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初级会计电算化（用友版）第一章会计电算化概述第二章会计软件的运行环境第三章会计软件的应用第四章电子表格在会计中的应用上元教育第三章会计软件的应用•第一节会计软件的应用流程•第二节系统级初始化•第三节账务处理模块的应用•第四节固定资产管理模块的应用•第五节工资管理模块的应用•第六节应收管理模块的应用•第七节应付管理模块的应用•第八节报表管理模块的应用第三章会计软件的应用•第一节会计软件的应用流程•一、系统初始化•（一）系统初始化的特点和作用系统初始化是系统首次使用时，根据企业的实际情况进行参数设置，并录入基础档案与初始数据的过程。【特点】1.系统初始化是会计软件运行的基础。2.系统初始化在系统初次运行时一次性完成，但部分设置可以在系统使用后进行修改。3.系统初始化将对系统的后续运行产生重要影响，因此系统初始化工作必须完整且尽量满足企业的需求。•（二）系统初始化的内容•1.系统级初始化•系统级初始化是设置会计软件所公用的数据、参数和系统公用基础信息，其初始化的内容涉及多个模块的运行，不特定专属于某个模块。•系统级初始化内容主要包括：•（1）创建账套并设置相关信息（系统管理）；•（2）增加操作员并设置权限（系统管理）；•（3）设置系统公用基础信息（T3→基础设置）。•2.模块级初始化•模块级初始化是设置特定模块运行过程中所需要的参数、数据和本模块的基础信息，以保证模块按照企业的要求正常运行。•模块级初始化内容主要包括：•（1）设置系统控制参数；•（2）设置基础信息；•（3）录入初始数据（初始化）。•二、日常处理•（一）日常处理的含义•日常处理是指在每个会计期间内，企业日常运营过程中重复、频繁发生的业务处理过程。•（二）日常处理的特点•1.日常业务频繁发生，需要输入的数据量大；•2.日常业务在每个会计期间内重复发生，所涉及金额不尽相同。•三、期末处理•（一）期末处理的含义•期末处理是指在每个会计期间的期末所要完成的特定业务。主要包括成本及费用的计提、分摊、期末结转业务，以及试算平衡、对账和结账等工作。•（二）期末处理的特点•1.有较为固定的处理流程；•2.业务可以由计算机自动完成。•四、数据管理（系统管理）•（一）数据备份•数据备份是指将会计软件的数据输出保存在其他存储介质上，以备后续使用。数据备份主要包括账套备份、年度账备份等。•（二）数据还原•数据还原又称数据恢复，是指将备份的数据使用会计软件恢复到计算机硬盘上。它与数据备份是一个相反的过程。数据还原主要包括账套还原、年度账还原等。•第二节系统级初始化•一、创建账套并设置相关信息•（一）创建账套•账套是指存放会计核算对象的所有会计业务数据文件的总称，账套中包含的文件有会计科目、记账凭证、会计账簿、会计报表等等。•一个账套只能保存一个会计核算对象的业务资料，这个核算对象可以是企业的一个分部，也可以是整个企业集团。•建立账套是指在会计软件中为企业建立一套符合核算要求的账簿体系。在同一会计软件中可以建立一个或多个账套。•（二）年度账管理（账套主管）•在用友T3中,用户不仅可以建立多个账套,而且每个账套中还可以存放不同年度的会计数据。年度账管理包括年度账的建立、清空、恢复、输出和结转上年数据等。•年度账与账套是两个不同的概念。一个账套中包含了企业所有的数据,把企业数据按年度进行划分,称为年度账。年度账可以作为系统操作的基本单位,因此设置年度账主要是考虑到管理上的方便性。•会计软件、账套、年度账的关系•（三）设置账套相关信息•建立账套时需要根据企业的具体情况和核算要求设置相关信息。账套信息主要包括账套号、企业名称、企业性质、会计期间、记账本位币等。•【提示】•1.各子系统的启用会计期间必须大于等于账套的启用时间。•2.建立账套时也可以不启用账套，而是以后以账套主管的身份进入“系统管理”，根据实际需要启用相应的子系统。•3.一个账套可以设定多个账套主管。