文控中心1205

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资源描述

12014年12月5日文控中心操作规范编制:周初平郴州华录1.目的:明确文件和资料的控制过程,保证公司文件和资料的编写、审核、批准、发放、运行识别、废除、保存等得到有效管理,特制定本操作规范。2.范围:本制度适用于公司各部门所有文件和资料的管理。3.职责:3.1.深圳文控中心由深圳综合管理部负责,深圳文控中心负责深圳各部门的文件编码、标识、文件格式原件(电子版)存档、发放记录、控制管理、废除文件回收等管理工作。3.2.郴州文控中心由质量部负责,郴州文控中心负责郴州工厂各部门的文件编码、标识、文件格式原件(电子版)存档、发放记录、控制管理、废除文件回收等管理工作。3.3.各部门负责本部门文件的编写、登记、保管,以及相关外来文件的识别,并对本部门的文件进行整理、归类、保存;并参与文件的正常执行。4.程序:4.1.应管控资料的范围及提交时间:4.1.1.市场部受控资料:4.1.1.1.客户档案,要求有公司背景,业务联系人,联系电话,邮件,付款方式,客户合同,投标书,客户反馈信息登记表,访谈记录(访谈时间,单位,人员,达成情况,联系方式等)等;有意向后1周内提交给文控中心,有更改或增加资料需在当日提交文控中心。4.1.1.2.客户订单,要求有客户PO(PI),产品技术要求,公司内订单评审报告,确定和更改订单信息的来往邮件,处理质量、技术的来往邮件,业务联络书;审批完后当日提交文控中心。4.1.1.3.出货通知书和出货单;需每周整理交文控中心。4.1.1.4.客户半年满意度调查,要求有汇总分析表,原始调查表;完成后1周内交文控中心。4.1.2技术中心受控资料:4.1.2.1.产品档案,要求有开发、导入日程表,软件发行表,问题及对策汇总表。产品技术规格书,产品造型图,初始BOM,变更单,精测评价表,各阶段评审报告及总结报告,安全部品清单等资料;整个产品开发完成3天内整理资料交文控中心。4.1.2.2.商品企划书,要求有市场调查分析报告,概念企划书,设计任务书,研发经济分析表,产品技术规格书,产品造型图,开发、导入日程表,0次决定原价表,基本功能企划书,企划变更审批表等;各资料完成审批后3天内交文控中心。4.1.2.3.年度新产品开发计划,品名/型号(临时型号),销售价格/地区,销售/出货月份,企划数量,开发等级,生产形态(整机、板卡、CKD),设定的汇率条件,企划收支状况,担当责任部门等;完成审批后当天提交文控中心。4.1.2.4.模具资料,要求有模具合同,模具决裁书,产品设计图纸,模具验收判定书,模具验收合格证书等;模具验收合格后3天内整理资料交文控中心。4.1.2.5.制造引继资料,包含导入日程,部品表,线材清单,工装夹具清单,新部品推进表,工时工数,机种相异点一览表,辅料清单,工艺流程图,市场反馈一览表,电路图、实物图,软件程序发行表,P板组装规格书,P板调整检查规格书,整机调整检查规格书,开钢网事宜,整机组装规格书,螺丝力矩检查表,包装规格书,印刷资料,装柜图纸,安全部品清单,安全部品检查(作业)清单;引继前1天需提交给文控中心。4.1.2.6.其他资料:有外购书籍和标准,设备说明书,产品认证证书和测试报告,业务联络书,升版软件发行表,设计/规格变更联络书,客户确认样机等;当日提交文控中心。4.1.3.综合管理部受控资料:4.1.3.1.在职员工人事档案,要求有应聘人员面试表,体检表,身份证、学历证书复印件,员工晋升审批表,员工培训记录卡等;员工入职1周后提交文控中心。4.1.3.2.离职员工人事档案,在在职员工档案上增加员工离职申请单和离职交接单;员工离职当日提交文控中心。4.1.3.3.深圳公司年度培训计划,培训讲义,培训签到表等;完成当日提交。4.1.3.4.下发的红头文件,制度,发出的对外文件及收到的外部机构文件;需当日提交。4.1.4.资材部受控资料:4.1.4.1.