刘畅然-《建设项目档案管理规范》解读――项目电子文件归档与电子档案管理

《项目档案管理规范》解读——项目电子文件归档与电子档案管理国家档案局经科司项目处刘畅然2018.7.10目录一项目电子文件的归档（9.1）二项目电子档案管理（9.2）三项目档案数字化（9.3）四项目档案移交（第10章）•2016年7月，两办印发的《国家信息化发展战略纲要》指出，‚当今世界，信息技术创新日新月异，以数字化、网络化、智能化为特征的信息化浪潮蓬勃兴起。没有信息化就没有现代化。适应和引领经济发展新常态，增强发展新动力，需要将信息化贯穿我国现代化进程始终，加快释放信息化发展的巨大潜能。以信息化驱动现代化，建设网络强国，是落实‘四个全面’战略布局的重要举措，是实现‘两个一百年’奋斗目标和中华民族伟大复兴中国梦的必然选择。‛•2015年，全国档案事业发展‚十三五‛规划纲要提出，‚要全面推进档案资源存量数字化、增量电子化、利用网络化；创新档案信息化管理模式，加快与信息社会融合，以信息化为核心的档案管理现代化水平明显提升。•项目是我国经济建设的重要支撑，其档案管理信息化工作既是项目信息化的必然要求，也是全国档案信息化建设的重要组成部分。•随着信息技术的飞速发展，项目建设信息技术应用从先前的计算机辅助设计（CAD）的单一内容，逐步发展到项目申报、招标投标、3D建模、物资采购、施工管理、工程监理、工程监测等涵盖工程建设全流程的信息化管理，产生了大量的原生电子文件。•本次修订依据《建设项目电子文件归档和电子档案管理暂行办法》，对工程管理信息系统产生的电子文件的形成和收集、整理、检测、归档等环节，电子档案保管、利用、安全、销毁等工作，以及电子文件和电子档案信息管理系统的功能提出了要求。•强化项目电子文件归档与电子档案管理是本标准与02版最大的区别之一，也是为了适应当前信息化快速发展的需要。•02版只在5．5．5中规定长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘。并未对电子文件管理做出具体规定。•在标准修订过程中，电子文件归档和电子档案管理章节是讨论的焦点之一，在总共收到的379条征求意见中，有关这一章节的意见就有55条，其中采纳了39条。•《电子文件管理暂行办法》厅发[2009]39号•《建设项目电子文件归档和电子档案管理暂行办法》档发〔2016〕11号•《重大建设项目档案验收办法》档发[2006]2号•《科学技术档案案卷构成的一般要求》GB/T11822—2008•《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》GB/T17678.1~2－1999•《CAD电子文件光盘存储系统的一致性测试》GB/T17679－1999•《电子文件归档与电子档案管理规范》GB/T18894-2016•《信息与文献文件管理过程文件元数据第1部分：原则》GB/T26163.1—2010（ISO23081-1）•《电子文件管理系统通用功能要求》GB/T29194—2012有关规范性文件和标准（一）•《磁性载体档案管理与保护规范》DA/T15-1995•《建设项目档案管理规范》DA/T28-2018•《公务电子邮件归档与管理规则》DA/T32-2005•《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》DA/T38-2008•《文书类电子文件元数据标准》DA/T46—2009•《电子文件长期保存格式需求》DA/T47—2009•《基于XML的电子文件封装格式》DA/T48—2009•《数码照片归档与管理规范》DA/T50—2014•《信息与文献文件管理》ISO15489-1有关规范性文件和标准（二）•项目电子文件：指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，记录和反映项目建设和管理各项活动的文件。包括文本电子文件、图像电子文件、图形电子文件、视频电子文件、音频电子文件等。