工作分析与职务说明书

工作分析与职务说明书第一章：工作分析是人力资源管理的基础，是获得有关岗位工作信息的过程；研究每一个岗位包括的具体工作内容和责任，对每一个一岗位的工作内容及有关因素做全面的、系统的描述和记载；指明担任这一岗位工作的人员必需具备的知识和能力；界定本岗位工作与其他岗位工作的差异；通过工作分析得到的信息被用来制作岗位（职位）说明书。解决“某一职位应该做什么？”和“什么样的人来做最适合？”的问题（职务分析、职位分析、岗位分析，JobAnalysis）工作分析是企业管理的平台工作分析招聘选拔培训开发晋升绩效评价工作设计工作评价薪酬管理工作分析的意义在高度集中的计划经济体制下，由于国营企业缺乏自主性与灵活性，所以不可能有企业工作分析这一环节，甚至根本不知道工作分析为何物。于是近亲繁殖与“顶职”成为顺理成章的事，职工以终生在一个企业、甚至在一个岗位劳作为荣耀，祖孙三代同在一个企业司空见惯，习惯称之为“以厂为家”。对于不安于在一个企业的员工，通常认为对企业没有感情，这山望着那山高。市场经济体制的开放性冲破了职工工作岗位的封闭性。职工求职多样化、多元化。一个家庭开始希望成员的工作分散化，不要把所有的“鸡蛋”都放在一个篮子里，以减少风险。职工个体选择岗位要对工作进行分析（挑剔工作），看自己是否能胜任工作、看报酬、看福利待遇是否满意、看工作前景与发展空间是否具有诱惑力。员工个体需要工作分析，作为市场主体的企业以市场价值为取向，以盈利、绩效论成败，须臾离不开工作分析，那么，企业主体的工作分析究竟有什么功能？有什么作用和意义呢？工作分析的主动性使组织的结构合理工作分析的主动性是相对于被动性而言的，计划经济体制下不需要企业工作分析，市场经济体现制下工作分析对企业的作用不容置疑，但仍有部分企业忽视工作分析。进行工作分析的企业有些处于被动状态，主要是招聘时写个工作说明书，提出对招聘人员诸如：性别、年龄、身高、学历、户籍、工作经验的一般要求，其他分析一概没有。这属于应付招聘的被动式工作分析；另外有一种情况是人浮于事、工作重迭，劳动重复等现象出现以后进行的工作分析，这属于被迫式的工作分析。此类工作分析很难达到组织结构合理的目的，也很难使工作分析发挥和谐功能的作用。工作分析一方面从组织结构的层面上规划企业的结构框架。工作分析正像建筑业的概算师，概算出一座建筑需要多少石头、砖块、水泥、钢材、沙土、木材、需要多少人工以及他们之间的结构比例及“质”的规定等。工作分析根据企业的性质及状况主动策划企业的组织结构层次，分析企业是适应金字塔式的多层次组织结构，还是适合扁平式“中层革命”的组织结构，以及每一个层面的“领导层”结构、每一个层面的“幅宽”与管理范围等，前者为职务名称，后者为工作责任与职责。另一方面是从人员结构上规划企业所需要的各级各类人员的比重、数量、技能要求。亨利·福特一世不仅是一位家族企业的老板，而且他还是企业工作分析的行家里手与始祖。他在自己的传记《我的生活和工作》一书中详细地叙述了Т型轿车8千多道工序对工人的要求：949道工序需要强壮、灵活、身体各方面都非常好的成年男子；3338道工序需要普通身体的男工；剩下的工序可由女工或年纪稍小的人承担，其中50道工序可由没有腿的人来完成；2637道工序可由只有一条腿的人来完成；2道工序可由没有手的人完成；715道工序可由只有一只手的人完成；10道工序可由失明的人完成。这从一个侧面说明福特一世对企业工作流程了如指掌，连用什么样的残疾人可以胜任什么样的工作都分析出来了，这对降低成本、管理企业、避免人力资源浪费，无疑有巨大的意义和作用。主动的工作分析还有一个方面就是规划员工的专业技术职务结构、学历结构。不同企业其高、中、初级专业技术职务结构比例并不相同，学历结构也有区别。目前，国营企业仍有很大一部分不能自主确定上述结构，企业只能根据上级行政主管部门圈定的职称结构的“职数”来考虑专业技术职务的晋升与不同职称层次人才的引进，这属于一种被动性的工作分析，不可能根据企业的实际状况使组织结构合理。