Word是微软公司的Office系列办公组件之一

第1章初识Word2003Word是微软公司的Office系列办公组件之一，是目前世界上最流行的文字编辑软件，大部分的公司企业，甚至国家机关都在广泛地使用这一方便快捷的工具。本章主要介绍Word的基础常识和概念，是之后学习使用Word所必备的基础知识。1.1Word在文秘工作中的重要作用前面已经说到，Word是世界上最流行、应用最广泛的文字编辑软件，而文秘工作的大量工作内容都是进行文字文书的编辑和整理，所以Word是文秘工作中不可缺少的重要工具，也是应聘文秘工作的敲门砖之一。使用Word可以很快地制作出格式规整、样式精美的各种文档文件。应用Word的各种功能可以有效地实现文档格式的统一化、快速便捷地建立多层目录、轻而易举地制作漂亮的表格等，甚至还可以制作组织架构图和流程示意图等。一个优秀的文秘工作者应当能够熟练地使用Word，并应用Word的各项功能。利用Word使文秘工作更加高效，使文秘工作者从繁杂重复的文档编辑中抽出时间进行更多的数据和资料的分析，促进工作向更深层次的延伸。1.2认识Word文档的操作界面Word的操作界面风格及使用都非常贴近平常熟悉的Windows操作系统，很多地方都会觉得非常熟悉。由于Word当中延用了大量Windows常用元素，所以学习和认识起来相当容易。本节开始正式进入Word软件的详细介绍进程。1.2.1打开Word主程序Word的打开方式和大部分Windows下使用的软件一样，有3种打开方式，如下所示。选择“开始”|“所有程序”|MicrosoftWord命令，打开Word的主程序。直接双击桌面上的Word快捷方式图标，打开Word的主程序。双击Word的专用文件格式的文件，也可以随文件的打开而打开Word主程序。Word的专用文件格式后缀为.doc。在Windows操作系统下，默认文件名后缀为.doc的文3第1章初识Word2003件由Word来打开。1.2.2认识Word的操作界面Word主程序打开之后出现的是Word的操作界面，如图1.1所示。侧栏标尺滚动条菜单栏工具栏标题栏状态栏编辑区图1.1Word的操作界面之各部分名称图1.1的界面说明如下。标题栏：显示文档的标题及软件的名称。菜单栏：分列着Word的所有命令。工具栏：主要放置着Word的常用工具和常用命令。标尺：分别位于编辑区的左边和上边。编辑区：是输入和编辑Word文档内容的地方。滚动条：位于编辑区的右边和下边。状态栏：其中可以看到当前文档的一些基本状态情况。侧栏：一般情况下侧栏并不显示出来，当执行特定命令时侧栏将自动弹出，如图1.1所示即为执行“文件”|“新建”命令后自动显示出的“新建文档”侧栏。1.3认识Word工具栏中的常用工具Word工具栏汇集了常用的Word命令的快捷按钮。一般的Word文档甚至不需要在菜单栏中选取命令，只使用工具栏中的快捷按钮即可。如图1.2所示为Word工具栏的全图。4Word/Excel文秘办公应用典型实例常用工具栏图1.2Word工具栏1.3.1认识文档操作按钮下面介绍工具栏中常见的快捷按钮及其对应的Word命令。此处介绍的按钮都是与文件操作相关的快捷按钮。新建：对应的Word命令为“文件”|“新建”命令，主要功能是新建一个Word文档。打开：对应的Word命令为“文件”|“打开”命令，主要功能是打开一个已有的Word文档。保存：对应的Word命令为“文件”|“保存”命令，主要功能是保存当前的Word文档。打印：对应的Word命令为“文件”|“打印”命令，主要功能是将当前Word文档以默认设置打印出来。打印预览：对应的Word命令为“文件”|“打印预览”命令，主要功能是打印预览显示的文档效果就是打印后的文档效果。1.3.2认识文档编辑按钮以下按钮都是与文档内容编辑相关的按钮，如字体、格式等。复制：对应的Word命令为“编辑”|“复制”命令，主要功能是将选中的文档内容复制到Office剪贴板中。