•项目电子档案：建设项目建设过程中产生的、具有保存价值并归档保存的一组有联系电子文件及其相关过程信息的集合。归档•电子文件————电子档案概念•非人工识读性。指电子文件载体上所记录的信息是人们无法直接阅读理解的，必须借助于特定的工具来识别。•生成环境依赖性。非人工识读性使得电子文件的生成、处理、阅读、利用必须依靠计算机软、硬件工具来实现•信息与载体的可分离性。电子文件中的信息与其存储载体之间不具有固定关系，也不再对特定记录载体“从一而终”。•信息的易变性。表现在内容易变、载体易变和环境易变三个方面。电子文件/电子档案特点•多种媒体的集成性。电子文件可以将文字、图片、动画、音频、视频、结构化数据乃至程序指令等集成于同一个文件体。•信息存储的高密度性。电子文件的存储密度大大高于以往各种人工可识读的信息介质，而且随着技术的进步，电子文件介质的存储密度还将继续加大。•维护电子文件和电子档案的真实、完整、可用和安全，提高管理效率，促进信息共享，便于长期保存。目标•目标一：真实性•目标二：完整性••目标三：可用性•目标四：安全性•项目电子文件归档和电子档案管理应当遵循项目建设和信息系统运行的规律，坚持统一管理、全程管理、规范标准、便于利用、安全保密的管理原则。•统一管理：•全程管理：•规范标准：原则•便于利用：•安全保密：•政府投资主管部门、行业主管部门应当将电子文件归档和电子档案管理工作纳入项目建设计划和竣工验收要求，协调相关部门为电子文件归档和电子档案管理的计划安排、人力组织、资金保障、质量监督提供支持。•电子文件管理部门统筹领导项目电子文件管理工作，建立统筹协调机制，推进项目电子文件管理工作有效开展。•档案行政管理部门负责对项目电子文件归档及电子档案的保管、利用和移交工作进行监督、指导，将电子档案管理工作纳入档案专项验收内容。•项目主管部门负责对项目电子文件归档和电子档案管理进行业务指导。项目电子文件和电子档案管理要求•总体要求：将项目电子文件归档和电子档案管理工作纳入项目建设计划和项目领导责任制，纳入招投标要求，纳入合同、协议，纳入验收要求。•建立机构：明确机构,配备人员，具体负责本单位项目电子文件归档和电子档案的保管、利用和移交等工作，并对各参建单位的项目电子文件归档和电子档案管理工作进行检查、指导。健全制度：根据项目建设管理实际，制定项目电子文件归档和电子档案管理各项制度、规范、程序，包括但不限于：电子档案管理办法（组织、机构、职责、管控措施等），项目电子文件归档要求、项目电子文件归档范围、分类体系、保管期限表、电子档案整理细则等。并组织协调工程管理相关部门和参建单位实施。•合同管理：建设单位在编制招标文件，并与参建单位签订合同或协议时应设立专门条款，明确项目电子文件归档和电子档案管理责任。包括质量要求、归档范围、整理标准、归档时间、储存介质、文件格式、相关费用及违约责任等内容。监理合同还应明确监理单位对所监理项目的电子文件和电子档案的审核责任。目录一项目电子文件的归档（9.1）•9.1.1项目管理信息系统应当具备电子文件管理及归档功能，并能够对项目电子文件形成与流转实施有效控制，保障其真实、完整和安全；能够在形成、流转过程中及时跟踪、检查和补充与项目设计、设备、材料、施工等变更相关的项目电子文件及其元数据。•档案部门要主动跟信息部门沟通，在项目信息系统开发和建设过程中提出相关需求，设置有关模块，满足相关要求。•应注意，新标准中特别将信息系统开发文件纳入归档范围，在项目建设过程总开发的各信息系统文件应注意收集归档。•两种情况9.1项目电子文件的归档•9.1.2建设单位应当根据纸质文件归档范围，结合项目实际情况，确定项目电子文件归档范围。•第一种情况：有纸质载体的情况；归档参照纸质档案归档范围，与纸质档案相同•第二种情况：形成时没纸质的但可输出纸质载体•第三种情况：不能输出纸质载体的电子文件归档范围的确定归档范围•确定归档范围要注意以下内容：•1.记录项目建设的重要音视频文件。•2.建设单位各职能部门和参建单位业务系统产生的有归档价值的文件及确保其可读的软件。•3.项目建设过程中形成的有归档价值的电子邮件。•4.与电子文件相对应的元数据和背景信息。