13供方管理规定

供方管理规定一、目的加强对供方的管理，更好的为各部门和客户提供优质、高效的服务。二、适用范围适用于为我司提供各类服务的所有合格供方的管理。三、职责1.各部门负责日常对供方服务情况的检查、监督，定期如实反馈供方服务情况，并对存在问题的整改情况进行跟踪、验证。2.行政部负责定期统计各部门反馈的供方服务情况，并反馈给供方；3.行政部负责与供方进行服务等相关事宜的协调和沟通，并按合同及考核标准对供方实施考核。四、内容（一）工作程序1、选择供方的原则1)供方的选择应遵循“质量第一、服务至上”的原则，选择有较高信誉的供方2)对代理供方的选择，应选择具备区域性代理资格的供方，并应具备相应的售后服务和保修能力。3)对生产型供方（如印刷等）的选择，应遵循“就近原则”，保证产品和服务的及时性。4)对服务性供方的选择，应参考行业内的使用情况，选择正规、有专业资质的供方。5)对个人、挂靠等形式的供方，需经主管领导审批后方可使用。6)为保证价格的合理性，每类物资应有两家（或以上）合格供方以备选择。7)不以价格作为唯一选择条件的原则。2、供方的评审资料要求1）对物资零售、批发、代理供方评审时，须具备的资料（包含但不限于以下内容）：a)供方的营业执照复印件（本年度已年审）、税务登记证明等；b)特种产品的经营许可证（如：安防器材、泳池药品、有毒有腐蚀性物品、易燃易爆物品、消防用品等）和特种产品的检验报告；c)代理商代理授权证书，代理产品合格证书等；d)采购物资的报价单；e)合同样本；f)证明供方品质保障能力的其它相关文件；g)供方简介及联系方式。2）对生产型供方评审时需具备的资料（包含但不限于以下内容）a)供方的营业执照复印件（本年度已年审）、税务登记证明；b)主要产品的形式鉴定证书；c)特种产品的生产经营许可证（必要时）；d)报价单；e)合同样本；f)证明供方品质保障能力的其它相关文件；g)供方简介及联系方式。3）对服务型供方评估时应具备的资料（包含但不限于以下内容）a)供方的营业执照复印件（本年度已年审）、税务登记证明；b)特种作业许可证（空调清洗、外墙清洗、消杀、防水、电梯、水箱清洗、垃圾清运准运证等）；c)特种作业人员资质证书（健康证、资质证等）；d)合同样本；e)证明供方品质保障能力的其它相关文件；f)供方简介及联系方式。4）对工程施工型供方评估时应具备的资料（包含但不限于以下内容）a)供方的营业执照复印件（本年度已年审）、税务登记证明；b)施工资质证明（土建、给排水、设计、总包资质等）；c)近三年的业绩证明。d)合同样本；e)证明供方品质保障能力的其它相关文件；f)供方简介及联系方式。5）免评审供方知名大型企业或商场（超市），如：联想、Dell、华联商场、家乐福、沃尔玛、百安居、苏宁电器、国美电器、大中电器等。3、供方的评价与认定1)各部门均可以书面形式向行政部推荐符合上述要求物资和服务的供方。2)对物资零售、批发、代理供方进行认定时，应到供方现场进行考察，了解供方提供资料、办公地点、人员等的真实性；通过电话咨询被评估供方的现有顾客，或到其顾客工作现场了解供方产品的质量、售后服务等信息。并将考察结果填写《供方调查表》。3)对服务型供方进行认定时，行政部组织财务部及相关专业人员到供方现场进行考察，了解供方服务能力、财务状况、品质保障能力、服务人员素质等信息，并填写《供方调查表》，必要时需到供方顾客现场了解产服务的具体情况。4)行政部通过供方提供的各类物品、服务报价，结合其他条件如送货及时性、质量保证能力、售后服务情况和综合实力，出具综合评价意见，填写《供方评价表》，经各相关单位审核，总经理签字批准后，纳入《合格供方名录》。《合格供方名录》须在每季度首月10日前发放至财务部和各使用部门。5)对工程施工型供方、行政部组织相关人员到供方公司及供方承建项目进行考察，了解供方资质情况、施工工艺情况、施工质量情况等。