ABC分类法在时间管理上的应用

ABC分类法在时间管理上的应用李培2时间管理的重要性哈佛大学的调查：哈佛大学有一个非常著名的关于目标对人生影响的跟踪调查。对象是一群智力、学历、环境等条件都差不多的年轻人，调查结果如下：33%有清晰且长期的目标几乎都成了社会各界的顶尖成功人士，他们不乏白手创业者，行业领袖、社会精英。25年后10%有清晰但短期的目标大都生活在社会的中上层，成为各行各业不可或缺的专业人士，如医生、律师、工程师。60%有较模糊的目标几乎生活在社会的中下层，他们能安稳地生活与工作，但都没什么特别的成绩。几乎生活在社会的最低层，过得很不如意，常常失业，怨天尤人。27%无目标ABC分类法•ABC分类法又称帕累托分析法或巴雷托分析法、柏拉图分析、主次因素分析法、ABC分析法、ABC法则、分类管理法、重点管理法、ABC管理法、abc管理、巴雷特分析法，它是根据事物在技术或经济方面的主要特征，进行分类排队，分清重点和一般，从而有区别地确定管理方式的一种分析方法。由于它把被分析的对象分成A、B、C三类，所以又称为ABC分析法。ABC分类法是由意大利经济学家维尔弗雷多·帕累托首创的。1879年，帕累托在研究个人收入的分布状态时，发现少数人的收入占全部人收入的大部分，而多数人的收入却只占一小部分，他将这一关系用图表示出来，就是著名的帕累托图（8020定律）。该分析方法的核心思想是在决定一个事物的众多因素中分清主次，识别出少数的但对事物起决定作用的关键因素和多数的但对事物影响较少的次要因素。后来，帕累托法被不断应用于管理的各个方面。1951年，管理学家戴克（H．F．Dickie）将其应用于库存管理，命名为ABC法。1951年～1956年，约瑟夫·朱兰将ABC法引入质量管理，用于质量问题的分析，被称为排列图。1963年，彼得·德鲁克（P．F．Drucker）将这一方法推广到全部社会现象，使ABC法成为企业提高效益的普遍应用的管理方法。在时间管理上的应用ABC分类法B重要而不紧迫A重要又紧迫C既不重要也不紧迫B紧迫而不重要价值（重要）紧迫ABC分类法（重点管理法）分类标准活动分类定义行动方案对目标的影响程度A重要且紧急的活动立即行动B重要但不紧急的活动制定可行的期限紧急但不重要的活动留出时间做C不重要也不紧急的活动能有效帮助你工作的，分出时间做，否则不必做划分标准•A级事务•如果非常有助于达到目标，即为最重要的事项，将其标注为Ａ－－必须做的事，是指与实现自己的目标相关的关键事务，比如管理性指导、重要的客户约见、重要的期限临近、能带来领先优势或成功的机会。Ａ级事物都是必须在短期内完成的任务。一旦完成，Ａ级事务就会产生显著的效果。而如果事务为完成，那么严重的、另人沮丧的、甚至是灾难性的后果就有可能发生。Ａ级事务的关键是需要立刻行动起来去做。划分标准•B级事务•如果对于达到目标具有一般的意义，即为次重要的事项，将其标注为Ｂ－－应该做的事，是指具有中等价值的事务，这类事务有助于提高个人或组织业绩，但不是关键性的。•Ｂ级事务是应该在短期内完成的任务。虽说不如Ａ级事务那样一样紧迫，但它仍然很重要。这些工作可以在一定期限内相应地推迟。若规定的完成期限较短，就应该将它们很快提升为Ａ级。划分标准•C级事务•如果对达到目标起的作用不大，即为不重要的事项，将其标注为Ｃ－－可以做的事，是指价值较低的一类事务，无论这些事务多么有趣后紧急，都应该拖后处理。Ｃ级事务是可以推迟，但不会造成严重后果的工作。该事务中的有些工作甚至可以无限期的推迟。但其它一些事务，尤其是那些有较长时间限制的事务，也会随着完成期限的临近最终转变为Ａ级别或Ｂ级别。第一步：定立目标11近期目标（1-30日）长期目标（5-10年）中期目标（3-5年）短期目标（1-12个月）终极目标（一生）目标金字塔制定目标遵循的原则—SMART原则S（Specific）明确具体的M（Measurable）可衡量的A（Achievable）可达到的R（Relevant）相关的T（Timing）有时限的定立目标（表一）序号终极目标长期目标中期目标短期目标近期目标1234………………第二步：列出行动计划（表二）序号终极目标长期目标中期目标短期目标近期目标1A-1A-1A-1A-1A-12A-2A-2A-2A-33A-3A-34A-3A-3…………A-2A-2（表三）我的终极目标是：＿，＿，＿。我的长期目标是：＿，＿，＿。我的中期目标是：＿，＿，＿。我的短期目标是：＿，＿，＿。为实现以上各类目标，我必须做到：A-1A-1A-1A-1A-2A-2A-2A-2B-1A-3B-1B-1B-2B-1B-2B-2C-1B-2C-1C-1…………切记：•要详尽制定年度、月、周、日工作计划!XX年度工作计划（表四）目标：销售收入元，销售回款元，增员人；晋升：。季度月份目标第一季度第二季度第三季度第四季度123456789101112销售收入销售回款增员数开拓新客户数晋升XX月工作计划18周次目标第一周第二周第三周第四周销售收入销售回款增员数拜访数售后服务开拓新客户数需解决问题（表五）目标：销售收入元，销售回款元，开拓新客户家，增员人；晋升：。周工作计划19项目上周目标上周成果达成率差距原因改进措施销售收入销售回款拜访数开拓新客户数增员数上周工作总结（表六）今日事务•（表七）活动类别活动事项时间安排联系人\电话活动内容销售收入\销售回款再访时间执行情况检查AA-1…BB-1…CC-1…第三步，执行计划•1、坚决优先执行A类活动每周安排固定时段完成利用黄金时间处理•2、按次序执行B类活动。•3、灵活处理C类活动。有些C类活动不如不做C类活动有时也会升级整理C类活动黄金时间：内部黄金时间：个人精神状态达到最高潮，工作最有效率的时候。外部黄金时间：外部资源最为齐备，最能帮助你做出决定，回答你的问题，或者为你提供信息的时候。坚持下去的小技巧：•自问：“我现在最应做的是什么？”•自我强调“二八”法则，思考拖拉的代价是什么•对他人许诺•搜集更多与A级活动有关的信息•尝试诱导性任务•选择其他A类活动•适当休息一下•尝试改变工作地点与方法我们不可以控制生命的长度，但可以改变生命的宽度！祝大家成功！