江苏省交通建设工程质量监督档案管理办法

江苏省交通建设工程质量监督档案管理办法第一章总则第一条为了进一步加强工程质量监督管理，规范监督行为，确保交通工程质量监督档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《建设工程质量管理条例》、《江苏省档案管理条例》、交通部《公路工程质量监督暂行规定》、《水运工程质量监督规定》，结合我省交通建设工程质量监督工作实际，制定本办法。第二条交通建设工程质量监督档案（以下简称质监档案）是指自受理、审查交通工程建设项目质量监督申请，工程项目中间质量监督检查、检测、交工验收质量检查、检测、工程质量评定，缺陷责任期质量检查、检测，竣工验收质量检查、检测，直至工程项目竣工质量鉴定全过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等形式与载体的原始记录。第三条质监档案是交通建设工程质量监督工作的真实记录，是质量监督工作的重要依据，各级交通工程质量监督站要按照统一领导、分级管理的原则，切实做好交通质监档案工作。第四条本办法适用于江苏省各级交通工程质量监督站质监档案的管理工作。第二章交通质监档案的管理职责第五条江苏省各级交通工程质量监督站负责管理各自职能范围内的交通建设工程质量监督档案，业务上接受档案、交通主管部门和上级交通工程质量监督部门的指导与监督。第六条质监档案工作是质量监督工作的重要组成部分，各级质监站要明确档案工作分管领导和负责档案工作的职能部门，配备专（兼）职档案管理人员。建立与质监档案工作相适应的机制。第七条各级质监站要制定档案管理制度，将交通建设工程项目质量监督文件材料的形成、积累、整理、归档工作纳入工程质量监督工作目标管理，纳入有关领导、工程技术人员的岗位职责，纳入经济责任制。专（兼）职档案员要参加质量监督工作例会及受监工程项目的相关会议。第三章质监档案整理归档的一般要求第八条质监档案工作应与工程项目监督工作进程同步，贯穿于工程项目质量监督工作的全过程。自工程项目质量监督受理申请之日起，即应开始进行项目质量监督文件的收集和整理工作。第九条交通建设工程质量监督工作形成的全部文件在归档前必须由文件形成单位进行系统整理、立卷。归档案卷要符合《江苏省交通建设工程质量监督档案案卷质量要求》（见附件一）。文件材料要字迹清晰，图面整洁，签署完备，文件材质优良，不得用易褪色的书写材料书写、绘制。归档文件材料应为原始件。第十条质监档案立卷前，要坚持“二查”制度，即：监督人员组织互查、平时工作中抽查。第十一条立卷后须经质监档案形成部门负责人签字确认，并且由立卷人和质监档案保管人双方签字后入库。第十二条档案室接收的质监档案必须满足完整、准确、系统的要求。第十三条质监档案的立卷归档工作应在项目交工验收后（以交工验收日为准）60个工作日之内全部完成并入库；缺陷责任期质监档案的立卷归档工作应在项目竣工验收后（以竣工验收日为准）20个工作日之内全部完成并入库。第四章质监档案的保管、鉴定、销毁及移交第十四条质监档案的保管要符合《档案库房技术管理暂行规定》，应有专用的库房，配备必要的设备和符合标准的档案装具，采取防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等防护措施，确保档案的安全。第十五条质监档案的保管期限统一为长期。第十六条质监档案的鉴定工作应在站领导的主持下，由档案室和各有关业务部门组成鉴定小组，根据国家档案法律法规及鉴定原则和标准，按照受监工程实际情况，制定质监档案的具体鉴定标准，研究和鉴别实用价值和历史价值，确定保管期限并提出工作报告。第十七条质监档案应按国家有关规定向同级国家综合档案馆移交；对已过保管期限并经鉴定确认无保存价值的质监档案应进行登记造册，经站领导批准后销毁。第十八条销毁经确认无保存价值的质监档案，须指定二人负责监销，防止档案遗失和泄露，监销人必须在销毁清册上签字。第十九条质量监督人员工作调离时，应在离任前将承办的工程质量项目监督资料办理移交手续后方可离岗。