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第十章特殊载体档案的管理第一节特殊载体档案概述一、特殊档案载体的种类及作用特殊载体档案是相对于传统纸质载体档案而言的，指以感光记录材料、磁性记录材料和激光记录材料等为载体，以音频、视频、多媒体等形式记录的，具有保存价值的原始文件材料。一、特殊档案载体的种类及作用（一）特殊档案载体的种类1.以载体的材质划分，有以感光材料记录形成的照片档案和缩微档案；以金属及塑料为刻录材质的唱片档案；以磁性材料记录形成的录音、录像档案和计算机磁盘档案；以激光技术记录形成的光盘档案。2.以信息记录方式划分，有机械录音档案（如唱片档案）、模拟信号档案（如录音、录像档案）、数字信号档案（如计算机磁盘、光盘等电子档案）。一、特殊档案载体的种类及作用（二）特殊载体档案的作用1.原始凭证作用。2.实践活动的参考作用。3.知识积累与储备作用。4.宣传和教育作用。二、特殊载体档案的共同特征（一）客观纪实性（二）直观生动性（三）交流的通用性（四）形成过程受多因素影响（五）记录信息的非直接利用性（六）信息易转移性（七）载体成本较高，且易损坏第二节胶片档案的管理胶片档案是一种以胶片为载体，记录影像信息的特殊档案类型。胶片是一种感光材料，其影像首先通过照相的方法被记录在胶片上，然后通过显影、定影、水洗等过程显示出来，或通过专用阅读机阅读。种类：照片档案、缩微品档案和电影档案。一、照片档案的管理照片档案的定义：国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的以静止摄影影像为主要反映方式的有保存价值的历史记录。它是特殊载体档案中历史最长、数量较多的一种。照片档案的类型：一种是用一般照相机和普通胶卷，采用可见光使胶片感光的照片；另一种是指运用数字技术与光学技术结合而形成的照片。一、照片档案的管理（一）照片档案的构成1.底片：包括原版底片和翻版底片。由于原版底片的重要性和珍贵价值，一般不宜频繁使用和复制，因此一般可以采用原版底片或照片复制底片的办法，这种经复制而得到的底片称为翻版底片。彩色底片由于不易保存，一般会将其复制成黑白底片，这也是一种翻版底片。翻版底片与原版底片这两者的性质不同，翻版底片一般情况下仅作为照片档案的副本以供利用，应该与原版底片分开保存。一、照片档案的管理2.照片。底片经过洗印将影像印放到相纸上，就可获得与被摄对象相一致的黑白或彩色照片。与底片相比，照片所反映的影像更加清晰真实，因此它是照片档案提供利用的主要内容。一般底片在归档时都要附有一张照片。在原版或翻版底片均已损坏或丢失时，依然可以通过照片翻拍得到新的底片。3.文字说明材料。文字说明材料主要指照片的题名和内容说明文字。文字说明材料主要包括事由、时间、地点、人物、背景和摄影者等六个方面的内容。文字说明要简明扼要，避免冗长和重复。一、照片档案的管理（二）照片档案的收集工作照片档案的收集工作是指按照国家有关部门的规定，通过接收归档和主动征集等各种手段和方法，对分散形成的照片档案进行集中统一管理。一、照片档案的管理1.照片归档前应做的工作。（1）照片的筛选。照片筛选是指在照片的现行利用价值减弱或丢失后，把其中具有凭证参考作用和艺术欣赏价值的照片挑选出来，以便集中到档案部门统一管理。（2）编写照片的文字说明。文字说明是照片画面内容的辅助说明，与照片相互印证、互为补充。一般应由照片编辑或照片的形成者来撰写。主要包括：①照片标题。标题的拟写要突出三个要素，即形成主体、事由和载体形式。例如，××单位×××现场照片。照片标题力求简洁明了。②文字说明。按照《照片档案管理规范》的要求填写，必须准确无误，不宜过长。一、照片档案的管理2.照片档案的归档。（1）归档范围。《照片档案管理规范》规定，照片档案的归档范围包括以下几个方面：第一，反映本单位主要职能活动和工作成果的照片。第二，反映本地区地理概貌、城乡建设、重点工程、名胜古迹、自然风光以及民间风俗和著名人物的照片。