6)行政部每年度（根据实际情况确定），对公司常用办公用品、工程材料进行招投标和评定供方工作，选择2-3家价格、服务最优的供方与其签订供货合同，纳入公司《合格供方名录》。7)公司应与合格供方签订合同/协议，明确质量（保证）要求、技术标准、送货要求、结算方式、环境和安全行为要求、违约责任等相关内容，有特殊要求的应注明。4、供方的管理1）对供方的监控和施加影响A．服务供方的日常监控a)各部门负责服务供方的日常监控，具体执行《工程施工管理控制程序》、《设备设施管理规程》、《清洁卫生管理规程》、《绿化管理规程》、《消杀管理规程》。使用部门根据文件和合同的要求处理供方服务质量问题并及时向行政部反馈。b)各部门应指定专人依据合同、服务标准和管理规程的要求对服务供方进行日常监督检查，并将检查情况填写相应的检查记录；c)各部门和行政部在日常监控和品质检查时中对服务供方的服务质量绩效情况进行评价，对存在的问题及时与供方驻场负责人进行沟通和处理，必要时向供方书面提出《不合格整改通知书》。将存在的严重不合格项填写《供应商问题反馈表》反馈至行政部处理，并对供方的整改工作进行监督、验证。d)每月结算前各部门应填写《供方服务情况反馈表》，经相关主管人员签字确认、使用部门负责人审批后传递至行政部审核。结算时行政部或相关单位填写《服务供方付款结算单》经相关部门审核，总经理审批后结算。B．物品供方的管理a)物品使用部门负责对供方提供的物品进行验证，并将验证情况填写《物品送货验收单》反馈至行政部，验证时或物品使用中发现的不合格产品（工具）通知行政部处理；b)使用部门应以《供应商问题反馈表》的形式及时向行政部反馈物品供方服务中的问题，由行政部根据反馈的信息按合同/协议要求提出处理意见，必要时向供方书面提出《不合格整改通知书》；c)结算费用时，行政部对照使用部门提供的验证记录对应付的费用进行审核后，报总经理审批；d)对于未在供货合同中包含的物品，合格供方应在收到行政部发送的“询价单”后三个工作日内提供物品的报价单，经行政部审核，各使用部门及财务部复核后报公司总经理审批确定最终采购价格；e)行政部每季度对供货合同中未包含的常用物品价格进行整理、审核，经各使用部门及财务部符合后报总经理审批，审批后与合格供方签订补充协议以确定物料价格；f)行政部组织财务部及相关使用部门每季度对物品合格供方进行一次评审，包括对其提供的物品价质量是否合格、是否按合同提供服务等情况进行评审。对连续2次评审不合格的供方由行政部提出，经总经理批准，取消其合格供方资格；g)在使用部门对产品质量及产品价格等无异议的情况下，应使用经行政部按照供货合同及补充协议确定的“物料价格库”中常用物料的品牌、型号的产品，以便更好的控制物料价格及质量。C．对供方施加影响a)对供方施加影响的方式包括:——开展质量方面培训；——书面告知公司质量目标；——合同中明确管理要求；——定期进行检查评估。b)行政部每年应对影响效果进行检查评估，评估结果记录在年度《供方评价表》上。2）供方满意度调查A.行政部每季度向使用部门发放《物品供方满意度调查表》、《服务供方满意度调查表》。调查对象为直接使用人、相关工作人员和使用部门负责人。B.行政部将供方满意度调查结果形成报告提交总经理，并将调查发现的问题填写《供应商问题反馈表》反馈处理。3）与供方沟通A.行政部根据各部门反馈的《供应商问题反馈表》及时与供方进行沟通和处理（必要时邀请相关单位参加），并将沟通处理结果反馈给使用部门进行确认和跟踪验证，必要时行政部组织补充或更改合同。B.行政部每季度组织召开供方沟通会议，广泛听取供方对公司的意见和建议，了解同行业动态。并就双方上季度工作中出现的问题及下季度工作的重点进行沟通。沟通会议应形成会议纪要报总经理审阅和相关单位传阅。5、合格供方的年度评价1）每年7月由行政部组织相关单位对《合格供方名单》上的供方进行一次年度评价（提供一次性服务的供方无需进行年度评价），填写《供方评价表》，行政部、财务部和使用部门参与评价核定工作。评价内容包括：A.过去一年供应物资的质量状况/分包项目的服务质量；B.