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VISIO流程图绘制讲解昆仑燃气内控管理办公室2010年10月第1页VISIO软件安装业务流程培训主要内容流程描述方法第2页（一）VISIO软件安装1.打开VISIO软件安装包，双击SETUP图标第3页（一）VISIO软件安装2.出现安装画面，点击下一步第4页（一）VISIO软件安装3.填写用户信息，并点击下一步第5页（一）VISIO软件安装4.勾选我接受《许可协议》中的条款，并点击下一步第6页（一）VISIO软件安装5.选择安装目录，并点击下一步第7页（一）VISIO软件安装6.点击安装第8页（一）VISIO软件安装7.点击完成第9页（一）VISIO软件安装8.自安装文件夹复制“中国石油流程图形状”和“中国石油流程图”到“我的文档\我的形状”文件夹第10页VISIO软件安装业务流程培训主要内容流程描述方法第11页（一）流程描述的形式与规则介绍1.流程描述的形式：流程图，用图形的形式对业务操作进行直观的描述，包括：－文本背景的要素和编制要求－流程内容2.流程描述的范围：要求流程图应当包含整个的程序，而不仅仅是控制活动本身。第12页3.流程描述的规则：从流程的起点到流程的结束完整地描述明确的接口描述：－上下级之间的信息传递、上传下达的接口在各自的流程中体现，应该保持相互一致。－部门之间横向的信息传递也应该在各自部门的流程中体现，并保持相互一致。在不同的流程图中，以下内容保持一致性：－文件名称－部门名称－岗位名称等（一）流程描述的形式与规则介绍第13页（一）中国石油流程图形状（二）垂直职能带流程图编制标准（三）背景页（四）流程图正文第14页（一）中国石油流程图形状1、模具：1）使用标准流程图模具，不能随意添加图形。2）文档符号：不允许作为单独的步骤出现，只能配合流程步骤同时出现；只能填写文档名称。如果出现多个文件或表单，无需使用多个文档符号，只需在一个文档符号中顺序填列即可，但是每个文档名称前需要加编号。2、流程图描述全部采用纵向垂直方式，自上而下表示流程发展的时间或逻辑等顺序。3、职能带区：流程图页面设置为纵向。第15页判断框：描述审查、审批以及需要分支的步骤。判断框至少有两个出处：通过、不通过；是、否如：昆仑燃气主管领导审批等（一）中国石油流程图形状第16页文件：用于描述该步骤产生的文件、表单等资料。必须与“最低一级的工作流程/步骤”结合使用。如文件超过一个，只需在一个文档符号中顺序填列即可，但是每个文档名称前需要加编号（一）中国石油流程图形状第17页独立流程/步骤：用于引用某流程或某流程的几个步骤。引用框格式为“步骤编号（回车）+引用流程编号（回车）+引用流程名称”。若引用流程的几个步骤，则必须在引用流程的图形框中说明。格式为“步骤编号（回车）+引用流程编号（回车）+引用流程名称（回车）+步骤XX-步骤XX”。（一）中国石油流程图形状第18页结束流程：仅连接在判断框后。流程结束框内填“结束”，不是“流程结束”。（一）中国石油流程图形状第19页页码索引：当上、下页有多个步骤需连接时，连接线全部连接到页索引图例上。在第一页的页索引图例上注明“接第__页”,在下一页的页索引图例上注明“承第__页”,页码填写右下角的页码。（一）中国石油流程图形状第20页连线：用于上下步骤的连接，箭头指向下一个工作步骤。（一）中国石油流程图形状第21页批注：对于文字较多，难以在一个步骤框中描述完全，则可以在批注框内详细描述（一）中国石油流程图形状第22页电子文档储存：用于牵涉到数据库、系统或软件（包括excel电子表格，word文件等），连接在相关工作步骤侧面，要注明数据库、系统的名称或软件生成的表单、报告等的全称。如：财务信息管理系统（一）中国石油流程图形状第23页非电子文档储存：用于描述非电子文档储存，连接在相关工作步骤侧面。（一）中国石油流程图形状第24页控制点：与风险控制文档控制措施编号相对应。