山东煤矿安全监察局鲁东监察分局

鲁煤安监东局字〔2007〕16号各室：为加强分局档案管理工作，根据省局和上级各部门对档案管理工作的要求，结合鲁东煤监分局档案管理实际情况，形成了分局的档案管理制度，现印发给你们，请遵照执行。二〇〇七年十二月十二日山东煤矿安全监察局鲁东监察分局1、归档是文件材料处理的重要环节，是档案工作的基础。归档工作要遵循文件材料的形成规律和特点，保持其有机联系，区分不同的价值和密级，便于保管和利用。2、凡是在公务活动中形成的、反映机关工作成果和基本面貌，对机关、国家建设和历史研究具有查考和利用价值的文件材料都属于归档范围。3、归档的文件材料应当载体优良，字迹工整，格式规范，手续完备，数据准确，图像清晰，适合长期保存。4、文件材料收集应当齐全、完整、准确、系统。5、文件材料的归档实行部门责任制。各室要把应归档的文件材料按年度、机构、问题、期限分类；再以问题为主组合，按重要程度或时间顺序排列；编写页号，填制目录和备考表，去除金属物，装订入盒。6、一般的文件材料归档一份，重要的和使用频繁的归档二至三份。7、各室办理完毕的公文要随时归档，执法文书档案每季归档一次，次季度第一个月各室将执法文书档案向档案管理人员移交；形成的其它文件材料要在次年一季度前向档案管理人员移交，由档案管理人员统一归档。其他任何人员都不得自行存放。8、没有归档和存查价值的文件材料，经过鉴别和分局领导批准，交档案管理人员按有关规定统一销毁，不得擅自销毁文件材料。9、各室在文件材料归档工作中，要接受档案管理人员的监督、协调和指导。1、档案保管工作要贯彻安全、完整、有序、便利的原则，最大限度地延长档案的寿命。2、存放档案要有专用的装俱，案卷排放要遵循自然形成规律和内在有机联系，做到橱柜排列合理，案卷存放有序，查找利用方便。3、编制案卷存放索引和案卷存放示意图，定期核对库藏的档案，做到帐物相符，对破损或载体变质的档案，要及时进行修补或复制。4、库房内要经常进行通风，保持清洁卫生、防止虫霉滋生。5、库房内的温、湿度要不间断进行测试，掌握温、湿度变化情况，随时予以调节，保持库房内适宜的温、湿度。6、库房内严禁吸烟，严禁明火装置、严禁使用电炉、电熨斗、电烤箱等发热设备，严禁存放易燃易爆物品和与档案无关的物品，库房内要配备专用的消防器材。7、正确使用电器设备，定期检查电器线路，定期保养各种设备、装置，保证安全正常运转。8、档案库房宜选用人工光源照明，不宜采用自然光源，避免阳光直射。9、档案库房要有防火、防盗、防鼠措施，并安装防火、防盗装置。10、非档案管理人员，未经允许，不得随意进入档案库房。管理人员离开库房时，要切断电源，锁好大门，保管好钥匙。11、对库藏档案和库房安全情况，要经常进行检查，发现问题及时报告，并积极采取措施。12、把档案管理现代化纳入办公自动化系统，不断研究改进档案的管理方法和保护技术，逐步实现档案保管工作科学化、现代化。1、档案是分局的文献信息中心，主要为领导及各室的工作提供参考性和依据性的原始材料，不对外开放，不为个人服务。2、档案管理人员要熟悉所藏档案情况，主动了解分局各项工作对档案的需要，积极做好提供利用工作。要热情接待，耐心服务，尽量满足利用者的要求。3、档案管理人员应当健全档案检索系统，开展档案史料的编研工作，编写全宗介绍、专题文件汇集，配合有关部门编写大事记、组织机构沿革、基础数据汇编，做好档案利用的基础工作。4、借阅档案，要向工作人员说明利用目的，提供查找线索，办理借阅手续。利用完毕，要及时归还，并填写登记表。5、借阅档案，一般只限本部门形成的文件，因工作需要查找其他部门形成的档案时，要征得该部门负责人同意。6、借阅省级以上党政机关的文件，要经过分局保密小组批准，其中，涉密文件只能在档案室查阅，并不得擅自摘录。7、查阅党总支会议记录、局长办公会议记录等重要档案，经办公室主任审查同意后，由参加会议的一名局领导批准，原则上不得借出，确实需要借出时，要经办公室主任审查同意后，由党总支书记、局长或主持会议的领导批准。8、对非本部门形成的档案进行复制或摘录，须经办公室和有关部门负责同志批准。9、分局以外的单位需要利用本局档案时，要经过办公室和有关业务部门同意后，方可查阅，不得借出。10、借用档案时间一般不超过两周，因工作需要继续利用者，可办理续借手续，但最长不能超过八周，对逾期屡催不还者，按有关法规办理，且今后不得再借出档案。11、借用档案，必须严格遵守保密制度及《档案法》的有关规定，严禁涂改、撕毁、折叠、圈画、污损、撤换档案资料，不得转借，不得向无关人员泄露或向外界公布档案内容。1、档案管理人员要认真执行《档案法》、《保密法》以及有关的法律、法规，严格遵守保密工作规章制度，切实做好档案的保密工作。2、对涉密档案的保管情况要定期进行检查，确保国家秘密的安全。3、档案的定密、密级的变更和解密，必须按照国家有关的法律和行政法规的规定办理。4、查阅涉密档案，要经有关的领导批准，一般只能在档案室内查阅，未经允许不得带出档案室。5、利用涉密档案，不得污损、涂改、圈划文件材料，不得转借，不得向无关人员泄漏或向外界公布档案内容，未经批准，不得擅自复制、摘录。6、销毁涉密档案，要登记造册，经局长批准后，到保密部门指定的地点，办理销毁手续，由两名以上工作人员监销。1、档案管理人员要根据国家有关档案保管期限的规定，制定分局的档案保管期限表。对达到保管期限的档案要及时进行鉴定，准确地判定档案的价值，确定档案的存毁。2、档案的鉴定工作，应当在分管局领导的领导下，由档案管理人员和有关业务人员共同组成鉴定小组，按规定进行。3、档案的鉴定以档案的价值为主要标准，判定档案是否继续保存，保管期限是否调整。通过鉴定，达到划定保管期限准确，保管单位标准规范。4、要在鉴定的每一卷中注明鉴定意见，由小组负责人签名，并注明鉴定日期。每次鉴定都要写出鉴定报告。5、档案鉴定中发现档案不准确、不系统的要及时修改、补充。6、销毁失去保存价值的档案须有鉴定小组提出意见，登记造册，经分局分管领导批准后，由二人在指定地点监销，并在销毁清册上签字。情况特殊的专门档案另有销毁规定的按有关规定执行。1、档案统计是掌握档案工作基本情况，保证档案工作质量，提高档案管理水平的一项基础工作。2、档案统计工作要坚持及时、准确、科学、标准的原则，把统计工作纳入档案管理的各个环节。3、要加强档案管理基础数据的日常统计工作，对档案的收进、移出、保管、利用等各类统计情况，建立起相应的统计管理台帐。4、登记目录与库藏档案要定期进行核对，做到“家底”清楚，“账物”相符。5、按照要求按时报送档案工作基本情况统计年报表。6、认真分析各类档案的统计情况，总结经验、规律，找出存在的问题和差距，并制定改进的意见和措施。主题词：抄送：山东煤矿安全监察局山东煤矿安全监察局鲁东监察分局2007年12月12日印发