Time Management Skill(时间管理技巧)

2020/1/211计划与合理安排---时间管理FlexCoreCompetency(Primary)FlextronicsInstitute(DoumenZhuhai)2020/1/213培训目标•使学员明白时间的重要性及时间管理的意义•能主动发现时间浪费问题•使学员掌握时间管理的技巧•形成良好习惯提高工作效率2020/1/214培训内容时间的重要性及时间管理时间管理的好处时间管理的陷阱有效管理时间的技巧2020/1/215自检:1.你的时间够用吗?2.你如何看待以下问题?时间就是金钱吗?时间=金钱金钱对你的意义重于时间吗?时间金钱时间对你比金钱更有价值吗?时间金钱你选择哪一种答案?相信每个人的答案是不尽相同的.2020/1/216【案例】曾经有一家顾问公司对100名经理人做过一次调查，结果表明：仅有1人认为有足够的时间；10人认为需要10%的额外时间；40人认为需要25%的额外时间；其余的人认为需要多于50%的额外时间。从这个数据可以感觉到，很多人需要有更多的额外时间。事实上：2020/1/217•时间不只是金钱；•时间比金钱更有价值；•时间就是生命。2020/1/218时间的价值时间的价值基本上分两种，一种叫做无形的价值，另一种叫做有形的价值。无形价值时间的无形价值是把时间投资于你的工作、家庭、社交的功能方面，建立工作关系、家庭关系、人际关系等。你为此花掉时间，但它带给你的收获可能是无法用金钱来衡量的，这叫做无形的价值。有形价值时间的有形价值是指你所苦心开拓的许多家庭关系、社会关系，会在以后带来有形的报酬。例如你是一名销售人员，拜访客户，跟客户建立关系，最后与客户达成交易，你定会有报酬.2020/1/219◆时间具有有形和无形的价值。◆浪费自己的时间，等于是慢性自杀。◆浪费别人的时间，等于是谋财害命。其实：●时间对每个人都是平等的；●每个人都有相同的时间；●但时间在每个人手里价值却不同。那么，我们该如何管理时间，让自己的时间增值，让自己更有成就？2020/1/2110时间的特征•供给毫无弹性•无法蓄积•无法替代•无法失而复得•对所有人都公平2020/1/2111什么是时间管理时间管理就是事件管理,管理好了每天发生的事情,就是管理好了时间.时间就是事件的管理过程2020/1/2112时间管理是在日常工作中始终如一地、有的放矢地使用那些被实践证明是行之有效的工作方法，以便组织管理好自己生活的方方面面，最有意义地、最大限度地利用自己所拥有的时间。2020/1/2113有效时间管理的好处•减少紧张和焦虑•提高工作质量和效率•获得更高的工作满意度•更好地达到目标•改善生活质量2020/1/2114小组讨论(10分钟)日常工作中，由于存在哪些时间管理不善的问题，会阻碍你的工作进度？经验分享2020/1/2115时间管理的陷阱•猪八戒踩西瓜皮:滑到哪里是哪里•不好意思拒绝别人•反正时间还早:拖延•不速之客•会议病•文件满桌病•事必躬亲2020/1/21162020/1/2117有效计划适当授权控制进度自我约束时间管理技巧2020/1/2118时间管理技巧一——有效计划明确目标确定优先处理次序（“要事第一”原则）制订计划设定完成期限2020/1/2119了解自己目前的状况2020/1/2120☆跳高原则(海尔的“日清日高”)☆SMART原则Specific–明确具体Measurable–可以量度Attainable-可实现的Relevant–相关的Timebound–有时间性确定目标的原则2020/1/2121目标设定的步骤•写下目标•设定优先顺序•拟定计划•对计划设定优先等级和先后顺序•排定日程表•马上行动2020/1/2122小练习以下目标是否符合“SMART”原则：1.我们下个月要提高产量2.我要在2005年底买一套大约90平米左右的三房二厅的住房3.我要使我们组在2004年十二月份的NWG评选中获得第一名4.提升工作效率5.改善工作的技巧2020/1/2123请根据“SMART”原则订出你近期的目标（工作或生活均可）2020/1/2124你是先捡那些有兴趣的事做吗？