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会计档案管理指导二科：刘学梅电话：80103522（办公）手机：13693571897※会计档案的概念、特点和法律依据※会计核算材料的归档▲会计档案整理方法和编目工作※会计档案的鉴定、销毁和移交工作※会计档案的保管和利用工作需要了解和掌握的主要内容会计档案的概念会计档案是国家机关、社会团体、企业、事业单位、个体工商户和其他组织在会计核算活动中形成的具有保存价值的原始记录，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。三个核心点:1.会计档案形成主体;2.会计档案产生领域;3.会计档案的属性;※会计档案的特点：广泛性、专业性、严密性、稳定性、外在形式多样性※会计档案管理原则：实行集中统一管理。即：档案部门统一制定工作制度，统一工作程序,统一保管。※法律依据：（一）《会计法》要求：各单位对会计凭证、会计帐簿、财务会计报告和其他会计资料应当建立档案，妥善保管。此外，《档案法》、《会计档案管理办法》中也有明确要求。《会计档案管理办法》详解第五条内容：第六条内容：第八条内容：第十条、十一条内容：第十二条内容：第十七条内容：※不能列入会计档案管理范畴的文书档案（一）会计工作的方针、政策、法规文件;（二）会计工作的规划、计划、总结、预算;（三）会计工作的请示、批复;（四）会计工作的规章、制度、办法;（五）会计部门与外机关的往来文件;以上文件不是在会计核算工作中形成的,属于会计部门的文书档案。会计核算材料的归档会计核算材料的归档，是指单位会计部门或会计人员将办理完毕的会计核算材料经过整理向档案部门或档案人员移交的过程。归档范围：会计凭证、会计账簿、会计报告、其他会计核算资料。会计档案会计凭证其他类会计报表会计账簿会计账簿会计档案的归档范围《会计档案管理办法》对会计核算材料的归档范围作了规定，具体包括：1、会计凭证：是用来记录经济业务，明确经济责任、作为记账依据的书面证明。按填制的程序和用途可分为：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证。2、会计账簿：是以会计凭证为依据，连续、系统、全面地记录经济业务的簿籍，是编制财务报告的重要依据。主要包括：总账、现金日记账、银行存款账、经费支出等其他各类明细账、固定资产账、辅助账簿（备查账簿）等。3、财务报告：是根据日常会计核算材料定期编制的，综合反映一定时期的资产、负债和所有者权益状况，以及某一特定时期的经营成果和现金流动情况的书面文件。按编制时间可分为：月报、季报、年报。！注意：会计报表，附表及相关的编制说明，文字补充材料，都应视为财务报告的组成部分，一并归档。4、其他核算材料，主要包括：银行存款余额调节表、银行对账单、会计档案移交清册、保管清册、销毁清册。会计档案归档时间《会计档案管理办法》要求：“当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管”。会计档案归档要求★归档的会计核算材料应符合完整齐全、真实准确、装订成册、有利于保管和利用的要求。会计档案的归档手续会计档案在归档移交时，会计人员和档案人员双方必须履行一定的交接手续，以明确责任。会计机构和档案机构要逐卷认真清点，严格交接手续，双方签字。电算化会计档案的归档范围包括：会计年度数据的备份盘;打印的书面会计凭证、会计账簿、会计报表;同期的操作系统、相关的应用程序软件及会计核算系统软件;操作人密码、操作日志等其他会计资料。采用电子计算机进行会计核算的单位，应当保存打印出的纸质会计档案。会计核算数据的备份管理会计核算数据要经常进行备份工作。电算化会计档案数据备份一式三套，使用一次写入光盘。需要备份的数据包括：系统设置文件、科目代码文件、期初余额文件、本月账务文件、报表文件及其他核算子系统的数据文件。