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香港睿·设计工程有限公司行政人事部制行政部内训模块一：学习企业文化一、企业的发展方向二、企业的组织构架三、企业的管理模式四、企业文化的建设讨论：公司管理制度如何更加完善？香港睿·设计工程有限公司行政人事部制行政部内训模块二：行政人员的职业素养和职责一、行政人员职业发展方向规划：对于典型的“职业迷茫”问题或许时时困扰着我们，造成“职业迷茫”的直接原因就是缺少职业规划。那么，职业规划到底应该怎么来做呢？科学的职业规划应包括适合自己的职业目标和职业发展路径。（一）职业目标职业目标是职业规划的重点，其正确与否直接关系着事业的成败。寻找适合自己的职业目标，应该从以下四点考虑：自身性格与职业的匹配度；兴趣爱好与职业的匹配度；自身特长与职业的匹配度；所选职业的发展趋势。从职业目标上看，要明确职业目标，要摆脱目前的状态，须先确定自己的职业目标。（二）职业发展路径职业目标的不同决定了发展路径的不同，如果把行政管理作为职业目标，目前的文员工作是比较符合这个目标的发展路径的。这可以算是一条很清晰的发展轨迹。同时，在我们公司工作满两年的文员也可有机会承担出纳这一职务。·规划建议一、尽快进行行政人事管理方面的培训和学习。二、文员可以将职业的定位点定在中小型企业的行政部门。中小型公司行政人事联合操作的状况比较多，可以积累到人力资源工作经验和能力，然后下一步可以朝行政、人事两条路线行进，无形中拓展了自己的发展层面，最终可发展到企业行政人事主管，直到行政人事经理。·行动计划通过一段时间的工作能力积累可以获得符合自身实际的职业能力和明晰的发展路线，彻底从年龄职业尴尬局面中解脱出来，走向了职场“得宠”阶段。当职业人士感到迷茫时，要找出迷茫的因素，进行准确专业的解决。尤其在这个不确定的时代，科学的职业规划，必将促进职业发展的飞跃，使职场失意族重新“得宠”。所谓行政，就是事务性管理的意思。在公司里面，那就是一个办公室里面除了财务，设计部门外其他的事情，都由行政部来管理。所以，做行政的人，一般都相当的仔细，而且执行的事务还非常的琐碎细小，但又可能会很重要。还有行政人事经理人事主管行政主管招聘调配培训开发绩效考核薪酬福利前台文员劳动合同社会保险企业文化行政司机后勤食堂香港睿·设计工程有限公司行政人事部制行政部内训一类行政就是助理类型的。主要是配合总经理日常工作，落实公司各项制度的执行与监督，通过管理实现公司效益最大化；此外能够读懂员工工作心态，适当与大家沟通，调整大家的工作心态，适时搞些配套活动，促进团队建设。二、行政人员的工作职责（一）文员工作职责1、负责接待来访人员、接听、转接电话，公文、信件、邮件、报刊杂志的分送。2、负责办公室的信息、机要和保密工作，做好办公室档案收集、整理工作。3、负责办公室的清洁卫生。4、负责办公室办公用品保管工作，做好物品出入库的登记。5、做好公司宣传专栏的组稿。6、按照公司印信管理规定，保管使用公章，并对其负责。7、做好公司食堂费用支出、流水帐登记，并对餐费做统计及餐费的收纳、保管。8、管理好员工人事档案材料,建立、完善员工人事档案的管理，严格借档手续。9、社会保险的投保、申领。10、统计每月考勤并交财务做帐，留底。11、管理办公各种财产,合理使用并提高财产的使用效率,提倡节俭。12、接受其他临时工作。（二）人事主管工作职责1、负责公司员工招聘工作，对部门缺员进行推荐。2、负责执行及规划员工培训工作。3、考核员工的绩效，并提出改进的建议。4、负责档案的整理、记录、收集、存档和保管工作。5、确保有关人事规定遵循政府有关部门的劳动法规。6、落实员工薪资核发及福利金、奖金等的正确发放。7、协助各部门人事及预算的控管。8、负责监督检查公司员工执行规范的情况。（三）行政主管工作职责1、负责建立和完善行政管理的各项规章制度，并负责监督、执行与追踪。2、全面负责公司的前台、办公用品、食堂、车辆的日常管理工作，确保后勤保障得力。