外部审核迎审注意事项

外部审核迎审注意事项一、迎接外部审核准备工作二、外部审核的应对三、迎接外部审核注意事项四、外审各级人员基本要求一、迎接外部审核准备工作1、打好欢迎词；2、各级人员是否了解质量方针、目标；3、各岗位是否知道自己的职责权限以及与本岗位相关的岗位职责权限；4、本部门的文件、图纸是否最新版本，作废文件是否有回收；5、文件是否摆放混乱，是否有该有的文件不能随时得到的情况；6、工作现场物料、半成品、成品、设备、设施是否整齐，现场是否打扫干净，标识、检验状态是否清楚；7、生产现场的各种参数是否与文件规定一致；8、确认所有的检测仪器（量具）都是经过校验，精度满足检测要求；9、各种不合格是否都按文件规定要求进行处理并有记录；10、所有客户意见调查、客户投诉、内部运作出现的不合格等是采取纠正预防措施；11、所有纠正预防措施是否分析原因，是否针对原因采取措施，审核前决定完成的纠正预防措施是否能彻底解决，保证不再发生，纠正预防措施是否得到验证；12、纠正预防措施是否能提供必要的证据支持，如培训记录、文件更改记录等；13、任何修改或涂改要有签名或盖章。迎来送往，是接待活动中最基本的形式和重要环节，是表达主人情谊、体现礼貌素养的重要方面。尤其是迎接，是给客人良好第一印象的最重要工作。给对方留下好的第一印象，就为下一步深入接触打下了基础。迎接客人要有周密的布署，应注意以下事项。形象的准备——仪容头发:保持干净，梳理整齐，发型需保守不要使用较浓香味的发胶或摩丝。面部及化妆：保持清洁、健康，淡妆。口腔:保持口气清新，定期口腔检查（刷牙）指甲：干净修剪整齐不宜过长腿：不能直接裸露，脚不带脚链。鼻子和体毛：修整形象的准备——服饰服饰反映了一个人文化素质之高低，审美情趣之雅俗服饰与自己的身份、职业相协调服饰与自己从事的活动相协调服饰与自己处的环境相协调。服饰与自己年龄/身材/个性/气质相协调。二、外部审核的应对行为举止与仪态“言行举止体现公司的形象,因为它希望和你一样美.”表情语：面部表情———微笑:“微笑不需要一分钱,但最有价值.”动作语：手势动作：用开放的动作，而不要过分夸张横摆式：表示“请进”、“请”斜摆式：就座直臂式：指示方向鼓掌仪态语：正确的站姿、坐姿、蹲姿、握手、鞠躬鞠躬的6种错误姿式：1、只弯头的鞠躬2、不看对方的鞠躬3、头部左右晃动的鞠躬4、双腿没有并齐的鞠躬5、驼背式的鞠躬6、可以看到后背的鞠躬鞠躬也是表达敬意、尊重、感谢的常用礼节。二、外部审核的应对[坐姿]说明：入座时要轻，至少要坐满椅子的2/3，后背轻靠椅背，双膝自然并拢（男性可略分开）。身体稍向前倾，则表示尊重和谦虚。[男同事]说明：可将双腿分开略向前伸，如长时间端坐，可双腿交叉重叠，但要注意将上面的腿向回收，脚尖向下。[女同事]说明：两腿并拢，双脚同时向左或向右放，两手叠放于左右腿上。如长时间端坐可将两腿交叉重叠，但要注意上面的腿向回收，脚尖向下。[蹲姿]如果你在拾取低处的件时，应保持大方、端庄的蹲姿。坐姿也有美与不美之分，左图为错误的坐姿：握手也有诸多禁忌：交叉握手与第三者说话（目视他人）摆动幅度过大戴手套或手不清洁二、外部审核的应对迎接礼仪1.接待人员应提前到达会议室迎接客人，恭候客人的到来，决不能迟到让客人久等。客人看到有人迎接，内心必定感到非常高兴，若迎接来迟，必定会给客人心里留下阴影，事后无论怎样解释，都无法消除这种失职和不守信誉的印象。2.接到客人后，应首先问候“一路辛苦了”、“欢迎您来到我们公司”等等。然后向对方作自我介绍，递送名片，注意送名片的礼仪：2.1、当与长者交换名片时，双手递上，身体可微微前倾，说一句“请多关照”。你想得到对方名片时，可以用请求的口吻说：“如果您方便的话，能否留张名片给我？”2.2、作为接名片的人，双手接过名片后，应仔细地看一遍，千万不要看也不看就放入口袋，也不要顺手往桌上扔。3、接待人员带领客人到达制造车间，应该有正确的引导方法和引导姿势3.1、在走廊的引导方法：接待人员在客人二三步之前，配合步调，让客人走在内侧。3.2、在楼梯的引导方法：当引导客人上楼时，应该让客人走在前面，接待人员走在后面，若是下楼时，应该由接待人员走在前面，客人在后面，上下楼梯时，接待人员应该注意客人的安全。3.3、在电梯的引导方法：引导客人乘坐电梯时，接待人员先进入电梯，等客人进入后关闭电梯门，到达时，接待人员按“开”的钮，让客人先走出电梯。4、车间里的引导方法：当客人走入生产车间，接待人员用手指示需审核线别，并在客户两三步之前边走边介绍生产工艺流程。二、外部审核的应对三、迎接外部审核注意事项1、受审核时，每一位员工必须要做到的⒈）知道应做什么事；⒉）知道如何做事；⒊）知道做事的依据；⒋）用记录证实所做的事；⒌）任何事都应形成循环（即PDCA模式）。