电算化会计档案的管理要求打印输出的凭证、账册、报表，必须有会计主管的签章才能存档保管，打印输出的凭证、账册、报表等书面形式的会计档案按《会计档案管理办法》的规定管理。存储会计资料的光盘要进行编号登记，清楚地标注备份数据的时间、备份日期、备份人姓名等。会计档案整理方法会计档案的分类统一采用：“类别——会计年度——保管期限”进行分类。（每个类别分别进行整理）※即先把会计档案分成会计凭证、会计账簿、财务报告和其他四类分开。※然后每类再按会计年度排列，每一年度内的档案根据保管期限的长短依次排列。※四个类别的档案分别编制四个流水案卷号，每年度顺延，形成四本案卷目录。会计凭证的整理方法排列一年内形成的会计凭证按照形成时间的先后顺序进行排列：1月、2月、3月一直到12月；一个月内形成多本凭证的按每月内的顺序排列：第1册、第2册、第3册…填写口取纸（并贴在每本会计凭证的脊背上）200556年度案卷号年度案卷号将口取纸倒贴在每本凭证上。如图所示：200556将口取纸倒贴在每本凭证上如图所示：拟写会计档案案卷题名北京市昌平区档案局二00五年一月记账凭证单位名称会计年度或时间会计核算材料名称抄写会计档案案卷目录案卷号类别题名起止年月日页数期限每个年度的凭证按案卷号的顺序装盒，每个凭证盒能装几本凭证就装几本，装满为止，不同年度的凭证不能装在同一个凭证盒内。（可根据每本凭证的厚度选择不同规格的凭证盒）装盒填写盒脊及封面盒脊:贴兰色口取纸封面:一般只填写全宗名称和保管期限两栏全宗名称栏：一般加盖全宗名称章保管期限栏：用炭素笔填写15年全宗名称保管期限年度起止案卷号填写目次表年度卷号页号先在会计案卷目录的右下角流水编制页号，一本目录一流水，再填写目次表。装订会计案卷目录会计账簿整理方法会计账簿包括：现金日记账、银行存款账、总分类账（总账）和各类明细账。★现金日记账和银行存款账保管期限为25年★总分类账（总账）保管期限为15年★各类明细账保管期限为15年★一般现金日记账、银行存款账和总分类账（总账）为订本式账（死页账）★各类明细账为活页账★死页账与活页账各有不同的整理方法手工记账方式电算化管理方式实现会计电算化后，形成的纸质会计档案为打印机打印，不能使用针式打印机打印会计档案材料。电算化会计档案采用活页账的整理方法。死页账的整理方法抄写卷内文件目录顺序号题名日期页号文号责任者填写卷内备考表立卷人检查人立卷时间填写口取纸1保管期限案卷号25年口取纸一式填两份分别贴在：※死页账的脊背上※账簿盒的脊背上※一一对映装盒死页账：一个盒只装一本账按照卷内文件目录、账、备考表的顺序装入盒内盒面如右图所示：全宗名称案卷题名起止时间拟写会计档案案卷题名北京市昌平区档案局二00五年现金日记账单位名称会计年度或时间会计核算材料名称活页账的整理方法编页号※剔除空白账页※一本账一流水编制页码※有书写内容的页都要编页号※用铅笔编制页码※正页编在右上角，反页编在左上角抄写卷内文件目录（会计一级科目）顺序号题名日期页号文号责任者填写卷内备考表立卷人检查人立卷时间填写封面全宗名称类别案卷题名期限起止时间装订装盒※同一年度的活页账可以几本装一个盒，装满为止※也可一本装一个盒※不同年度的不能混装盒面：如图所示全宗名称题名栏保管期限15年盒脊：贴口取纸1--3保管期限起止案卷号15年排列★每年按照保管期限的长短依次排列，大流水编制案卷号。★期限长的排在前，短的排在后。★现金日记账25年、银行存款账25年、总分类账15年、明细账15年。★排列顺序：现金日记账、银行存款账、总分类账、各类明细账★相应的案卷号：1、2、3、4★以后每年还按这个顺序排列，案卷号大流水编制，就是5、6、7、8…。