费用报销优化方案

费用报销优化方案【目的】为了加强公司内部管理，规范财务流程，对报销手续进行优化。【费用报销分类】1.日常费用的报销2.借款的报销【实施方法】一、日常费用报销（不需款项申请、采购单、设备维修单、出差申请表外的报销）：1、流程：经办人按照不同类别、事由分别填写费用报销单－验证人处由部门主管审核签字－部门会计编制费用确认表并签字确认-部门财务负责人审核确认－审计审核确认-总裁签字确认－现金出纳处办理报销2、职责：1）经办人职责：填写报销单时，应写清所附原始单据张数、金额、用途。所附票据依次粘贴在费用报销单的后面。原始单据必须是正规发票，收款收据、白条不予报销，不能提供正规发票时，需提供情况说明，主管签字确认。2）验证人职责：审核费用的真实性及有效性，确认费用承担部门。3）部门会计职责：确认费用归属，审核报销标准是否正确、单据是否合法、金额计算是否正确、费用的真实性及完整性，是否超出当月预算等进行审核。会计有权拒绝不合规范的报销单。由于会计人员审核不严所造成的不规范的报销单，责任由会计人员承担。4）部门财务负责人职责：对以上部门会计处理流程的准确性完整性审核。5）审计职责：对以上报销手续、流程进行复审。6）现金出纳职责：审核报销单上的流程完整，方可付款。7）对于购买的实物，需经验收人及保管人员确认签字后履行正常报销手续。8）当月产生的费用必须在次月10日前报销完毕，否则无法审核费用的有效性，将不予报销。二、借款报销：1、借款分类：1）日常费用的借款2）差旅费用的借款2、流程：1）经办人填写报销单（要求同日常费用报销），后附借款确认的方案（款项申请表、采购单、设备维修单、出差申请表等）－部门会计编制费用确认表并签字确认-部门财务负责人审核确认－审计审核确认-总裁签字确认－现金出纳处办理报销2）借款的报销必须在款项支付后5个工作日内完成。3）会计有权拒绝不合规范的报销单。由于会计人员审核不严所造成的不规范的报销单，责任由会计人员承担。3、职责：1）日常费用借款的报销：经办人职责：同日常费用报销。在出纳处领取现金或支票的次日开始计算，在5个工作日内办理完毕报销手续。部门会计职责：同日常费用报销。跟进落实本部门借款是否在规定时间内办理完毕报销手续。对按期报销有困难者，要协助其及部门主管落实原因，提出解决方案并跟进落实，透明相关信息。每日9：30之前将《借款日报表》发送给部门财务负责人、审计、出纳。2）差旅费用借款的报销：经办人职责：同日常费用报销。出差返回公司上班的次日开始计算，必须在5个工作日内办理完毕报销手续。部门会计职责：同日常费用报销。及时了解本部门业务及人员出勤情况，跟进落实本部门借款是否在规定时间内办理完毕报销手续。对按期报销有困难者，要协助其及部门主管落实原因，提出解决方案并跟进落实，透明相关信息。将《借款日报表》发送给部门财务负责人、审计、出纳。4、逾期未办理报销手续：1）经部门会计落实，确属特殊情况不能按期办理报销手续的，可申请借款报销延期2）借款延期申请流程：经办人内网提出申请——部门会计审核——部门主管确认——总经理审批3）经审批通过后的《借款延期申请》留会计处备查。4）会计根据《借款延期申请》中申请的报销日期重新计算，部门会计跟进延期借款按期报销。5）每笔借款延期限申请一次5、经办人在办理借款手续时，部门会计应核实其前期有无未清借款，如有则必须办理完前期借款的相关手续后，方可办理本次借款。