税收征管档案与税收征管档案管理

税收征管档案与税收征管档案管理第1页共21页税收征管档案与税收征管档案管理税收征管档案是税务部门在税收征收管理活动中形成的与税收征管业务有密切联系的有保存价值的原始记录。本文着重阐述税收征管档案管理的基本理论、原则和方法。内容涉及税收征管档案的概念、内容、种类、价值和作用等，同时介绍和说明了税收征管档案的归集整理、立卷归档、保管利用、信息化等方面的理论和方法。1.税收征管档案概述随着税务工作在国家经济发展中的地位日益重要，税收征管档案早已不再局限于某一地区某一特殊部门，已经成为全国范围内税收信息的基本来源，是税务部门依法行政的重要依据，是加强税收征管的基础工作，对实现征管档案信息共事，查考、保存历史资料，保护证据，规范征纳行为都具有重要的意义。税收征管档案管理包括征管资料的设置、划分、移送，征管资料归集、整理，征管资料立卷归档，征管档案调阅使用及征管档案保管销毁。本节重点介绍税收征管档案的概念、内容、种类、价值等方面的理论问题。1.1税收征管档案定义由于税收征管工作的复杂性，我国目前对于税收征管档案定义的研究尚未达成一致的见解，本文就当前比较具有典型性的几种理解罗列出来，以供参考：税政档案：税政档案是指税收政策管理部门在工作中直接形成的有保存价值的各种文字、图标、声像等不同形式的历史记录。税收征管档案：各级地方税务部门在依法开展税款征收、税源管理、税务稽查和法律救济等征管过程中形成的具有保存和使用价值的各种文字、图标等形式存在的包括文书、报表、凭证、单据、账册、票证、证明等形式的材料。税收征管档案：是指税务机关在税收征收管理活动中形成的与税收征管有密切关系的文件、凭证、报表、账册、文书、案卷以及音像、光盘、碟盘等资料。税务档案：税务部门在税收征收管理过程中形成的以纸张为载体的文字、图形材料，税收征管档案与税收征管档案管理第2页共21页是征纳双方依法办税的法律文书。税收征管档案：是指在税收征收管理过程中以及在税务行政复议、诉讼活动中形成的具有保存和使用价值的以计算机为载体，或者以纸质材料为载体，或者以磁带、光盘、胶片等材料为载体，以文字、图表、声像等形式存在的表、证、单、书、账、册、票等各种涉税资料，采集、整理、归档后形成的历史记录。上述概念对于税收征管档案的理解有三方面差异：其一是表述的差异，有的称为税收征管档案，有的称为税务档案，也有的称为税政档案。其二是概念的主体差异，有税务部门与纳税主体之分。其三是范畴的差异，存在税收征管部门在税收征管活动中形成的法律文书、原始文件或者具有保存价值的各种资料之间的区别。概念总是对具体事物的抽象，不同的理解很正常，但是应该避免三种情况，一是罗列具体事物，例如文件、凭证、报表、账册、文书、案卷以及音像、光盘、碟盘等资料；二是载体形式的僵化思想，只认定纸质载体，而忽略其他载体形式；三是没从税收征管档案的本质属性和税收征管档案管理的目的特性出发，明确其主体和价值，同时对其外延进行适当扩展。因此，我们给予的定义涵盖五个方面：税收征管档案的形成者(主体因素)----税务部门，税收征管档案的形成领域(背景因素)----税收征管活动，税收征管档案记录的内容(客体因素)----与税收征管业务有密切联系，税收征管档案的本质因素(核心因素)----对服务税收征管业务有保存价值，税收征管档案的主要表现形式----一切原始记录。综合上述因素，对税收征管档案的定义表述为：税收征管档案是税务部门在税收征收管理活动中形成的与税收征管业务有密切联系的有保存价值的原始记录。1.2税收征管档案的主要内容税收征管档案包括税收征管业务表、证、单、书目录所列的所有记录。(一)企业类、个体工商户及其他依照税收法律、行政法规规定成为法定义务人的征管档案包括：各种税务登记表及附件、账簿、凭证管理(财务会计制度或财务会计处理办法资料、发票管理资料)、纳税申报(申报资料)、税款征收、税务稽查、法律责任、财务会计资料七个项目。