公文知识与公文写作

公文知识与公文写作一、什么是公文公文是公务文件的简称，所指的是机关办公时使用的各种收发文件、电报、报表、会议文件、调查材料以及各种记录、登记表册等。公文的定义：定义一：公文是法定机关与组织按照特定的体式，经过一定处理程序制成的书面文字材料，作为传达意图、XX公务与记载工作活动的一种工具。定义二：《中国共产党机关公文处理条例》中指出：党的机关公文是党的机关实施领导、处理业务的具有特定效力和规范各式的文书。对这段定义的四点说明：（一）公文是各类机关与组织在其工作活动中普遍使用的一种工具。”各类机关与组织”不仅包括各级政府机关及其各个部门，也包括党的机关以及各种团体、企业、事业单位在内。（二）公文是一种记录和传递信息的书面文字。各类载体和传递形式的文书，都是一种记录信息的书面文字，这是文书与其它信息记录的区别。除了书面文字外，还有用声音、图象等记录的材料，如照片、录音带、光盘等等，这些又叫声相记录。无论声相记录反映的内容是否属于公务活动，它们都不属于公务文书的范围，因为它们不具有公文的性质和特点。有时可能作为公文的附件。（三）公文是按照特定的体式和一定的处理程序制成的书面材料。公文同一般文章、作品、新闻报道等有所不同，它有规定的体式，并且要经过一定的处理程序。（四）公文是党和国家机关具体领导与管理政务，机关与组织处理工作的一种工具。通过公文制定发布政策、法令，传达贯彻方针政策，部署指导工作，交流工作情况与经验，记载工作活动情况等。二、公文的特点（一）鲜明的政治性。内容必须具有明确的政治意图，这是公文最本质的特征。（二）法定的权威性和效用。来源和出处上与其它文章、作品不同，不是谁都可以写的。必须是“法定的作者”，指的是依据法律的有关条例、章则、决定成立的，并且能以自己的名义行使法定的职能、权力和担负一定任务、义务的组织。（党的机关、企业、事业单位等都可依据自己的职能权限发文，都是法定的组织）用领导人名义作为文件的作者，也是代表所在机关的身份来发文的，是行使自己法定职权的一种表现。对每一份具体文件来说，都有它的特定效用，代表它的制发机关赋予它的作用。这种效用具有一定的时间性，但时间长短不等。（三）严格的程式性。是指公文的撰写和XX具有一系列的原则、方法、程度和格式。公文一般具有标题、正文、签发机关等基本组成部分，每个部分又有各自的行文格式、写法和要求，任何机关部门不能自行其是，更不允许随意“创造”，自搞一套。（四）语言的简明性。一是内容集中，力戒空话套话，避免不必要的旁征博引；二是造词用句精炼，概括力强，行文力求用较少的词语表达较多的思想内容。明快就是开门见山，直叙其事，一目了然；避免使用意义含蓄、模棱两可的词语，也不宜用文学作品中的比喻、夸张和双关等修辞方法。三、公文的作用（一）制订政策与发布法规的作用（二）管理与指导的作用（三）联系公务的作用（四）宣传教育的作用（五）凭证与史料的作用四、公文的分类（一）按性质和作用划分1、指令性公文。内容要明确，格式要规范，行政约束力极强，下级必须严格贯彻执行。主要文种有：命令、指令、指令性的通知、通告等。2、指示性公文。指导下级机关工作，阐明工作原则、方法和措施，是下级机关开展工作的依据。主要文种有：指示、批复、通知、函等。3、呈请性公文。下级向上级机关汇报工作，反映情况，请求批准答复时使用的文件。主要有报告、请示等。4、决策性公文。对于重大问题，重要事项作出决断性的结论和安排，下级机关受文后必须严格遵守和执行。主要有决定和决议。5、公布性公文。向群众公布应当遵守的事项。布告、公告、通告。6、记录性公文。会议纪要。（二）按引文关系划分1、下行公文。是指上级机关向下级所属机关发送的各种公文。如命令、指令、指示和批复等。2、上行公文。下级机关向上级领导机关呈送的各类公文。如请示、工作报告和上行函等。3、平行公文。同级机关或者不相隶属的机关之间来往的文件。如公函、通知等。（三）从文件的来源划分两大类：一类是由外机关发送到本机关的文件，叫收文。