施工阶段工程建设文件档案管理实施细则

白城电厂2×660MW机组新建工程施工阶段工程建设文件、档案管理实施细则编制：亢晓瑞审核：李洪光批准：白晓明中电投电力工程有限公司白城项目部实施日期：2008年5月10日1范围及目的1.1为确保项目工程档案的完整、准确、系统，从加强文档的事前策划、过程控制入手，以满足档案管理与项目建设同步，确保高标准达标、创优。1.2本细则规定了竣工档案的管理机制、职责划分，明确了归档范围、数量，档案分类组卷方法，案卷质量要求、移交期限和移交步骤等。1.3本细则适用于白城项目工程竣工档案的管理及过程控制，参建各方均应按照本细则执行2编制依据2.1DA/T28-2002《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》2.2GB/T11822-2000《科学技术档案案卷构成的一般要求》2.3国家电力公司总经理工作部总文档〔2002〕29号《火电企业档案分类表6～9大类》2.42007年第35号《重大建设项目档案验收管理制度》2.5《火电机组达标投产考核标准（2008年版）》2.6CPIPEC70307050000-2006《档案管理程序》2.7CPIPEC703070051000-2006《工程竣工资料管理规定》3定义与定语3.1工程文件：是指从工程立项、可研、初步设计、审批、招投标、勘探、设计、施工、监理、生产到竣工投产及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件，包括工程前期文件、施工文件、竣工文件及竣工验收文件。3.2工程档案：是指在工程建设活动中直接形成的以不同载体形式记录的具有保存价值的，并且经过技术人员鉴定、整理、组卷、归档的、保存起来以备考的工程文件。3.3竣工资料：指在工程建设项目中直接形成的、经鉴定具有保存价值并整理归档的设计文件、监理文件、施工文件、调试文件、设备资料及竣工图。3.4案卷：由互有联系的若干文件组合成的资料保管单位。3.5立卷：将若干文件按形成规律和有机联系组成案卷的过程。3.6归档：办理完毕的文件经系统整理交档案室保存的过程。3.7工程竣工验收：是指工程竣工、试生产后，由有关上级主管部门组织对工程全过程的全面考核、检查和验收。3.8竣工资料移交：是指工程设计、施工、调试、监理等单位根据合同、协议，在工程完成后向项目公司移交的竣工资料。4职责4.1项目公司按约定或现场所需将设计院图纸、厂家资料发至项目部资料室，由项目部资料室按合同统一转发至各施工单位资料室，设备开箱资料则直接由项目部物资管理人员在开箱后将资料交资料室，由资料室按合同及存档份数统一发放至各施工单位资料室。4.2白城项目安全和工程管理部负责本项目对项目工程文件、工程档案的具体策划，负责编制本项目《工程档案管理实施细则》。4.3白城项目部各部门配合项目工程管理部完成本部门职责内的资料立卷、归档工作，并参与项目部对承包商资料的检查验收工作。4.4各施工单位的职责是收集、整理与本工程相关的施工过程文件，并进行组卷、归档，建立相应的文件、资料收发台帐以及竣工草图的编制，提供施工范围内单位工程目录汇总表。保证工程竣工时移交资料的齐全完整性（两正一副），包括PAP系统的电子文件挂接。5工程文件的管理5.1工程文件的产生5.1.1各参建方需要发出工程文件时，必须在工程文件的归口部门发出（资料室）要使用统一表格/表式并在PAP管理程序上生成经单位内部审批、签字认可、盖章的过程后方可上报。5.1.2文件的内容一律采用宋体小四号字，1.5倍行距，使用70克及以上白纸进行激光打印机打印，禁止使用喷墨式打印机和色带打印机，需要机打的不得使用手工填写，要求起草、审核、批准人签字的必须用黑色碳素墨水书写、签字不能用盖章或机打代替（包括时间日期）。5.1.3文件打印时注意排版摆正版心，横排版心与打印纸的页边距为：25mm（上）、15mm（下）、15mm（左、右）；竖排版心与打印纸的页边距为：25mm（上）、15mm（下）、25mm（左）、15mm（右）。