(二)个人所得税档案包括：税务登记表；自行申报纳税人的个人所得税纳税申报表、完税凭证(复印件)；税收征管档案与税收征管档案管理第3页共21页扣缴个人所得税报告表、代扣代缴税款凭证(复印件)；对扣缴义务人进行税务稽查的稽查结果；主管税务机关要求报送的其他资料。(三)代征单位档案包括：委托代征税务登记底册、委托代征税款证书复印件、委托代征税款报告表、委托代征税款协议书、变更委托代征税款通知书、终止委托代征税款通知书、票款结报手册、完税凭证、法律文书、主管税务机关要求报送的其他资料。(四)扣缴义务人档案资料包括：代扣(收)代缴税务登记表及附件、代扣(收)代缴税务登记底册、代扣(收)代缴税务登记账簿、代扣(收)代缴税务登记报告表、代扣(收)代缴税款凭证(复印件)、主管税务机关要求报送的其他资料。对于第二类，有特殊规定，即高收人行业和个人必须建立个人所得税专项档案。以下行业必须建立个人所得税专项档案：按各市标准确定的高收入行业；纳税人数众多、缴纳个人所得税总额大的企业单位；税务机关认为有必要建立专项档案的企业单位。专项档案内容包括：代扣代缴单位的代扣代缴税务登记表；扣缴个人所得税报告表、纳税凭证等；对扣缴义务人进行税务稽查的稽查结果；主管税务机关要求报送的其他材料。1.3税收征管档案的特点税收征管档案的特点可以简单地归结为以下几方面。(一)专一性这是税收征管档案不同于文书档案之处，具体表现为两方面：一是所含内容专一，所有档案均是围绕着征税、纳税过程而直接形成的，其内容与征税、纳税直接相关，体现出很强的专业性，只有具有相当税务知识的档案管理员才能在整理税收征管档案时，建立起档案之间的内在有机联系；二是形成者单一，形成征管档案文件材料的责任者就是纳税人与征税部门。(二)系统性税收征管档案的系统性是指，从整体讲，整个国家的征管档案系统地反映了整个国家的税收情况，一个基层财税机关的征管档案系统反映了辖区范围内的税收情况。(三)复杂性征管档案不同于文书档案、科技档案或其他档案那样有固定的用纸尺寸、图幅标准，税收征管档案与税收征管档案管理第4页共21页它形式多样，规格不一。如要求企业报送的年终决算表是8开用纸，缴款存根则是64开用纸，而纳税卡联系单却又是另一模板。从反映的方式看，既有文字的，又有表格的，大量的是表格加文字，文字之中多阿拉伯数字。征管文件材料在纳税形成过程中往往是一式多份，用圆珠笔书写或复写纸等形式，使得许多税收征管档案难以长久保存。1.4税收征管档案的功能“经济决定税源，管理增加税收”的经典治税思想充分揭示了经济发展和税源管理在税收收入过程中的辩证关系。在当前社会经济高速发展的时代，加强税源管理、提高征管质量已成为增加税收收入的基础'性工作。而税收征管档案是摸清税源、强化税源管理工作的重要凭据。为税收工作服务、为经济发展服务，是税收征管档案应该扮演的重要角色。(一)税收征管档案对加强税源管理和提高税收征管效率具有重要促进作用税收征管档案是反映税收征纳关系的第一手材料，是纳税人依法纳税、税务人员依法征税的原始依据，它的最后归档是整个税收征管工作的收尾环节。税收征管档案的形成、管理和保存一直伴随着税收征管工作的开展。税收征管档案是掌握税源动态、制订税收计划的基本依据。一些税务专管人员通过对企业征管档案资料的分析，宏观上可准确地掌握税源的变化，掌握企业产、供、销和经营业务的变化，掌握企业产品品种结构和成本的变化，并根据国家的经济政策和市场供求状况，预测税收升降趋势，合理编制各个时期的税收计划；微观上可直接为查处偷税漏税、减少工作差错服务。税务人员在整理纳税人税务登记事项的变更记录以及不同年度各类报表等相关纳税数据的对比时，可及时掌握纳税人的涉税事宜，在税收征管、税务稽查活动中依法界定纳税人的信誉度。(二)征管档案对于规范税收执法程序、提高税收执法水平和考核税收征管队伍具有重要考证作用税收征管工作对连续性要求很高，但税收工作征查分离，特别是碰到专管员岗位轮换时，会影响税收征管档案材料的交接，建立征管档案能有效地解决这一问题。