第三，其他具有保存价值的照片档案。（2）归档时间。对具有归档价值的照片，其摄影者或承办单位应及时整理，向档案部门归档。一、照片档案的管理（3）归档要求。第一，应交照片必须齐全完整。第二，对存有真伪疑义的照片应采取必要措施进行鉴定。第三，对反映同一内容的若干张照片，应选择其主要照片归档。第四，底片、照片、说明应齐全。第五，底片与照片影像应一致。第六，对无底片的照片应制作翻拍底片，对无照片的底片应制作照片。一、照片档案的管理（三）照片档案的整理由于照片与底片的利用方式和保存环境截然不同，在进行照片档案整理时，要把底片、照片分别整理存放。1.底片的整理。（1）底片的分类。①尺寸分类法，即按照底片的规格进行分类，尺寸大小相同的底片为一类。②种类分类法，即根据底片所属的类型进行分类，如原版底片或翻版底片、彩色底片或黑白底片。③制成材料分类法，即根据底片所采用的制成材料进行分类，分为胶片底片和玻璃底片。一、照片档案的管理④主题分类法，即根据底片所反映的主题进行分类。⑤时间分类法，即按底片产生的时间顺序进行分类。⑥拍摄者分类法，即按照片的作者分类保存底片。六种分类方法在具体运用时，可根据单位底片档案的具体情况来选择。无论采用哪种方法，在分类保存底片时，必须把建国前和建国后的底片分开、彩色底片和黑白底片分开、机密底片和一般底片分开。还应注意底片设置的类别层次不宜过多、过细，否则会造成整理工作复杂化，不利用提供利用。一、照片档案的管理（2）底片的编目。底片档案数量不多的单位，在不做底片档案分类的情况下，只需要按底片收到的先后次序编制流水号；若底片的数量和种类较多，则应该先编制类别号，在类别下设置顺序号。一般情况下，以一张底片或一组密不可分的底片为一个保管单位，编制一个顺序号。如果是一组底片，在底片的顺序号后面还要编一个分号。例如，18-1,18-2；其中，18为底片号，-1和-2为分号。一、照片档案的管理对已经确定类别的底片，要分别登记编目。底片目录的内容主要包括：档案号、底片编号、主体内容、拍摄者、拍摄时间、拍摄地点、底片数量、技术状况、来源、收到日期、备注等。底片数量较多的单位，应设有总接收登记薄，以便及时统计收入底片的总数量。一、照片档案的管理2.照片的整理。（1）照片的分类及编号。对于照片档案不多的单位，通常可以采用年度分类法或问题分类法。对于照片档案较多的单位，则可以采用年度——问题或年度——拍摄者结合的照片复式分类法。（2）照片的编目。根据《照片档案管理规范》的要求，照片档案的著录项目包括：照片号、底片号、题名、时间、摄影者、备注、参见号（参见号是指与本张照片有密切联系的其他载体档案的档号）、册号、页号、组内张数、分类号、项目号、主题词或关键词、密级、保管期限、类型、规格、档案馆代号、文字说明等。根据著录项目，可将照片档案组成以下几种：基本目录、分类目录、主题目录、摄影者目录等。一、照片档案的管理一、照片档案的管理3.文字说明的内容及编写要求。文字说明的编写要综合运用六要素（事由、时间、地点、人物、背景、摄影者），概括的揭示照片影像反映的全部信息；文字要简洁，语言要通畅；一般不超过200字；用阿拉伯数字表示时间，年、月、日间用“.”表示，如1953年3月2日写作1953.3.22。文字说明材料最好由照片编辑或形成者编写，其格式应采用分段横写格式。单张照片的说明应在照片正下方书写，也可在照片右侧或左侧书写。总说明在第一张照片的上方书写。大照片的说明可另纸书写，一同保存。一、照片档案的管理二、胶片档案的保管与保护（一）胶片档案的保管条件根据国际标准ISO5466——1986(E)建议，照片档案的包装材料表面最好稍微毛糙无光，可以用纸、塑料薄膜和金属器具等。底片和照片分别放入底片册和照片册内，立放保存。二、胶片档案的保管与保护（二）对环境质量的要求1.温、湿度要求。保存胶片一般要在温度为20℃以下，相对湿度不高于60％的环境中，且环境的温度、湿度变化要相对稳定。2.空气质量。空气质量标准主要用有害气体含量和灰尘的多少来衡量。