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1中央研究院推動公文書橫式書寫方案相關措施94.01.06壹、說明中央研究院（以下簡稱本院）為協助所屬各研究所（處）、研究中心、組、室、中心等（以下簡稱各單位）推動公文書橫式書寫方案，依據事務管理手冊文書處理及公文程式條例等規定，訂定本措施，期自九十四年起，本院各單位能順利辦理各項公文處理作業。貳、公文橫書原則一、書寫方式：「由左而右，橫行書寫」。二、紙張及版面：以A4紙張直式橫書為原則，惟因特殊需求者，得調整為橫式橫書或改採A3或A5紙張。左側裝訂。三、橫書簽署方式：「由左而右，由上而下，由小而大」。叁、書寫原則一、半型或全型：(一)阿拉伯數字、外文字母以及併同於外文中使用之標點符號，應以半形輸入為之。(二)中文字及併同於中文使用之標點符號、分項條列之序號，應以全形輸入為之。但用於分項條列序號之括號「()」，則以半形輸入為之。二、數字之書寫：(一)引述其他文件資料內之數字部分，應照原文抄錄。(二)公文之分項條列序號，仍依原規定之順序，依序為：一、二、三、．．．(一)(二)(三)．．．１、２、３、．．．(１)(２)(３)．．．。(三)年、月、日及時間，除公文之「發文日期」及用於簽署章下之簽署時間，應用阿拉伯數字書寫外，餘得依習慣，使用中文或阿拉伯數字書寫之。惟書寫時，應維持全文一致。(四)下列數字應以阿拉伯數字書寫：１、代號（碼）、發文字號、電話、傳真。例：ISBN；人事字第09301234500號；02-27899411；27852743２、日期、時間、序數。例：民國94年1月3日；公元2000年；第5次會議紀錄、第4屆第6會期。2３、郵遞區號、門牌號碼：地址之段、巷、弄、號、樓、室。例：11529台北市南港區研究院路2段128號行政大樓3樓102室４、統計數據：算式、負數、分數、小數、百分比。例：6億3,944萬2,789元；639,442,789人；500*3、-200、125/600、2.5倍、56%５、法規條項目款、編章節款目之統計數據。例：事務管理手冊共分15篇、415條條文６、法規內容之引敘或摘要。例：依兒童福利法第44條規定：「違反第2條第2項規定者」(五)以阿拉伯數字書寫者，同一組數字，應書寫在同一行，不宜跨拆兩行書寫。超過三位以上之數字，得採用國際通行之三位分節法，以「,」區隔之。例：1,234,567,890(六)以阿拉伯數字表示金額、數量時，可用「萬」、「億」、「兆」為單位，而不用「十」、「百」、「千」及其組合之詞組為單位（如十萬、百萬、千萬等）。例：使用不使用505十5005百5,0005千5萬---50萬5十萬550萬5百50萬5,500萬5千5百萬5,500億5千5百億500兆5百兆(七)下列數字應以中文數字書寫：１、描述性用語、專有名詞、成語、語句中作修辭用。例：一律、一次補助、第二專長、三國演義、一目十行、三五成群、百年老店２、慣用語：星期、序數、概數、約數。例：星期五、第一科、週一、三五天、十之八九、五十幾年、三百餘日、六百多萬３、法規制訂、修正及廢止案之法制作業公文書。例：行政院令：修正「事務管理規則」第一百一十一條條文。(八)凡未列舉者，或因情形特殊，不適用本書寫原則時，得依習慣或由各單3位決定書寫方式。其依習慣書寫者，應維持全文一致。（請參照附件一行政院訂頒之公文書橫式書寫數字使用原則）肆、橫書文稿處理原則一、來文簽擬、蓋章位置（一）一般存參或案情簡單之文件，承辦單位得原文末空白處簽擬意見及蓋章簽名，並註明時間(例如十一月八日十六時，得縮記為1108/1600)，以明責任。簽名必須清晰，以能辨明為何人所簽。如確實需會簽、會辦，會辦單位得接續於承辦單位下方或於原件空白處簽擬意見及蓋章簽名。（如範例一）（二）來文如需會簽相關單位表示意見，應另行先簽後稿或簽稿併陳方式處理為原則。二、創簽、創稿之簽擬、蓋章位置（一）本院公文系統於文末會列印出「承辦單位：」，承辦單位請由左至右橫書簽擬意見，於簽擬意見下方，由小而大依序蓋職名章或簽名，並註明時間。如有內部會簽需求，內會部門請於承辦單位下方簽擬意見，再由小而大依序蓋職名章或簽名。