碰到检查员检查后发现问题，也可及时从档案室查找，解决了征查分设后，若专管员不在，税收征管执法检查就不能进行的弊病。而且，税收征管档案是税务机关业务过程和执法人员行使税收征管执法的原始记录和完整再现，完整齐全的档案完全可以保证业务的连续税收征管档案与税收征管档案管理第5页共21页性，并用于严格规范税务机关的执法行为。税收征管档案资料的建立健全情况，从某种程度上极大反映了税务人员的政治素质和业务能力，在考核其工作绩效时，可以通过征管档案资料记载的各项数据，针对不同经济性质、工商企业的特点、税种的繁简和环节的多少，按照处境难易，合理设置考核标准，进而促进税收征管队伍建设。2.税收征管档案管理2.1税收征管档案管理原则为确保税收征管档案的规范化管理，税务部门必须根据税收征管工作的有关规定及税收档案的形成特点、内在有机联系，建立起与税收征管改革、税收会计核算改革等相配套的税收档案规范化管理体系，这是确保税收征管档案管理规范化的重要基础。由于税收征管档案与其他类型档案例如文书档案在管理流程上是特殊与一般的关系，因此在税收档案分类、归档范围、组卷方法、编目排架以及保管利用等方面也有继承与发展的关系，其管理还要遵循以下三项特殊原则。(一)规范统一原则针对各纳税人的档案内容种类基本相似，形成的文件资料只是数量不同等客观情况，应遵循统一规范的原则，不同纳税人的档案其管理方式上要尽可能地规范一致。(二)科学简便原则在税收征管档案的管理方式、方法上要从税收工作实际出发，简化工作规范和工作流程，通过加强税收征管档案管理人员培训、典型引路、监督指导，使税收征管档案经过系统整理后，达到分类清楚、存放有序、查找方便的要求。(三)以分类管理为主、分户管理为辅的原则在税收档案日常管理中，按照客观性、逻辑性、实用性、讲究实效的原则，分类归档，将涉税档案分为税务登记档案、发票管理档案、纳税申报及财务报表档案、税收管理档案、税务稽查档案、税收行政复议档案和应诉档案、特殊载体档案等。同时，为便于了解每一纳税户的基本情况，可将纳税户的有关基础资料集中保管，建立户管档案，详见本节最后一部分。税收征管档案与税收征管档案管理第6页共21页2.2税收征管档案的归集与整理税收征管档案的归集、整理业务是按期限、类别将分散的各类税收征管档案采用一定集中方式并依照税后业务的发生时间进行归集、整理的过程。2.2.1归集1.归集方式税收征管档案按照条件许可情况，采用人工归集(纸质)和数字归集(人工录人、光电录人、点对点通信传输、电子信箱、网络传输)两种方式进行归集。2.归集时限税收相关业务部门形成的征管资料应在该项业务结束后两天内传递或备份到磁带、光盘、胶片并送交本机关档案归集部门。主管税务机关负责归集资料部门在每月10日前将上月或本月发生的有关征管资料收集齐全。3.归集要求各基层税务局业务股(所)在归集税收征管档案材料时，必须仔细审核，对不符合审核要求的资料要及时补充改正。审核要求为：应申报资料种类要齐全；资料凭证适用格式要正确；表格中填写的有关代码字段要正确；表格内应填项目、印鉴要完整；表格项目间逻辑关系要平衡；所有材料分类标准统一；材料装订、入盒(袋)放置有序，方便使用。对符合要求的资料必须加盖受理戳记，受理人员和受理股(所)要签章，受理时间要标明，以便明确责任。2.2.2整理1.整理原则税收征管档案实行分户管理与汇总管理相结合的原则进行整理排列。企业类的纳税人一户一档，个体工商户一户一档；代征单位一户一档；个人所得税重点收入行业和个人建立专项档案，一户一档；属于主管税务机关内部使用或不能分页拆本的资料，归入汇总档案。2.整理要求在整理装订税收征管档案时，应按案卷封面、卷内目录、卷内税务文书、备考表、税收征管档案与税收征管档案管理第7页共21页封底顺序整理装订。税收征管档案的种类、份数以及每份征管档案的内容应该完整。需按类划分的税收业务档案按税收业务种类使用税收征管档案卷宗进行装订，同时按每种业务档案的保管期限顺序排列存放。需按户划分的档案使用纳税人税收征