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公文写作及应用基本知识西钢集团公司办公室2014年9月•一、公文种类•二、行文规则•三、常见文种特征及写作格式•四、公文处理目录公文：是法定机关与组织在公务活动中，按照特定的体式、经过一定的处理程序形成和使用的书面材料，又称公务文件。依据：2012年，中共中央办公厅、国务院办公厅关于印发《党政机关公文处理工作条例》的通知（中办发〔2012〕14号）公文种类主要有（15种）：决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。与1996年颁发的《国家行政机关公文处理办法》相比，去掉了“指示”、“条例”、“规定”，增加了“决议”和“公报”，同时将“会议纪要”改为“纪要”。一、公文种类企业公文：企业在日常生产经营和行政管理等过程中所形成并具有强制执行效力和规范体式的公务文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，贯彻落实企业战略部署、经营方针，发布规章制度，施行行政措施，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况和进行经营活动等的重要工具和历史资料。企业一般适用文种：决定、通知、通报、报告、请示、批复、函、纪要等。决定：适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。通知：适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或执行的事项，批转、转发公文。通报：适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。报告：适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。请示：适用于向上级机关请求指示、批准。批复：适用于答复下级机关请示事项。函：适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。纪要：适用于记载和传达会议主要情况和议定事项。适用范围近似文种异同辨析请示与报告的区别1、请示的目的是请求上级机关对某事宜给予批准或明确答复某个问题；报告的目的是向领导部门汇报工作，反映情况，提出建议，不需要批准答复。2、请示必须在事前行文；报告则不受行文时限，事前、事中、事后皆可行文。3、请示内容单一，要求一文一事，以便上级及时处理；报告则一文一事，一文数事皆可。4、请示中可以反映有关情况，要有请示事项；报告中决不能夹带请示事项。5、本单位难以解决或难以回答的问题用请示；本机关职权范围内可解决或已解决的问题用报告。近似文种异同辨析通报与通知的区别1、内容范围不同两者虽然都有告知的作用，但通知主要告知工作情况，以及共同执行遵守的事项；通报则是告知正反面典型，或有关重要的精神或情况。2、目的要求不同通知的目的是告知事项，布置工作，部署行动，有严格约束力，要求遵照执行；通报的目的主要是交流、了解情况，或通过正反面的典型去教育人。3、行文时间不同通知是事前；通报是事后。例如：集团公司社会治安综合治理委员会下发的《关于对“9.19”一案责任追究的通报》。一、缺少文种二、使用非法定文种三、文种重叠四、生造文种五、文种作为公文标题六、文种混用七、同类公文使用不同文种八、错用文种文种选用常见问题主要表现在报告和请示的错用报告和请示同属上行文，但是性质截然不同的两类文种。1.行文目的不同。报告以陈述情况为主，不要求上级批复；请示以请求指示或批准事项为主，要求上级批复。2.公文内容不同。请示可围绕请求事项反映情况，说明理由，不排除含有一定的情况汇报，但报告中不能夹杂请示事项。目前，这两种文种的滥用主要表现在两个方面：a.请示、报告混用如《关于请市领导出席XXXX活动的报告》《关于申请XXXXXXXXXXXXXXXX的请示》《关于上报XXXXXXXXXXXXXXXX的报告》b.请示、报告并用如《关于召开第XX届党代会的请示报告》二、行文规则行文关系是各级党政机关、各个机关和单位之间的组织关系和业务关系在公文运行中的体现。