售后服务情况；C.诚信情况（如提供假发票的行为）；D.供方满意度调查情况；E.资质更新情况；F.不合格整改情况。2）凡在年度评价中确定没有达到合同要求的供方，经总经理批准，以下列方式处理：A.取消合格供方资格；B.要求限期整改，对未能在期限内改进的，终止合同，取消其合格供方资格。6、物资、服务供方的增加及变更1)各单位因服务需要或现有供方无法满足服务质量或物料供应要求、以及供方破产倒闭或发生搬迁、更名，需增加或变更合格供方时，行政部应组织相关单位对新供方进行外调，填写《供方调查表》，经公司审批后准许小批量试用，通过试用合格的供方采用《供方评价表》经各相关单位审核总经理批准后纳入《合格供方名单》；2)采购过程中，发现伪劣商品或价格异常，验收人员须在二个工作日内上报行政部，若发现同一供方一个月内有两次以上或半年内有四次以上伪劣商品时，行政部将取消其合格供方资格；3)发现供方有提供假发票行为，财务部及时填写《供应商问题反馈表》反馈至行政部处理。若连续两次发现有提供假发票的行为，可取消其合格供方资格；4)行政部在年度评价时，如发现某合格供方超过一年时间各单位均未向其采购，经行政部负责人批准后可取消其合格供方资格。7、供方档案的保存行政部建立并及时更新《合格供方名单》和合格供方档案，确保合格供方资料的有效，合格供方档案包括以下内容：1)对供方的初审资料及调查评价记录；2)各部门提供的《供方服务情况反馈表》；3)供方年度评价记录；4)供方提供的其他资料（相关资质及时更新）。5)《供应商问题反馈表》五、记录1《供方调查表》2《合格供方名录》3《供方评价表》4《供方服务情况反馈表》5《供应商问题反馈表》6《服务供方付款结算单》7《物品供方满意度调查表》8《服务供方满意度调查表》供方调查表单位名称：日期：供货商基本情况企业名称企业性质地址联系人/电话执照及资质等情况企业状况主要业绩（近三年）提供资料1、营业执照□2、机构代码□3、资质证明□4、经营许可证□5、其他：售后服务承诺综合评定结果外调人员签字/日期：备注：1、“企业状况”栏应包括注册资本、人员规模等；2、“主要业绩”栏应说明业绩规模等；3、“综合评定结果”栏须注明是否推荐入围。合格供方名录序号供方名称地址联系电话联系人物品/项目类别服务对象确认日期删除日期年度评价结果年年年编制/日期：供方评价表□物品供方□服务供方供方名称：联系人：地址：电话：供方物品类别/服务项目：评价内容及描述：描述人/日期：品质运营部意见：（可附页）资质更新情况：□合格□不合格供方满意度调查情况：不合格整改情况：环境和职业健康安全绩效年度评价：签名/日期：财务部意见：月均结算费用：诚信情况：签名/日期：接受供方物品/服务部门意见单位名称：签名/日期：单位名称：签名/日期：单位名称：签名/日期：单位名称：签名/日期：综合评价意见（是否保留合格供方资格）：单位名称：签名/日期：主管领导意见：签名/日期：总经理意见：签名/日期：说明：年度评价或合同续约前评价时需对供方过去一年供应物资的质量状况/分包项目的服务质量以及售后服务情况进行评价。供方服务情况反馈表部门名称：年月日供方名称评估日期年月日至年月日服务项目服务人数本月供方服务情况︵可附页︶1、供方内部培训情况：2、服务人员态度、仪容仪表：3、人员配备及更换评价：4、驻场负责人协调情况评价：5、顾客是否满意（有无顾客投诉）：6、上月问题（或沟通会提出问题）的改进情况或结果：7、临时加派任务执行情况：8、考勤情况：9、供方人员备案情况：10、其他情况：主管人员确认供方负责人确认使用单位负责人意见：签名/日期：行政部意见（可附页）：负责人/日期：供应商问题反馈表供方名称供方等级□合格供方□普通供方问题描述经办人/日期：使用部门处理意见：负责人/日期：行政部意见：负责人/日期：解决方案供方盖章（签字）/日期：使用单位验证意见：负责人/日期：行政部验证意见：负责人/日期：领导批示：签字/日期：服务供方付款结算单使用单