5.1.4工程文件的内容应当简洁明了，有追溯性，内容应交待明白追溯关系。如填报《主要材料报审表》时，应写明报审材料的品名、规格型号、数量、单位、图纸号；附带正式的出厂批号、合格证和材质化验单、抽样检验报告；还应说明材料使用的具体部位，以及该材料质保证明的原件保存处等。5.1.5原材料、半成品、加工配制件报审•监理单位现场见证取样单。•试验委托单。•材料出厂质量证明、出厂试验报告。•材料复验试验报告。•供货商资质报审表复印件。以上五种报审附件互相支持,确保机组施工质量处于可控在控。五个附件一个闭环，方便过程质量监检，方便竣工文件整理。示例：见附件25.1.6原材的供货单位和外系统试验单位提供的技术文件、报告、证明材料等应尽量取得打印原件或合格书写材料，若材料证明是复印件的，必须在清晰的该复印件上加盖经销单位公章、经办人签名。如果复印件不清晰，就必须做抄件，将出厂的厂家名称、公章及原经办人，产品的名称、规格、数量、原件编号、制造出厂的时间、规定的指标、性能等主要项目内容毫无遗漏地抄写清楚，加盖经销单位公章，经办人签名。6.1.7建立统一表式的原材料跟踪台帐，内容应包括：厂家名称、规格等级、数量、到货日期、出厂合格证编号、复试单编号及复试报告、宏观质量描述、领用单位、领用日期、领用数量、使用部位及数量、存在问题及处理情况等。示例:见附件35.1.5质量检验记录中应该填写数字的地方必须如实填写数字，不得以“符合规范标准”、“符合设计要求”之类的文字替代，各级审核（批）的签名处不得采用划斜线的表示方式；记录表格中未填写内容处应表明“以下空白”或画斜线表示空白（从左下角至右上角）；实验报告应填写报告书编号。5.1.6工程文件有附件时，主文件报表中应注明附件的份数和每份的页数。5.1.7工程文件产生时的份数，应根据文件的传递要求和工程文件产生单位自身的管理规定确定。所有主送和抄送单位都应有一份留存，签署意见的单位也应留存一份；施工单位除了留出本单位归档的份数之外，还应当留出向业主移交工程竣工资料时的份数。5.1.8本工程统一使用电力建设管理信息系统（以下简称PAP）进行文档管理，推行电子文件和纸介质文件双轨运行的方式。文件发出单位负责扫描、上传到PAP系统中，并确保电子文件与纸介质文件内容一致，扫描件应为PDF格式，一个文件扫描后的容量不大于120KB，多页文件应形成一个文件后压缩上传。5.2工程文件的编号5.2.1各参建单位工程文件编号应在PAP管理程序上自动生成。但为保证工程竣工后按单位工程组卷和各单位编号的连贯、有追溯性，统一要求在文件的右上角依然标注本单位的编号，编号内容应由单位代码—机组号及专业—单位工程代码—流水号组成，例如：HBDJ-1D-001-001按专业、单位工程从开工到竣工使用一个大流水，共用系统机组号用“0”代替（报审表按此规定执行，质量验评表按国家行业标准中的相应编号编写）。5.2.2焊接专业要求单独组卷单独流水号，编号编写方式同上。5.2.3工作联系单、设计变更及原材报验、观测记录、施工组织总设计是要单独组卷使用单独的流水号，编号编写方式：单位代码—机组号、专业及文件类型—单位工程代码—流水号，例如工作联系单：HBDJ-1T联系-001-001、原材报验：HBDJ-1T原材-001-001。（具体编号参照附件文件编号对应一览表）5.3工程文件的接收和处理5.3.1各参建单位应指定至少一名负责工程文件收、发工作人员，并要求相对固定，有一定的计算机基础知识。5.3.2文件传递应遵守规定程序，接受文件方要在发文方登记簿上签字，并在本方收文簿上认真登记内容、编号、接收时间及处理流程，并要抓紧时间进行文件处理，保证工程文件的时效性。5.3.3需处理的工程文件，应使用黑色碳素墨水书写工具签署意见，不应涂抹或使用小刀刮改。所签署的意见不仅要简单明了，而且要有实质性内容，不应使用套话、空话。文件处理人的签名要工整、好识别，处理完以后要加盖公章，公章要端庄、清晰、完整、压字盖章。