一般可分为相互隶属关系，平行关系，不相隶属关系。•上行文是指下级机关向上级机关报送的公文，如请示、报告等。•下行文是指上级机关向所属下级机关的行文，如决定、通告、通知、通报等。•平行文指同级机关或不同隶属机关之间的行文，如函等。组织关系上下级关系：省国资委与集团公司，集团公司与股份公司平级关系：股份公司与置业公司隶属关系：同一垂直组织关系中存在直接职能往来的上下级之间的关系，股份公司与各分厂非隶属关系：不是同一垂直组织关系中不发生直接职能往来的机关之间的关系（一）行文总规则1、行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。2、行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被超过的机关。3、一般不得越级行文。越级行文的特殊情况：一是遇有重大突发事件，包括重大自然灾害、重大事故灾难、重大公共卫生事件和社会治安事件等，主要是为了抢时间，不误事。二是直接的上级机关乱作为，或者违法违纪的，对处分决定不服的，可以越级行文。（二）向上级机关行文的规则1、原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。2、下级机关的请示事项，如需以本机关名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级机关。3、请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。4、除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。5、受双重领导的机关向一个上级机关行文，必要时抄送另一个上级机关。（三）向下级机关行文的规则1.主送受理机关，根据需要抄送相关机关。重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关。2.党委、政府的办公厅（室）根据本级党委、政府授权，可以向下级党委、政府行文，其他机关和单位不得向下级党委、政府发布指令性公文或者在公文中向下级党委、政府提出指令性要求。3.党委、政府的机关在各自职权范围内可以向下级党委、政府的相关机关行文。4.涉及多个机关职权范围内的事务，机关之间未协商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上级机关应当责令其纠正或者撤销。5.上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时抄送该下级机关的另一个上级机关。三、常见公文特征及写作格式（1）指示性通知。上级机关对下级机关或所属业务机关实施工作指导，不宜用命令、决定、意见等文种的，用指示性通知行文。具体讲，主要用于传达上级机关的指示；对下级机关开展某项工作或活动作出具体部署；上级业务主管机关向下级业务机关指导；一般基层单位布置某项工作。（2）批示性通知。包括批转性、转发性和印发性通知，三种通知都有一段或两段批语。批转性通知用于上级机关将下级来文直接批示给有关地方和机关贯彻执行。下级机关来文通常是指呈转性意见或报告，上级机关经审阅后如同意，予以批转。比如中共中央国务院《批转农业部〈关于我国乡镇企业情况和今后改革和发展意见的报告〉的通知》。转发性通知的使用有两种情况，一是用于转发上级机关的公文给所属地方和单位贯彻执行；二是通常由办公厅室根据领导授权，将同级或不相隶属机关的来文转发给有关地方和单位贯彻执行。印发性通知用于党政机关和其他社会组织印发法规、规章类公文，同时，也用于领导机关印发工作要点、计划、领导讲话以及其他需要用通知印发的非法定公文。（3）知照性通知。用于告知有关单位需要周知而不需要直接执行或办理的事项。如机构设立、调整，机关单位变更作息时间等。（4）任免人员通知。按照人事管理权限，上级下达有关人员的任免或聘用的决定，用任免人员通知。（5）会议通知。会议通知用于党政机关和其他社会组织在召开会议之前，将有关事项通知有关单位，使与会者有准备地参加会议。这种通知在各级各类机关的使用频率很高，学习通知的写作，首先要学会写会议通知。（1）批示性通知一般由标题、主送机关、正文、发文机关与成文日期、被批示件等组成。