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第二章ContentsSectionOnePatternofwritingLettersofEstablishingBusinessRelations建立业务关系信函的写作步骤建立业务关系信函的内容Contents◆建立业务关系的信函要写得诚恳、真挚、礼貌。这种信函的结构一般包括四个步骤：1．首先说明信息来源（告知对方你从何渠道得知对方的姓名地址的）；[Thesourceofinformation（howyoulearnedofhiscompany）]；Contents情景搭配用语：[Usefulexpressions]●Yourcompanyhasbeenkindlyintroducedtousby…（你们的公司由……介绍给我们。）●Weoweyournametothe…（我们感谢……把你们的名字介绍给我们。）Contents●Throughthecourtesyof…wehavelearnedthat…（承蒙…的介绍，我们得知……）●Welearnfrom…that…（我们得知……）●Ontherecommendationof…（由……介绍）Contents●Wewishtointroduceourselvestoyouasa…（我们把自己作为……介绍给你们。）2．对你的公司作一个简单的介绍（例如公司的业务范围，稍稍“宣传”一下你的产品和服务）；[Briefintroductiontoyourowncompany（thescopeofyourbusiness，little“advertising”onyourproductsorservice）]Contents情景搭配用语：[Usefulexpressions]●Ourlinesaremainly…（我们主要从事……）●…fallwithinourbusinessactivities（……属于我们的经营范围）●Wehavebeeninthisline…（我们从事这个行业……）Contents3．写信的目的（你想与对方做什么生意，比如，想购买对方的产品，推荐你自己的产品，想与对方建立合资公司等）；[Theintentionofwritingtheletter（whatkindofbusinessyouwanttodowiththem，e.g.topurchasetheirproducts,tosellyourownproducts,toenterintoajointventurewiththem,etc.）Contents情景搭配用语：[Usefulexpressions]●Wearewillingtoenterintobusinessrelationswithyou.（我们愿意和你们建立业务关系。）●Weexpressourdesireto…（我们表示希望…）Contents●Wearenowwritingyouforthe…（我们现写信愿意…）●Wearedesirousof…（我们愿意……）4．表达与对方合作和早日收到回复的愿望。[Expressingtheexpressionofcooperationandearlyreply.]Contents情景搭配用语：[Usefulexpressions●Welookforwardtoreceiving…（希望早日收到……）●Hopetoreceive…（希望收到……）●Yourearlyreplyisappreciated.（盼早复）ContentsSectionTwoPatternofreplyingLettersofEstablishingBusinessRelations回复建立业务关系信函的写作步骤Contents不管是买方还是卖方，收到建立业务关系请求的信函后，都应该迅速完整、礼貌地做出答复，以便给读者留下良好的印象。一般回复建立业务关系的信函包括如下步骤：1．感谢对方对你公司的兴趣；[Thankingthereaderfortheirinterestinyourcompany]Contents情景搭配用语：[Usefulexpressions]●Thankyoufor…（感谢你方……）●Thankyouforyourinterestin…（感谢你们对……的兴趣）●Wehavereceived….（我们收到你方……）Contents●YourletterofAugust8hasbeenreceivedwiththanks.（感谢你方8月8号的来信）2．表示对对方建立业务关系意愿的兴趣；[showyourinterestintheirwishofestablishingbusinessrelations]Contents情景搭配用语：[Usefulexpressions]●Yourwishofestablishingbusinessrelationscoincideswithours.（你们建立业务关系的愿望和我们不谋而合）●Thisisalsoourdesire.（这也是我们的愿望）Contents●Weshallbeverygladtoenterintobusinessrelationswithyou.（我们将非常高兴与你们建立业务关系）3．表示进一步采取的行动。[Expressfurtheraction]情景搭配用语：[Usefulexpressions]Contents●Wearesendingyouourcatalogandpricelist…（我们给你方寄去我们的目录和价格表）●Weshallbegladtohaveyourspecificenquiry.（我们将很高兴得到你方的具体询价）第三章ContentsSectionOneTheStepsofWritingInquiryLetters询盘信的写作步骤Contents●一般询价并不一定立即接触具体交易，一般属摸底性质。其内容包括：1．请寄某种商品的样品、目录和价目表。2．