另一类是由本机关制成的文件，叫发文。（包括内部使用的文件，如工作计划、总结、规章制度等）（四）从文件的制发机关及其性质划分三类：法规文件、行政文件、党的文件（五）从文件的阅读范围和机密程度划分三类：公布文件、机密文件、内部文件五、公文的格式公文的格式，是指公文的各组成部分在文面上所占的位置，相互的关系及排列的规定。包括用纸规格、印刷格式、书面格式等。书面格式，主要包括：文件头部分、正文部分和文件尾部分。（一）文件头部分。位于公文首页上端，一般约占16开公文用纸的三分之一面积，印有发文机关名称、发文字号、秘密等级、紧急程度、印数编号和上行文签发人等。（二）正文部分1、标题标题是公文的基本组成部分。一般由行文机关名称、发文事由和文件种类三部分组成。如《国务院关于重组和加强农村工作的指示》。从语法结构上看，公文标题是一个以文种为中心词，以发文机关名称和发文事由为限制成分的较为复杂的编正词组，其中事由部分一般是由介词“关于”组成的介词结构。标题中不使用逗号，标题的最后也不加句号，仅在并例的词或词组中间加顿号或书名号。另外按惯例，有些文种的标题结构只有两部分或一部分。例如：《北京市二○○五年中等专业学校招生简章》，这个标题只有事由和文种两部分。发文机关应是北京市教育局，后面的“简章”是文种，也就是章程。又如：《中华人民共和国全国人民代表大会公告》，这个标题只有发文机关和文种。公告一般不标出事由。再如法院的《布告》和机关内部事务性的《通知》，通常只标出文种。为了醒目，使人从远处即可看到。撰写公文标题要注意以下几个问题：（1）标题应准确、扼要、明快地揭示出全文核心内容和主要目的。特别是发文事由部分，应有极强的凝练性，能把全文的核心内容集中到一点上，不宜过长，不需要面面俱到，更不能拖拖拉拉。如《高青县粮食局关于提请上级部门积极解决我县增加建设粮食供应点需用资金的请示》，事由罗索、冗长，应压缩成《高青县粮食局关于增建粮食供应点需用资金的请示》。（2）要避免转发文件时文称重叠的现象。公文文种名称虽已固定化、规范化，但不能一级一级地套用。转发的公文，在被转发的文件标题前加上“转发”二字即可，不必再加上“通知”文称，尽量避免“通知的通知”这类现象。（3）标题排列组合要美观、匀称。尽量照顾阅读时醒目，排列整齐美观。字体宜稍大些。排列格式有七种：两行等长、上短下长、上长下短、倒梯形、上下短中间长、上下长中间短、正梯形2、正文正文是公文的主体部分，是公文最基本最重要的内容。正文一般由开头、主体和结语三方面构成、但文种不同，写法各异。3、附件附件是附在公文正件之后的文件，是公文的重要组成部分。如果没有说明，其效用与正件相同。主要作用：使正件的内容具体化和完善化，为受文者正确理解、XX和贯彻执行提供补充说明的依据材料和参考材料。（1）附件应在正文末尾另起一行空两格注明,标题要具体明确，不得随意简化，也不能标书名号，末尾一般不用标点符号。如：附件：1、二○○五年各类产品出口计划2、二○○六年技术改造安排（2）正文已注明的附件名称，文尾可不标出。（3）附件本件放在正文末页之后。4、公文签发机关即公文成文机关名称。落款时要写机关全称，不得滥用简称。如“山东省计划经济委员会”不能写成“山东计经委”。几个机关联合发文，主办机关在先，其它机关按公文内容涉及面大小依次排列。如党政机关联合发文，党的机关在先。有固定文件版头的情况下，正文之末可不写签发机关名称，直接落发文日期盖章即可。5、发文日期即成文的具体年月日。无论哪种书写形式，均要求年月日三者俱全，缺一不可。成文年月日一律用汉字书写，一般不用阿拉伯数字。所落日期，凡一般性公文，以领导签发之日为准；会议通过的文件，以会议通过之日为准；法规性文件以批准日期为准；几个机关联合行文的，以最后一个机关的领导签发之日为准。6、印章公文必须加盖签发机关印章，这是证明公文合法性的凭证。印章要盖在公文末尾发文日期处，以印章的下部边缘骑年压月，上大下小。