2、受审核时,应保持正常的心态⒈）不怕出现不合格，发挥出最佳水平；⒉）尽可能减少不合格，以提高认证通过的可能性；⒊）尽快纠正不合格。3、受审核方在审核中的角色⒈）2:8规则⒉）20%听问题，听懂了才能回答对；⒊）80%回答问题，回答时要谨慎。4、先确定了解问题后再回答⒈）认真听，听不懂必然会回答不准确；⒉）不懂就问，审核员会换一个角度询问；⒊）一定搞清楚所问问题。5、受审核时,回答问题的基本原则:⒈）依据文件回答问题；⒉）依据实际情况回答问题；⒊）紧紧围绕提问，不要扯太远；⒋）语言简单明了；⒌）不要假设审核员不懂技术问题，审核员的视点是整个体系。三、迎接外部审核注意事项6、回答问题时就注意哪些⒈）只说自己的事，不说别人的事；⒉)只说该说的事；⒊)用证据说明问题；⒋)自信而又不失谦虚；⒌)多解释，不争论；⒍)有误解时把解释权让给更明白的人（最好是上司）。7、回答问题时应避免出现⒈)不懂装懂；⒉)说别人的事；⒊)所说的不符合事实；⒋)谋求帮助；⒌)对其他部门或人员进行诋毁；⒍)争论不休不礼貌，可能会导致不好的结果。三、迎接外部审核注意事项8、在审核进行过程中如何采取纠正行动⒈）力争在审核组离开前纠正不合格；⒉）当天提出，尽可能当天纠正；⒊)自己提方案，自己纠正；⒋)经审核员确认可以接受。9、正式审核时审核员经常询问哪类问题⒈）你是做什么的？⒉）你是如何进行工作的；⒊）有无记录证明你已正确地进行了工作？⒋）你为什么要这么做？三、迎接外部审核注意事项10、回答审核员时的基本点⒈）以文件为基础；⒉)以质量记录为依据；⒊)以实际情况来证明。11、每一位员工回答问题时的心态应该是⒈)自信，相信所做的绝大部分是正确的；⒉)谦虚，承认个别情形会存在某些问题；⒊)不推卸责任。12、在正式审核到来之前，怎样做一下突出改善⒈)对现场进行卫生整顿等清理工作；⒉)保证现场使用的文件为有效版本；⒊)每个部门进行自查自改；⒋)每位员工对照文件，熟悉工作职责；⒌)给每位员工适当减压，使员工有轻松的心情迎接审核，才能发挥出最佳水平。三、迎接外部审核注意事项1、素质的要求：1.）对公司的体系一定要了解：作为一名出色的陪审员首先要了解公司的质量体系、各项目审核需要准备哪些内容、注意什么。2.）对制造过程要了解弱的地方，差的方面在审核前要着重准备，审核时又要避重就轻3.）对客户要求要了解不同的客户要求不同，审核重点不同，审核偏好不同，风格也不同，只有长期和该客户打交道才能了解，这点会在后面“审核员的分析和研究”中提到。4.）对公司人员的了解由于审核不是一个人的事，所以要对相关部门的人员一定要了解，只有这样，他们才会很积极的配合你的工作，从前期准备到审核再到纠正措施的制定从头到尾的支持你，帮助你。5.）陪审员性格的要求要踏实不能粗心，性格稳重脾气要好，有的客户会刁难人，脾气不好的跟他吵起来了；要有耐心，对外跟客户解释都要有耐心；要随机应变，出现问题在极短的时间内找出解决方案；要有统筹的能力，安排好审核前前后后的各项工作。四、迎审各级人员基本要求2、基本要求：2.1、在审核前对最高领导有什么要求？⒈）了解质量方针的内涵；⒉）了解质量目标及其实施方法和实施情况；⒊）了解本组织各部门的职责和重要的接口方式；⒋）了解本组织质量体系的基本情况；⒌）了解本组织的质量工作状况2.2、在审核前对管理者代表有什么要求？⒈）熟悉质量体系文件的细节和本组织的质量体系；⒉）了解相关的其他文件（如技术文件）；⒊）熟悉质量方针、质量目标及部门的工作职责；⒋）熟悉内部质量审核和管理评审的情况；⒌）熟悉本部门的质量工作情况。四、迎审各级人员基本要求2.3、在审核前对部门领导有什么要求？⒈）了解质量方针、质量目标；⒉）熟悉本部门的质量职责和相关的质量文件；⒊）熟悉本部门与相关部门的工作接口；⒋）熟悉对下属的工作要求；⒌）熟悉对本部门的质量工作情况。2.4、在审核前对文件管理人员有什么要求？⒈）熟悉所管理的文件的范围；⒉）熟悉文件管理程序；⒊）熟悉文件修改情况；⒋）熟悉文件的归档；⒌）随时拿出所需的文件。四、迎审各级人员基本要求2.5、在审核前对重要岗位，关键工序的工作人员有什么要求？⒈）熟悉岗位职责；⒉）熟悉依据的规范、程序等；⒊）熟悉使用的工具、设备等；⒋）熟悉使用的统计方法；⒌）经过培训，持证上岗。2.6、审核前对一般工作人员的最基本要求？⒈）熟悉本岗位职责；⒉）熟悉从事工作所依据的文件；⒊）熟悉工作中需作的质量记录；⒋）熟悉工作接口；⒌）熟悉本组织的质量方针及和自己工作的关系；⒍）熟悉本组织的质量组织（质量责任人、管理者代表等）；⒎）熟悉实施ISO9000族国际标准的目的及所实施的标准的基本知识。四、迎审各级人员基本要求-End-