3、全面负责行政部与其他部门间的协调工作，配合各部门做好各项服务工作。4、全面负责公司的重大事务处理工作，并做好事情的起因、结果的调查工作。5、执行公司的各项规章制度，有权对违章违纪人员进行处理工作。维护好公司各项规章制度的权威。6、全面负责公司的资产管理工作，包括水电管制，办公用品管理，以及行政部日常经费的管理工作，避免公司资产流失和浪费，努力为公司做好勤检节约的实务工作。7、全面负责公司应急救援机制的组织工作，处理好公司的各类突发性事件。8、做好本职工作，努力为公司发展做贡献，为员工创造安逸、舒适的工作环境和生活环境。为公司创造优异的后勤队伍，保障公司安全、稳定的开展各项工作。（四）行政人事经理工作职责1、负责公司行政制度的拟定和实施，公司程序的建立。2、负责公司固定资产的管理。3、负责公司办公用品的采购与管理。香港睿·设计工程有限公司行政人事部制行政部内训4、负责公司后勤的管理。5、负责公司车辆的管理。6、负责公司安全的管理。7、负责公司的保险和法律事务。8、负责人事管理工作，包括人员的招聘，调动，薪金福利，培训等等。9、负责公司其它的事物。（五）总经理助理工作职责1、起草公司工作计划总结，并作好公司重要会议记录；2、起草、存档整理总经理签发文件；3、公司管理制度、规章制度，网页设计方案书、合同书，公司总体运行配合；4、接听电话、妥当应答，并做好电话记录；5、掌握总经理的日程安排做好预约工作，安排商务旅行；6、完成总经理交办的其他工作；7、根据公司发展的要求制定人力资源战略；8、设计并完善公司人力资源结构；9、完成公司人力资源的日常招聘工作；10、完善公司绩效考核制度；11、根据总经理要求，跟踪决议事项的推进；12、组织起草公司各项管理规章制度并监督实施，切实做到各部门工作有章可循；13、负责公司的对外工作，协调公司与相关往来工作单位的良好的合作关系；14、安排和处理办公室日常事务，提高办事效率；三、优秀行政人员从业必备素质1.思想素质要端正思想，摒弃歧视他人的想法。以积极的心态对待本职工作，在工作中随时保持热情。尊重本职工作也就是尊重自己。2.心理素质处变不惊，对待突然的变故要敏捷迅速的找到一个合适的解决方法，要有打不垮压不倒不怕失败的精神。工作中不以物喜，不以己悲。控制好自己的情绪。3.工作素质自觉意识----领导不在时能自行安排工作内容，有计划性的分配时间。团队意识----在工作中与自己的工作伙伴建立良好的人际关系，宽以待人。工作意识----工作中该严肃就要严肃，该活泼就活泼，能够明确场合。竞争意识----在团队的前提下，工作积极主动相互之间形成一种竞争。配合意识----工作中与同事要培养默契，已达到相互之间取长补短的效果。创新意识----工作中不断学习，在已有工作方法的基础上，不断尝试与创新工作方法。4.职业素质工作时应当随时保持微笑，谈吐大方，以礼待人，绝不以有色眼光对待同事与客户，工作中时刻应该表现出一个出色工作人员应有的基本素质与礼仪规范。5.专业素质香港睿·设计工程有限公司行政人事部制行政部内训行政工作相对是一项比较琐碎的工作，这就需要行政工作者要细心对待工作，把握每个细小的环节。同时在办公软件使用上，应该不断提高自己的应变能力。6.注意言行慎言慎行，做到不在背后谈论别人。香港睿·设计工程有限公司行政人事部制行政部内训模块三：行政人员的职业形象的塑造一、仪态礼仪（一）员工必须仪表端庄、整洁1.头发：职员头发要经常清洗，保持清洁；2.指甲：指甲不能太长，应常修剪。女职员涂指甲油要淡色；3.口腔：保持整洁，上班前不能喝酒或吃有异味食品；4.化妆：女性职员应给人清洁健康的印象，建议每天淡妆，不宜用香味浓烈的香水；（二）工作场所的服装应清洁、方便、不追求修饰1.衬衫：无论什么颜色，衬衫的领子和袖口不得污秽；2.鞋子：鞋子应保持清洁，如有破损应及时修补，不得穿带钉子的鞋；3.服饰：公司员工服装整洁、得体、大方；逢公司有重大活动、会议、接待任务时，行政部将提前一个工作日要求着装。