工作分析的科学性使员工的才能充分发挥：工作分析可以使人尽其才，才尽其用，避免“大材小用”或“人才高消费”，但这必须建立在工作分析的科学性基础之上。工作分析的盲目性与随意性不可能使员工才能充分发挥，通过工作分析科学地规定各个岗位的具休工作内容，并使量化指标具有科学性，从而最大限度地发挥员工的才能和潜能。科学管理的先驱泰勒在伯利恒钢铁厂运用工作描述设计流程与工作地点的布局，使劳动生产率得到大大提高。伯利恒钢铁厂的5座高炉由75名训练有素的生铁装卸工装车，他们的平均装车量为每人每天12.5吨，这在当时相对任何地方来说，都是速度最快和费用最低廉的。通过工作分析发现，一流的生铁装卸工每人每天的装卸量不是12.5吨，而应该是它的近4倍，约为47吨或48吨。经过实施，一个装卸工一天可以47.5吨的速度来装生铁,装卸工的工资比周围其他的工人多挣60%的工资。科学的工作分析就是要对某一工作在调查研究的基本上，就其工作内容（what）、责任者（who）、工作岗位（where）、工作时间（when）、怎样操作（how）以及为何这样做（why），即“5W、1H”进行书面描述，并按此描述进行操作，达到完成职务任务的目标。在工作分析中要学会运用“小马拉大车”的“翁格玛利”效应，不管才大才小都给予略大于自身能力、才干的舞台，即十分之才，委以十二分的重任，这对企业的工作分析提出了更高的要求，它不仅要对员工的才能量体裁衣，而且要尊重人，委以重任。工作分析的规范性使员工的权责明晰：工作分析是企业对某一特定的工作做出明确规定，并确定完成这一工作需要有什么样的行为过程，工作分析要规范企业中各项工作的性质、内容、任务、权利和责任，以及所需员工的学识、经验等条件。工作分析不是因人设岗，因人设岗是员工权责不明的根源，是工作中出现推拖，不负责任现象的源头。在计划经济体制下人员的去留，进出不是以工作分析为前提，而是根据人事安排来确定。有的人把这个企业搞垮了，他可以被上级调到另一个企业去当家，或者进机关当政府官员。因为责权不清，企业垮了也不用负任何责任。工作分析首先要规范工作职责，规范与职位对等的责任与权利，在什么岗位承担什么责任，享受多少权利，一目了然，少了扯皮踢皮球，甚至可以将它延伸到责任追究制。工作分析离不开职务规范，职务规范通过职务说明书明确职务（工作）的责任范围、工作范围及资格条件，使每一个岗位（职务）的员工都明确自己的职责所在，既不敢有怠慢，也不敢妄自非为。如果没有规范化的工作分析，员工既无享受主权的感觉，又无个人责任感，所以发挥工作分析的作用与功能，不可忽视工作分析的规范性。工作分析的基础性使考评的依据公平：工作分析是事前分析，具有高透明度，体现公开、公正、公平的“三公”原则。工作分析是基础性分析，对职务、工作任务、工作范围、工作职责进行客观描述，对适应工作岗位的员工提出一般要求，生理要求、心理要求，并对聘用条件包括工作时数、工资结构、支付工资的方法、福利待遇、该工作在组织中的地位、晋升机会、培训机会等都作了明确要求，既便于员工“按图索骥”，又便于企业对员工的业绩、绩效进行考评。以工作分析这一基础性工作建立起来的规范对员工的业绩进行评价就比较合理、公平、客观。建立在工作分析基础之上的评价多为可预见性的评价，而且，员工与企业均可按工作分析对号入座。一些单位的年终评比因为没有建立在工作分析的基础之上，所以使评比失去了“量”的依据。要么出现你好我好大家都好的局面，只有轮流拿奖；要么出现“摸奖”甚至出现“争奖”、“抢奖”的状况，在荣誉面前互不相让。工作分析既是企业招聘员工的前提，也是企业人力资源开发与管理的基础性工作，同时，也是员工自我评价、自我选择的依据，企业也要以在工作分析的基础上了解员工工作的各种信息，以便从开发、培训、工资、奖金、福利等全方位地有效激励员工，使员工的积极性得以发挥，使组织评价得到公众的认同。