协调―培养良好的组织沟通能力

——协调—培养良好的组织沟通能力——作为一名管理人员，不但上有领导下有下属身边还有一大帮的同事，我们处在这样一个位置，如何处理好与各方面的关系呢？所以，培养自己良好的组织沟通能力就变得势在必行。沟通是思想和信息的传递。有效沟通的结果：得到上级领导更多的指示，认可自己工作的同时与其他人进行有效的合作，达到解决问题的目的。可以激发员工的工作意愿，控制和解决冲突。前言培训要点1、与上级领导的沟通2、与平级同事的沟通3、与下级的沟通与上级领导的沟通1、与上级领导沟通的形式与要求2、与上级沟通时应注意的问题3、与上级领导沟通必备的8个钻石句型1沟通的四种方式——与上级领导的沟通——接受指示汇报工作商讨问题表达意见1.1接受指示沟通之前，与上级领导确认沟通的时间、地点；接受指示时，要事先询问相关的内容，以便做好思想准备；要认真倾听，不要常看时间、玩手机等不良现象；不要担心让上级领导觉得自己理解能力差，要多发问；对指示进行反馈，让上级领导就重要问题进行澄清和确认；不要急于表达自己的观点。即使自己对上级领导的指示有异议也不要急于反驳。可待上级领导把话讲完，按照上级领导的思路，以假设的口吻提出异议，让领导思考解答；不要再接受领导指示时与领导进行讨论和争辩。以免因为考虑不周，阐述不清问题说服不了领导反而引起不快。但可以把自己疑惑的问题概括出来，并让上级领导确认时间、地点再进行沟通；——与上级领导的沟通——1.2汇报工作汇报工作时由于与领导之间在认识上存在差异，往往会出现意想不到的问题。因此，汇报工作时应客观、准确，不要突出个人和自我评价的色彩，避免引起领导的反感。应把握以下几个要点：精简：切记汇报时不要渲染，一个聪明的领导会从完成任务的速度与质量上来评价他的能力。所以，不要带着邀功的心态极力强调自己工作的难处；有针对性：汇报的内容与领导的指示、计划和期望相对应，避免文不对题；补充事实：在汇报完后，一般领导会给予评价，他的评价其实就是一种反馈，从而知道领导对哪些地方不是很清楚，这事可补充介绍或提供补充材料，加深领导对汇报工作的全面了解。——与上级领导的沟通——1.3商讨问题商讨问题对事不对人对重大的事情事先进行约定不要勉强领导进行讨论开放、平等和互动的原则进行——与上级领导的沟通——1.4表达不同意见摆正自己的心态，不要与领导进行辩论。意见要确切、简明、完整、有重点，不要拖泥带水。——与上级领导的沟通——与领导沟通时应注意的问题2（1）理解领导：要做到常能够换位思考，从领导的角度思考、看待问题就可多一分理解少一分埋怨；（2）改变自己：要懂得改变自己去适应领导；（3）备好记录材料：要提供详细、可靠的记录材料，不能用“大概”“差不多”“我想”等词语来应付领导；（4）制定完整的计划：与领导商讨计划，要考虑完成后再提出，做好备选方案，对方案进行分析和比较并提出自己的意见。即：给领导选择题；（5）要坚持到底：按照领导下达的任务，应当没有任何借口去完成；（6）认可领导的优势：领导能够成为领导总会有自己的有点，不要低估你的领导；（7）注重上级领导的帮助；（8）赞美领导：对领导的优点、长处、好的主意、要适时，发自内内心的进行赞美。——与上级领导的沟通——钻石句型闪光处•我们似乎碰到一些情况……•我马上处理•某某的主意不错•这个报告没有你不行啦•让我再认真的想想，下午3点以前给你答复好吗？