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精细化管理——集中采购管理案例一、案例背景我国在相当一段时间内，房地产市场发展迅猛，一些建筑工程公司规模也逐渐扩大，每年完成工程项目施工产值成倍增长。但由于近几年国家宏观调控力度增强，建筑市场竞争日趋激烈，大部分工程项目均是低价中标，建筑施工单位风险日益增大，相当一部份企业都是微利经营，市场形势严峻。多年的建筑施工经验，大家都知道：建筑施工以其造价高，施工周期长，配合单位复杂，材料品种多、人工使用量大，租赁材料、人员、各种机械进出场频率高的特点，而且材料在整个工程中又占成本的主导地位。项目部的成本控制有着或多或少甚至是“一两拨千斤”的责任。二、采购难题分散采购机制存在明显弊端。各个项目各自采购，需求量比较分散，不能形成批量效应，造成价格居高不下，影响采购成本的下降；并且各个项目的付款结算存在较大差异，导致同种物资在各项目与各个供应商供货价格不一样，资金好付款好的项目供货就比较好，价格也比较低，而资金差付款不好的项目则供货比较差，而且价格还比较高。传统物资采购集中度较低，由各个项目进行的分散采购无法形成规模效应，而且在采购过程中一般透明度较低，暗箱操作、商业贿赂的可能性很大。由于分散采购相互制约性较差，不容易暴露矛盾，容易导致腐败现象等问题。分散采购导致各个项目采购机构重复设置，不但浪费人力资源，而且由于专业采购人员素质的参差不齐，一些有特殊要求的物资会因采购人员无相应专长而可能出现较大偏差。三、创新目标面对严峻的市场形势，我集团公司及时把握市场动向，适时颁布了《大宗物资战略采购管理办法》。实行公司总部物资集中采购，统一组织各项目部所需物资的采购业务。化解了项目部采购难题。项目部积极响应集团号召，坚持“三集中一提高”的总体部署和工作要求。在缓解项目部资金压力，从源头保障材料产品质量，保证工程正常施工进度等方面，取得了可喜的成绩。四、组织保证增加体系图1.成立以项目经理为组长的项目经理部大宗物资集中招标采购领导小组，并将领导小组名单报经营管理部备案。2.负责大宗物资集中招标采购结果的最终确认，行使招标结果询证权；3.根据工程进度及时向招采办上报大宗物资集中采购月度、年度招采计划，及核对投标人信息；4.按照招标文件示范文本草拟招标文件，对发出的招标文件进行必要的澄清或修改的，应以书面形式通知招采办；5.使用单位对新引进的供应商在招标前组织本单位大宗物资集中招标采购小组以及公司经营管理部、施工管理部、技术质量部相关人员对其进行考察评价。6.使用单位对中标人履约过程中的供应能力、诚信及售后服务等情况进行评价。7.参加大宗物资集中采购招标、开标、评标会，参与投标人的选择；8.与中标人签订采购合同，并将采购合同及时报送招采办部备案。五、制度流程及具体措施项目部为达到集团大宗物资采购战略要求，组织项目部相关管理人员认真学习集团及总部相关文件、通知。通过管理软件的应用，捋顺管理流程、规范管理措施。（一）大宗物资计划管理1、项目经理部在接到工程任务后，按照总承包合同要求及施工组织计划进度要求，并考虑招标、采购及加工周期等因素，编制大宗物资采购总体计划，于工程开工前报送经营管理部。2、将大宗物资采购总体计划进行分解，编制年度、季度、月度采购计划；每月25日前向经营管理部报送下月大宗物资采购月度计划。（二）大宗物资合同管理1、大宗物资采购招标及合同签订管理（1）参与招标：按照《大宗物资集中招标采购实施细则》有关规定须进行招标的大宗物资采购项目，由经营负责人组织项目部人员参与二级公司组织的大宗物资招标，并负责起草招标文件及招标附属文件。（2）价格评审：针对不进行招标的物资采购，由项目部经营负责人组织选定三家以上（含三家）分包单位进行报价，组织评审，生成比选文件。（3）大宗物资采购合同签订：由项目部经营负责人组织项目部各专业负责人及项目经理对合同在系统中进行项目部层级的评审、会签，并将会签通过的大宗物资采购合同及相关资料报送给二级公司进行下一层级的评审、会签。