印章及介绍信的管理、使用

印章及介绍信的管理、使用岳芳伊目录一、印章的管理和使用二、介绍信的管理及使用情景案例案例1：李强是宏利公司总经理助理，管着公司大大小小十几个公章，平时就堆放在办公室的抽屉里，因为这个企业的注册公司有N家，有的是业务需要形式上注册的，有的是性质不一样，实实在在的。一个公司又分业务专用章、合同专用章等，于是管理这堆公章也成了李强的责任。最开始的时候，李强对管公章这样的事情不怎么上心，觉得无所谓，但后来出了几个差错，令李强小心起来。情景案例那次是宏利公司收购某家企业，谈了很久了，后来进入实质性阶段。某天，负责项目谈判的经理跑来找李强盖章，那是一份“补充协议”，李强每天接触的盖章文件实在太多了，也没有怎么在意，虽然这份文件上没有我方代表人签字，这个经理解释说不用签字，李强犹豫了片刻，还是盖上去了。过了几天，他和公司的律师一起又过来，拿着上次盖章的文件，说要交给老总签字，李强觉得奇怪，明明事先说好不用签字的，怎么又变了。于是李强还是把已经加盖公章的文件送给老总。老总看了文件后把经理叫去问了情况，然后老总说，这个我不签，你们自行解决……事情到这里，情景案例李强还没有警觉，任他们2人把文件带走，也没有要回那份文件。直到后来，李强才明白事情的来龙去脉，也才知道自己糊里糊涂做了什么。很简单的真相：宏利公司和他们收购的企业谈判条件，对方见索高价已经不可能，就附加一些比较苛刻的收购条款（为此宏利公司要多付款上百万元）项目经理求胜心切，主张同意。文件盖了章就有法律效力，但财务部门不同意付款，认为这次收购不合理，于是才有要老总补签一事……。公司后来做了相应的处罚，李强挨了个不大不小的处分，损失了一个月的工资。情景案例祸不单行，这事没多久，有一天，公司另外一个部门，要给大量的文件盖章，就把公司公章借走了，李强忙着有事外出，也没催他们还。就这样过了好几天，老板拿着文件来找李强盖章，李强手忙脚乱地找了半天，后来才想起来被借走了，搞得老板好几天没给李强好脸色。后来又有一次，办公室被盗，办公桌的锁很容易就被打开了。值得庆幸的是，只丢了几百元的现金，公章一个没少。但李强还是惊出了一身冷汗，想想就后怕。情景案例案例2：汪华是科庆公司经理秘书，某日他高中时的一位老同学林某找到他，告诉汪华说自己有一笔好买卖，但他是个人身分，不如公司签合同方便，想借用科庆公司的名义，让汪华给他出具一份科庆公司的业务介绍信，等合同签完后就还给科庆公司，并给汪华数目可观的报酬。汪华应允后，林某利用从科庆公司借用的业务介绍信，以科庆公司业务经理的身份和科庆公司的名义与东信公司签订了一份钢材购销合同，骗取了东信公司价值一百万元的钢材。林某将钢材卖掉后，携款潜逃。这一事件给科庆公司造成了信誉和财产上的损失。案例讨论1、如果你是宏利公司的总经理助理李强，你将在办公室印章的保管、使用等管理工作中做哪些改进？2、汪华在办公室介绍信的管理工作中要吸取什么样的教训？案例分析经过了这几件事后，宏利公司的经理助理李强在办公室印章的保管、使用等管理工作中应该要吸取教训，做一些改进，如单位的公章应该要放置在保险柜里，这样比放在办公桌的抽屉里相对来说要安全些；对于公司的合同章，李强应坚守一个原则：必须要有财务和法律顾问的亲笔签名，否则，无论如何也不给盖章，盖公司章，一定要认真审核内容，不符合盖章条件的，应坚持原则，无论如何也不能盖章；如果单位领导不在，就应让申请盖章者当着自己的面电话请示领导，领导发指令同意后，才能盖章。如果确因工作需要，别的部门借公章，李强应让他们履行严格的手续，并提醒他们按时归还，稳妥起见，还可以印发一些用印申请单，来提醒自己不要疏忽，申请单应复印一份，留作存档。认真负责的工作态度，是单位公章管理者必须具备的职业道德，李强在以后的工作中，应不断强化这个职业素养，保证印章的管理工作不出差错。案例分析科庆公司经理秘书汪华因一己之贪欲，私开公司介绍信加盖公章后交给林某使用，结果造成公司重大经济损失，汪华的教训是深刻的。在一般情况下，介绍信由单位印章管理人员负责掌管。介绍信与用印紧密相连，只有加盖印章的介绍信才能起到凭证的作用，因此，介绍信的管理与印章的管理同样重要，来不得半点马虎，否则，出了事故，当事人要负责任。在介绍信的管理中，一定要坚持原则，不为利诱，不为情动，按公司相关规定办事。一、印章的管理和使用印章是企业的凭证，是企业对外对内行使权力的标志。一、印章的管理和使用印章的特征主要有：法定性：具有合法的机关、企事业单位的印章才合法；印章与机关和企事业单位的名称一致才合法；印章经过依法批准才合法。法定性是印章的一个基本特征。一、印章的管理和使用权威性：印章是机关和企事业单位的代表，在一定场合下，机关和企事业单位权威的实现是以印章为鉴证的，因而，一般把印章看作是机关和企事业单位权威的象征。