第二章 采购申请与采购计划管理

采购管理第二章采购申请与采购计划管理第一节采购申请第二节采购计划第一节采购申请一、采购申请概述二、采购调查所谓采购申请主要是指由企业各需求部门向负责采购的部门提出在未来一段时间内所需物品的种类以及数量等相关的信息，并填制一定的表格交由采购的部门。一、采购申请概述（一）含义（二）采购申请的功能采购申请一般应由适当的人员来提出，这样可以达到下列目的（见图2-1）。图2-1采购申请的功能（三）采购申请的注意事项为避免发生采购物品与采购申请需求不符合，在进行采购申请中应注意下列事项：图2-2采购申请的注意事项采购申请单(物料管制单)是采购作业的起点，通常由使用部门、仓储部门(列入存量管制之物料)、生产部门或扩建专案小组等所签发的单据（见图2-3）。（四）采购申请单1（四）采购申请单图2-3某纺织公司物料管制单(多联式请购单)由于用途的不同，采购申请单通常有数联而以颜色区分，以利分发传送。（四）采购申请单表2-1采购申请单各联名称及留存部门序号名称留存部门第一联准购单采购部门第二联验收单财会部门第三联验收单副联电脑中心第四联采购通知单申请采购部门第五联验收单物料联仓储部门第六联采购申请单申请采购单位在开发时（四）采购申请单采购申请单(物料管制单)比较适用于一般消耗性的物料采购的申请或机器设备的申请维修。（四）采购申请单资本支出请购单:机器设备等固定资产之购置，因其采购价值较大，对企业将来的产值运营产生重大影响，所以必须详细地研究采购的必要性，特别是要进行成本效益分析，因此，这种采购申请单的格式与内容，与物料采购申请单大不相同（见图2-4）。2（四）采购申请单图2-4某电器公司资本支出请采购的范围：有形的物品无形的劳务：（四）采购申请单图2-5某电脑公司特殊支出申请书4工程发包模具制作、委托设计、评鉴、产品展示、车辆等的维修与保险、专业人员聘请、专利、商标、著作权及诉讼申请等。（四）采购申请单采购申请单因性质不同由不同的部门负责，如表2-2所示。性质负责的部门生产性质采购部门消费性质总务部门专业服务性质申请部门或委托专业机构表2-2采购申请的负责部门5生产性质的采购申请单包括原料、辅助料、机具设备、技术及服务、工程发包等消费性质的采购申请单包括日常事务用品、后勤服务等专业服务性质的采购申请单包括会计师签证产品目录设计等二、采购调查（一）采购市场调查的功能市场调查是指以市场为对象的调查研究活动或调查工作过程，它是一种经济调查。采购市场调查指企业运用科学的方法，有系统有目的地搜集市场信息，记录、整理、分析市场情况，了解市场的现状及其发展趋势，为市场预测提供客观的、正确的资料。12（一）采购市场调查的功能采购市场调查在企业经营管理中具有十分重要的作用：采购市场的调查是企业进行经营决策的基础。采购市场调查是调整和矫正采购计划执行情况的重要依据。采购市场调查是改善企业经营管理的重要工具。3(二)采购市场调查的程序程序1图2-6采购市场调查的程序(二)采购市场调查的程序采购市场调查的内容2结构内容引言标题和前言主体报告①调查目的②详细的解析方法③调查结果的描述分析④调查结论与结论摘要⑤意见与建议附件样本的分配、图表及附录表2-3采购调查表的内容(三)采购市场调查的方法采购市场调查的方法，是指市场调查人员在实施调查过程中搜集各种信息资料所采用的具体方法。询问法观察法实验法132调查者用被调查者愿意接受的方式向其提出问题，得到回答，获得所需要的资料。询问法分为：①问卷调查法②面谈调查法③电话调查法把调查对象置于一定的条件下，了解其发展趋势的一种调查方法调查人员在现场对调查对象进行直接观察记录，取得第一手资料的一种调查方法(四)采购市场调查技术调查表设计1调查表设计的基本要求是：问题具体，重点突出，能正确记录和反映被调查者回答的事项，便于资料的统计和整理，使被调查者乐于合作。一张完善的调查表通常由以下几部分组成,（见图2-7）。