最常见的有害气体是SO2，它可以使片基变质，乳剂层降解，影像褪变。灰尘落到胶片上不仅会划伤胶片，还会引起褪色、产生污斑等。所以，胶片库要经常用吸尘装置或空气过滤装置净化环境。3.库房门窗应密封好，采用机械通风时应加防尘罩。建立胶片档案定期检查制度，发现问题及时解决。档案人员接触胶片时，应戴手套。4.由于彩色胶片的影像由染料形成，染料耐久性差，保存寿命较短，因此在注意防高温、潮湿和光照的同时，还可对其进行过塑处理，起到防尘、防虫、防光、防有害气体和坚膜保护等作用。二、胶片档案的保管与保护（三）胶片档案的保管制度1.胶片档案入库前的检查制度。胶片档案入库前应认真检查。检查的内容包括：胶片上是否有指纹、油污，胶片是否受潮发霉，胶片中是否夹带易燃物等，以防受污染的胶片入库。对污染的胶片要进行修复。黑白底片入库前要进行水洗和上光，对于需要永久保存的入库胶片最好重新清洗，使影像质量达到长期保存标准。2.胶片入库后的抽查制度。胶片入库后应定期检查。即使库房环境达到了理想的要求，但由于胶片本身存在一个自然老化的过程，以及在利用过程中可能产生损伤，因此，定期抽检还是必不可少的。抽检项目包括：胶片机械性损伤，包括形变、粘连等；胶片化学损伤，包括影像是否发黄、褪色、生霉等，胶片包装材料是否变质等。二、胶片档案的保管与保护3.利用过程的保护制度。胶片借阅中应建立合理的借阅制度，帮助读者掌握正确的阅读规则。取拿胶片应戴棉质手套，并且只能接触胶片边缘部分，以免留下指纹和划痕；取拿胶片不要握的太紧，特别是对于卷片，不能手握胶卷一端向外抽拉，这样会使乳剂层因互相摩擦而受损；坚持提供复制片的利用制度，禁止直接利用原底片。4.其他保护制度。存放在低温干燥环境中的胶片质地较脆，出库时应先对胶片的温度和含水量进行调节，然后才能使用。具体调节方法是先将胶片放在使用环境条件下，待胶片与周围环境温度达到平衡后，再拆封使胶片暴露在空气中，直到胶片湿度与环境湿度平衡以后方能使用。二、胶片档案的保管与保护第三节、录音、录像档案的管理录像、录音档案简称声像档案或音像档案。声像档案是指国家机构、社会组织以及个人在各种社会活动中直接产生的、以图像和声音等形式形成的、有保存价值的历史记录。一、声像档案的种类（一）按档案信息记录符号划分为录音档案和录像档案。录音档案是利用声音符号记录信息的一种原始记录，它主要包括唱片、录音磁带等。录像档案是采用声音、录像的综合手段，以图像、声音符号共同记录信息的一种原始记录，它主要包括录像磁带和光盘。一、声像档案的种类（二）按载体材料划分为唱片档案和磁性载体档案。唱片档案是以机械录音的方法将人们在社会实践中形成的音响信息录制在具有声槽的塑制片状圆盘载体上而形成的一种录音档案。磁性载体档案是使用一种具有铁磁性质的材料，通过将声音、图像和数字变成电信号使磁性载体发生选择性磁化，以磁迹来保存声音、图像和数字信息的一种档案，既可以录音又可以录像。二、磁性载体档案的构成1.录音磁带档案。录音磁带是将声音信号记录在磁性材料上而形成的，常见的为盒式录音带，一般可按时间分为C-60（即60分钟）、C-90、C-120。2..录像磁带档案。录像磁带是将声像信号记录在磁性材料上而形成的，常见的为盒式录像带，按其宽度可分为2英寸、1英寸、3／4英寸、1／2英寸、1／4英寸五种。3.磁盘档案。磁盘档案是数字信息的主要记录材料。磁盘主要有两类：一类是软磁盘；另一类是硬磁盘。软盘多用在微机上，但由于其存储容量小，不适于做声像档案的载体；硬磁盘工作性好、稳定性高，一般作为声像档案的载体。三、声像档案的收集工作（一）声像档案的质量验收1.检查档案载体的情况。如磁带有无磨损或损坏、磁粉脱落、霉变或断带等情况。归档的录音录像材料应是优质制成材料，符合长期和永久保存的要求，禁止以次充好。2.对声像档案的内容进行听音观看，以检查声像的内容和质量状况。3.有条件的档案部门，在验收声像档案时，可以进行技术上的性能测试或检查，如走带性能、外观、机械及物理性能，放音