总之，工作分析是人力资源管理中起核心作用的要素，是人力资源管理工作的基础，只有做了工作分析与工作设计，方可以开展和完成人力资源开发与管理的其他各项工作。忽视了工作分析，实际上是对人力资源管理釜底抽薪，使人力资源管理的过程失去了源头、起点与归宿。因此，人力资源管理必须从工作分析开始。工作分析是人力资源管理中起核心作用的要素，是人力资源管理工作的基础，只有做了工作分析与工作设计，方可以开展和完成人力资源开发与管理的其他各项工作。忽视了工作分析，实际上是对人力资源管理釜底抽薪，使人力资源管理的过程失去了源头、起点与归宿。因此，人力资源管理必须从工作分析开始。工作分析的含义分析工作的内容分析适合于这项工作的人选资格工作分析资料之用途工作分析编写工作说明书与工作规范招聘甄选决策工作绩效评价工作评价以及工资和奖金分配决定（报酬分配）培训需求安排工作分析的步骤步骤1.汇集背景资料步骤2.选择有代表性的职位进行分析步骤3.搜集工作分析的信息步骤4.同承担工作的人共同审查所搜集到的工作信息步骤5.编写工作说明书和工作规范基本的工作分析技术（搜集工作分析信息的方法）访谈法（约谈）问卷法观察法现场日记法总结总之，访谈法、问卷法，观察法及现场日记法都是最为常用的搜集工作分析信息的方法，它们都提供关于工作承担者事实上在做什么的比较真实的信息。因而，它们能够被用于编写工作说明书和工作规范。第二章：职务说明书职位说明书的主要内容职位标识：职位编号、名称、类别、所属部门、直接上级、所辖下级、制作日期、薪点等职位概要：用一句话说明为什么要设置这一职位，目的是什么？履行职责：主要应负责任，每一项责任的具体内容、要达到的目的业绩标准：业绩衡量标准，如何衡量每一项责任的完成情况工作关系：报告对象、监督对象、合作对象、外部交往，职位关系使用设备：使用的主要设备工作的环境和工作条件：时间、地点（室内、室外）、噪音、危险等等任职资格：任职资格要求，具备何种条件的人适合承担这一职位其他信息：主要挑战，决策和规划等履行职责书写的不良格式X负责预算工作……X负责培训工作…...X负责仓库保管工作……X负责保卫工作……履行职责书写的正确格式准备、监督和控制制订和实施部门年度预算培训计划和方案以保证开支符合业务计划要求以确保管理者及员工掌握必要的技术和经验，以取得出色业绩动词（做什么……）对象（对什么/对谁……）结果（什么结果）与人力资源部门配合，有计划地培训、训练所属人员以提高其工作能力和素质妥善存储、整理及保管所有待销的商品以确保出仓商品的优良质量举例：职位描述常用动词针对计划、制度、方案、文件等：编制、制订、拟定、起草、审定、审核、审查、转呈、转交、提交、呈报、下达、备案、存档、提出意见针对信息、资料：调查、研究、收集、整理、分析、归纳、总结、提供、汇报、反馈、转达、通知、发布、维护管理关于某项工作（上级）：主持、组织、指导、安排、协调、指示、监督、管理、分配、控制、牵头负责、审批、审定、签发、批准、评估举例：职位描述常用动词思考行为：研究、分析、评估、发展、建议、倡议、参与、推荐、计划直接行动：组织、实行、执行、指导、带领、控制、监管、采用、生产、参加、阐明、解释、提供、协助上级行为：许可、批准、定义、确定、指导、确立、规划、监督、决定管理行为：达到、评估、控制、协调、确保、鉴定、保持、监督专家行为：分析、协助、促使、联络、建议、推荐、支持、评估、评价下级行为：检查、核对、收集、获得、提交、制作举例：职位描述常用动词其他：维持、保持、建立、开发、准备、处理、执行、接待、安排、监控、汇报、经营、确认、概念化、合作、协作、获得、核对、检查、联络、设计、测试、建造、修改、执笔、起草、引导、传递、翻译、操作、保证、预防、解决、介绍、支付、计算、修订、承担、谈判、商议、面谈、拒绝、否决、监视、预测、比较、删除、运用工作说明书的监督与审查将一个新员工填补到工作岗位上的时候……当生产的产品或产出发生重大