控制点标在工作步骤右下角，若同一工作步骤出现两个以上控制措施，则标注在同一个控制点图形框中，用逗号隔开。如：1.1M,2.2M（一）中国石油流程图形状第25页风险：与风险控制文档风险编号相对应。风险点标在工作步骤左下角，若同一工作步骤出现两个以上风险，则标注在同一个风险图形框中。如：1,2或1-5等方式（一）中国石油流程图形状第26页最低一级工作流程/步骤：1）负责人员应尽量细化到岗位。2）步骤描述格式为：“步骤编号（从01开始）.+文字描述”（中间不得回车），例如：3）如果多个步骤是同时开始，并且内容相同或类似的，可以出现重复的步骤编号。4）在判断框后如果出现两个以上分支流程，编号规则为：从左边的分支流程开始，对其中的每个步骤按顺序编号；然后对第二个分支流程中的每个步骤按顺序编号；依次类推。5）文字描述体现处室岗位实行的动作和结果。如“编制出库单”、“审核费用申请”。（一）中国石油流程图形状第27页（一）中国石油流程图形状（二）垂直职能带流程图编制标准（三）背景页（四）流程图正文第28页（二）垂直职能带1、流程名称：字体采用14号宋体加粗，填写规则为：子流程编号＋英文状态下空格＋对应子流程名称。如：MP04.01物资采购计划管理。第29页2、职能带区单位顺序从左至右按级别排序（如：国家部委、股份公司、专业公司、地区公司、二级单位等）进行排列：国家部门放在最左。1）职能带职能部分分两行进行填列：第一行填列单位名称（含国家部委、股份公司、专业公司等）,专业公司使用全称；公司单位名称统一以昆仑燃气公司表示。采用宋体12号字粗体；第二行填列处室（**处、相关业务部门、所属单位）采用宋体10号字，处室不允许用简称，必须用正规全名。2）在职能带的描述上，同一张流程图中，涉及公司内部职能时，不允许出现不同级别的部门。但在一个职能带里面描述流程时，需要按照各业务科室负责的不同业务分别显示，以保证流程图的清晰。（二）垂直职能带第30页3）职能带上的二级单位、下级单位、下属单位等，统一用“所属单位”表示。4）如果某项业务流程只涉及一个部门，那么可以按部门内相关的不同科室添加相应的职能带，并可以单独列示“处长”。5）流程图职能带中统一使用“公司领导”，原则不应用“主管领导”、“总会计师”、“领导”等各种不同的称呼。但是在流程内容描述中，必须用不同的步骤分别说明不同领导的所作的工作和工作内容。6）职能带区不论多、少，均占满页，不得留空，即：如果职能栏较少，应该调整职能栏的宽度，以保证职能栏能够覆盖整个页面。（二）垂直职能带第31页（一）中国石油流程图形状（二）垂直职能带流程图编制标准（三）背景页（四）流程图正文第32页（三）背景页第33页1、页码：背景页码统一为中文“第__页，共__页”（字体采用9号,宋体,见模版）2、多个背景页的设置：如果同一个流程文件中存在多个业务主管部门，需要设置多个背景页。具体设置方法为：1）选择菜单“插入-新建页”，在页属性“类型”中选择“背景”；将原背景页中的内容复制到新建背景页中（在原背景页中按Ctrl+A,然后按Ctrl+C,在新背景页中按Ctrl+V）。2）更改流程图背景页的方法：选中需要更改的流程图，点击菜单“文件-页面设置”，在页属设置对话框中选择“页属性”，在背景下拉菜单中选择需要的背景页。（三）背景页第34页3、文本背景：1）单位：“中国石油昆仑燃气公司”2）编制人：流程的绘制人员(负责本业务的人员，非咨询人员)3）业务主管部门：该流程的主要管理部门,列示“**处”或“所属单位”。如果末级流程的业务主管部门多于2个，统一表示为“相关主管部门”，在流程图或文字说明中采取注释的方式予以说明。4）业务参与部门：参与该流程管理的部门,如果末级子流程的参与部门少于2个（包括2个），需列出具体业务部门；如果末级子流程的参与部门多于2个，统一表示为“相关业务部门”，在流程图或文字说明中采取注释的方式予以说明。5）流程名称：绘制末级流程图时，流程名称为流程目录中规定的一级流程和二级流程名称。6）最后更新时间：留空。