粘贴：对应的Word命令为“编辑”|“粘贴”命令，主要功能是将已复制的内容粘贴在指定的位置。格式刷：没有对应的Word命令，主要功能是选中已编辑好的文字，单击“格式刷”按钮刷向其他的文字，这样这些文字的格式将与开始选中的文字格式完全相同。撤销：对应的Word命令为“编辑”|“撤销”命令，主要功能是可以撤销最近的一步操作，并且可以多次使用。插入表格：对应的Word命令为“表格”|“插入表格”命令，主要功能是插入表格的简便方式，可以在Word文档中插入表格。5第1章初识Word2003格式窗格：没有对应的Word命令，主要功能是在侧栏位置显示格式窗格。文字设置栏：没有对应的Word命令，主要功能是设置文字的格式字体及大小。加粗：没有对应的Word命令，主要功能是使选中的文字变为粗体。文字对齐方式：没有对应的Word命令，主要功能是使选中文字的对齐方式改变为两端对齐、中间对齐和右边对齐。突出显示：没有对应的Word命令，主要功能是以指定颜色突出显示选择的文字。字体颜色：没有对应的Word命令，主要功能是将选中文字的颜色改变为指定颜色。1.3.3认识项目列表操作按钮下面介绍的按钮都与项目列表的设置和操作相关。编号：没有对应的Word命令，主要功能是项目编号为数字。项目符号：没有对应的Word命令，主要功能是项目编号是符号的形式。减少缩进量：没有对应的Word命令，主要功能是减少项目列表的缩进量，可以使项目列表的层级提升。增加缩进量：没有对应的Word命令，主要功能是增加项目列表的缩进量，可以使项目列表的层级降低。1.4学会新建、打开、保存、删除文档关于文档的新建、打开、保存、删除等操作，是Word最基本的操作，每一个文件的制作过程都会涉及。下面将分别以图示的方式讲解对Word文档的4种基本操作。1.4.1新建Word空白文档在Word中新建文档是非常方便的，一般情况下，在打开主程序时系统会默认新建一个空白文档，并自动命名为“文档1”。空白文档是指新建的文档中什么都没有，格式字体等全都在默认状态下。这是比较常用的一种新建文档的方法。本节中讲述的新建文档的标准过程，在实际工作中，其中的一个或几个步骤会被省略。新建空白文档的操作步骤如下：（1）选择“开始”|“所有程序”|MicrosoftWord命令，或直接双击桌面上的Word快捷方式图标，打开Word的主程序。（2）选择“文件”|“新建”命令，或者单击常用工具栏上的“新建空白文档”图标，打开“新建文档”侧栏。6Word/Excel文秘办公应用典型实例（3）单击“新建文档”侧栏中的“空白文档”链接，将创建新的Word文件，默认文件名为doc1.doc，文档标题栏中显示为“文档1”，如图1.3所示。显示为“文档1”图1.3新建Word文档1.4.2利用现有文件新建文档利用现有文件新建文档，这种方法其实就是利用现有文档和一些简单的内容修改就可以做出与原文档格式相同的文件来。在现实工作中，这不失为一种高效而便捷的新建文档的方法。利用现有文件新建文档的操作步骤如下：（1）选择“开始”|“所有程序”|MicrosoftWord命令，或直接双击桌面上的Word快捷方式图标，打开Word的主程序。（2）选择“文件”|“新建”命令，或者单击工具栏上的图标，打开“新建文档”侧栏。单击“新建”选项组中的“根据现有文档”链接，如图1.4所示。（3）在弹出的对话框中选择已有的用来做模板的文件“放假通知.doc”，单击“创建”按钮完成创建，如图1.5所示。图1.4单击“根据现有文档”链接图1.5使用现有文档新建Word文档可以看到最上面标题栏上显示当前文档为“文档2”，可见并非旧文件，而是根据现有文档新建了Word文档，如图1.6所示。7第1章初识Word2003图1.6使用现有文档创建新的文档（4）选择“文件”|“保存”命令，将建好的文档命名保存。此时如果要写一份通知，可以直接对原有内容进行编辑和修改。