账套主管自动拥有该账套的所有权限•（四）账套参数的修改•1.账套建立后，企业可以根据业务需要对某些已经设定的参数内容进行修改。•2.如果账套参数内容已被使用，进行修改可能会造成数据的紊乱，因此，对账套参数的修改应当谨慎。•二、管理用户并设置权限•（一）管理用户•用户是指有权登录系统，对会计软件进行操作的人员。管理用户主要是指将合法的用户增加到系统中，设置其用户名和初始密码或对不再使用系统的人员进行注销其登录系统的权限等操作。•在用友T3中，只允许以系统管理员（admin）的身份管理用户。•（二）设置权限•在增加用户后,一般应该根据用户在企业核算工作中所担任的职务、分工来设置、修改其对各功能模块的操作权限。通过设置权限,用户不能进行没有权限的操作,也不能查看没有权限的数据。•在用友T3中只允许以两种身份注册进入系统管理,一是以系统管理员（admin）的身份;二是以账套主管的身份。•【提示】•1.操作员编号在系统中必须唯一，即使是不同的账套，操作员编号也不能重复。•2.所设置的操作员一旦被引用，便不能被修改和删除。•3.新建账套的账套主管，应在新建账套时指定。•三、设置系统公用基础信息•设置系统公用基础信息包括设置编码方案、基础档案、收付结算信息、凭证类别、外币和会计科目等。•（一）设置编码方案•设置编码方案是指设置具体的编码规则,包括编码级次、各级编码长度及其含义。其目的在于方便企业对基础数据的编码进行分级管理。级次是指编码共分为几级,级长是指每级编码的位数。•设置编码的对象包括部门、职员、客户、供应商、科目、存货分类、成本对象、结算方式和地区分类等。编码符号能唯一地确定被标识的对象。•（二）设置基础档案•1.部门档案•2.职员信息•3.往来单位信息：客户、供应商•4.项目信息•（三）设置收付结算方式•目的是建立和管理企业在经营活动中所涉及的货币结算方式,方便银行对账、票据管理和结算票据的使用•（四）设置凭证类别•设置凭证类别是指对记账凭证进行分类编制。•用户应该设置凭证类别限制条件和限制科目,两者组成凭证类别校验的标准。•在会计软件中,系统通常提供的限制条件包括借方必有、贷方必有、凭证必有、凭证必无、无限制等。凭证类别的限制科目是指限制该凭证类别所包含的科目。•用友T3中,系统提供五种常用分类方式供选择：记账凭证；收款、付款、转账凭证；现金、银行、转账凭证；现金收款、现金付款、银行收款、银行付款、转账凭证；自定义凭证类别。•（五）设置外币•为了处理外币辅助核算,便于会计核算软件进行日常外币业务核算和期末处理汇兑损益,会计核算软件提供了外币币种和汇率设置功能。•【例题·实务操作题】设置A科技公司外币及汇率。资料如下：•币符：USD；币名：美元；•汇率小数位：2；1月份美元记账汇率：4.6•折算方式：外币*汇率=本位币•（六）设置会计科目•设置会计科目就是将会计核算所使用的会计科目录入到会计核算软件中。设置会计科目是填制会计凭证、记账、编制报表等各项工作的基础。•1.增加、修改或删除会计科目•【提示】•1.增加会计科目时，应遵循先设置上级会计科目，再设置下级会计科目的顺序。会计科目编码、会计科目名称不能为空。增加的会计科目编码必须遵循会计科目编码方案。各级科目编码必须唯一。•2.删除会计科目时应遵循“自下而上”的原则，即必须先从末级会计科目删除。删除的会计科目不能为已经使用的会计科目。•3.科目一经使用，只能增加同级科目，不能在该科目下增设下级科目。•4.指定会计科目是指指定出纳专管的科目，指定科目后，才能执行出纳签字，才能查看现金或银行存款日记账。•5.辅助核算一般设置在末级科目上。某一会计科目可以同时设置多种相容的辅助核算。•2.设置科目属性•（1）会计科目编码•会计科目编码按照会计科目编码规则进行。在对会计科目编码时,一般应遵守唯一性、统一性和扩展性原则。•（2）会计科目名称•从会计软件的要求来看,企业所使用的会计科目的名称可以是汉字、英文字母、数字等符号,但不能为空。