全部会签通过后，由经营负责人委派项目部合同管理人员前往二级公司签订大宗物资采购合同，登记台帐。2、大宗物资采购合同过程管理（1）大宗物资采购合同交底：经营负责人组织项目部各专业负责人及项目经理对合同进行交底，编制合同交底记录备查。（2）大宗物资过程计量计价：经营负责人对大宗物资进场情况进行统计，并按照合同约定确定预结算额及支付进度款。（3）大宗物资采购合同结算：项目经理或经营负责人组织洽谈大宗物资结算工作，并由经营负责人组织项目部各专业负责人及项目经理对结算进行评审、会签后，报送给二级公司进行下一层级的评审通过后，编制大宗物资结算单，结算结果应挂接当月成本。（4）大宗物资结算付款：经营负责人按照合同约定及大宗物资结算办理结算尾款支付会签手续。六、效果评价通过采用大宗物资集中采购，项目部得到了切实的利益，工程获得了结构长城杯金杯及竣工长城杯银杯。在质量及进度方面得到了建设单位的充分认可，经营成果良好。以商品混凝土为例，以往做法是项目部在公共市场中寻找供货厂家，通过和几家商混公司的洽谈，再从侧面了解该厂家的合作情况后，签订供货合同。但是这种了解厂家的渠道方式相对片面，在合作工程中，往往会因为供货速度、产品质量、工程款拨付等问题引起很多不必要的麻烦，双方甚至诉诸公堂。我项目部在施行“一体化”经营模式后，未出现以上问题，不仅保证了正常施工进度，供货时间有了保证，而且混凝土试验结果，更是100％的合格率。对于参加结构长城杯评选的楼号，更是采用了更为优质的混凝土，以提升混凝土观感质量。尤其值得一提的是，采用“一体化”经营，减轻了项目部资金压力，建设单位对于此部分资金施行专款专用管理，若出现进度款拨付滞后情况，商混厂家也是直接与建设单位沟通解决，大大降低了项目部的资金压力与管理成本。再例如钢筋采购，若是项目部自行采购，最大难点在于资金支付上，按照每月建设单位拨付的进度款，很难保证钢筋的按时足额支付，从而就会产生财务成本，假设每月足额支付钢筋厂家70%货款，剩余30%款项到工程竣工后支付，工程钢筋用量约12600t，按市场平均水平50元/t/月计算，就会发生财务成本二百余万元。现在项目部实行大宗物资集中采购，不仅规避了材料供货不及时、耽误工程进度的风险，更回避了庞大的财务成本支出，减轻了项目部的经营压力。七、案例点评集中化采购有许多传统分散采购无法比拟的优点。目前几乎所有的大型房产企业都开始采用集中采购模式，以降低其建造成本，物资集中采购的推行，采购功能集中到公司总部，减少了物资采购管理上岗位的重复设置，可以大大精简项目采购人力，有利于提高采购绩效，降低采购成本。物资集中采购可以综合利用各种信息，形成信息优势，有效地节约了社会成本，也有利于公司对采购活动进行有效地控制。物资集中采购模式能够形成批量采购可以使采购数量增加，对于某些产品，企业各部门都可能存在着需求，通过采购量的集中来提高企业与卖方的谈判力度，提高议价能力，争取主动权，比较容易获得价格折扣和良好的服务，可以大大降低单位采购成本，同时又可以最大限度地减少资金占用，还可避免物资积压影响资金周转。物资集中采购模式可以促进施工企业与供应单位形成战略合作并相互补充的关系，企业在集中资源于自身核心业务的同时，通过利用其他企业的资源来弥补自身的不足，从而变的更具竞争优势。物资集中采购模式实行采购主体与采购人、物资配送相分离的管理模式，采取公开采购、集体决策的方式，并且把验收等环节由各项目自己负责，形成相互制约的关系，可以有效地制止腐败，同时也有利于提高工作效率。要做好集中采购，就要把整个集中采购工作纳入规范管理之中。项目必须要做好与总部物资集中采购中心的配合工作，项目要全力支持采购中心的工作，做到先计划、申报，后审核审批，从计划的提报、采购、验收、入库、付款等各个环节都要严格按照规定程序进行操作，并在实施过程中相互加强沟通。