第二十条档案管理人员工作调离时，应在离职前清点库房、帐簿，办好交接手续后方可离岗。交接时，应有科室负责人在场监交。第五章质监档案的利用第二十一条站内部借阅质监档案，须办理登记手续；基层单位或外系统人员须有单位介绍信，经站领导批准后方可查阅。第二十二条阅档人员不得进入库房借阅、查阅档案，应在阅档室阅档，原则上不外借，确需外借者，必须办理借阅登记手续，一般不得超过5天，并负有安全和保密责任。第二十三条阅档人员要爱护档案，不得在文件上勾划、批注、涂改，严禁拆卷、撕页、抽换、污损档案。违者将追究责任。站内阅档人员如需抄录、复印，需经档案管理负责人批准；基层单位、外系统需经站领导批准。第二十四条阅档人员查阅档案后必要时填写档案利用效果登记表，以反映利用质监档案所产生的效益。第六章质监档案工作的奖罚第二十五条对于在质监档案管理工作中模范地遵守国家的法律、法规，并在对质量监督档案的管理和利用工作中作出成绩的单位和个人，应予表彰和奖励。第二十六条质监档案不符合要求，未按规定建立质监档案和开展质监档案工作的单位及质监档案管理人员玩忽职守，造成质监档案损毁、丢失或擅自提供、抄录、涂改、仿造质监档案的要予以处罚。第七章附则第二十七条本办法由江苏省交通厅、江苏省档案局负责解释。第二十八条本办法自发布之日起实施。附件：1、江苏省交通建设工程质量监督档案案卷质量要求2、江苏省交通建设工程质量监督文件材料归档范围3、江苏省交通建设工程质量监督工作用表4、江苏省交通建设工程质量监督档案整理用表附件1江苏省交通建设工程质量监督档案案卷质量要求为了加强我省交通建设工程质量监督档案规范化管理，提高案卷质量，依据GB/T11822-2000《科学技术档案案卷构成的一般要求》、交通部《公路工程质量监督暂行规定》、《水运工程质量监督规定》，结合我省交通建设工程质量监督工作实际，制定本要求。一、术语案卷由互相联系的若干文件、图样组合而成的档案保管单位。卷内目录案卷内登记文件及其排列次序的目录。卷内备考表说明案卷内状况的表格。档号档案的编号，包括类别代号、项目代号、顺序号二、组卷及组卷要求组卷原则遵循交通工程质量监督文件材料的形成规律，遵照质监档案的项目成套特点，保持案卷内文件材料的有机联系，便于档案的保管和利用。组卷要求质监档案应分不同的质监项目，按照质量监督工作程序和文件的文种特征等进行组卷。案卷内文件材料必须完整、准确、系统地反映工程项目质量监督过程中的真实情况。完整：指交通建设工程质量监督工作全过程中应归档的文件、图表等各种文件原件齐全（归档范围见附件二）；准确：指档案的内容真实反映交通建设工程质量监督工作的全过程和实际情况，做到图物相符，技术数据准确可靠，签字手续完备；系统：指案卷的组卷及案卷的质量必须符合本办法的要求。案卷内文件字迹要清晰、端正，图面要整洁。卷内文件材料数量要适当，文字材料厚度原则上不得超过2厘米，一般在50-200页之间。案卷内文件材料的制作和书写材料必须符合耐久性要求。禁用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水、红墨水、复写纸、热敏纸等易褪色的书写材料。三、案卷内工程质量监督文件材料的排列案卷内工程质量监督文件的顺序按照监督工作程序排列（可参照附件2）。案卷内文件一般文字在前，图样在后；译文在前，原文在后；正文在前，附件在后；印件在前，定（草）稿在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后；结论性文件在前，依据性文件在后。卷内目录排列在卷内文件首页之前，备考表排列在卷内文件末页之后。四、案卷的编目1、编写案卷页号（1）案卷内文件材料均以有书写内容的页面编写页号。（2）页号编写位置：单面书写的文件材料在右上角编写页号；双面书写的文件材料，正面在右上角，背面在左上角编写页号，空白面不编号，统一采用铅笔编写页号。（3）图样页号编写位置在标题栏的外左上角。2、卷内目录的编制（式样见附件4表2）（1）序号：用阿拉伯数字从1起以件为单位依次标注卷内文件材料的顺序。（2）文件编号：填写文件的文号或图纸图号。