第七章2日程安排

时间管理与日程安排第二节日程安排１、日程安排的内容（１）各种接待、约会。（２）商务旅行活动。（３）参加各类会议。（４）到车间进行实地检查或指导。（５）组织的各类重大活动的安排。（６）领导私人活动的安排。第二节日程安排２、日程安排的基本要求（1）统筹兼顾（2）安排规范（3）效率原则（4）突出重点(ABCD法则)（5）留有余地（6）适当保密（7）事先同意第二节日程安排３、日程安排的形式年预定表、月预定表、周预定表、日预定表（日程表）第二节日程安排一月5日(星期一)开工典礼8日(星期四)董事长视察二月2日(星期二)常务董事会9日(星期一)公司纪念日25日(星期三)成本会议三月2日(星期一)常务董事会3日(星期二)分行经理会议25日(星期三)成本会议年预定表（未完）第二节日程安排月预定表（未完）1一9：00～9：30林处长来访12：00～16：00周会6六2二9；00～12：00董事会7日3三15：00～16：00上海起飞→南京8一9：00～17：00分公司会议4四南京9二9：00～12：00销售会议5五10三15：00贝尔公司古经理约见第二节日程安排周预定表（未完）22日(一)～28日(日)日期星期上午下午备注22一9：30光大银行吴处长来本公司参加金茂画廊酒会*(要与吴处长联系)(1／20光大银行来信)23二8：30～i0：30人事科高科长面谈，第一会议室华灵集团李部长洽谈*1(要准备好人事组织表)*2新产品介绍约45分钟24三8：00早餐：与刘行长10：00惠普公司林经理访问参观*13：30从公司出发；林处长同行第二节日程安排时间事项地点备注9：00行业协会的李先生(私人谈话)据说是上一次打电话之事9：3010：0010：3011：0011：30与王厂长午餐午餐在公司餐厅三个座位已经预定华成公司的谢经理同餐日预定表（未完）第二节日程安排4、日程安排的注意事项以记叙、说明为主要表达方式。编写要留有余地。所有日程安排都要应按领导的意思去办。活动与活动之间要有一定的间隙时间。要认真核查日程表，以提高工作效率。是否已处理完工作，一般都应注明结果。第二节日程安排５、日志系统1）日志概述日志是根据周计划表写出的一天时间内组织领导活动计划。一般分为两种类型：纵——以时间为线索;横——以事务为线索。2）日志的方法（1）手工填写的工作日志（一本为上司用，另一本为自己用）①提前了解上司工作和活动的信息，并在两份日志上填入。②提前在自己的日志上清楚标出自己当日应完成的工作。③填写的信息要清楚，方便阅读。④填写的信息要完整。⑤填写的信息要准确。⑥在上司日志变化的同时，应更改自己的日志。⑦在自己的日志上要清楚标出为上司的有关活动所做的准备。⑧协助或提醒上司执行日志计划。上司1、2、秘书1、（）2、3、√（2）电子工作日志计算机程序现已可以提供日历、日志和计划的功能，并应用于联网的计算机中。第二节日程安排第二节日程安排工作日志时间年月日记录人日志内容重要活动—般事务备注第二节日程安排3）上司工作日志填写的信息内容①上司在单位内部参加的会议、活动情况；②上司在单位内部接待的来访者；③上司在单位外部参加的会议、活动、约会等情况；④上司个人的安排；⑤上司私人的信息。上司工作日志①内部会议：时间、地点、内容等；②来访者：姓名、单位详情、约会时间等；③外部活动：时间、地点、对方的联络办法等④去医院看病；⑤女儿的生日。第二节日程安排4）秘书工作日志的内容除了包含上司的日志内容外，还包括：①上司的各项活动需要秘书协助准备的事宜；②上司交办自己的工作；③自己职责中应做的工作、活动。秘书工作日志①内部会议（准备发言稿、会议议程、订机票）②签字仪式（联系地点、媒体等）③撰写工作总结第二节日程安排5）处理工作日志的变化与调整一般变更包括：①原定结束时间延长超时。②追加紧急的或新添的项目。③项目的时间调整、变更。④项目终止或取消。上司工作日志①内部会议：时间、地点、内容等；②来访者：姓名、单位详情、约会时间等；③外部活动：时间、地点、对方的联络办法等④去医院看病；⑤女儿的生日。第二节日程安排调整时要注意：①活动之间要留有10分钟左右；②仍要遵循轻重缓急的原则；③变更后立即做好善后工作；④再次检查变更后的信息记录。上司工作日志①内部会议：时间、地点、内容等；②来访者：姓名、单位详情、约会时间等；③外部活动：时间、地点、对方的联络办法等④去医院看病；⑤女儿的生日。第二节日程安排秘书还应注意：①应确保上司日志信息的保密；②要保持两本工作日志信息一致和准确；③应熟悉上司工作的习惯和约会时间的长短；④应熟悉上司用餐和休息的时间。上司1、2、秘书1、（）2、3、√第二节日程安排最后，在日志上记录事情的时候应该注意的问题：1.写字永远要用钢笔——可以先用铅笔后再用钢笔；2.记载时间、联系人姓名、地点等，要简单而全面；3.记载社交活动，要注意招待会或酒会的时间以及穿着方面的任何应特别注意的情况；4.一天的活动安排，应按时间先后记载；5.每天开始，要先为当天的所有活动做好必要的准备工作；6.每天工作结束，要仔细检查每个日志；另外，秘书在记录秘书工作日志和领导工作日志时，要互相协调配合。第二节日程安排技能训练[训练目标]通过训练学生能够熟练掌握填写日志的技能第二节日程安排技能训练（问题讨论）1）编制计划表时，有那些注意事项？2）你是如何理解ABCD工作法的？3）作为一个秘书，你认为应如何管理好自己和上司的日志？