逢着便装时间，女性职员要保持服装淡雅得体；（三）在公司内职员应保持优雅的姿势、动作1.站姿：两脚脚跟着地，脚尖离开约45度，腰背挺直，胸膛自然，颈脖伸直头微向下，使人看清你的面孔。两臂自然下垂，不耸肩，身体重心在两脚中间。会见客户或出席仪式站立场和，或在长辈、上级面前、不得把手交叉抱在胸前；2.坐姿：坐下后，应尽量坐端正，把双腿平行放好，不得傲慢的把腿向前伸或向后伸，或俯视前方。要移动椅子的位置时，应把椅子放在应放的地方，然后坐下；二、行为礼仪（一）路遇：公司内与同事、上司、下属相遇时应问好或点头行礼表示致意；（二）握手：握手时用普通站姿，并目视对方眼睛。如果你的手脏或者很凉或者有水、汗不宜与人握手，只要主动向对方说明不握手的原因；女士应该主动与对方握手；不要戴手套握手，不要嚼口香糖的情况下与别人握手；（三）出入房间：进入房间，要先轻轻敲门，得到允许再进。进入后回手关门，不能大力，粗暴。进入房间后，如对方正在讲话，要稍等静候，不要中途插话，如有急事要打断说话，也要看住机会。而且要说：“对不起！打断您们的谈话”；（四）递交物件：如递文件等，要把正面、文字对着对方的方向递上去，如是钢笔，要把笔尖向着自己，使对方容易接；至于刀子或剪刀等利器，应把刀剑向着自己；（五）行走：走通道、走廊时，要放轻脚步。在公司的通道和走廊里遇到上司或客户要主动礼让，不能抢行。乘电梯、出门时应礼让客人及女士先行，不得争挤，接待人员后进后出；（六）电话礼仪：正确、迅速、谨慎地打、接电话1.电话来时，听到铃响至少在第二声铃。响前取下话筒。通话时先使用问候语：“接听外部电话，应主动答“您好，睿设计”。要弄清楚对方来意、身份时，使用“请问您哪里找？”“有什么可以帮您吗？”等。对方讲述时，要留心记下要点，未听清时及时告诉对方，结束时礼貌道别，待对方切断电话后再放话筒；2.在打、接电话过程中，要语气柔和，声调平稳、亲切，对待业务电话时，切忌使用“不知道”词语，判断自己不能处理时，应礼貌告诉对方，并将电话交给能处理的部门/人，在转交前，先把对方所谈内容扼要告诉接收人；3.复述来电要点。如果是预约、会议通知、或者其他重要的事宜，应跟对方核香港睿·设计工程有限公司行政人事部制行政部内训对一遍。如预约的时间、地点、联系电话、人物等具体方面进行核查确认，避免不必要的错误。4.最后要道谢。当双方的交谈即将结束时，应等打电话的一方先提出挂断。道别语气要客气有礼；“谢谢您的来电”，“再见，祝您好心情”等，然后等对方先挂断后再挂机。在服务行业中先于对方挂机是一大忌。5.当你通话时，若突然有客人来访，可以先通过面部表情或肢体语言跟客人打招呼，然后和通话者道歉，得到许可后挂断电话招待客人。如果电话内容很重要不能马上挂断，则要告知来访的客人稍等，方可继续通话。（七）迎送礼仪：当客人来访时，你应该主动从座位上站起来，引领客人进入会客地点或公共接待处区，为客人送上饮用水或茶水。如在自己的座位上交谈，应该注意声音不要过大，以免影响周围同事，并面带微笑；（八）站立礼仪：无论男女，当职位高的人或年纪大的人进来时（无论男的还是女的）都应该起立，客人或客户进来时应该起立；（九）名片礼仪：递送名片时应用双手拇指和食指执名片两角，让文字正面朝向对方，接名片时要用双手，并认真看一遍上面的内容；如果接下来与对方谈话，不要将名片收起来，应该放在桌子上，并保证不被其他东西压起来，这会使对方感觉你很重视他。参加会议时，应该在会前或会后交换名片，不要在会中擅自与他人交换名片。（十）介绍礼仪：1.首先，最忌“张冠李戴”。不可单凭感觉、印象去推测一个人的身份。2.行为大方得体，介绍的原则是降级别低的介绍给级别高的；将年轻的介绍给年长的；将未婚的介绍给已婚的；将男性介绍给女性；3.介绍时的手势。手心应朝上，手指并拢：“这位是XX”。不可用手指点人。为外国友人介绍时应避免用简称。（十一）入座奉茶。当客人进入房间后应引领客人入座，把主宾引入上席，一般远门为上。在为客人奉茶时应先询问客人的需要。给客人奉茶的杯具应是干净、完整无缺口的，