5.3.4在工程文件完成传递过程之后，除发文单位之外，其它相关单位留存一份原件。5.3.5需要闭环的文件形成后，要及时封闭完整，例如：设计变更、监理工作联系单、监理工程师通知单、不符合项通知单等。5.4工程文件的保管5.4.1参建各单位都应当专人负责文件的保管，建立借阅制度，不要让工程文件泄留在个人手中以免造成文件的流失。若个人手中有需要存档的施工文件也应主动交档案室统一保存，归档文件坚决杜绝复印件、传真件，若有特殊情况事后要进行补发原件替换。5.4.2工程文件应当按科学的分类方法有序存放，每个单位工程结束后即可进行组卷归档（包括PAP竣工档案模块同时进行），要做到既满足工程项目实施过程中查阅、求证的需要，又方便项目竣工后工程文件的组卷、归档和移交。5.4.3案卷题名应简明、确切地揭示卷内文件的内容，案卷题名主要内容包括：工程名称、单位工程名称（阶段名称）及文种。6工程照片的收集与整理。6.1收集范围：a）项目重要合同签字仪式。b）工程开工、工程竣工、上级领导视察、检查、指导工作等重要事件。c）项目的重要会议和活动。d）大件吊装、锅炉水压、汽机扣缸、整套启动、移交生产等重要里程碑安装进度实况。e）主要设备安装结束状态和厂区概貌。f）重大安全质量事故、设备缺陷等情况。g）整个项目每个单位工程收集工程照片4～8张，主体结构单位工程收集6张以上。h）项目其他重要活动。6.2收集要求a）对属于收集与归档范围的照片，应集中管理，任何单位或个人不得据为己有。b）对反应同内容的若干照片，应选择主要照片归档。c）底片（或光盘）、照片、说明应齐全。d）数码照片拍摄后，由责任部门/摄影者用相纸打印或冲印一份五英寸或七英寸普通规格照片，和普通照片一起整理归档，并把文件刻入光盘，制作成电子文件一起归档。6.3整理原则照片档案的整理应遵循有利于保持照片档案的有机联系、有利于保管、有利于利用的原则。6.4照片档案总说明的填写一组（标段、节点）联系密切的照片按顺序排列后，拟定一个总说明。每一个总说明要求50字左右。6.5照片档案卷内目录a)照片/底片号:照片档案号＋案卷号-卷内流水号（两位阿拉伯数字）。b)提名:每一张照片需阐述的时间、事由、地点、人物（设备）背景。c)拍摄时间:8位阿拉伯数字表式(20070306)。照片档案卷内目录照片/底片号题名拍摄时间备注101-0012003年4月1日，主厂房地下结构工程基础开挖20030401101-0022003年5月3日，主厂房地下结构工程基础浇注200305036.6照片芯页的填写以照片册后带的格式为准，分段书写。a）照片号：照片档案代号＋案卷号-卷内流水号b）事由：填写照片所反应的事件c）时间：照片拍摄的时间，用8位阿拉伯数字表式d）地点：拍摄地点e）人物：事件中的主要人物，标注出具体位置（例左3）f）摄影者：g）互见号：与本张照片有密切联系的其它载体档案档号。6.7照片的装具统一使用印有国家档案局监制字样的“照片档案”相册。7工程挡案的管理7.1施工档案由承建单位以单位工程累积、整理、组卷。7.2各施工单位资料室要配备相应的硬件设备计算机、扫描仪器等，要有指定的档案室并要保证纸介质工程文件的安全保管，做到防火、防雨、防水、防潮、防霉、防虫、防鼠、防蛀、防丢失和防压、防光等。7.3每个单位工程的组卷范围应包括但不限于其内容。（见附件1）附件1：单位工程组卷范围目录附件2：原材料、半成品、加工配制件报审附件3：原材跟踪台帐附件4：文件编号对应一览表注：本实施细则的最终解释权归中电投电力工程有限公司白城项目部中电投电力工程有限公司白城项目部附件1单位工程文件组卷范围目录一、土建、水工专业1.内封面2.签字页3.卷内目录4.工程概况：工程概要介绍（含单位工程的具体方位、布置等）、工程特点，主要设备介绍、主要尺寸、主要工作量，开工竣工日期、造价及施工总结等等。5.单位工程开工报告、停工报告、复工报告6.单位工程竣工及验收报告7.图纸会审记录8.工程作业指导书及技术交底记录9.建（构）筑物地基处理文件（含工程地质报告及地