标题：应使用完整式公文标题，即由发文机关、事由、文种组成。被批示的文件如是法规、规章性公文或计划、纲要类文件，加书名号，其他文件不加书名号。主送机关：与公文的一般格式相同。正文：采取批语式的写法，包括通知根据、通知事项、执行要求。发文机关与成文日期：同公文的一般格式相同，标明发文机关（或机关印章）和成文时间。被批示件：在批示性通知之后，另起页，随文转载被批示的文件。（2）直达式通知（指示性通知、知照性通知、任免通知、会议通知）一般由标题、主送机关、正文、发文机关与成文日期等组成。（1）综合性报告的写法标题：事由加文种，如：《股份公司关于2014年上半年生产经营情况的报告》；报告单位、事由加文种，如：《西钢集团公司关于信息化建设工作情况的报告》。正文：三个要点：开头，概括说明全文主旨，开门见山，起名立意。将一定时期内各方面工作的总情况，如依据、目的，对整个工作的估计、评价等作概述，以点明主旨。主体，内容要丰富充实。作为正文的核心，将工作的主要情况、主要做法，取得的经验、效果等，分段加以表述，要以数据和材料说话，内容力求既翔实又概括。结尾，要具体切实。写工作上存在的问题，提出下步工作具体意见。最后可写“请审阅”或“特此报告”等语作结。（2）专题报告的写法标题：由事由、文种组成，如《西宁特钢关于“双百”项目建设工作有关情况的报告》。标题要明显反映报告专题事由，突出其专一性。正文：可采用“三段式”结构法。以反映情况为主的专题工作报告主要写情况、存在的问题、今后的打算和意见；以总结经验为主的专题工作报告主要写情况、经验，有的还可略写不足之处和改进措施；因工作失误向上级写的检查报告主要写错误的事实、产生错误的主客观原因、造成错误的责任、处理意见及改进措施等。结尾通常以“请审核”、“请审示”等语作结。（3）回复报告的写法标题：与前两种报告大体相同正文：根据上级机关或领导的查询、提问，有针对性作出报告，要突出专一性、时效性。报告撰写注意事项陈述情况要真实，详略要得当。凡报告所陈述的有关事实、事项要真实、确凿，不能言过其实，以偏概全，不能弄虚作假，打“假报告”。要处理好材料与观点的关系。报告陈述的事实、事项都离不开材料，但要注意把材料与观点统一起来，用材料引申出观点，用观点统率材料。写综合报告应注意抓住重点，突出主要矛盾和矛盾的主要方面。在此基础上列出若干观点，分层次阐述，说明观点的材料要详略得当，以观点统领材料。专题报告，要一事一报，体现其专一性，切忌在同一专题报告中反映几件各不相干的事项和问题。切忌将报告提出的建议或意见当作请示，要求上级指示或批准。请示是下级机关向上级机关请示指示和批准的公文文种。请示主要用于：1.在实际工作中，遇到缺乏明确政策规定的情况需要处理2.工作中遇到需要上级批准才能办理的事情3.超出本部门职权之外，涉及多个部门和地区的事情，请示上级予以指示。请示一般分以下几类：请求指示类。这类请示就是对有关方针政策、法规规章的理解和执行不够明确，或者认识不统一，或者虽然认识明确一致，但涉及的事情重大不能擅自作主，需要上级给予明示。请求批准类。凡属于上级机关管理权限内的事情，下级机关打算去办，但事先需要请示上级批准后才能行动。如管辖区的变更、机构设置、重要人事安排、重大项目立项等，必须经上级批准。请求帮助类。下级机关在自己权限内可以办的事情，但由于存在人、财、物等方面的实际困难，无力去办或无法办好，请示上级给予支持、帮助。请示撰写的格式和方法请示同报告一样，属于上行文。在公文的“版头”部分应在“签发人”的位置标注发文机关签发人的姓名，同时在主体的“附注”处注明联系人的姓名和电话，使上级机关在处理请示时便于查询有关情况。主体部分的格式由标题、主送机关、正文、发文机关和成文日期等组成。正文一般由请示的缘由、请示事项、具体要求组成。请示事项是请示的核心内容，必须写得具体、明确，如是请求对某个问题的指示或批准，应提出自己的意见或处理办法；如是请求资金或物资的帮助，则应写明金额或物资数量，以便上级决策。最后写上“妥否，请予批复”。请示撰写的注意事项（1）要遵守请示的行文规则。概括起来主要以下五条：一是请示应当一文一事，不得在“报告”和其他非请示公文中夹带请示事项。二是请示事项涉及其他部门业务范围时，应当经过协商并取得一致意见后上报。三是请示一般只写一个主送机关，