1.4.3根据模板新建Word文档Word的一大特色是模板，任何MicrosoftWord文档都是以模板为基础的。模板决定文档的基本结构和文档设置，例如，自动图文集词条、字体、快捷键指定方案、宏、菜单、页面设置、特殊格式和样式。由于用户众多，Word的模板不仅数量庞大，而且样式精美，并且只使用Word自带的模板，一般的工作要求都可以满足。根据模板新建Word文档的操作步骤如下：（1）选择“开始”|“所有程序”|MicrosoftWord命令，或直接双击桌面上的Word快捷方式图标，打开Word的主程序。（2）选择“文件”|“新建”命令，或者单击工具栏上的“新建空白文档”图标，打开“新建文档”侧栏。（3）单击“模板”选项组中的“本机上的模板”链接，如图1.7所示。（4）弹出“模板”对话框，如图1.8所示。该对话框的说明如下。图1.7使用模板新建Word文档图1.8“模板”对话框指定本次创建的文件类型为“文档”。在“模板”对话框的“新建”选项组中选中“文档”单选按钮。如果选中“模板”单选按钮则创建新的模板文件，制作好的模8Word/Excel文秘办公应用典型实例板文件以后也将出现在“模板”对话框的列表框中。“常用”选项卡中的模板都是常用的文档类型，如图1.9所示。在数量众多的模板中进行选择时，可以查看对话框右边的预览效果来选用模板，如图1.10所示。图1.9“常用”选项卡图1.10预览模板的样式（5）选择要创建的文档类型后，单击“确定”按钮即可看到根据所选的模板创建的新Word文档，如图1.11所示。图1.11使用模板新建的Word文档1.4.4打开Word文档在使用Word时，并不总是需要新建文档，更多的是对现有文档的编辑及修改，这样就会经常涉及打开Word文档的操作。在打开Word主程序的情况下，Word文档的打开方式有以下两种方法：选择“文件”|“打开”命令，在弹出的“打开”对话框中选择要打开的文件，单击“确定”按钮，打开已有的Word文档。直接单击工具栏中的“打开”图标，如图1.12所示。执行上述操作后，从弹出的“打开”对话框中选择要打开的文件，单击“确定”按钮，9第1章初识Word2003可打开已有的Word文档。单击该按钮图1.12使用工具栏图标打开文档双击Word专用文件格式的文件（文件名后缀为.doc），也可以将文件打开。1.4.5保存、另存Word文档打开状态下的文档如果没有及时保存，那么所做的工作就全都白做了。所以及时保存不单是使用Word的一个功能，更应当使其成为一种工作习惯和工作意识。养成及时保存、随手保存的好习惯，对实际工作非常有用。Word的文档保存有多种方式，以下是各种方式的简要介绍。1．直接保存Word文档直接将当前文件保存。如果不是新建的文件，执行这个保存操作会将本次修改的内容直接保存到原有文件，一旦关闭文档，很多操作将不可撤销。如果原来的文件比较重要，建议使用“另存为”命令。操作步骤如下：（1）选择“文件”|“保存”命令，或者单击工具栏上的“保存”图标，弹出“另存为”对话框。（2）在“文件名”文本框中输入文件名，选择好文档的保存目录（也可以新建一个新的文件夹），单击“保存”按钮，完成文档的保存，如图1.13所示。为新文件命名图1.13直接保存Word文档2．另存Word文档和保存Word的操作类似，只是将第一步中的“保存”命令换成“另存为”命令即可。操10Word/Excel文秘办公应用典型实例作步骤如下：（1）选择“文件”|“另存为”命令，弹出“另存为”对话框。（2）在“文件名”文本框中输入文件名，选择好文档的保存目录（也可以新建一个新的文件夹），单击“保存”按钮完成文档的保存。3．快捷键保存还可以使用保存的快捷键Ctrl+S来保存Word文档。具体操作如下：在当前文档打开状态下，按住Ctrl键的同时再按下S键，即可将当前文档以当前文件名存盘。4．自动保存Word文档自动保存功能在Word中备受用户喜爱和欢迎，并且是Word中一个非常适应用户需要的功能。主要作用是在Word