（如範例二）（二）如需會簽、會辦，自94年1月6日起，本院公文系統於文末、決行層級上方，將「會辦單位」名稱由左而右依序列出，（例：會辦單位：人事室、會計室），原列於承辦下方之相關「會辦單位：」、「決行」及「打字、校對、監印、發文」等單位名稱不再由系統列印產生；公文系統會依創簽或創稿之會辦單位多寡，估算預為留空適當欄位，或列印出「續頁紙」，相關會辦及決行單位得接續於承辦單位下方或於原件空白處簽擬意見及蓋章簽名。（如範例三、四）三、文稿之裝訂(一)裝訂位置：文面左側邊距1.5公分處。(二)請注意公文橫書之裝訂方式：先將公文及附件靠左理齊後，裝定於公文左側（附件亦請裝訂於左側）。四、文書處理人員蓋章位置：（一）繕印、校對、監印、發文等人員章：依序蓋於稿面首頁空白處。（二）補發、已電子交換章：蓋於文面首頁之「文別」右方空白處。（三）簽、便箋、便條蓋章位置：全文最末處。（四）印信、首長簽字章、機關條戳蓋章位置：１、印信：蓋於文面首頁右上方空白處。２、首長簽字章、機關條戳：蓋於文面之全文最未處，靠左與頂格文字對齊。4五、受文者之郵遞區號、地址：（一）以郵寄發送者，始予填列，其他以電子交換、人工交換者，則無須填列。（二）目前行政院研考會尚未建置全國各機關之「郵遞區號、地址」資料庫，本院刻正研議自行建置之常用機關學校之郵遞區號、地址資料庫，並可由公文系統點選產生，將另行函辦處理。六、本院公文系統橫室書寫其他注意事項（一）承辦人於稿件製作時，聯絡方式欄請務必鍵入承辦人之「姓名」及「電話」。如係定型稿（代擬院稿）之稿件製作時，請總辦事處業務承辦人先將稿件「聯絡方式」欄位內容修正後，再列印公文及陳核。（如範例四）（二）承辦人於稿件製作時，若以舊公文電子檔另存新檔後製作方式處理，於文稿內容作修改完成存檔前，務必記得將公文稿（如函、書函及開會通知單…等稿件）之署名欄重新修正，並確認署名欄是否正確無誤。（三）簽或稿之簽署次頁，請承辦人填寫同首頁之「文件編號」，俾利公文書製作及檔案之完整性。（四）本院一般公文製作以電子公文交換為原則，請承辦人於公文製作時勾選「適用第一類電子交換機制（不附紙本）」，以提升公文流程處理之效率。（五）不適用電子交換之公文種類為：1、密件公文。2、令。3、公告。4、公文之附件為領款收據、聘書…等。5、公文附件之頁數超過20頁以上。6、公文附件之電子檔超過20MB以上。（六）附件以正本為限，如需附送副本收受機關或單位，應在「副本」項內之機關或單位名稱右方註明「含附件」或「含○○附件」。（七）附件請承辦人使用WORD或EXCEL檔，並以掃描器為輔，於附件製作後隨公文陳核上傳。（八）請承辦人於製作公文時，有關正、副本之受文者若為個人時，於姓名「右側」加註該員之「服務單位」，俾便提升發文效率。（九）核章欄位次序，請依「由左而右、由上而下、由小而大」之原則排列，即「承辦人」（申請人）之欄位在最「左側」或「上方」，由左而右、由5上而下排列依序為「單位主管」及「機關首長」。（十）各式清冊及表格核章位置，均統一位於職稱或單位之「右側」。伍、本院公文書橫式書寫方案其他相關事項（重申前令本院於94年1月1日起全面配合實施）一、有關人事、會計及政風等全國一致性「公文書表」，本院配合中央各主管機關修正作業，已陸續函頒實施，並置於本院及相關主管機關網站。二、如屬法規授權訂定或由本院各組、室、中心自行訂定之各類申請書表、證明書、業務用表單等，總辦事處各業務單位已完成橫式格式之修正，請各業務單位參照人事室之網頁模式，將「一般性常用橫式表單」明顯提列並建置於本院及各單位之相關網頁上。三、本院及各所、處、研究中心所使用之首長簽字章、單位條戳、職名章、代為決行等相關章戳，已完成橫式格式修正並重新刊刻製發，請依規定使用。四、本院院本部使用之公文封（含開窗式及機密公文封），已印製完成改為橫式信封型式，本院對外行文之公文書一率適用；本院內部傳遞使用者，得由各單位自行決定。五、本院院本部使用之公文夾，暫不作修正。本院其他各單位如需重新製作，請參照文書處理規定辦理。六、本院人事、會計、出納、財產及物品等行政業務電腦系統，各業務單位務必再行檢視各系統產出之各項書表之格式及簽署方式是否已全部完成修正。七、本院各單位所訂定之行政規則、政府出版品、會計表單、收據及網站設計及內容製作，請確實依中央法規標準法，及橫書方案書寫原則配合修正完成。