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Hongshang档案管理程序Hongshang目录目的1适用范围2职责3程序45相关记录Hongshang为规范公司档案管理工作,有效地保密和利用档案，充分发挥档案在科研、生产、经营活动中的作用,制定本规定。1目的Hongshang目录目的1适用范围2职责3程序45相关记录Hongshang公司在各项经营活动中形成的、办理完毕，对公司和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同载体的历史记录均适用本规定。2适用范围Hongshang目录目的1适用范围2职责3程序45相关记录Hongshang总经办是公司档案管理的归口单位，对各部门资料积累、档案形成有指导、监督、检查的权利；各部门专（兼）职档案人员，负责本部门业务相关文件资料的积累、整理，并按要求及时间向总经办移交资料；各部门负责人对本部门业务相关文件资料的档案形成负审核、确认职责。3职责Hongshang目录目的1适用范围2职责3程序45相关记录Hongshang4程序档案的移交、整理和保管2档案的利用3档案保密5档案的鉴定、销毁4档案的分类、归档及档案期限1Hongshang4.1档案的分类、归档及档案期限归档时限档案保存期限永久、长期、短期三种，长期为10年至30年，短期为1年至5年。归档管理归档原则归档要求详细程序档案分类1243Hongshang4.1.2归档管理纳入档案管理的文件资料应遵循文件的形成规律，按照业务流程顺序收纳、排列，保持文件之间的有机联系，建立必要的档案索引，便于保管和利用。归档的文件材料以公司研发、生产、经营过程产生的文件为主、外来文件为辅进行归档。归档的文件材料应齐全完整，破损件应予以修复；归档的文件材料必须准确反映有关过程的真实内容和历史行为；归档的文件材料必须层次分明，符合其形成规律；归档的文件材料，制作必须利于长期保存。详细程序归档原则归档要求Hongshang在设计定型完成后，经整理，一个月内，交总经办归档；在产品设计定型（鉴定）后，经整理，一个月内，交总经办归档；在生产定型（工艺确认）后，经整理，一个月内，交总经办归档；研发基础课题研究、基建工程或其他技术项目，在任务结束或暂停、终止后，将应归档的文件材料按要求整理，一个月内，交总经办归档；4.1.4归档时限详细程序科研项目文件规划产品设计文件产品生产工艺文件技术项目Hongshang须在次年3月31日前，将应归档的文件材料按要求整理，由各职能部门负责人审定后，交总经办归档；设备使用管理部门应同采购部检查验收相关文件材料，并及时归档；公司引进项目时，总经办对引进项目的资料及资源进行收集、整理并及归档；收集获得的文件材料须按归档范围的规定及时交总经办归档。4.1.4归档时限详细程序因公外出参观学习考察参加各类会议管理工作文件材料新购生产设备仪器引进项目Hongshang公司各部门在向总经办移交各种文件资料时编制《归档材料文件清单》，一式两份，由部门或项目负责人签字核准后移交。1.使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求2.档案卷宗成册形态装订成册：左侧装订不装订成册3.档案文件排列、编号4.定期对档案库藏档案进行清理核对工作1.专人管理，存放档案室保管2.电磁介质档案的保管采用硬盘、磁盘双备份方式3.定期对档案情况、库房安全及保密进行全面检查4.防火、防潮、防霉、防虫、防尘、防盗等详细程序移交整理保管4.2档案的移交、整理和保管Hongshang科研项目定型前详细程序4.3档案的利用1科研项目定型前里程碑节点的项目档案，作为项目过程真实纪录，在项目完结前档案室不提供查询、借阅、复制等业务。2科研项目定型后、规划产品研发完成、产品生产工艺文件编制完成，形成固定版本后移交总经办归档的项目档案，业务人员在办理相关签批手续后查档、借阅、复制；项目完结前，用于科研、生产的文档图纸，按质量体系受控管理。3任何人不得随意涂改、修订借阅的档案资料。确需变更时，应按有关的程序进行操作，并指定专人实施更改。科研项目定型后不得随意涂改、修订借阅Hongshang复制、借阅档案详细程序4.3档案的利用利用文书档案外单位调阅档案4复制、借阅档案应填写《档案资料使用登记表》，若是申请本部门档案，经部门负责人签批后办理；若是跨部门档案，还需归档部门负责人签批后办理；若是商秘AAA档案，还需副总经理批准。5借阅人在利用所借的文书档案时，必须妥善保管，保持档案整洁完整，不得抽页、涂改或损伤档案。不准转借、丢失或泄密6借阅人应对所借文书档案负保密责任，不准转借、丢失或泄密。如发生丢失或泄密事件，应及时向组织汇报，努力挽回损失，并对一切后果负完全责任。7外单位调阅公司档案须业务相关部门填报《档案资料使用登记表》，经副总经理批准，在指定的范围内查阅。Hongshang档案管理员根据《宏商档案分类表》中的档案保管期限，定期清理超过保管期限的档案，填写《档案销毁申请表》，每半年组织相关人员对档案进行价值鉴定，对无保存价值的超期档案申请销毁。档案管理员根据档案销毁申请的公司领导鉴定意见，编制《档案材料销毁清单》，方可进行销毁。档案的《档案销毁申请表》、《档案材料销毁清单》、领导批示意见应永久保存。详细程序档案鉴定档案销毁4.4档案的鉴定、销毁Hongshang目录目的1适用范围2职责3程序45相关记录Hongshang归档材料文件清单归档部门：归档年度/项目：年月日序号材料内容名称材料责任人材料密级页数大小备注表格明细附表2：QD-DA-02归档人：归档部门审批：档案员：5相关记录Hongshang档案资料使用登记表日期文件名称使用事由预计归还日期使用模式使用人签字部门领导审批归档部门领导审批（跨部门）副总经理审批（商秘AAA）归还总经办确认借阅原件借用复印件数量日期签字表格明细附表3：QD-DA-035相关记录Hongshang表格明细档案销毁申请单申请部门申请人/日期申请销毁档案情况申请销毁档案名称内容份数页数密级申请原因附表4：QD-DA-04部门领导意见业务分管领导审批签名/日期：5相关记录Hongshang表格明细档案材料销毁清单附表5：QD-DA-055相关记录序号档案号档案名称/摘要销毁原因入档时间销毁时间页数销毁方式：档案销毁操作员：档案员：第一监销人：第二监销人：Hongshang什么是资源：档案室、纸张、计算机、档案柜输入：各类档案资料如何做：《档案管理程序》谁来做：档案管理员、各部门专（兼）职文控、文件编制人、档案使用人输入：相关人员安全、有效利用档案使用的关键准则：档案真实、有效地反映公司经营；公司技术资产有效保护档案管理过程附录A乌龟图Hongshang谢谢大家！