集中采购的意义与方法

集中采购的意义与方法第一部分集中采购的意义一、集中数量，量大价优二、节约采购成本，提升盈利空间三、统一用品标准，共享优质资源四、集中监管采购行为，降低管理成本集中采购的不足：1、各使用单位需求多样化2、信息沟通效率低3、配送验收不直接4、到货周期相对较长公司采供部的职责1、发挥规模采购优势，降低成本2、优化采购流程：建立三级采购体系：服务处采购、区域采购、公司采购请购到付款共14个节点的优化高效建立招投标制度、合同审批制度三级采购各级明细目录3、控制采购过程中的灰式地带第二部分集中采购的方法集中采购的业务环节：1、采购集团化2、业务流程标准化3、管理过程效率化集中采购的三种类型1、统议统购：公司统一选择供应商、统一议价、统一采购。适用于采购数量大、金额高、使用量稳定的物品2、统议分购：公司统一选择供应商、统一议价，各单位自行采购。适用于采购数量较大、金额较高、使用量不稳定的物品3、分议分购：各单位自行议价、自行采购。适用于采购数量不大、金额不高、价格和使用量不稳定的物品采购流程：申购审批、请购、收集信息、询价、比价、议价、评估、索样、决定、协调与沟通、合同审批、催交、理货验收、整理付款供应商筛选认证流程采购原则所有采购，必须事前获得批准。未经计划并报审核和批准，不得采购。采购工作必须围绕“价”“质”“量”“地”“时”等基本要素来开展。即适价适质适量适地适时●适价：价格永远是采购工作中最核心的焦点，一个合适的价格往往要经过以下几个环节的努力才能获得。1、多渠道获取报价报价就是向供应商询价，根据“货比三家”的采购原则，采购部门在物品采购时依据所要购买物品的具体采购要求，通过多种渠道向多家供应商发出物品采购要约，从而获取来自不同供应商的多方面报价2、比价由于供应商报价单中所包含的条件往往不同，因此采购人员必须将不同供应商报价中的条件转化成一致后才能比较，只有这样才能得到真实可靠的比较结果。比价原则：供应商要超过三家，假如前期达不到三家，就失去了比价的基础。另外对供应商的数量与名称要严格保密，不能出现泄露事件，引起不公平竞争，甚至还会误导供应商，促使其不良行为的发生。3、议价：经过比价环节后，筛选出价格最适当的二至三个报价（注意是适当价格，不是最低价格），然后进行议价环节。随着进一步的沟通，不仅可以将详细的采购要求传达给供应商，而且还可以进一步杀价，供应商的第一次报价往往含有“水份”。如果物料为卖方市场，通过这样面对面地与供应商议价，最后所取得的实际成绩可能要比预期的要低。4、定价：经过上述三个环节后，双方均要接受的价格便作为日后的正式采购价，一般需保持两至三个供应商的报价。这两、三个供应商的价格可能相同，也可能不同。在采购过程中，价格固然是很重要的财务指标，但作为采购人员不能只看到价格本身，还要将价格与交货、运输、包装、服务、付款等相关因素结合起来考虑，用来衡量采购的实际成本。●适质并不是最低的价格就是最可取的，应考虑价格对应的质量，并同时考虑与供应商的长远合作关系和其他采购等因素，使物品质量合适的前提下，采购价格达到最低最优水平。一个优秀的采购人员不仅要做一个精明的商人，同时也是一个精通业务的品质管理人员。在物品采购时，价格是第一的，但质量同样不可忽视。品质达不到使用要求的严重后果是价格差异永法无法弥补的。●适时：物品的采购到位时间，必须根据使用要求确定。若物品不能如期采购到，将会影响使用部门的正常经营运作；若物品提前太多时间买回来放在仓库，一方面会造成物品的损耗，另一方面将造成采购资金的积压。因此采购人员应该严格按照采购要求，把握物品交货期限；使用部门也要严格按照使用时间做好物品申购。●适量：批量采购虽然可以获得数量折扣，但会积压采购资金，太少又不能满足经营需求，故合理确定采购数量相当关键，原则上使用单位需根据最经济订购量进行采购。采购人员不仅要监督供应商及时交货，还要强调按订单数量交货。●适地：使用单位在选择供应商时首先必须考虑最近的供应商来实施，近距离不仅使得沟通方便，处理事务更快捷，也可降低采购物流成本。物业采购的特点1、没有专职的采购人员；2、采购物品小量小额；3、因为项目众多，采购过于分散；4、绝大部分为普通产品。应对措施1、加强采购计划性，各项目集中采购共性产品；2、普通产品多查询网络价格，以确定合理的采购价；3、各项目处之间多沟通，将采购信息在公司层面共享。案例