会议管理制度

董事局办公室培训资料二零一一年三月十五日XX集团秘书处——会议管理会议分类24会议管理33总则31培训目录会议进程5会场管理6会后管理总则31一、总则1、为促进集团公司会议管理规范化、制度化、科学化，对会议进行有效控制，规范会议程序，提高会议组织的效率和质量，保证会议顺利召开。特拟定此会议管理制度。2、本制度所指的会议是指地华集团公司各职能部门、子（分）公司在经营管理活动中形成的各级会议，本制度适用于集团公司各部门、各子（分）公司。会议分类32二、会议分类1.董事会由董事长主持，全体董事参加（其他人员视会议内容需要列席参加）。会议主要讨论集团的战略规划、重大投资决策、总经理级以上人事任命、集团公司薪酬福利制度的拟订、重大财务、审计等问题。2.经营管理类会议由董事长、分管副总裁、各部门和分（子）公司领导主持，与议题相关的负责人参加。会议主要研究、部署财务、人事、行政、工程、管理、采购、审计、投资、开发、规划等工作。例会、晨会也属此类会议。3.项目会议由董事长、总裁、分管副总裁、各部门或分（子）公司领导主持，与议题相关的负责人参加。会议研究制度、规定、行业管理流程的讨论；听取设计师、供应商、公司各部门、事业单位部门汇报、安排布置近期重点工作；解决企业经营管理中需要跨部门协调的相关事宜。会议管理33三、会议管理（一）会议通知1.董事长或相关领导确定会议召开时间后，办会人员必须在第一时间当面口头通告、电话、短信和邮件等方式告知各参会人员，请他们安排时间，并告知内容。包括会议主持人、会议时间、会议地点、会议主题等。2.在会议召开前的一至两天，再次通过当面口头通告或电话的方式对各参会人员进行提醒并做确认。3.若因某种原因造成会议不能如期召开时，办会人员应及时通过当面口头通告或电话的方式通知各相关部门及人员。4.对于例会，除特别需要提醒的参会者外，只需通过电话、短信或邮件等方式通知会议时间。如有电话会议或部分参会者需电话上线。（二）会议材料的准备：1.文件材料的准备办会人员在第一次告知参会人员参会信息时，必须提醒参会人员准备参会的议题和相关材料（董事会需报董事长确认上会议题）。在会议开始之前，办会人员要准备好会议文件，如会议议程、会议议题、PPT材料等。在会议召开前至少20分钟到达会议现场，检查会议设备，准备好会议签到表，并负责会议人员的签到工作。2.其他材料的准备办会人员应在会议召开前1小时调试好各项会议设备，如麦克风、电话会议系统、投影仪、录音笔、激光笔、白板、白板笔等；同时依照参会人员级别和数量将席卡、座次等安排到位，布置好会场。集团级会议需安排媒体关系处人员进行拍照或录像。会议进程34会议进程（一）参会人员在会议签到簿上签到；（二）分发会议材料；（三）会议组织部门负责人报告会议出勤情况和议题；（四）会议主持人宣布会议开始（董事会由董事长宣布会议开始）；（五）会议通报；（六）会议议题讨论；（七）董事投票（仅限董事会）；（八）会议结束。会场管理35五、会场管理（一）会场纪律1.参会人员须提前至少5分钟到达会场，并在会议签到簿上签到（要求字迹清楚）2.参会人员不得无故缺席；如因特殊情况不能出席会议，应履行必要的请假审批手续3.会议开始前，参会人员应提前将手机等通讯工具关闭或设置为震动，未经许可，不得随意接打电话或发信息4.参会人员在没有征得主持人或会场管理人员同意的情况下，不得中途擅自离开会场或随意走动（二）会场秩序的维持：1.公司级会议，会议组织部门负责会议秩序的维护和管理。2.重要会议（如董事会、政府部门汇报等）需有信息化部和嘉润物业工程部人员在场外待命，及时排除会议设备突发故障。会后管理36六、会后管理（一）会议纪要的总体要求1.会议组织部门要做好会议纪要工作，除非条件不许可（如室外、绝密会议等），需要纪要的会议需要有录音存档，重要会议必须安排2名或以上会议纪要人员（领导指定机要人员的情况除外）2.会议纪要发文字号参照《文件管理制度执行》3.会议纪要下发讲究时效性和保密性。会议纪要开头格式会议纪要结尾格式（二）会议纪要的完成时间和发放1.董事会后立即完成会议决定事项通知，呈董事长审批后方可下发。原则上在第二日中午前下发，第二日下午完成会议纪要初稿，第三日内下发（董事长出差几日便顺延几日）2.经营管理会议和项目会议在会议结束后的二日内完成会议纪要初稿，第三日，呈主要参会领导会签后呈董事长审核签发，董事长也可授权委托其他领导签发会议纪要3.其他领导自行主持召开的会议，其纪要也可由相关领导本人或其委托人签发4.会议纪要须由参会的主要领导会签，相关领导可直接在发文稿纸上签字，也可通过传真形式在发文稿纸上签字5.所有会议纪要在签发后，原件必须交档案馆存档6.会议纪要的会签和签发必须在发文稿纸上体现7.会议纪要可通过复印件、扫描件或电子档形式发送，除领导要求公示外，一般的会议纪要只发送给参会人员和领导要求发送的人员（三）会议任务落实1.集团总经办负责会议任务的落实及监督，会议纪要下发后，会议任务涉及责任部门、责任人应在收到会议纪要一个工作日内主动出具会议任务执行计划并报总经办备案，总经办考核员按照部门工作计划进行考核、推动、落实2.会议组织部门必须形成定期“回报”制度，即：适时动态了解会议任务进展，形成会议任务跟踪档案并及时回报分管副总裁和董事长3.内容涉及机密的会议任务由董事长或相关领导制定监督/考核人员。（四）会议资料保密、存档管理1.会议材料组织部门应对会议材料实施集中管理，不得将会议材料交由多人管理且保密级别为秘密级及以上的会议材料不得通过邮件形式传递2.会议现场需要分发材料的，材料分发部门应做好材料分发登记工作，材料为需要保密内容的，除领导要求与会人员自行保留外，材料分发部门会后应及时收回会议材料，并由两人（或以上）共同将材料销毁/存档3.会议组织部门要负责集团级别会议通报、会议纪要等会议资料的保密、存档工作，要求每次例会相关资料分别以电子版、书面版各留存一份。其中，特别重要的会议必须留存语音资料，会议档案资料由会议组织部门至少每季度移交董事局办公室档案馆一次