•5.项目电子文件形成、流转过程中形成的重要变更依据性文件材料、过程稿，及有关处理操作记录。•9.1.3项目电子文件形成部门负责电子文件的归档工作；档案部门负责项目电子文件归档的指导、协调和电子档案接收、保管、利用等工作。•与纸质档案要求一致，谁形成谁整理谁归档。部门职责•9.1.4项目电子文件在办理完毕后，应当按照归档要求实时收集完整；项目电子文件整理时，应当按照项目档案分类方案并参照本标准7.3.2.5的规定分别组成多层级文件信息包，文件信息包应包含项目电子文件及过程信息、版本信息、背景信息等元数据。电子文件整理•7.3.2.5项目文件组卷。•项目前期文件、项目管理文件按事由结合时间顺序组卷，其中招标投标、合同文件按招标的标段、合同组卷，勘察设计文件按阶段、专业组卷；施工技术文件按单位工程、分部工程或装置、阶段、结构、专业组卷；信息系统开发文件按应用系统组卷；设备文件按专业、系统、台套组卷；监理（监造）文件按监理的合同标段、事由结合文种组卷；科研项目文件按科研项目（课题）组卷；生产准备、试运行、竣工验收文件按工程阶段、事由结合时间顺序组卷。卷内文件一般印件在前，定稿在后；正件在前，附件在后；复文在前，来文在后；文字在前，图样在后。整理方式之一文件夹（单位工程）说明文件目录文件其他文件夹电子档案分部工程1分部工程2分部分部工程3工程4分项工程1分项工程2分项工程3分项工程4案卷1案卷2文件1文件2文件3•9.1.5项目电子文件归档一般采用物理归档。在纸质项目文件归档时采取在线归档或离线归档的方式向档案机构移交经过整理的项目电子文件，并在内容、格式、相关说明及描述上与纸质项目档案保持一致，且二者应建立关联。•物理归档：把计算机及其网络上的电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，并向档案部门移交的过程。可分为网络传输方式归档和以介质传递方式归档两种。•逻辑归档：不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。（特殊电子文件可采用逻辑归档）归档•9.1.6项目电子文件应当采用符合国家标准或能够转换成国家标准的文件格式，利于信息共享和长期保存。项目电子文件归档保存的文件格式应符合国家规定的电子档案长期保存的格式要求。电子文件格式•文本文件：使用文字处理软件生成的，由字、词、数字或符号表达的文件。应采用PDF、PDF/A、OFD等版式文件，或RTF、WPS、DOCX、JPG、TIF、PNG格式归档。•数据文件：以数据表格和数据库形式存在的结构化数据记录文件。应采用ET、XLS、DBF、XML格式归档，或转为版式文件归档。•图形文件：根据一定的算法规则绘制的图表、线图等包括由点阵组成的位图和由几何图形组成的矢量图。应采用SVG、SWF、WMF、EMF、EPS、DXF、STEP格式归档。•图像文件：使用数字成像设备（扫描仪、数码相机等）采集或制作的静态影像记录（画面）。应采用JPG、TIF归档。常见电子文件格式•影像文件：用数字视频捕获设备录入数字影像或用动画软件生成的多维动画等动态影像记录。应采用MPG、AVI、MP4、FLV格式归档。珍贵且需要永久保存的可采用MXF格式归档。•音频文件：用数字声音采集、编辑设备录入或用编曲软件制作的声音记录。应采用MP3、WAV格式归档。•电子邮件应采用EML格式归档。•网页、社交媒体类应采用HTML格式归档。•其他业务系统生成的文件，原则上应转换成通用格式归档。文件格式要求•9.1.7项目电子文件完成整理后，由形成部门负责对文件信息包进行鉴定和检测，包括内容是否齐全完整、格式是否符合要求、与纸质或其他载体文件内容的一致性等•9.1.8项目电子文件信息包经过形成部门鉴定和检测后，由相关责任人确认归档，赋予归档标识。归档标识中应当含有归档责任人、归档时间、文件信息包名称等信息。鉴定和检测•9.1.9采取离线方式归档时，应将带有归档标识的电子文件拷贝至耐久性好的存储介质上，存储介质应设置成禁止写入的状态。存储介质的选择依次为光盘、磁带、硬磁盘等。•禁用