•我很想知道你对这件事情的看法•是我一时失察，不过幸好……•谢谢你告诉我，我会仔细考虑你的建议•从最婉约的方式传递坏信息•上级领导传唤时责无旁贷•表现出团队精神•说服上级领导帮忙棘手的工作•巧妙的闪避自己不知道的事•恰如其分的讨好•承认疏忽但不引起上级领导不满•面对批评表现冷静3与领导沟通必备的8个钻石句型——与上级领导的沟通——与平级同事的沟通与平级同事沟通的重要性与平级同事沟通的原则职责界定清晰，减少边际责任沟通从自我做起做到互惠互利与平级同事的沟通是指企业各平行部门主管之间的横向沟通。——与平级同事的沟通——减少部门之间的冲突节省时间，方便协调消除上下沟通的障碍促进部门间达成共识在项目实施过程中，各部门之间之所以经常会发生矛盾冲突，其原因之一就是部门之间互不通气。在通常情况下，组织内部的沟通多为上下沟通为主，平行的部门之间或小组之间的横向沟通较少，特别是专业化分工较细的职能型组织结构中，本位主义缺乏沟通表现得更为突出。沟通各方的组织状况越接近，越容易达成共识，因而，在与平级同事的横向沟通中各部门相互信息接收的准确程度比上下沟通更为准确，良好的平级同事之间的沟通可以促进部门间达成共识。1与平级同事沟通的重要性——与平级同事的沟通——不指责抱怨，站在对方立场思考企业内部不同的部门职能各异，一旦某目标在实现过程中出现误差，很容易使部门之间互相推诿责任，部门之间甚至部门员工之间因而互相抱怨。生产主管欲清除与平级同事沟通的障碍，要注意沟通的礼仪，学会尊重他人，善于换位思考，谨慎使用沟通语言。2与平级同事沟通的原则——与平级同事的沟通————与平级同事的沟通——平级同事沟通时要注意避免下表中的不当行为和谐是企业发展的基本条件，指在企业制定的目标和原则下，各部门都有自己应负的责任和坚守的立场，以协调、合作的精神完成自己的任务。企业所需要的和谐是不可能的，但企业需要的和谐是在不同中求统一。虽然各部门的工作方法可能各不相同，但为企业发展的想法是一致的。另外，企业在强调和谐的同时也要强调竞争。因为没有竞争就没有进步，当然这种竞争是能力的竞争，工作业绩的竞争而不是人际上的倾轧。3职责界定清晰，减少边际责任——与平级同事的沟通————与平级同事的沟通——4、沟通从自我做起5、做到互惠互利只有尊重其他同事对方才会给予同样的回报，彼此尊重才能进行有效的沟通。在沟通时，我们应首先强调自己的责任，坚持互惠互利的原则才能增强对方对自己的信任，从而方便沟通。与下属的沟通——与下属的沟通——掌握积极的倾听技巧发掘合理的提问方法运用明确的表述方式听问说管理沟通是经常性的，大量的工作，可以说天天都能遇到。如何向下属解释企业的大政方针。如何向下属发布指令等一系列的工作都离不开与下属的沟通。沟通时要把握3个原则：要听得清楚，问的清楚，说的清楚，还要兼顾非语言沟通技巧，只有这样才能真正达到有效沟通的目的。——与下属的沟通——听—掌握倾听的技巧注意沟通的气氛解读所有信息为对方着想不妄下评断领导与员工在进行沟通时最重要的是积极的倾听。倾听和听在层次上是不同的，下属在向领导诉说一件事时，如果生产主管是积极的倾听会让下属觉得你是在用心并且正在解读他所说的内容，会让他觉得领导很重视他。一般来说，领导在与下属沟通时要把握以下几个倾听的技巧：——与下属的沟通——与下属谈话沟通时，要表现出愿意专心倾听下属说的态度，并且要选择合适的地点和时间，尽量避免被干扰。另外，要注意的是：眼神不要一直直视对方的眼睛，有时可注视下属耳朵，从避免给下属太多的压力。任何一句话通常都会包含实际含义和背后隐藏的情绪或心态两个元素。一些暗示和线索常常能透露更多的信息。所以，在谈话的过程中，要学会留意下属所传达的信息和情绪。