•（3）会计科目类型•按照国家统一的会计准则制度要求,会计科目按其性质划分为资产类、负债类、共同类、所有者权益类、成本类和损益类共六种类型。用户可以选择一级会计科目所属的科目类型。如果增加的是二级或其以下会计科目,则系统将自动与其一级会计科目类型保持一致,用户不能更改。•（4）账页格式•一般可以分为普通三栏式、数量金额式、外币金额式等格式。（5）外币核算用于设定该会计科目核算是否有外币核算。（6）数量核算•用于设定该会计科目是否有数量核算。如果有数量核算,则需设定数量计量单位。（7）余额方向•用于定义该会计科目余额默认的方向。一般情况下,资产类、成本类、费用类会计科目的余额方向为借方,负债类、权益类、收入类会计科目的余额方向为贷方。•（8）辅助核算•一般包括部门核算、个人往来核算、客户往来核算、供应商往来核算、项目核算等。•（9）日记账和银行账•用于设置会计科目是否有日记账、银行账核算要求。第三节账务处理模块的应用•【功能描述】账务处理模块是以凭证为数据处理起点,通过凭证输入和处理,完成记账、对账、结账、账簿查询及打印输出等工作。•目前许多商品化的账务处理模块还包括往来款管理、部门核算、项目核算和管理及现金银行管理等一些辅助核算的功能。•一、账务处理模块初始化工作•【提示】属于“模块级初始化”。•（一）设置模块控制参数•在用友T3软件中,对于以上控制参数是在信息门户“总账”模块下的“设置——选项”中完成的。•在此路径下可以完成对“凭证”、“账簿”、“会计日历”和“其他”的设置。•（二）录入会计科目初始数据•会计科目初始数据录入是指第一次使用账务处理模块时，用户需要在开始日常核算工作前将会计科目的初始余额以及发生额等相关数据输入到系统中。•1.录入会计科目期初余额•2.录入会计科目本年累计发生额•（1）年初建账：•年初余额=期初余额（2）年中建账：•年初余额+/-本年累计发生额=期初余额•【提示】•（1）一般只需要对末级科目录入期初余额，系统会根据下级会计科目自动汇总生成上级会计科目的期初余额。•（2）如果设置了数量核算、外币核算，以及辅助核算，则应该先录入数量和单价、本币和外币、辅助账数据。•（3）在期初余额录入完毕后，用户应该进行试算平衡。•（4）期初余额未录入完毕，仍可以输入记账凭证，但是不能记账。•（5）一经记账，则不能再录入、修改期初余额。•二、账务处理模块日常处理•（一）凭证管理•1.凭证录入•（1）凭证录入的内容•①凭证头•凭证类别、凭证编号、制单日期、附件张数•②凭证体•摘要、科目、金额、辅助信息•（2）凭证录入的输入校验•①会计科目是否存在，即会计科目是否是初始化时设置的会计科目；•②会计科目是否为末级科目；•③会计科目是否符合凭证的类别限制条件；•④发生额是否满足“有借必有贷，借贷必相等”的记账凭证要求；•⑤凭证必填内容是否填写完整；•⑥手工填制凭证号的情况下还需校验凭证号的合理性。•2.凭证修改•（1）凭证修改的内容•①凭证类别、编号不能修改。•②若已采用制单序时控制，则在修改制单日期时，不能修改至上一张凭证的制单日期之前。•③其他系统传递的凭证不能在总账系统中进行修改，只能在生成该凭证的系统中进行修改。•（2）凭证修改的操作控制•①修改未审核或审核标错的凭证•②修改已审核而未记账的凭证：取消审核，进行修改•③修改已经记账的凭证：不得提供对已记账凭证的修改功能•④修改他人制作的凭证•【潜规则】在用友软件中，提供了“反记账”的功能，因此也会涉及第③种情况。但在客观题考查中，应按照如下规范进行作答：•会计软件应当提供不可逆的记账功能，确保对同类已记账凭证的连续编号，不得提供对已记账凭证的删除和插入功能，不得提供对已记账凭证日期、金额、会计科目和操作人的修改功能。•3.凭证审核•①审核人员和制单人员不能是同一人；•②审核凭证只能由具有审核权限的人员进行；•③已经通过审核的凭证不能被修改或者删除，如果要修改或删除，需要审核人员取消审核签字后，才能进行；•④审核未通过的凭证必须进行修改，并通过审核后方可被记账。•4.凭证记账•（1）记账功能•在会计软