如何撰写商务电子邮件

如何撰写商务电子邮件邮件组成部分主题称呼与问候正文附件结尾签名收件人、抄送人、密送人回复转发主题一定不能空白主题主题要简短，不能冗长不要使用含糊不清的标题，文字要和内容相关，体现关键字；问问自己：读者在没有详细阅览内容之前，仅从标题或第一句话就能了解你的意图？合理使用【紧急】【重要】【参考】*等特殊字符不可出现错别字及不通顺之处回复对方邮件时，可以根据回复内容需要适当更改标题，不要出现回复:回复：回复：一大串举例称呼与问候邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应在多个收件人的情况下可以称呼各位、大家、Team、All等如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理”；如果不清楚职务，则应按通常的“x先生”、“x小姐”称呼，但要把性别先搞清楚不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名称呼全名也是不礼貌的，不要逮谁都用个“Dearxxx”，显得很熟络称呼通常写在第一行定格称呼与问候开头结尾最好要有问候语最简单的开头写“*经理，你好”或“*经理，您好”；针对客户可以写“*总，您好”，再尊敬就写“尊敬的*会长，您好”结尾通常写“顺祝商祺”或“顺颂商祺”、“生意兴隆”、“祝您顺利”等商业祝语“礼多人不怪”，礼貌一些，总是好的，即便邮件中有些地方不妥，对方也能平静的看待。邮件正文要简明扼要，行文通顺，思路清晰，把要说的叙述清楚分清建议或意见；问问自己：我是不是已经在邮件中告诉收件人我的看法或者可供读者回应的选择？如果没有，为什么我会假设他们能了解我的思想？若要表达对某件事的看法，可先简要地描述事情缘起，再陈述自己的意见但若是想引发行动，则应针对事情可能的发展提出看法与建议有时，因信息太过简短或标明不够清楚，收信对象可能会不清楚发信者陈述的到底是建议或是意见，因而造成不必要的误解或行动；问问自己：有哪些我写的东西是收件人已经知道或者应该知道的？我是不是下意识的没有表达清楚？如果答案是肯定的，那么他们会对我之后说的东西表示迷惑也就不奇怪了正文正文尽量使用商务用语，不要用口语，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达；避免使用太多的标点符号如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明；也可以正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述同时要谈几件事，更要注意主次分明，有头有尾，详略得当，最好是一件事一段落，不要混为一谈；保持你的每个段落简短不冗长，没人有时间仔细看你没分段的长篇大论；根据收件人与自己的熟络程度、等级关系；邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适正文尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现，电子邮件可轻易地转给他人，因此对别人意见的评论必须谨慎而客观在一次邮件中把信息全部说清楚、说准确。不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件，避免不必要的麻烦尽可能避免拼写错误和错别字，这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有错误不要任意使用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。合理的提示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅读正文选择便于阅读的字号和字体。中文用宋体或新宋体，英文就用Verdana或Arial字型，字号用五号或10号字即可。这是经研究证明最适合在线阅读的字号和字体不要用稀奇古怪的字体或斜体，最好不用背景信纸，特别对公务邮件合理利用图片，表格等形式来辅助阐述小心幽默的使用。