公文写作(厦门大学漳州校区 蒲晓业)

公文写作基本知识厦门大学漳州校区蒲晓业公文写作的重要性叶圣陶说过：“大学毕业不一定要能写小说、诗歌，但一定要能写工作和生活中实用的文章，而且非写得既通顺又扎实不可。”《大趋势——改变我们生活的十个新方向》美国未来学专家约翰.奈斯比公文写作的重要性科学管理的需要培养科学管理人才的需要公文写作的重要性现实中，我们很多同学面对写作特别是应用文写作的状态是“一听就懂，一看就会，一写就错”。为什么会出现这样的情况？大学学生干部从事工作的必要工具。公文基本知识概述应用文：社会团体、政党、国家、机关、企事业单位和人们在日常工作、生活中，为处理公私事务而经常使用的具有某些比较固定各式的一种实用文体。公文即公务文书的简称，是指党政机关、社会团体、企事业单位在执行公务管理过程中具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。注意：应用文与公文的关系公文基本知识概述狭义的公文，主要是指依法规定和确认的、各级各类机关、团体、企事业单位普遍使用的公文，主要是2000年国务院发布的13类公文。广义的公文则包括除了依法确认的13类公文之外的用于各种公务活动中的文书形式，如计划、规划、总结、制度、章程、细则、调查报告、讲话稿等等。公文基本知识概述公文的特征政治性与政策性法定性和权威性可靠性定向性时间性规范性当然，除此之外公文还具有一般应用文体所共有的实用性等特点。公文基本知识概述公文的作用领导和指导作用规范和准绳作用交流和联系作用宣传和教育作用依据和凭证作用档案和史料作用公文基本知识概述公文的分类外在形式——文字公文、声像公文、图形公文、电信公文公文来源——收来公文、自制公文行文方向——上行文、下行文、平行文密级程度——平件、秘密件、机密件、绝密件、公布件办文时限——特急件、急件、平件使用范围和制发机关——通用公文、专用公文内容特点和作用——规范性公文、指挥性公文、报请性公文、知照性公文、记录性公文公文基本知识概述公文的基本结构公文文种事由收发机关生效日期公文文体介绍及写作要求经常使用的几种文体介绍办公用文公告、通告、通知、通报等知照类公文报告、请示、批复等报请类公文函会议纪要与会议记录常用文书计划、总结、调查报告、讲话稿、新闻稿推荐信、表扬信、倡议书、申请书公文文体介绍及写作要求公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。其行文主体主要是国家机关的高层组织。不可随意使用。通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。两者的差异：第一，发布范围不同第二，事项的重要程度不同第三，发文机关的范围不同公文文体介绍及写作要求通知属于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或执行的事项，任免人员的行政公文。类型：印发转发性通知、指示性通知、知晓性通知、任免通知通报是表彰先进、批评错误、传达重要情况的公文。通知与通报的差异公文文体介绍及写作要求报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问，具体包括反映工作进展，对某项工作或某方面工作提出意见和建议，汇报工作中的经验、教训及困难和不足等。请示适用于向上级机关请求指示、批准。请示写作时要注意的事项“一文一事”原则；主送一个主管机关；请示的理由要客观、充分，请示事项要明确、清楚请示语言要求尊重、谦敬，不得使用命令词语；请示未获正式批准前，不能抄送给下级机关和同级机关；两个或两个以上单位联合行文时，必须在事前确定主办单位；不得事事请示。公文文体介绍及写作要求请示与报告的区别（1）目的要求不同。（2）内容不同。（3）写作时间上要求不同。（4）作用范围不同。（5）对于文中所陈述的事项及意见，请示的发文机关没有认定，尚需上级指示；报告的发文机关一般已经认定，只需上级机关知晓或批转有关部门。公文文体介绍及写作要求函——适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。会议记录是在会议的进行过程中，由会议的记录人员对会议进行过程、会议发言和议决事项等各种原始情况的书面记载。它是整理会议纪要、会议决议以及了解会议决定形成过程的重要依据。会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。公文文体介绍及写作要求计划一般由标题、正文、文尾三部分组成。正文组成部分：开头部分——导语（政策依据、基本内容概括、实际状况、工作目的）主体部分——目标、措施、步骤结尾部分——可有可无。