抄写会计案卷目录案卷号类别题名页数起止年月日期限签字签字会计档案案卷目录案卷号类别题名起止年月日页数期限存放地点备注1账簿昌平区档案局二OO五年现金日记账2005.1.1-12.3110025年2账簿昌平区档案局二OO五年银行存款账2005.1.1－12.3110025年3账簿昌平区档案局二OO五年总账2005.1.1－12.3110015年立卷人（签字）：张三档案保管人（签字）：李四※每个年度一页抄不下，可以抄几页※注意：隔年断页※以后每年产生的账还按这个顺序、步骤进行整理归档填写目次表年度卷号页号先在会计案卷目录的右下角流水编制页号，一本目录一流水，再填写目次表。装订会计案卷目录填写目录皮上的卡片装订会计案卷目录财务年报的整理方法财务报告按编制时间可分为：月报、季报、年报分别进行整理编页※在财务年报上流水编制页号※有书写内容的页都要编号※正页编在右上角，反页编在左上角抄写卷内文件目录填写备考表装订（三孔一线）按卷内文件目录、财务报表、卷内备考表的顺序排列三孔一线进行装订，扣系在后面。抄写卷内文件目录填写卷内备考表会计月季报的整理方法编页会计报表按1月、2月、3月一直到12月份的顺序排列在右上角流水编制页号有书写内容的都要编号正页编在右上角，反页编在左上角抄写卷内文件目录填写备考表装订按卷内文件目录、1至12月财务报表、卷内备考表的顺序排列，三孔一线进行装订，扣系在后面。填写封面全宗名称案卷题名起止时间保管期限案卷号及共几件几页盒面如右图所示：全宗名称案卷题名起止时间排卷按保管期限进行排列：年报为永久排在前，案卷号为1月、季报为5年（企业3年），案卷号为2旬报为3年，案卷号为3以后每年按此顺序进行排列，编制流水号填写口取纸贴于卷皮脊背1保管期限案卷号永久填写会计档案案卷目录填写目次表先在会计案卷目录的右下角流水编制页号，一本目录一流水装订会计案卷目录装订会计案卷目录其他类包括会计档案移交清册（15年）、会计档案保管清册（永久）、会计档案销毁清册（永久），企业还有银行存款余额调节表5年、银行对账单（5年）整理方法同会计报告。编制会计档案案卷目录的注意事项1、由会计机构的兼职会计档案管理人员编制2、案卷目录著录项目齐全，字迹清晰，符合规范要求3、案卷目录应一式二套，会计机构保存一套，随档案实体移交档案机构一套会计档案管理工作中应注意的几个问题◆各单位必须加强对会计档案管理工作的领导，建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。◆出纳人员不得兼管会计档案。◆各单位保存的会计档案不得借出。◆各单位应当建立健全会计档案查阅、复制登记制度。◆保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁。◆正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁。◆采用电子计算机进行会计核算的单位，应当保存打印出的纸质会计档案。◆建设单位在项目建设期间形成的会计档案，应当在办理竣工决算后移交给建设项目的接受单位，并按规定办理交接手续。◆预算、计划、制度等文件材料，应当执行文书档案管理规定。会计档案的开发利用1.为经济建设、城市建设提供决策依据。2.为编史修志提供翔实的资料。3.编制《数据汇集》,进行统计分析,节约成本,提高本单位管理效能。4.为纪检、监察等部门办案提供依据。5.为反腐倡廉等宣传教育工作提供依据。会计档案的鉴定与销毁参见《档案人员上岗必读》的P208至210页。※会计档案的鉴定与销毁(一).鉴定依据:档案工作法律法规。(1)档案法(2)《会计档案管理办法》(二).鉴定、销毁程序：（1）本单位档案部门、会计部门提出销毁意见（2）编制《销毁清册》：单位负责人签署意见（3）派员监销：派专车送指定地点，会计部门与档案部门共同派员现场监销，严格履行核对手续,并在销毁清册上签名，以示责任。鉴定销毁手续履行完毕后，报告本单位领导。联系电话：80103522！注意：在财务会计各项管理活动中形成的其他文件材料，如政策法规、计划、总结、部门预算、经费请示、批复、制度办法、离任审计报告等均不是会计档案的范畴，而是文书档案。