联合发文的排列顺序应与文件头上的排列顺利一致，可不压年盖月。7、附注公文如要附加说明发至范围，可否登报等，要用圆括号注明，顶格标在发文日期的左下端。（三）文件尾部分文件尾部分在公文末页下部，用间隔横红与正文部分加以区别。主要包括主题词，抄送机关，印发机关和印刷份数等。1、主题词。公文主题的核心内容，但又不是完全为了表现主题而确立的，可以从全文的整体中筛选、提炼。书写排列一般不用考虑语法结构，不一定表达完整的意思。其位置在文件尾部分横线之上，由左向右排列。词与词之间空一格，不用标点符号。一般由三至五个词或词组构成，准确地反映出全文的内容特征和归属类别。如《关于调整<淄博市征收教育费附加暂行办法>中有关规定的通知》一文的主题词：调整教育费附加通知“调整”—高度概括了全文内容实质；“教育费附加”—点明了此文属于“教育经费”类；“通知”—显示出公文种类。2、抄送机关。抄送机关是送达的平行机关、下属机关。3、印刷份数。用阿拉伯数字标明“共印××份”并用圆括号括上。标准体式：编号：×××特急国务院文件国发〔2001〕×号〔绝密〕国务院关于×××××××的决定各省、自治区、直辖市人民政府、国务院各部委、各直属机构：×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。附件：1、×××××2、××××××××××中华人民共和国国务院二○○一年三月二日（此件不登报）主题词：××××××××××××××抄送：×××××××××××国务院办公厅秘书局二○○一年三月十一日印发（共印××份）六、公文写作发文首先要撰稿，撰写文件叫公文写作，指的是文件的起草和修改工作，它是文书处理的一个重要环节。这个环节比文件收发、登记、传阅、催办、打印、校对等工作环节难度要高。它要求掌握有关政策精神与熟悉本机关的业务，并经过周密慎重地思考，针对具体工作问题提出处理方案。尤其是起草重要的领导性文件及方针政策性文件，更是一种艰苦细致的高水平脑力劳动。发文的效果好与不好，不仅在于文字的表达是否清楚准确，更重要的还在于文件的思想内容，在于提出的决策与措施等的水平高低。撰写文件的构思过程，主要是对于工作问题的调查研究，做出决策性的处理意见过程，其次才是对于文字表达方面的考虑和选择。因此，撰写公文是一项政策性、思想性、业务性很强的工作，同时也是一项非常严肃细致的文字工作。（一）怎样提高公文写作的能力写文章一种综合能力，要有正确的观点，掌握丰富的实际材料，还要有相当的文字表达能力。公文是一种应用文，要把公文写好，就要从各方面加强修养，练好基本功，提高撰写文件的能力。第一，要努力学习政治理论，学习与研究政策法规，提高政策思想水平。政治理论是指导实际工作的指南。政治理论和政治觉悟愈高，工作的效率也愈高，工作也就愈有成效。要有正确的政治理论作指导，有清醒的政治头脑，才能保证在起草公文时不迷失方向。同时必须注意学习党的政策法规，认清形势，积极地贯彻执行国家的方针政策。第二，要学习和熟练掌握本机关、本部门的业务。机关各部室都有本职业务，政工部门虽属于“大政工”的系列，但工作性质和职能各有不同。毛泽东同志有段名言：“不论做什么事情，不懂得那件事的情形，它的性质，它和它以外的事情的关联，就不知道那件事情的规律，就不知道如何去做，就不能做好那件事。”这段话讲得是做什么就要学什么，钻研什么。一个对本部室业务生疏的外行，不可能写出指导工作的高质量的文件。由于业务上似通非通，似懂非懂，写出来的文件很容易出现这样或那样的毛病。比如，写反映工作情况的报告，抓不着要害和重点，胡子眉毛一把抓，轻重不分，废话连篇；写指导工作和解决问题的文件，抓不住症结和关键，提出的措施和办法行不通，让人无法下手工作，甚至造成工作上的失误等等。因此，必须熟悉和钻研本职业务，为公文写作打好基础。第三，要研究文章（公文）写作知识，不断提高写作水平。有了理论指导，掌握方针政策、业务知识和实际工作情况，就可以研究解决问题的关键，明确需要制