探寻某种商品的品质、数量、价格、交货期等等。询盘写法---大概询盘Contents●具体询价实际上就是请求对方报盘。也就是说，买方已准备购买某种商品，或已有现成买主，请卖主就这一商品报价。询盘写法---具体询盘询盘信的具体写作结构如下：1．介绍信息来源或提一下上一封信等；（Introductorystatementofresourcesofinformationorpreviousletter，etc.）Contents情景搭配用语：[Usefulexpressions]●Weknowyourcompanythroughthecourtesyof…（通过……我们知道贵公司。）●Weareacompanydealingin…（我方公司经营……）●Wewritetoinformyouthatweareinterestedin…（兹写信告知我们对……感兴趣。）Contents●Wehavepleasureininformingyouthatwe…（很高兴告知我们……）2．具体的询价（比如要求对方提供什么信息和服务等，这一部分要写得具体、清楚）；（Specificenquiry,e.g.whatinformationorservicedoyouneedthereadertosupply,etc.Thispartshouldbespecific,clear）Contents情景搭配用语：[Usefulexpressions]●Ifyoucanquoteusafirmofferfor…weshallappreciateit…（如能报…最低价我们将不胜感激。）●Wewillbepleasedtohaveyouroffer…（我们很高兴你方的报价……）Contents●Yourquotationforthefollowingwillbehighlyappreciated.（你方对下列商品的报价将不胜感激。）3．表示合作愿望（Wishtocooperate）情景搭配用语：[Usefulexpressions]Contents●Wewouldlikeverymuchtocooperatewithyou.（很高兴与你方合作。）●Shouldyourprice…weintendtoplacealargeorderwithyou.（如果你方价格……我们打算与你大量订货。）●Weappreciateyourco-operation.（感谢你方合作。）ContentsSectionTwoThePrinciplesofInquiryLetters询盘信的写作原则Contents询盘信要写得清楚、直截了当、切入主题、具体、语言要礼貌得体。询盘信的目的是询问事情，例如询问报价，索取目录，产品信息，根据询问的内容，写作也是千差万别的。但是不管你的目的是什么，如果根据下面的写作原则去写的话，你的询问肯定会得到好的回复。Contents•一.Writingprinciplesofinquiryletters询盘信的写作规则1.Totellwhereyoulearnedthecompanyanditsproducts告知从何处得知公司信息2.Todescribeyourspecificneedsbutwithnopromiseofbookingtheproposedproducts描述你的具体需要但不承诺要订购某个具体产品Contents3.Tostresstheimportanceofyourneededinformationandtrytoflatteryourreceiverforgettingmoreinformation强调你所要信息的重要性并设法恭维你的读者以便得到更多的信息Contents4.Ifanyquestions,askthereadertogiveyouadefinitereply.如有疑问，请读者给予明确答复。5.Ifanunfamiliarreader,trytopersonalizeyourletterliketheonebetweenfriendsandusecourtesywords你如读者不熟悉，试着把书信设计成像朋友之间的书信往来。Contents•二.WritingPrinciplesofRespondingLetters回函的写作规则1.Ifyoucanmeetalltherequirementofthebuyer,lethimknowasquicklyaspossible.如果你能满足买方的要求，就立即告知。2.Ifyoucanonlymeetpartoftherequirement,tellhimfirstwhatyoucandoforhimandthenexplainwhyyoufailtodo.如果只能部分满足，首先告诉对方你能做什么然后解释你不能做的部分。Contents3.Ifyoucannotmeetanyoftherequirement,first,expressyourthanksfortheinquiryandthenyourregret.如果你不能满足对方的任何要求，首先感谢对方咨询然后表示道歉。Contents4.Tryyourbesttopleaseyourpotentialbuyersbyofferingtheservicesasmuchasyoucan.尽最大的努力用最佳的服务取悦潜在的买主。5.Letyourreaderfeelthesincerityandheart-feltdesireotherwisetheywillbedepressedatyourhelpless.Contents让读者感受到你真诚和全心全意的愿望，否则他们会对你的无能感到失望6.Whensendingtheliterature,inyourrepliedletters,onlymentionthebuyer’sinterestedpart.Ifnecessary,trytointroducemoreaboutyourcompanyandyourproduct