商业企业费用核算与报销流程

商业企业费用核算与报销流程培训讲义2006.6.16培训大纲费用的概念费用的分类费用确认的原则费用的审核费用审批流程日常相关的账务处理及注意事项固定资产核算在建工程核算长期待摊费用的核算一、费用的概念：费用有广义和狭义之分。广义的费用泛指企业为销售商品、提供劳务等日常活动所发生的各种经济利益的流出；狭义的费用仅指与本期营业收入相配比的那部分耗费。二、费用的分类商品流通费，按其在商品流通过程中发挥的作用的不同，可以分为经营费用、管理费用和财务费用。1、营业费用是指商品流通企业在整个经营环节所发生的各种费用。根据公司实际情况，对此费用作了进一步的细分，具体见附件《公司费用的分类》。2、管理费用是指商品流通企业行政管理部门为组织和管理商品经营活动而发生的各项费用。（我公司不使用）3、财务费用是指企业为筹集资金而发生的各项费用。包括利息净支出、金融机构手续费、汇兑损益和信用卡手续费。三、费用确认的原则商品流通企业在组织商品流通过程中，发生必要耗费的时间，称为费用的发生时间；应按照权责发生制原则予以确认，费用发生后，不管是否已经实际支付，都确认为费用；如果费用没有发生，即使已经实际支付，也不能确认为费用。根据商品流通费发生与支付时间以及支付方式的不同，它可以区分为以下四种情况：三、费用确认的原则(1)直接支付费用。是指本期发生、本期支付并在本期确认的各项商品流通费。比如：支付的当月工资、进货运杂费、仓储保管费等。(2)转账摊销费用。是指不通过货币结算，而以转账摊销的方式来确认本期发生的各项商品流通费。比如：固定资产的折旧费，无形资产的摊销，按规定计提的坏账准备，外币账户期末外币余额按期末市场汇价折合人民币金额与账面人民币余额之间的差额所形成的汇兑损益等。(3)已付待摊费用。是指为正确计算企业的财务成果，对本期支付而使长期受益的费用，采用待摊的形式在以后各受益期内确认费用。已付待摊费用可以分为两类：一类是摊销期在一年以内的各项费用，比如：预付保险期在一年以内的保险费，预付租赁期在一年以内的租赁费，一次购买印花税票和一次交纳印花税税额较大，需在一年以内分摊的数额等；另一类是摊销期在一年以上的各项费用，比如：开办费，租入固定资产改良和大修理支出等。(4)预提待付费用。是指为正确计算企业的财务成果，对应在本期确认而本期尚未支付的费用，采用预提的方式确认为本期费用。比如：预提租金，预提利息，预提固定资产修理支出等。四、费用的审核（一）原始凭证的基本要求（二）审核时应注意的事项四、费用审核（一）原始凭证的基本要求包括：1、原始凭证的内容必须具备：凭证的名称；填制凭证的日期；填制凭证单位名称或者填制人姓名；经办人员的签名或者盖章；接受凭证单位名称；经济业务内容；数量、单价和金额。称之为凭证的七要素。2、从外单位取得的原始凭证，必须盖有填制单位的公章；从个人取得的原始凭证，必须有填制人员的签名或者盖章。自制原始凭证必须有经办单位领导人或者其指定的人员签名或者盖章。对外开出的原始凭证，必须加盖本单位公章。3、凡填有大写和小写金额的原始凭证，大写与小写金额必须相符。购买实物的原始凭证，必须有验收证明。支付款项的原始凭证。必须有收款单位和收款人的收款证明。公司领导审批手续是否齐全，相关领导有无签字。4、原始凭证不得涂改、挖补。发现原始凭证有错误的，应当由开出单位重开或者更正，更正处应当加盖开出单位的公章。四、费用审核（二）审核时应注意的事项：1、是否有公司相关领导的审批。手续是否齐全。2、审核费用开支是否列入预算。公司实行“钢性预算”，对于临时追加或超预算的费用，必须有追加费用预算审批单。超预算费用必须有追加的预算审批单审批后方可报销；3、原始凭证是否真实、合法、合规。取得的发票是否符合税法及财务制度的规定。4、原始单据是否齐全。附件所载明的经济事项、数量、单价、金额是否填写清楚，取得的发票是否符合要求，原始单据不得涂改、刮填。