是否你是先做容易的事再做困难的事吗？是否你是先做紧急的事再做重要的事吗？是否你是按事情发生的先后顺序处理它们吗？是否你是到接近最后期限才真正投入项目吗？是否下面哪些做法是对你的描述：确定优先处理顺序2020/1/2125确定优先，实质上就是决定哪些任务是一级、二级，需要优先办理，哪些属次级，可以押后处理。一旦确定优先就要不遗余力地干。因此：请自觉地确定优先，并按照顺序一一完成规划任务！2020/1/2126确定优先的好处通过对任务排序，你可以做到：□只干重要和必要的任务；□某些情况下，也可先干急的事情；□每次集中精力，只干一件事；□在规定的时间内圆满完成任务；□在给定的任何条件下，成功达到既定的目标；□排除其他人也能干的任务，将任务委派给他人；□下班时至少已完成了最重要的任务；□面对考验你和你的能力的任务时，不会无从下手，交白卷。2020/1/2127艾森豪威尔原则B级任务战略性地规划安排时间A级任务立即干（本人）P（废纸篓）C级任务减少委派紧急性重要性2020/1/2128时间管理的矩阵图紧急重要活动：•临时插入的事、电话、邮件、报告、会议•直接而紧迫的问题•受欢迎的活动活动：•危机紧迫的问题•限期逼近的项目活动：•琐碎而忙碌的工作•某些邮件•某些电话•消磨时间•娱乐活动活动：•预防•建立关系•寻找新的机会•计划、改造13242020/1/21291、把每天要做的事情列一份清单2、确定优先次序，从最重要的事情开始做起3、每天都这么做有效利用时间的三步药方认清主要工作目标，围绕主要工作目标安排轻重缓急2020/1/2130帕雷托原则（80:20规则）投入产生产出消耗80%的时间(占多数的“次要”问题)20%的效果生产花费20%的时间(占少数的“重要”问题)80%的效果2020/1/2131时间管理技巧二——有效授权成功授权有两个先决条件:•愿意授权(愿望)•授权技巧(能够)授权意味着减轻自己的工作负担,腾出更多时间来干重要的一级任务。2020/1/2132有效授权的要点•授权的是任务而非责任•灵活处理时间•要求对方复述你的指示•提供成功完成任务所必需的必要资料•全面责任由你来承担•对他人表现提出建设性的反馈•慷慨奖励，适度批评2020/1/2133授权的基本原则•选择合适的下属（用人要恰当）•划分和监督职责范围•协调授权出去的任务•适时鼓励和提醒下属•检查实施过程和结果•评价下属（表扬为主，适当批评）•避免连续授权（把授权给你的任务再次授权）2020/1/2134授权的“5W1H”规则----What(做什么)？---Who(谁做)？---Why（为什么做）？---Which(以什么方式做）？---When(什么时候做）？---How(怎样做）？2020/1/2135时间管理技巧三—控制进度•定出完成时间•安排跟进帕金森定律Parkinson‘sLaw工作会自动地膨胀占满所有可用的时间。时间管理陷阱隐含着你可以为一项工作安排过多的时间，如果你给自己安排了充裕的时间从事一项活动，你会放慢你的节奏以使用掉所有分配的时间。2020/1/2136周计划工作安排目标第周工作优先级别估计时间日期安排2020/1/2137每日工作计划表日期:需完成的任务优先级别已完成时间安排需拨打的电话优先级别已完成时间安排需约见的人员优先级别已完成时间安排2020/1/2138•改善拖延的习惯•做好办公室或工作场所的5S•告别完美时间管理技巧四—自我约束2020/1/2139《高效能人士的七个习惯》——史蒂芬·柯维著主动积极——你将接受新的挑战，承担更多的责任以终为始——在开始一项工作之前，先预想最终结果要事第一——对工作进行优化排序，分清主次，拒绝琐事双赢思维——寻求对双方都有利的方案，改善人际关系知彼解己——先要学会理解他人，而后再寻找被他人理解统合综效——不拘泥于“你的”或“我的”，善于利用他人智慧不断更新——在情感、心智、生理和心灵四方面提高自己2020/1/2140“昨天是一张过期作废的支票明天是一张尚未兑现的期票只有今天是可以流通的现金”好好把握今天、珍视时间、运用时间吧！让我们成为时间的主人，而不是时间的奴隶。