效用性：由于印章具有合法性和权威性，因而具有效用性，无论是机关还是企事业单位，凡是盖了印章的文件和信函都被社会承认。人们对机关和企事业单位的含义和身份的认可，一般是以印章为凭证的。一、印章的管理和使用2、印章的种类印章按其性质和作用划分有多种，现列简表如下：名称释义适用范围公章是一个企业的正式印章，标明企业法定名称，是企业的标志和象征，具有法定的权威和效力多用于正式文件和介绍信、证明信等专用章是指企业为开展某一类专门性业务而使用的印章，这类印章在印文中除刊有企业的法定名称外，还应刊有专门的用途，如“财务专用章”、“合同专用章”等这类印章不代表整个企业，只代表企业下属某一专门部门的职权法定代表人私章又称为手章或领导人签名章。它是根据企业主要负责人用钢笔或毛笔亲自签名制成的印章，其基本作用是以盖章代替手写签名。它代表法人，象征职权，因此具有权威性银行支票、财务预算或决算、签订合同或协议等，除盖公章和专用章外，还须盖法定代表人私章才能生效钢印不用印色，利用压力凹凸成形一般用于证明性公文或证件一、印章的管理和使用3、印章的使用⑴盖用单位印章，必须由单位主要负责人审核批准。但为了方便工作，对于一些一般性事务的用印，企业的领导也可授权部门负责人或印章管理人员审核；⑵用印前，必须认真审核，明确了解用印的内容和目的，确认符合用印的手续后，方可用印一、印章的管理和使用⑶对需留存的材料应在加盖印章前，留存一份，立卷归档；⑷在用印时应严格按照上司要求，亲自把握和使用，绝不能委托他人代为用印，更不能以印谋私，损害企业利益；⑸用印时应注意盖印位置正确、端正、清晰，一次成功。小技法印章盖在文末落款处，应上不压正文，下要“骑年盖月”，带有存根的公函、介绍信等用印时，除在规定处用印外，还应加盖“骑缝章”，即印章盖在正本和存根连接处的骑缝线上，以备查考。小技法一、印章的管理和使用4、印章的管理⑴印章的保管工作一般由出纳担任，按照保密要求，管印者不得委托他人代取代用印章，印章应放在专门的保险柜内，随用、随取、随锁。⑵做好印章保养工作，盖印下面要衬垫一定弹性的硬橡胶或厚纸等，防止印泥在坚硬的物体上使用造成碰损，印章应及时清洗，确保印迹清晰。⑶如果因工作需要，别的部门需借用单位公章，须严格履行相关手续，经经理同意后方可借出。二、介绍信的管理和使用1、介绍信的概念介绍信是介绍企业成员出外办理有关公务并证明其身份的一种书面凭证。它具有介绍和证明的双重作用。2、介绍信的种类从文面格式来看，介绍信有两种：⑴书信式是用一般公文用纸（或印有单位名称的信笺）书写的介绍信二、介绍信的管理和使用例文1介绍信××公司：今介绍我公司×××、×××两位同志前往贵公司洽谈有关××产品销售的具体事宜，请予接洽为盼。此致敬礼（印章）×年×月×日（有效期×天）二、介绍信的管理和使用⑵印刷式是单位正式介绍信，先设计好固定的格式，然后大批量印刷，使用时只需在相关条项内填上相应的内容即可。印刷式介绍信一般都由持出联和存根两部分组成。二、介绍信的管理和使用No．××××××××公司介绍信（存根）××介字第××号：兹介绍我公司等位同志前往你处联系事宜。××××年×月×日(有效期×天)No．××××××××公司介绍信：兹介绍我公司等位同志前往你处联系事宜，请予接洽。此致敬礼（印章）××××年×月×日(有效期×天)二、介绍信的管理和使用3、介绍信的使用⑴凡领用介绍信者须经有关领导批准，财务人员不得擅自开具发放；⑵开具介绍信时应由财务人员自己填写介绍信栏目内各项内容，要求真实、完整，存根内容应与持出联内容一致。书写要工整，不得涂改，如果必须修改，要加盖更正章，或在修改处加盖公章；⑶介绍信上应加盖企业公章，分别在右下方日期栏和存根线上（骑缝章）方为有效；⑷财务人员不得将空白介绍信或单位信笺加盖公章后交给领用人，不得委托他人或让领用人自己填写盖章，否则，出了事故，财务人员要负责任；小技法介绍信的文字要简洁明确，使接洽单位一看便知派出人员前去的目的。不要含糊笼统地仅仅写上“前去联系工作”、“商洽有关事项”等等。二、介绍信的管理和使用4、介绍信的管理⑴介绍信一般和公章由同一人保管并使用，与公章须同等重视，不得缺页或丢失；⑵发放介绍信要进行登记，领用人要履行签字手续。印刷式、书信式介绍信都可在存根上签字。二、介绍信的管理和使用⑶介绍信开出后，如因故没有使用，应说明原因，立即退回，并将其粘贴在原存根处。⑷介绍信不得随意放置，要妥善保管，防止丢失被盗。二、介绍信的管理和使用（三）办公室印信管理注意事项1、财务人员在保管和使用印信时应极其认真负责，讲原则，不循私情；2、建立和规范印信管理制度，一切按规定办事；3、印信若遗失，应立即通过新闻媒介公告作废，同时采取紧急补救措施，以避免造成任何损失。