要多站在下属的立场上想一想，要在言辞、表情及情绪上给予对方适当的回应，并表示体会下属感受，从而营造支持性气氛，建立信任。在与下属沟通一个问题时，可能事先已对这个问题有了重要的证据，但是也不能妄下评断。不妨听听下属怎么说，再针对其强烈情绪化的言辞给予适当的建议。注意沟通的气氛解读所有的信息为对方着想不妄下断论——与下属的沟通——问—发掘提问方法方式封闭式提问开放式提问明确提问的目的把对方的回答限制在某范围内引导对方做叙述性的回答提问开头字眼“要不要”“是不是”“能不能”“好不好”“如何”“什么”“告诉我”“为什么”“解释一下”“叙述一下”合理的提问方式可以启发并刺激下属思考，鼓励下属开口，同时可以帮助领导获得正确信息，加速理清和了解事情的真相。提问的方式有2种，即封闭式提问和开放式提问，每一种提问方式都有一定的技巧。——与下属的沟通——适时反馈一般来说，领导在向下属提出问题时，要把握以下几点：——与下属的沟通——明确目的领导在提出问题之前可以先问一下自己希望得到什么结果，并确认：对方是谁？对方观点是什么？对方的目的和困难又是什么？应该如何使提问双方都有好处？清楚这些后，提问才有脉可循，才有明确的目标和方向。领导提出问题时要用适宜的语调和语词，必须冷静且直接，说话要清晰，语调不要带有评判性，要保持肯定态度，尽量以开放式提问来鼓励下属给予充分回应。不要催促下属思考或回答，也不要一下子就把问题问完，而要循序渐进，引导下属真诚的回答问题。在下属回答问题时，领导不要急着思考一个提问，或者急迫表达自己的看法，而是要专心倾听下属所述的内容，去了解下属真正的需求，完全听懂下属说的话，以免遗漏重要信息，产生不必要的误解。评估下属回答的信息是领导在倾听后必须立即做到的。从下属的答案信息中判断出自己是否应该再提问，以澄清自己所听到的内容或者再进一步发掘议题的核心，找出问题背后隐藏的真实情况。当领导从提问中获取信息后，应该采取反馈行动。这个行动也许是回应并感谢下属的构想或贡献，也许是执行并改善后，将成果告诉下属，让下属在下一次沟通的过程中愿意再提供良性互动的建议。适时提问明确内容评估信息适时反馈——与下属的沟通——项目错误的反馈正确的反馈信息传达“小李，你的工作真是很重要啊！”“客户非常注重我们报告的外观，常常通过报告的装帧判断我们工作的品质和效率，用我们这份东西，他们要去争取外国公司的巨额投资。小李，你的工作很重要。评述这种表达方式很空洞，对方也不知道为什么自己的工作就重要了，从而不能给对方留下深刻的印象。这种下属的反馈就不是干巴巴的说教，而能起到事半功倍的效果。另外，在反馈时领导要把握一定的方式：——与下属的沟通——在倾听和合理的提问之后，领导全要针对下属提出来的问题表明自己的看法或者提供一定的指导。告知下属实际状况指正下属行为及时指导下属说—运用明确的表述方式——与下属的沟通——告知下属实际状况指正下属行为及时指导下属如果领导只是想把信息传达给下属，就应针对某主题或目标，用适当的语言，清楚的陈述相关事实或表达想法，并再确认下属是否正确明白了谈话的内容。可以请下属再陈述一遍谈话的终点，或者用提问方式来再次确认下属所接受的信息是否正确。如果下属有不正确的行为，领导必须予以指正，要求下属改善。在指正时，领导要机智小心，清楚描述哪些是不被接受的行为，再说明哪些行为是可以被接受的。也就是指出下属的缺点并引导下属改正。领导在给下属指正或委派工作时，必须清楚的说出指示或看法，并按顺序一一说明，必要时还要做示范，然后可以用提问或测试的方式，确认下属是否已经完全明白指导的内容。