元/平方米、国际标准展位：RMB5000元/展位注：国际标准展位规格3M×3M，配有2.5米高三面围板、一张洽谈桌、二张洽谈椅、二盏射灯、一个220V/5A电源插座、楣板制作；租用光地不含特装管理费、布展加班费及用电超标费。（4）制定招展函展会基本内容：名称、logo等市场状况：题材所在行业状况等展会招商和宣传推广计划参展办法：相关图片：2008年伊朗国际工业展览会招展函各有关企业及相关单位：伊朗油气资源丰富，工业种类齐全，但其规模经济还很薄弱，大部分机械设备和零部件依赖进口。近年来，伊朗居民购买力日益增强，消费热情与日俱增，整体经济发展态势良好。国际货币基金组织认为国际油价持续走高使得伊朗经济前景令人乐观。伊朗是我国市场多元化战略和走出去战略重点地区，也是我国在中东地区的重要经贸伙伴。伊大量的基础设施建设极大地拉动了我相关工程机械设备和成套设备的对伊出口，伊已成为我海外工程承包和机电产品出口的主要市场之一。中国商品质优价适，在伊朗市场具有较高的认同度，市场占有率逐年提高，二〇〇七年我国已成为伊第三大进口贸易伙伴。1-10月份出口额达58.67亿美圆，同比增涨67.7%。二〇〇六年商务部外贸发展局与德黑兰国际工业博览会同期举办了“伊朗中国工业展览会”展览会效果良好，目前已成功举办两届。二〇〇七年展览面积已达38000平米，来自24多个国家的近630家企业参加，专业客商13000多人，我国近70家著名企业参展。意向成交金额5218.8万美元。为借势能源经济，开拓中东市场，商务部外贸发展局将与第八届德黑兰国际工业展览会同期举办“二〇〇八年伊朗中国工业展览会”共享客户资源。一、展览会时间及地点展会名称：2008年伊朗国际工业展览会展会时间：2008年9月8-12展会地点：德黑兰国际会展中心展会面积：38000平米主办单位：商务部外贸发展局二、展会规模及展览范围机械与车辆展区：工程机械、建筑机械、矿山机械、工业机床、通用机械、橡胶机械、塑料加工机械、铸压机械及附件、冲压机械、商务车、越野车、重汽、卡车、客车、农业车辆、汽车配件等建材与家电展区：建材产品、照明电器及灯具、卫浴及厨房、门窗涂料、瓷砖、冰箱、电视等。五金电子展区：钢铁材料、非铁金属材料、传动器材、辅助工具、气动工具、家庭五金、电梯、电子仪器仪表、石油钻探工具设备等。化工与医疗设备：橡胶、药品及药剂、医药原材料，医院设备等。三、联系方式：联系人：黄小姐/赵先生电话:[phone]E-MAIL:[e-mail]（5）宣传推广新闻发布会、广告、直接邮寄、网上宣传等（6）进度管理启动时间要合理，把握黄金时段3、招商管理（1）建立目标观众数据库观众分类：专业和普通、有效和无效目标观众的范围：专业和有效观众信息收集：与参展商渠道类似（2）观众邀请函展会基本内容、招展情况、相关活动及参观回执表等（3）宣传推广专业媒体、大众媒体、同类展会、参展企业等香港贸发局香港贸易发展局，成立于1966年，为半官方机构，专责拓展香港对外贸易。其使命和目标是：为香港公司开拓及扩展市场；在世界市场上提高香港的整体形象，包括产品和服务；巩固香港作为亚洲商展之都的领先地位；加强推广香港市场开放及公平贸易的国际形象。贸发局在世界34个国家和地区设有50个办事处，其中内地有十个。贸发局通过环球商业网络，积极为香港厂商、贸易商及服务性企业在国际上开展推广活动。每年的推广活动主要有：1、在世界各地举行300多个贸易推广项目，其中超过半数以上在新兴市场进行