同时购置低值易耗品或办公用品等送货单上要有经办人、防损部、收货部签字确认。五、费用审批流程：审核审批手续是否齐全，公司费用实行总经理“一支笔”审批，各部门发生的费用在规定的时间内到会计部报销。费用审批程序：a.分公司及配送中心审批流程：b.购物广场审批流程：五、费用审批流程：a.分公司及配送中心审批流程：经办人填制费用报销单——部门主管审核——费用会计初审---费用会计录入系统---财务主管制单审核---区域审核人审核（区域财务经理或财务总监审核）---区域审批人审批（区域总经理审批）---总部审核人审核（总部财务总监）---总部审批人审批（公司总经理）--集团审批人审批（公司总裁）。五、费用审批流程：b.购物广场审批流程：经办人填制费用报销单——部门主管审核——费用会计初审——财务主管审核——分店总经理审批---费用会计录入系统---财务主管制单审核---区域审核人审核（区域财务经理或财务总监审核）---区域审批人审批（区域总经理审批）---总部审核人审核（总部财务总监）---总部审批人审批（公司总经理）--集团审批人审批（公司总裁）。六、日常相关的账务处理及注意事项：（一）借款时，借款人或单位必须将有有效人审批的借款单据先交费用核算会计制单、录入电脑、打印电脑单后，再到资金科出纳领款（领款人必须签名）。录电脑凭证单时注意：摘要注明借款人姓名、借款事由、时间，会计科目使用是否合理，金额录入是否准确（借款时要求借款人及时报帐并提供合法发票）。六、日常相关的账务处理及注意事项：帐务处理如下：借款人为本区域分公司（或分店）员工时计入其个人往来借：其他应收款-----XX人贷：现金借款人为区域外分公司（或分店）员工时计入内部往来，并及时通知相应区域的费用会计及时转单入账分公司借：内部往来----XX分公司—代收付款项贷：现金所转分公司借：其他应收款-----XX人（凭公司内部转帐通知单）贷：内部往来----XX公司借款人为非我司员工（往来单位借工程款、人工费等其他借款）计入该单位或个人往来借：其他应收款-----工程借款/单位借款（XX单位或XX人）贷：现金或银行存款六、日常相关的账务处理及注意事项：（二）日常报销时，费用核算会计必须做到“问、查、核”（问：就是问报销人此笔费用发生是否已借款；查就是查帐，核实报销人是否有借支，包括集团和分公司；核：就是审核报销人所提供的原始单据是否真实合法）。报销人必须按费用核算会计要求归类粘贴原始单据填制报销单，先经部门经理签字确认后交费用核算会计审核（审核注意以下几点：费用发生是否合理、原始单据是否合法、手续是否齐全，发票是否符合要求、该笔费用发生是否有借款、原借款所录入电脑的凭证类别）。再统一由费用核算会计呈送财务主管审核和公司总经理审批，待该费用在系统中审批完成后费用会计及时通知报销人到资金科出纳领款（领款人必须签名）或交回借款余额。月末应核查个人往来，督促报帐及扣款。六、日常相关的账务处理及注意事项：帐务处理如下：A、报销人报销本区域分公司（或分店）费用借：营业费用---XX费贷：其他应收款---XX人（扣回借款）或现金B、报销人报销独立核算的购物广场的费用时从独立核算的购物广场在深圳开设的银行帐号支付，在规定时间内将此单据传独立核算购物广场财务科做帐。C、若用总部资金支付独立核算的购物广场的费用时须及时开具内部转帐通知单传独立核算的购物广场财务科做帐。