供应商档案,要求有合格供方目录,供方概况书,供应商营业执照,组织代码,税务登记证,质量认证证书,SGS报告,安全认证证书,保险书,供方评价记录表等;供应商审核通过3天内整理提交文控中心。4.1.4.2.采购清单,要求有采购合同,供应商报价单,买料业务联络书,来往邮件等;经审批完成当日提交。4.1.5.制造部需受控资料:4.1.5.1.作业指导书及生产报表,生产报表包含生产日报,首件、首台确认表,生产品质日报,QC日报,维修日报,老化记录表,性能测试表,螺刀力矩管理表,绝缘耐压测试仪点检表,高压测试管理表,高压测试管理表,防静电管理测试表等;作业指导书正常情况下需在生产前1天提交文控中心,日常报表订单完成后整理交文控中心。4.1.5.2.设备管理资料,设备合同和设备说明书直接入档案室,其他资料包含设备保养计划,设备保养记录,设备管理台账,设备故障报告书,动力设备运行记录表,电力系统运行记录,电梯维修记录表,工装治具台帐,特种设备检查记录等;需每月整理提交文控中心。4.1.5.3.生产计划及计划完成情况;需每月提交文控中心。4.1.7.质量部需受控资料:4.1.7.1.检查标准,包含出货检查标准,IQC检查标准,外来标准,规格书等,完成当日提交。4.1.7.2.产品评价记录,包含AQ0,AQ1,AQ2,AQ3整套资料;会议完成后3天内提交文控中心。4.1.7.3.质量记录,包含入库材料检验单,质量异常单,特采使用单,不良品退换料记录表,部品确认表,IPQC半成品抽检日报表,工程巡回检查表,设计变更跟踪单,产品出厂认定书(含客户确认书面要求),QA检验统计日报,出货装柜记录表,返工报告,客户投诉报告,监视和测量设备校准计划及报告等;日常记录订单完成后整理提交文控中心,其他记录完成审批完成当日提交。4.1.7.4.质量环境体系资料:每年的内审计划,内审检查表,不符合报告,内审报告,外审计划,外审报告,不符合报告,管理评审报告及记录,环境因素识别和评价表,重要环境因素清单,目标、指标管理方案,法律法规及清单,合规性评价报告,3C证书,体系证书等,审批完成当日提交文控中心。4.1.6.人总部需受控资料:4.1.6.1.员工花名册,需每月10日提供1份最新员工花名册存档;离职人员档案,要求有应聘人员面试表,体检表,身份证、学历证书复印件,试用期满考核表,员工晋升审批表,员工培训记录卡,员工离职申请单和离职交接单;员工离职当日提交文控中心。4.1.6.2.下发的红头文件,制度,发出的对外文件及收到的外部机构文件,需当日提交文控中心。4.1.6.3.郴州年度培训计划,培训讲义,培训签到表等;完成当日提交。4.1.6.4.其他资料,废弃物处理表,环评资料,环境监测资料,消防逃生演习记录,食堂人员健康证等;完成当日提交。4.2文件和资料的提交控制:4.2.1.所有内部文件和资料生效前必须要得到相关授权人的审核和批准,包括具有指导生产、检验作用的非正式形式的内部备忘录;内部所有文件和资料一经批准即从被批准签发日期开始生效。4.2.2.所有外部文件包括客户资料和外来标准在内部生效使用应由相关权限的人员评审确认其适用性和有效性。客户资料如图纸、规范、作业标准等由相关技术工程师确认,国际、国内和行业标准等由相关部门长确认,有关产品安全方面的资料和标准由技术中心安全工程师评审。文控中心对收到的客户资料和外来标准应建立文件清单以控制、识别资料的接收、保存状况。4.2.3.所有进文控的文件和资料,需有编号和版本、日期,以便更新回收。4.2.4.产品工艺文件编号由制作人员按《产品型号命名规则》进行编号,其他文件编号请参考《文件控制程序》,新文件和资料编号需到文控中心确认,并作为唯一对应性标识,在该文件被停止或取消之后不能再用于其他文件。4.2.5.规定以数字顺序的方式来识别文件的版本状态,例如第一版为V1.0,小改动升版为V1.1,大改动升版为V2.0。4.2.6.文件和资料的提交,对外的文件和资料,审批后需交文控中心备案登记才可以外发,其他文件完成后由负责部门完成审批,交文控中心及时存档并按照需要下发,各部门部门长必须监督到位。