调查表的构成图2-7调查表的组成部分(四)采购市场调查技术设计调查表的步骤图2-8设计调查表的步骤(四)采购市场调查技术设计调查表应注意的几个问题要把调查需要和是否可能结合起来考虑。调查提纲的拟定要灵活应用。调查中使用的命题用语要通俗易懂，简明扼要。调查表的排列格式，要清晰明朗，顺理成章，有助于被调查者回答问题。设计中要反复检查修改。(四)采购市场调查技术询问调查技术2名称内容举例自由回答法指调查人员根据调查主题提出问题，由被调查者自由回答，不受任何约束来回答的方法“你们单位一般在什么时候采购原料?”这种询问法，气氛活跃，回答自由，有利于被调查者回答和思考问题。二项选择法指所提的问题只允许在两个答案中选择一个的提问方法“你们单位从什么地方采购原料?①陕西；②山东。”表2-4询问调查的方法(四)采购市场调查技术名称内容举例多项选择法指调查人员事先对所提出的问题，拟定若干个答案，供被调查者从中选择一个或数个“你们单位采购物资方式是：①随时采购()；②定时采购()；③现货采购()；④期货合同采购()。”被调查者可将选择的答案在括号中打√号顺位法指在多项选择的基础上，由被调查者根据自己的认识程度，对所列答案定出先后顺序“根据你单位采购要求，请排出采购因素考虑的先后顺序：①价格()；②距离()；③质量()；④服务()”评定法是指要求被调查者表示自己对某个问题的认识程度“你认为本单位采购的物资质量怎样?①优()；②良()；③一般()。”请根据你单位的看法在()中打√号表2-4询问调查的方法续表(四)采购市场调查技术抽样调查技术3抽样调查，是根据一定的原则，从调查对象的总体中抽出一部分样本进行调查，从而推断总体情况的方法。。图2-9抽样调查技术的种类三、采购需要量的确定（一）确定采购需要量的目的1避免材料储存过多，积压资金2预计需用数量与时间，防止供应中断3配合公司生产计划与资金调度4确立材料耗用标准，管制用料成本5事先准备，选择有利时机（二）确定采购需要量的三个关键因素在确定采购需要量的过程中主要有以下三个关键的因素三库存量信息321生产计划(ProductionSchedule)用料清单(物料需求计划)(二)确定采购需要量的三个关键因素确定某种物料的采购量可以通过下列公式来计算：某种物资的采购量=该种物资本期的需要量+计划期末库存数量-计划期初库存量-企业内部可利用资源(二)确定采购需要量的三个关键因素图2-11采购需要量决定的程序(三)决定最适当的采购需要量常用的方法经济订购数量法固定期间法固定数量法批对批法物料需求计划法12345每次发出的数量都相同每次订单涵盖的期间是固定的(每个月的第一周下订单)，但是订购数量每次都变动发出的订购数量与每一期净需求的数量相同最佳订货批量公式：2*DSQIC第二节采购计划二、企业采购计划的编制二、采购计划的审批与执行一、企业采购计划概述（一）采购计划的概念1、采购计划是指企业管理人员在了解市场供求情况，认识企业生产经营活动过程和掌握物料消耗规律的基础上对计划期内物料采购管理活动所作的预见性安排和部署。它包括两部分内容：1）采购计划的制定；2）采购订单的制定。一、采购计划概述(二)采购计划的分类：1)按计划期长短，分为年度物料采购计划、季度物料采购计划、月度物料采购计划等。2)按物料使用方向，分为生产产品用物料采购计划、维修用物料采购计划、基本建设用物料采购计划、技术改造措施用物料采购计划、科研用物料采购计划、企业管理用物料采购计划等。3)按物料自然属性，分为金属物料采购计划、机电产品物料采购计划、非金属物料采购计划等。（三）编制采购计划的作用及目的采购计划的作用为：1、可有效规避风险，减少损失。2、为企业组织采购提供依据。3、有利于合理配置资源，取得最佳经济效益。采购计划的目的：1、预计物料需用时间与数量，防止供应中断进行。2、避免物料储存过多、积压资金、占用堆积的空间。3、配合企业生产计划与资金调度。4、使采购部门事先准备，选择有利时机购入物料。5、确定物料耗用标准，管制物料采购数量及成本。