会议管理制度文件

1/3惠州市耀华宜家实业有限公司会议管理制度文件编号YH-AD-004版次A/0制定日期2017-7-15目的提高工作效率，规范会务管理，及时处理相关协调事务。适用范围适用于惠州市耀华宜家实业有限公司召开的协调会、月度与半年度经营会议的组织与管理。控制目标明确会议组织、会务管理等工作的相关内容，确保会议的质量和效率。一、会议组织表1会议组织序号会议名称召集主持与会者记录时间地点1月协调（经营）会议人事行政中心负责人人事行政中心负责人各部门主管级及以上负责人、总经理总经理秘书每月第一周星期一、第三周星期一行政会议室2月度部门例会各部门负责人各部门负责人管理人员和文职人员由部门指定每月三号之前部门会议室3公司半年度经营会议人事行政中心负责人人事行政中心负责人公司主管级及以上管理人员总经理秘书七月、一月第二周星期二行政会议室二、月协调（经营）会的相关条款2.1会议目的2.1.1回顾本部门（月度计划）的完成进度及情况，并汇报本部门主要工作（一般三项）。2.1.2协调解决各部门提出的问题。2.2会议议程2.2.1各部门书面总结月度工作完成情况，主要工作（一般三到五项）；需要公司或其他部门支持的问题。2.2.2相关人员现场回应提问部门提出的问题如可行则给出完成时间。2.2.3总经理（或代理人）做会议总结。2.2.4各部门在会议前一天前将总结及计划PPT通过腾讯通发送到总经理秘书。三、经营会议的相关条款3.1会议目的3.1.1回顾各部门半年度工作情况，发现存在的问题和不足，明确改进措施和责任人，并汇报下半年工作计划。3.1.2安排公司下半年主要工作。3.1.3通报公司其他重要事项。2/33.2会议议程3.2.1部门工作汇报顺序：营销中心（含成品仓）、生产部、品质部、、采购部、物控部、人事行政中心。3.3会议进行中的注意事项：3.3.1在点评时，注重发表者的重点问题分析、思路是否围绕目标和解决措施符合工作原则：3.3.2在会议发言时，总经理和部门间的协调事项或要求事项,应有会议记录，要填入会议纪要，需记录事项部门、进行事项、部门的对策或回应、完成时间、责任人。由人事行政中心进行检查。在下次会议发言时，进行结果汇报。四、月度部门例会相关条款由各部门制定。五、会议纪律及相关要求5.1会议纪律5.1.1参会人员自行携带会议资料、笔记本、笔等提前十分钟达到会场并按要求签到，迟到人员自行按会议序号议题需准备材料责任人1半年度经营分析汇总由会议主持人进行半年度公司工作总结公司半年度工作汇总报告总经理（或代理人）2部门工作汇报各部门依次汇报部门工作情况和工作计划，需要其它部门支持的地方部门半年度工作总结和下半年工作计划（会前以电子版ppt的形式提交人事行政中心），包括但不限于：1）回顾本部门上半年工作情况：关键绩效指标与工作目标完成情况（横向与众向的对比）、计划任务完成情况；2）总结工作中存在的问题，提出解决思路；3）下半年的目标4）汇报下半年部门工作计划及需要支持事项。备注：所有内容都围绕怎样达成公司的经营目标，怎样达成部门目标进行总结。各部门负责人3领导点评领导依次点评，并进行指导无总经理（或代理人）4公司工作安排通报公司重大工作事项，安排下半年主要工作计划。对下一步工作提出指导性意见和要求公司重大工作事项和下半年主要工作计划总经理（或代理人）6列席代表发言需要其他部门支持的事项无列席代表3/3机制执行处罚。5.1.2参会人员如有事不能参加会议，须于会前向总经理请假（或代理人）并说明原因，得到总经理（代理人）允许方可不出席会议。5.1.3与会人员进入会场后应将手机关闭或打到震动位置。5.1.4会议记录人员负责会议记录，必要时可进行录音、录像，以便妥善保存记录材料。5.1.5会议主持人负责会议现场的组织，包括掌握会议整体节奏、维持现场秩序、安排各项活动等。5.1.6会议中可以激烈的讨论，但不允许互相谩骂、攻击，否则会议主持人有权将当事人逐出会场。5.1.7会议主持人需确保会议成效，对所议主题给出结论或建议，明确解决办法、具体负责人及完成时间；如有不同的意见，会议主持人可根据少数服从多数，下级服从上级的组织原则组织决议。5.2会前准备开会前由办公室组织人员提前进行会场的准备，将会场打扫干净、桌椅摆放整齐，根据需要准备白板、投影仪及音响设备等相应的器材，并调试好。5.3会后工作5.3.1会议结束后两天内，会议记录人员整理出《会议记录》呈会议主持人签批后，下发各部门相关人员。5.3.2会议结束后，对于会议决定事项要及时的跟进并要求结果体现，最终结果在下次例会通告。六、附录6.1《会议记录》，6.2《PPT格式》编制：批准：