会计分录如下：集团借：内部往来----XX分店-----代收付款项贷：现金（或银行存款）分店凭公司会计部传来转帐通知单和票据复印件及时做帐分店借：营业费用-----XX费用贷：内部往来----公司六、日常相关的账务处理及注意事项：（三）支付员工工资和辞职工资，摘要栏须注明人名：借：营业费用------基础、绩效、补贴、加班及辞职工资营业费用------社保费（红字）贷：其他应收款-----代垫款项-----代垫员工水电费（辅助核算到店）其他应收款---工服（辅助核算到店）其他应收款---代垫款项------暂住证（辅助核算到店）营业外收入---赔偿收入（辅助核算到店）应交税金----应交个人所得税…现金（银行存款）六、日常相关的账务处理及注意事项：（四）、正常商品领用借：营业费用------促销费借:商品进销差价------无税进差（实为进项税）贷：库存商品---XX类----税率贷：应交税金-----应交增值税------进项税转出六、日常相关的账务处理及注意事项：（五）支付服务中心退货款（核查退货单据金额与入帐金额是否一致，不符查明原因，摘要中注明挂帐凭证号，如：XX店付X月X日退货款XX#）借：其他应付款----服务中心贷：主营业务收入---销售退货差价（调价长短款、操作失误造成的长款）营业外收入----长短款损益（支付顾客前期遗留款，红字）现金六、日常相关的账务处理及注意事项：（六）公司与其他分公司（独立核算店）调拨资金公司下拨时，公司与分店凭银行电汇单据做帐公司入帐借：内部往来---XX分店（分公司）---资金调拨贷：银行存款----XX行分店入帐借：银行存款----XX行贷：内部往来---深圳分公司--资金调拨分店上缴时，公司与分店凭银行电汇单据做帐公司入帐借：银行存款----XX行贷：内部往来---XX分店（分公司）--资金调拨分店入帐借：内部往来---深圳分公司---资金调拨贷：银行存款----XX行在深圳开设的银行帐号资金划拨：由分公司统一作账，分店将支票头（银行回单）传至分公司。六、日常相关的账务处理及注意事项：（七）支付押金（健康证、计生证、服装押金（发展基金）、质量保证金（履约保证金或撤场保证金）、入场押金、装修押金等），摘要栏须注明人名：借：其他应付款-----XX押金贷：现金或银行存款七、固定资产核算：固定资产是指企业使用期限超过1年的房屋、建筑物、机器、机械、运输工具以及其他与经营有关的设备、器具、工具等。不属于经营主要设备的物品，单位价值在2000元以上，使用期限2年以上，也应当作为固定资产。七、固定资产核算：根据公司财务制度的规定，固定资产划分14类，具体为：运输设备类空调设备类：冷冻设备类厨房设备类防盗设备类消防设备类电子设备类资产超市设备类电梯设备类工具类（单价在1000元以上的工具）办公设备类服务设备类电路设备类房屋建筑物类：七、固定资产核算：（一）固定资产取得时：公司支付设备款（不包括独立核算的购物广场的设备），核实该设备是否为预付款，经办人填制付款审批单按照付款、报销办理审批程序（此类凭证由固定资产卡片自动生成，忌手工录入；只需修改对应科目），验收手续是否齐全。借：固定资产---XX设备（部门核算）附合法的发票贷：其他应收款---XX单位（扣回借款）或银行存款---XX行或其他应付款---XX单位公司支付独立核算的购物广场的设备款不在公司做帐，款直接从独立核算的购物广场在深圳开设的银行户头支付，在规定时间内将此单据传独立核算的购物广场财务科做帐。七、固定资产核算：（二）固定资产折旧：固定资产采取年限平均法，按原价10%减除残值。房屋及建筑物使用年限按20年，其他设备使用年限均按5年计算。每月月末利用系统自动计提折旧。借：营业费用-折旧费（**部门）贷：累计折旧-**设备（**部门）七、固定资产核算：（三）固定资产的调拨：企业的日常业务中，经常在集团内部的各公司之间由于各种目的转移资产，称之为内部资产调拨；这种调拨使调出公司的资产减少，调入公司资产增加。当月增加的固定资产不计提折旧，当月减少的固定资产照提折旧。七、固定资产核算：区域内非独立核算店之间调拨：借：固定资产-**设备（调入部门）（固定资产原值）借：累计折旧-**设备（调出部门）（至调拨当月止应计提累计折旧总额）贷：固定资产-**设备（调出部门）贷：累计折旧-**设备（调入部门）区域之间调