二、企业采购计划的编制编制物资采购计划，是一项很复杂很细致的工作。它大体可以分为以下三个阶段:准备阶段平衡阶段编制采购计划阶段123（一）准备阶段1.编制采购计划的基础(1)销售计划销售计划是指规定企业在计划期内(年度)销售产品的品种、质量、数量和交货期，以及销售收入、销售利润等。它是以企业与客户签订的供货合同和对市场需求的预测为主要依据编制的。采购计划要为销售计划的实现提供物料供应的保证。1.编制采购计划的基础(2)生产计划生产计划是规定企业在计划期内(年度)所生产产品品种、质量、数量和生产进度以及生产能力的利用程度。它是以销售计划为主要依据，加上企业管理人员的定量分析和判断编制的。(3)物料需用清单生产计划只列出产品的数量，无法直接知道某一产品需要使用哪些物资，以及数量多少。物料需用清单是由研究发展部或产品设计部制成，根据此清单可以精确计算出制造某一产品的物料需求数。物料需求清单所列的耗用量（标准用量）与实际用量相互比较作为用料管制的依据。1.编制采购计划的基础(二)确定采购需要量的三个关键因素图2-11采购需要量决定的程序(4)设备维修计划和技术改造计划设备维修计划是规定企业在计划内（年度）需要进行修理设备的数量、修理的时间和进度等。技术改造计划是规定企业在计划内（年度）要进行的各项技改项目的进度、预期的经济效果，以及实现技改所需要的人力、物资、费用和负责执行的单位。1.编制采购计划的基础1.编制采购计划的基础(5)基本建设计划和科研计划基本建设计划是规定企业在计划期内(年度)的建设项目、投资额、实物工程量、开竣工日期、建设进度以及采用的有关经济技术定额，这些都是编制采购计划的依据。1.编制采购计划的基础(6)存量管制卡物料存量管制卡，为制定采购认证计划提供物料库存情况;再依据物料需要数量，并考虑采购物料的作业时间和安全存量标准，算出正确的采购数量，然后才开具请购单，进行采购活动。(二)确定采购需要量的三个关键因素图2-11采购需要量决定的程序2.选择物资品种应考虑的因素（1）选用的物资必须保证生产的产品的质量；（2）选用的物资品种规格应立足于国内且充分考虑取材的可能性；（3）尽量选用资源丰富，价格低廉的材料代替稀缺、贵重材料，用工业原材料代替农业原料；（4）充分考虑物资的规格化、标准化，尽可能减少物资选用的品种、规格；（5）物资的规格、尺寸要有利于减少生产中的废料数量；（6）选用的物资应尽可能保证生产中有较高的劳动生产率和设备利用率。2.选择物资品种应考虑的因素（二）平衡阶段一般企业的物资平衡的实质就是我们在上一节论述的企业采购需要量的确定，即通过计算企业计划期内各物资的需用量和计划期期初库存量、期末储备量来确定企业计划期内的采购量。计算公式为：某种物资的采购量=该种物资本期的需要量+计划期末库存数量-计划期初库存量-企业内部可利用资源（二）平衡阶段格式如表2-5所示：编号物资名称计量单位预计期初库存①企业可利用资源计划期需用量⑤计划期末余额⑥平均余缺⑦采购量⑧备注合计②改用③原来入库量④零件A件②=③+④⑦=(⑤+⑥)-(①+②)⑧等于⑦表2-5物资平衡表（三）编制采购计划阶段物资采购计划都是由下而上地逐级进行编制，各级物资申请单位可按生产、基建、市场需要等不同情况，提出计划期需用量，编制出物资申请计划，并按规定时间，要求逐级汇总上报。1.物资采购计划的内容和形式物资采购计划包括采购计划表和采购计划编制说明。采购计划编制说明的主要内容包括：（1）前期采购计划内预计完成情况，执行计划中的突出问题。（2）计划期资源形式的估计和计划安排的依据。（3）根据加速物资周转和提高企业经济效益的要求，提出组织采购计划实施的主要措施和建议。（三）编制采购计划阶段二、采购计划的审批与执行（一）审批采购计划的审批，是指上级主管物资采购的部门对采购计划的审查和批准。图2-12采购计划审查的内容（二）执行慎重选择合适的供货单位，大力推行招标订货123组织物资的订货与采购加强订货合同管理（二）执行慎重选择合适的供货