写作要求：吃透政策、群众路线、可行性、灵活性、内容具体明确公文文体介绍及写作要求总结总结的特征：自我性、回顾性、客观性、理论性写作格式和要求开头要求开宗明义，高度概括，使人们在阅读主体之前，对工作全貌有总的了解。主体基本情况：工作环境、工作任务、工作过程成绩和收获：实质性的东西，落实到事实和数据上经验和体会：是总结的核心，是在前面基础上的理论升华。必不可少，浓墨重写。存在问题和教训：精炼、简洁。结尾——今后的设想和安排公文文体介绍及写作要求总结常用的结构形式四段式：工作情况、经验和体会、存在问题和教训、今后设想和安排阶段式：时间顺序分方面阐述经验体会的方式纵横交叉式总结写作注意事项掌握全面情况和整个工作过程；实事求是；善于抓重点；要写出规律性的东西；对照计划，认真检查；结构紧凑；语言朴实；写出特色，切忌平庸。公文文体介绍及写作要求调查报告是根据调查研究成果写出来的反映客观事物的书面报告。调查报告的结构及写法标题：可以用双标题导语：即总述、概述、前言（写清楚调查对象的基本情况、调查的目的和调查研究的结果）主文：主干核心，是导语的引申和发展，又是结语的依据。（纵式结构、横式结构、综合式结构）结语：总结全文，深化主题，以提高阅读者的认识；提出新问题，指出努力方向，启发人们进一步探索；提出有关建议，供领导参考；补充交待在正文里没有涉及到而又值得重视的情况和问题。怎样才能写好调查报告？公文文体介绍及写作要求讲话稿报告稿、开幕词、闭幕词欢迎词、欢送词、答谢词讲话稿的写作技巧：恰当运用表达方式；讲求语言艺术；明确要求，了解听众；确定论题，明确观点；典型事例，生动感人；波澜起伏，有张有弛。公文文体介绍及写作要求推荐信是学校、其他单位或有关部门及个人，从有利于工作出发，把人才或其他事项推荐给对方所用的一种专用书信。推荐信结构与写法一般包括标题、称谓、正文、祝颂语、署名和日期注意：推荐理由要充分；措辞要讲究分寸；语言要精炼，不要过多分析论证。公文文体介绍及写作要求倡议书是为了更好地完成某项任务，个人或集体提出某些合理化建议或创造性措施，向广大群众或单位公开发出倡议，希望大家响应所用的一种专用书信。倡议书的结构与写法标题、称呼、正文、结尾、落款注意：内容要有新的时尚和精神，要切实可行，不违反国家方针政策；背景目的要交待清楚，理由充分；措辞要恰切，情感真挚，富于鼓动性；篇幅不宜过长公文写作过程中常见的错误文种使用错误经常容易混淆的几种文体，把“函”误用成“请示”，把“请示”错用成“报告”，该用广告、启事的却错用“公告”、“通告”。某市科委给市财政局送文，申请追加3%的农业科研基金，以适应“菜篮子工程”的需要。公文写作过程中常见的错误公文标题拟制错误（1）标题不合格（2）标题不准确（3）标题不简要（4）标题中标点符号使用不妥（5）标题与落款矛盾公文写作过程中常见的错误公文开头常见的错误开篇离题引据不当态度不明事物不清情况繁杂平淡无力缘由欠当公文写作过程中常见的错误公文结尾的常见错误（1）结尾要求失当（2）结尾结论过分拔高（3）结尾语言累赘公文写作过程中常见的错误公文中使用数目字常见的错误发文编号、版头左上角的编号、印发纪录处的封发日期与印发份数都使用阿拉伯数字。成文日期使用小写汉字公文写作过程中常见的错误语言表达错误语不对体叙述事实滥用文学语言公文写作过程中常见的错误公文结构常见错误（1）结构不严（2）层次混乱（3）段落组织松散无力（4）层次段落重叠交叉公文写作过程中常见的错误公文行文常见的错误多头主送上下级机关党组相互行文上下级机关联合行文行文请示抄送下级平级之间使用上行或下行文种上级部门给无指导关系的下级部门行文指挥上级部门向下级机关行文指挥行文给领导者个人如何写好公文？（1）熟悉文体识记13种行政公文文体以及常用的几种事务性公文文体；掌握公文的基本结构。（2）掌握公文写作的几个要求原则性与程序性政策性与可行性真实性与艺术性道德与法律的制约具有亲和力如何写好公文？（3）掌握各种政策方针（党和国家、学校、校区、工作站、社团等等）（4）提高撰写公文写作的素养良好的职业道德完善的知识结构精湛的调查研究能力较高的理论水平独立的人格意识如何写好公文？（5）进行必要的撰写实践语言要求文体要求积累常用词如何写好公文？（6）公文修改的必要性修改的范围（1）公文所要表述的思想观点与基本方针政策一致性的问题（2）文种选择是否准确恰当（3）行文意图是否清楚，观点和材料是否达到统一，措施是否具体，切实可行（4）材料是否真实，使用是否恰当（5）谋篇布局是否合理，层次是否清楚，详略安排是否得当（6）用语是否符合规范，有无语法错误（7）行文格式是否规范，标题是否准确，正文是否清楚，项目是否齐全如何写好公文？反对文牍主义反对官僚主义、形式主义