审核检查表的作用和价值

-1-日期：2004年10月14日ISO9001审核实践组指南审核检查表的作用和价值引言本文件介绍了检查表的作用和使用，以求积极为审核过程提供支持。本文件主要为外部审核机构（包括认证机构）提供指导，且任何实施内部审核的组织同样可以参考本文件。对检查表的需求注意现行的审核标准ISO19011在6.4.3款中写道：“编写工作文件”。条款中有以下内容：“审核组成员应当评审与其所承担的审核工作有关的信息，并准备必要的工作文件，用于审核过程中的参考和记录，这些工作文件可以包括：z检查表和审核抽样计划；z记录信息(例如：支持性证据，审核发现和会议记录)的表格。检查表和表格的使用不应当限制审核活动的内容，审核活动的内容可随着审核中收集信息的结果而发生变化。”审核检查表的使用管理体系标准并不总是要求有审核检查表，审核检查表只是帮助审核员进行审核的一种工具。许多组织用检查表来确保审核至少覆盖了审核范围所确定的要求。下面给出了审核方式的示例：-2-从组织的质量管理体系出发，将其与标准的要求进行对照的审核方式是有益的。而检查表可用于确保审核覆盖了所有相关的ISO9001要求。优点：市场上可获得的文献资料中对使用审核检查表有如下评论：(1)假如是为某一特定的审核而编制的检查表，且使用正确，可以：a.有助于审核的策划；b.确保一致的审核方式；c.用作抽样计划和控制时间的工具；d.帮助记忆；e.保存审核过程中收集的笔记（现场审核笔记）。(2)审核检查表的编制方式需要有助于审核过程；(3)需要培训审核员如何使用特定的检查表，告诉他们如何通过良好的提问方法，使用检查表获取最多的信息；(4)审核过程中，检查表应当帮助审核员更好地工作；(5)检查表有助于确保以系统的、全面的方式进行审核，确保获得充分的证据；ISO9001:2000要求组织的管理体系从组织的管理体系出发，将其与ISO9001:2000要求进行对照的审核方式符合性符合性和绩效使用检查表，根据标准的要求对组织的管理体系进行审核-3-(6)检查表可以为一次审核提供结构性和连续性，可以确保遵循审核范围；(7)检查表可以提供一个沟通的工具和记录数据的地方，以备日后引用；(8)完整的检查表提供审核已实施的客观证据；(9)检查表可以记录对QMS进行检查的情况；(10)检查表可以作为策划以后的审核的信息库；(11)可以在现场审核前向受审核方提供检查表。缺点：相反，当没有审核检查表可用，或检查表编制得不好时，会存在以下问题：1、检查表可能被受审核方看成一种威胁；2、检查表的关注范围可能过窄，以至于不能识别出存在问题的特定区域；3、检查表是一种辅助审核员工作的工具，但如把它作为审核员的唯一支持工具的话，就会起限制性作用；4、检查表不应成为审核策划的替代品；5、对于没有经验的审核员来说，如果过分依赖检查表指导提问的话，可能不能清楚的表达他/她正在寻找什么？6、编制得很差的检查表，会因为内容的重复或反复而减缓审核速度；7、不反映特定组织的管理体系情况的通用检查表，可能不会提供增值，并且会干扰审核；8、关注面很窄的检查表会使审核员在评价中提出独特的问题和（或）采用独特的方法的机会最小化。结论：-4-用审核检查表有优点也有缺点，这取决于许多因素，包括顾客需求，时间和费用限制，审核员的经验，以及行业性认证制度的要求。审核员应把检查表的价值看作是审核过程中的辅助工具，并考虑将其作为一种功能性的工具。-5-Date:14October2004ISO9001AuditingPracticesGroupGuidanceon:TheroleandvalueoftheauditchecklistIntroductionThisdocumentprovidesinformationontheroleanduseofauditcheckliststoactivelysupporttheauditprocess.Whilstthedocumentisprimarilydirectedtoexternalauditingorganizations(includingregistrationandcertificationbodies),theinformationcanalsoequallybeusedbyanyorganizationconductinginternalaudits.Needforchecklists:Inlookingatcurrentauditingstandards,ISO19011makesreferenceto“Preparingworkdocuments”inClause6.4.3.Thefollowingisanextractfromthisclause:“Theauditteammembersshouldreviewinformationrelevanttotheirauditassignmentandprepareworkdocumentsasnecessaryforreferenceandforrecordingauditproceedings.Suchdocumentsmayinclude•Checklistsandauditsamplingplans,and•Formsforrecordinginformation,suchassupportingevidence,auditfindingsandrecordsofmeetings.Theuseofchecklistsandformsshouldnotrestricttheextentofauditactivities,whichcanchangeasaresultofinformationcollectedduringtheaudit”Theuseofauditchecklists:Whilstnotalwaysrequiredinmanagementsystemstandards,auditchecklistsarejustonetoolavailablefromthe“auditorstoolbox”.Manyorganizationswillusethemtoensurethattheauditataminimumwilladdresstherequirementsasdefinedbythescopeoftheaudit.Anexampleauditingapproachisshownbelow:-6-Itisbeneficialtoauditfromtheorganization'squalitymanagementsystemuptotherequirements.AchecklistmaybeusedtoensurethatallrelevantISO9001requirementsaddressedAdvantages:Literatureavailableinthemarketplacenotesthefollowingwithrespecttotheuseofauditchecklists:1.Checklistsifdevelopedforaspecificauditandusedcorrectly:a.Promoteplanningfortheaudit.b.Ensureaconsistentauditapproach.c.Actasasamplingplanandtimemanager.d.Serveasamemoryaid.e.Providearepositoryfornotescollectedduringtheauditprocess(auditfieldnotes)2.Auditchecklistsneedtobedevelopedtoprovideassistancetotheauditprocess.3.Auditorsneedtobetrainedintheuseofaparticularchecklistandbeshownhowtouseittoobtainmaximuminformationbyusinggoodquestioningtechniques.4.Checklistsshouldassistanauditortoperformbetterduringtheauditprocess.5.Checklistshelptoensurethatanauditisconductedinasystematicandcomprehensivemannerandthatadequateevidenceisobtained.6.Checklistscanprovidestructureandcontinuitytoanauditandcanensurethattheauditscopeisbeingfollowed.7.Checklistscanprovideameansofcommunicationandaplacetorecorddataforuseforfuturereference.8.Acompletedchecklistprovidesobjectiveevidencethattheauditwasperformed.9.AchecklistcanprovidearecordthattheQMSwasexamined.10.Checklistscanbeusedasaninformationbaseforplanningfutureaudits.11.Checklistscanbeprovidedtotheauditeeaheadoftheon-siteaudit.DisadvantagesISO9001:2000RequirementsOrganization'sManagementSystemCOMPLIANCECompliance&PerformanceUseofchecklisttoauditfromtherequirementstotheorganization'smanagementsystemAuditfromtheorganization'smanagementsystemtotheISO9001:2000requirements.-7-Incontrast,whenauditchecklistsarenotavailable,orpoorlyprepared,thefollowingissues/concernsarenoted:1.Thechecklistcanbeseenasintimidatingtotheauditee.2.Thefocusofthechecklistmaybetoonarrowinscopetoidentifyspecificproblemareas.3.Checklistsareatooltoaidtheauditor,butwillberestrictiveifusedastheauditor’sonlysupportmechanism.4.Checklistsshouldnotbeasubstituteforauditplanning.5.Aninexperiencedauditormaynotbeabletoclearlycommunicatewhathe/sheislookingfor,iftheydependtooheavilyonachecklisttoguidetheirquestions.6.Poorlypreparedchecklistscanslowdownanauditduetoduplicationandrepetition.7.Genericchecklists,whichdonotreflectthespecificorganizationalmanagementsystem,maynotaddanyvalueandmayinterferewiththeaudit.8.Narrowfocusedchecklist