在缺乏声调的抑扬顿挫、脸部表情与肢体语言的电子邮件中，应特别注意发信人的幽默被误解与扭曲如果你不想让你发给对方的邮件被转发出去，可以设置不被转发功能附件如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件；正文应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时如果不希望收件人对附件做修改，如是报价书、技术公报、正式公文等，可以将文件转换为DPF格式再附上发送附件文件应按有意义的名字命名，最好能够概括附件的内容，方便收件人下载后管理附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用不同企业邮箱容量大小不同，发送前需确认对方可以接收多大容量邮箱结尾签名每封邮件结尾都应签名，这样对方可以清楚的知道发件人信息。虽然认识你的人可能从发件人中认出你，但不要为收件人增添这方面的麻烦电子邮件消息末尾加上签名档是必要的。签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但信息不宜行数过多，一般不超过4行引用一个短语作为你的签名的一部分是可行的，比如你的座右铭，或公司的宣传口号。但是要分清收件人对象与场合，切记一定要得体对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档应该进行简化。过于正式的签名档会让与对方显得疏远。你可以在Foxmail、Outlook中设置多个签名档，灵活调用企业可以统一员工的签名格式发送、抄送、密送发送人是要受理这封邮件所涉及的主要问题的，理应对邮件予以回复响应如果发送人是你的领导，一般不要抄送给别人，由收件人决定是否要转发抄送人只需要知道邮件内容，通常不需要对邮件予以响应；如果抄送人有建议，当然可以回复该邮件；抄送一般是给领导，以及需要知道此事的其部门同事秘送只有当事人知道，收信人和抄送人是不知道你发给了密送人的。一般情况下不要密送某人，除非情况特殊发送、抄送中各收件人排列应遵循一定规则。如按部门排列；按职位等级从高到低或从低到高都可以。适当的规则有助于提升你的形象好的事情可以抄送给他人，不好的事情尽量一对一处理；这与表扬当众，批评不当众是一个道理。那种利用便利的往来邮件打嘴仗的行为只能影响个人形象回复收到邮件后，即刻回复对方一下，往往是不可少的，这是对他人的尊重；理想回复时间是2小时内，特别是对一些紧急重要邮件。对于一些优先级低邮件可集中在特定时间处理，但一般不要超过24小时如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该及时的回复说“收到了”，我们正在处理，一旦有结果就会及时回复。不要让对方苦苦等待，及时做出响应，哪怕只是确认一下收到了如果你正在出差或休假，应该设定自动回复功能，提示发件人，以免影响工作回复复杂问题时，把相关问题抄到回件中，然后附上答案。应该进行必要的阐述，让对方一次性理解，避免再反复交流，浪费资源回复对方发来大段邮件，你确只回复“是的”、“对”、“谢谢”、“已知道”等字眼，是非常不礼貌的。建议回复10个字以上，显示出你的尊重收发双方就同一问题交流回复超过3次，说明交流不畅，说不清楚。此时应采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断。邮件有时并不是最好的交流方式对于较为复杂的问题，多个收件人频繁回复，发表看法，把邮件越回越高，导致邮件过于冗长笨拙而不可阅读。此时发件人应及时对之前讨论的结果进行小结，删减瘦身，突出有用信息只需要单独一个人知道的事，单独回复给他一个人就行了；如果你对发件人提出的要求作出结论响应，应回复大家，让大家都知道；不要让对方帮你完成这件事情回复如果你对发件人提出的问题不清楚，或有不同的意见，应该与发件人单独沟通，不要当着所有人的面，不停的回来复去，与发件人讨论。讨论好了再告诉大家不要向上司频繁回复没有确定结果的邮件回来复去的邮件，可能双方多在扯皮、推诿，甚至可能会互相指责。对复杂事情，最好的还是当面沟通；设法开个正式或非正式的会议，大家见面沟通最好。限于条件不可能见面，建议使用多方通话（电话）或电话会议转发确认收件人是否需要阅读这封邮件，并把转发原因和要求告知收件人，让收件人明白收到这封邮件后应该做什么转发给多人时，首先确保所有收件人需要此消息。除此之外，转发敏感或机密信息要小心谨慎，不要把内部消息转发给外部人员或者未经授权的接收人如果有需要还应对转发邮件内容进行修改和整理，以突出信息。不要将回复十几层的邮件发给他人，让人摸不着头脑定期查阅与整理个人的電子邮件信箱一天最少查阅信箱两次应是合理的要求经常整理信箱，回覆该回覆的，去除该去除的限制自己的信箱于规定的容量中，以避免因超载而无法收悉新的邮件对于重要的邮件，亦可考虑下载至硬盘，或打印存贮亦可邮件替代不了面对面沟通过、电话、会议，滥用邮件只能增加负担，降低效率其它谢谢！