7）版本：留空。（三）背景页第35页4、页面命名规则：1）基本规则：子流程编号＋子流程名称，如：在二级流程“采购计划管理”下，命名为“MP04.01采购计划管理”。2）当“子流程编号+子流程名称”字节太长，无法在页面名称全部填写时，可适当缩减子流程名称字数（但不得修改编号，即编号必须完整填写）。3）若一个流程图需多页绘制完成，则以(1)、（2）…区分，如“合同签订”流程需两页绘制，则第一页命名为“MP09.01.01合同签订(1)”,第二页命名为“MP09.01.01合同签订(2)”,依此类推。（三）背景页第36页（一）中国石油流程图形状（二）垂直职能带流程图编制标准（三）背景页（四）流程图正文第37页（四）流程图正文1、使用标准流程图模具的图例过程中，不允许更改图例的形状、颜色、比例，但是可以根据实际情况调整大小。2、风险点和控制点的标识：1）风险和控制的关系可以是一对多，也可以是多对一。2）风险点标在步骤的左下角，控制点标在右下角。3）如果在一个步骤上出现两个或两个以上的风险或控制，应在一个图形框中进行体现，无需在多个图形框中体现。针对风险：连续编号的风险可以通过“-”符号进行连接,例如“1-5”,表示风险一至风险五；不连续编号的风险可以使用“,”进行连接,例如“1,3”，表示风险一和风险三；针对控制：控制需要用“,”进行连接,例如“2.1M,3.1A”,表示控制2.1M和3.1A。4）如果风险针对整个流程，则在流程图左上方的空白处标注。第38页（四）流程图正文3、流程图左页边距1.5厘米（即3个小方格的宽度），右、下规定为1厘米，背景与流程图主体部分空0.5厘米。4、判断框内容描述和编号：1）判断框至少有两个出处：通过、不通过；是、否；领导审批的一律用“通过”、“不通过”。2）如果判断框的内容是审批、审核等，则内容描述和编号规则与步骤的内容描述和编号规则相同。当审核、审批的内容较多时，可以采取在流程图上进行批注详细说明。第39页5、步骤内容描述和编号：1）负责人员应细化到岗位。2）步骤描述格式为：“步骤编号（从01开始）.+文字描述”（中间不得回车）。3）如果多个步骤是同时开始，并且内容相同或类似的，可以出现重复的步骤编号。4）在判断框后如果出现两个以上分支流程，编号规则为：从左边的分支流程开始，对其中的每个步骤按顺序编号；然后对第二个分支流程中的每个步骤按顺序编号；依次类推。5）文字描述体现处室岗位实行的动作和结果。如“编制出库单”、“审核费用申请”。（四）流程图正文第40页6、引用流程：1）引用流程，不需要单独建立职能带，即在某一流程步骤后如果出现接口流程，只需在该步骤对应的职能栏下增加一个接口的图形即可，不需要专门建立一个职能带。2）引用框格式为“步骤编号（回车）+引用流程编号（回车）+引用流程名称”。3）引用流程必须引用到其他流程中的相关的最末一级的子流程（这里相关的最末一级的子流程应理解为：如果整个一级流程都和引用流程有关，则引用整个一级流程；如果只是其中的某个或几个二级流程或三级流程或以下流程和引用流程有关，则只能引用这几个二级流程或三级流程或以下流程）。（四）流程图正文第41页4）如果其他流程的最末一级的子流程中只有几个步骤和引用流程有关，则必须在引用流程的图形框中说明。格式为“步骤编号（回车）+引用流程编号（回车）+引用流程名称（回车）+步骤XX-步骤XX”。5）如果，引用流程只涉及其他流程的一个步骤，而不是一个子流程或几个步骤；则不需要引用，直接在流程图上使用步骤图形描述。（四）流程图正文第42页7、流程图主体标准:1）必须编制完整的业务流程，内容不能过于简单或不完整，不得出现不合理的流程循环。2）在流程之间的接口，需要出口处人员负责核实，是否接口流程已经有人负责描述，以防出现进、出口均进行引用而无人负责，导致流程出现断档的情况。下级流程的入口应该是上级流程的接口，但不一定是一对一，有可能一对多。3）在绘制流程图时，要注意将流程进行细化和展开，要对每一个流程的主要步骤，特别是业务过程