资料管理工作方案

项目工程资料管理工作方案工程项目的资料管理是一项重要的工作。在工程项目的建设过程中产生大量的文件、资料、数据和信息，对于领导指导工作、控制规划目标、掌握准确、完整的工程信息、确保项目目标的圆满实现，将起到重要的辅助作用。为了保证工作到位，现将资料管理的工作方案列举如下：一．资料管理制度1．一切与工程有关且必须保管存档的资料，须在资料室登记并分类保管，然后再发放给相关单位或个人，并需签字认领。2．工程资料立卷应有确切的标题、卷内目录、备考表，装订整齐、牢固、封面书写工整、卷容美观。3．各类资料要分类管理，资料的收发、转发要专门记录。4．如有关单位或个人要借阅工程资料，需填写借条，并说明归还的具体时间，然后找分管领导签字后方可借用。二．资料管理人员的工作职责1、负责项目工程资料管理，组织协调和指导工程项目建设各单位对项目竣工文件资料编制和项目文件资料的整理，督促工程建设各方按档案管理规范完成各自职责范围或合同规定的竣工文件编制和项目文件资料整理归档工作。2、负责各类工程资料的日常文印和发送签收工作。3、负责定期、不定期地对工程施工单位和监理单位的项目文件资料内容进行检查，抽查，并督促其与工程建设进度同步，确保其工程各类资料齐全、完整，内容准确、真实。4、及时收集项目建设各阶段文件资料，并根据国家有关规定，并按档案管理的要求进行整理归档，建立各单项或单位工程的资料档案。5、保管项目的工程资料，并提供使用，对项目工程资料的不齐全，不完整，应向分管领导及时汇报，并督促工程管理人员及时收集。6、有关单位或个人要查阅资料，须经分管领导同意，方予查阅。7、工程项目竣工验收交付后，负责向有关部门办理移交手续。三、工程资料管理方案1、工程资料的分类（附图）2、工程资料的收集①项目工程文件资料的收集与各方责任；合同、协议明确了工程建设各方提交文件资料和整理归档的责任。A、项目准备阶段形成的前期文件,由建设单位各承办部门负责收集积累,勘察\设计单位文件的收集,由其向建设单位档案部门提交有关设计基础资料和设计文件.B\项目在建工程施工阶段有关文件资料,由工程部现场专业工程师进行搜集整理,并按规定及时移送资料室.C\工程建设施工阶段的文件资料,凡项目实行总承包的,由各分包单位负责其分包项目全部文件的收集,积累,整理,并提交总包单位汇总,凡由建设单位分别向几个单位发包的,由各承包单位负责收集,项目监理文件由监理单位收集,积累,整理.建设单位授权的项目监理单位应负责监督,检查项目建设中文件资料收集,积累和完整,准确及真实情况,以及竣工验收中文件资料审核,并经审核,签认后向建设单位提交监理业务范围内的有关报告等监理文件资料.②收集范围:按建设工程档案管理要求的规定和建设项目文件归档范围以及工程资料的分类进行收集.③收集时间:各类文件应按文件形成的先后顺序或项目完成情况及时收集.④项目文件资料的质量要求a.字迹清楚,图样清晰,图表整洁,签字手续完备.b.永久、长期保存文件不应用易褪色的书写材料书写,绘制.c.复印、打印文件及照片字迹.线条和影像的清晰及牢固程度应符合设备标定质量.d.录音、录像文件应保证载体的有效性.e.电子文件应以光盘为长期储存介质.3.项目竣工文件的编制:竣工文件由施工单位负责编制,监理单位负责审核.建设单位应负责或委托编制项目总平面图和综合管线竣工图.4.工程资料、文件的整理与归档a.有关建设项目的前期文件资料及验收文件,应根据其性质,内容,分别按年度、项目的单项或单位工程整理.b.项目文件资料的组卷要求,组卷遵循项目文件资料的形成规律和成套性特点,保持卷内文件有机联系,分类科学,组卷合理,法律性文件手续齐备,符合档案管理要求。项目施工文件按单项工程组卷,竣工图按结构、水电、暖通消防、环保等顺序组卷;管理性文件按问题、时间或依据性、基础性、项目竣工验收文件组卷,原材料实验按单项工程组卷。c.案卷编目;按要求组卷后,卷内按归档存放的文件资料内容的排列顺序进行编制卷内目录,卷内目录要详细明了,其规格式样按档案管理要求设制,其内容包括有序号、文件编号、文件材料题名、日期、页号及备注栏。并将其附贴在档案盒内面,资料文件按卷内目录顺序,编码排放整齐.d.案卷封面及脊背:案卷档案盒封面及脊背必须美观,整洁,案卷题面应简明,准确揭示卷内文件内容.另外还要采用公司标志的标签贴于脊背上.5.对所来文件材料,如合同等采用工程信息编码制度,信息编码制度的内容及示范例如下:一级玛ZY01第一个工程二级玛01（第一期工程）02（第二期工程）三级玛01（第一组团）02（第二组团）四级玛01（土建）02（装饰）03（安装）04（市政）05（园林）06（零星）07（临建）五级玛101（第一标段第一份合同）102（第一标段第二份合同）示例：第一期第一组团安装工程第一标段第一份合同：ZY010101031016.工程资料管理目标要求①项目文件资料的收集,整理,归档和项目工程档案资料的移交应与项目的立项准备,建设和竣工验收同步进行。②.工程资料室的文件资料图纸必须要能满足公司及工程部的使用需要,随时借用或查阅某资料,信息文件都能迅速、准确的找到.③.工程项目竣工验收,工程项目资料档案要确保基本齐全,完整,系统准确.并负责进行或组织对全部归档项目资料汇总整理移交.