4.2.7.各部门提交资料有电子文档的需提交电子文档给文控中心,并填写电子文档登记表。4.2.8.文件的一览表由资料员根据文件的现行版本及有效日期制订,并根据文件的修订在三天内对一览表进行修订或更新。4.3.文件和资料发行要求:4.3.1.文控中心对内留存文件原件以作为发行和存档目的用,下发到各部门使用的有效文件为原本文件复印件,对外文件可根据发文件数确认原件份数,但必须预留1份在文控中心备案后才可以发出;对需发给郴州或者深圳的受控文件,由文控中心之间直接发送电子档,对应文控中心按文控要求进行管控。4.3.2.发放给内部的资料,需在每页正面以加盖红色的有效章及填写受控日期为标识,例如材料清单,工艺文件,图纸,设计更改,规格书等;对外的资料,合同,订单,合约需盖公司公章,外发的工艺资料盖受控文件章。4.3.3.文控发出的文件必须做好分发记录,记录必须有记录人,领用份数,以便更新换版回收;电子文档发出也需在电子文档记录里登记下发记录。4.3.4.外发文件由责任部门事务签名领用,并由责任部门对外发出,并做好文件收发记录。4.3.5.外来文件和参考资料在文控中心登记接收之后盖外来文件章,部门或个人需要使用时,文控中心可以借阅、分发给指定人员并建立分发、借阅记录。4.4.文件和资料的更改:4.4.1.所有文件和资料的更改应经过下列之一或共同的批准:A)得到客户的书面批准;B)得到相关授权人(总经理、副总经理、部门长)的审批;C)由该审批文件的原审批部门审批,如由其他部门审批时应获得所需的有关背景资料或相应资格。4.4.2.对与产品生产有关的工艺、材料、包装、质量要求和客户提出的更改应在3个工作日内完成对更改内容的评审并记录生产实施更改日期,所有设计更改使用“设计/规格变更联络书”。4.4.3.其他文件(含电子文档)在有更改需要时由责任部门将更新后的文件直接交文控中心下发,资料员负责文件版本控制清单的更新。4.5.作废文件和资料控制:4.5.1.如文件(含电子文档)和资料有变更,由文控中心资料员通知有关部门或发邮件通知报废,需收回的失效文件由各部门事务送回文控中心,资料员对各部收回的文件进行核对,并盖作废章。文控中心保存一份作废文件原件,已盖作废印章及失效日期为标识失效的与产品有关的资料(如工艺、材料清单、规范等)和客户资料及设计/规格变更联络书永久保留。4.5.2.各部门事务在三个工作日内应把旧文件(含外发的受控文件)交回给文控中心,资料员有责任督促各部门事务及时收回旧文件,文控中心将给予不按时交回文件者以提醒或警告。4.5.3.非正式备忘录在其说明的期限内自动失效,使用者可直接作废此文件。4.6.文件和资料的保管,传阅和借阅:4.6.1资料员负责文件原件的保管,各部事务负责下发受控文件的保管.4.6.2收到文件部门的事务对所收到的文件进行列表登记,归类放入文件夹中,如果该部门的事务收到的是换版文件,需将旧版作废的文件及时送回文控中心。4.6.3各部门的事务要将所收到的文件给相关人员传阅、签名,原则上与文件相关的责任者应在3个工作日内阅读完毕。各部事务负责督促相关责任人及时阅读新下发的文件,并确保文件及时传递下去,如果与文件相关的责任人拖延阅读时间而延误他人阅读,造成的一切不良后果由拖延者负责;如果未认真阅读,从而没有理解或理解错误文件的本意造成的一切不良后果,由当事者负责。4.6.4任何人如需借阅文控中心的文件和资料,必须在资料员处登记后方可借出使用。4.6.5资料借阅者在使用时注意保护资料的完整性,防止资料的丢失、破损、涂改、用后还回文控中心,资料员有责任追回借出的文件并审核资料是否完整。4.6.6.文件不能丢失,如果被证明某份文件确实丢失,由责任部门提出业务联络书申请要求补发文件,经申请部门长和文控中心主管部长审批同意后,资料员补发所要求的文件。如果丢失文件被找到,可到文控中心退回所补发的文件,资料员在收发记录里注明。4.6.7.各部门的文件在使用时间长有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