（3）责任者：填写文件材料的形成部门或主要责任者。（4）文件材料题名：填写文件材料标题的全称。一般应照实抄录。没有标题或标题不能说明文件内容的文件，可自拟标题。（5）日期：填写编制文件材料的形成日期。（6）页次：填写每份文件材料首页上标注的页号，最后一份文件填写起止号。3、卷内备考表的编制（式样见附件4表3）卷内备考表是卷内文件状况的记录单，排列在卷内文件之后，填写案卷内文件材料的件数、页数以及在组卷和提供利用过程中需要说明的问题。4、案卷封面的编制（式样见附件4表1）（1）档号：填写档案的类别代号、项目代号和案卷顺序号。质监档案分为公路工程质监档案和水运工程质监档案两类。公路工程类别代号统一为“05”，水运工程质监工程档案的类别代号统一为“06”。项目代号是档案人员为档案编制的需要而给予该项目的代号。案卷号为该案卷在项目档案案卷内的排列顺序号。类别代号与项目代号之间加“·”隔开，项目代号与案卷号之间加“—”号隔开。例：05（公路工程代号）·××（项目代号）—××（案卷号）（2）监督注册号：填写项目的监督注册或登记号。（3）案卷题名：主要包括项目名称、内容特征、文件名称，应简炼、准确，一般不超过50个字。（4）立卷单位：填写文件组卷部门或项目负责单位。（5）起止日期：填写案卷内文件材料的起止日期。（6）保管期限：填写质监档案的保管期限——长期。（7）密级：填写划定的密级。（8）案卷封面不编写页号。五、案卷的装订1、文字材料统一采用装订形式，图纸为主的可采用装订和不装订两种形式。不装订的材料要逐件加盖档号章。2、案卷装订后装入科技档案盒。案卷用塑料夹固定或采用三孔一线装订方法，孔距80mm，案卷底边和装订边要整齐，脊背边与底边成90°直角后方可装订。不装订的图纸按照卷内目录的编排次序，编写好页码后装入卷盒。3、案卷装订要牢固、整齐、美观。不同尺寸的文件材料要折叠成A4幅面，其中图纸统一按照GB/T10609.3—89《技术制图复制图的折叠方法》折叠成A4幅面，幅面过小无法装订的应裱糊在A4纸上装订。4、卷内文件材料装订前必须去掉金属物，对破损文件材料修裱完好。六、案卷目录的编制（式样见附件4表4）案卷目录应在案卷整理完毕后编制，将分类顺序号、归档时间、案卷题名、档号、案卷文件份数、案卷页数、立卷单位、起止日期、保管期限、密级等内容逐项填写。七、卷盒及卷盒脊背的编制（卷盒背脊式样见附件4表5）1、档案盒内卷数不限。卷盒封面不填写。2、卷盒背脊档号栏贴标签。标签为白纸，共分四格，自上而下依次填写全宗号、类别代号、项目代号和案卷号。其中全宗号可暂不填写。标签上的线条颜色为黄色（表示保管期限为长期）。卷盒背脊案卷题名栏可不填写。3、案卷装盒后，随同案卷目录一起移交站档案室。七、卷盒、案卷封面、卷内表格规格及其材料的质量要求1、卷盒制作用无酸牛皮纸板双裱压制。2、卷盒用科技档案盒，外表面规格为305mm×220mm，厚度视文件装订情况而定（20mm、30mm、40mm、50mm均可）。3、案卷封面用无酸软牛皮纸，尺寸为297mm×210mm（A4）。4、卷内材料说明、监督人员名单、卷内目录、卷内备考表的规格统一为A4幅面，用70g以上白色书写纸制作。附件2江苏省交通建设工程质量监督文件材料归档范围1、工程项目基本情况说明2、监督人员名单3、工程定额造价资料4、《交通建设工程质量监督申请书》附：（1）工程概况表（2）初步设计文件及批复（3）地质水文勘察资料（4）招标文件（5）设计、施工、监理合同副本（6）勘察、设计、施工、监理、检测单位的资质、资信证明（7）施工组织设计、施工单位质量自检程序和施工工地试验室装备清单（8）受监工程的主要设计人员、施工技术负责人、施工质量自检人员、工程监理人员、施工和监理工地试验人员、施工单位项目经理的名单及资格证书（9）工程建设计划进度安排、建设管理机构框图5、交通建设工程质量监督通知书附：（1）交通建设工程质量监督计划（2）质量监督重点、难点及拟采取的对策6、《工地试验室合格证书申请表》7、交通建设工程中间质量检查通报、质量检测报告8、出现重大安全事故情况9、《交通建设工